Bijlage 3 230420 Ondernemingsplan 2024 concept_def.pdf
Tekst van het document
Ondernemingsplan
2024
1
Coverfoto: De Van Hasseltkade in Maastricht, 1975. Bron: HCL Beeldbank, fotocollectie GAM, nr. 12300
Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl
Locatie Heerlen Navolaan 83 6414 HE Heerlen
2
Inhoudsopgave 1
ALGEMEEN
5
1.1
Gemeenschappelijke Regeling HCL
5
1.2
Archiefbewaarplaatsen
5
2
KERNTAKEN VAN HET HCL
6
2.1
Digitale duurzaamheid overheidsinformatie
6
2.2
Collectie op orde: duurzaam beheer
7
3
BELEIDSVOORNEMENS
8
3.1
Toezicht en advies
8
3.2
Archieven en collecties
9
3.3
Materieel- en depotbeheer & Atelier Materiële Voorbereiding
9
3.4
Toegankelijk maken
9
3.5
e-Archief
10
3.6
Dienstverlening en publieksbereik
11
3.7
Personeel en Organisatie
12
4
BEGROTING
13
4.1
Wettelijk kader
13
4.2
Missie, Doelen en Kernwaarden
14
4.3
Programma Historisch Centrum Limburg
14
4.4
Verslaglegging
15
4.5
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
15
4.6
Onderhoud kapitaalgoederen
17
4.7
Financiering
17
4.8
Bedrijfsvoering
17
4.9
Rechtmatigheid
18
4.10 Verbonden partijen
18 3
4.11 Organisatiegegevens
18
4.12 Baten en lasten met toelichting
20
4.13 Balans
25
4.14 Meerjarenraming 2024-2027 met toelichting
26
Bijlage: Overzicht DVO-partners HCL
29
4
1
Algemeen
1.1
Gemeenschappelijke Regeling HCL
In 2024 treedt op grond van de gewijzigde Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling van het Historisch Centrum Limburg (GR HCL) in werking. Deze is van kracht voor de drie aangesloten partners in deze GR; zijnde het Rijk en de Gemeenten Heerlen en Maastricht. Aan het HCL zijn diverse werkzaamheden, taken en bevoegdheden overgedragen door de rijksoverheid en de beide gemeenten op het terrein van archiefbeheer en cultuurhistorie. De werkzaamheden en kernactiviteiten zullen voor 2024 niet wezenlijk veranderen, en blijven plaatsvinden vanuit twee locaties – Maastricht en Heerlen – als archiefbewaarplaatsen. Extra focus ligt in 2024 op het verder ontwikkelen van deskundig beheer en opslag van digitale archiefbescheiden in het operationele E-depot en het optimaliseren van digitale dienstverlening naar publiek en overheid. Daarnaast ronden we het bestuurlijke traject aangaande het uittreden van het Rijk uit de GR HCL af. Tevens voorzien wij in 2024 de begeleiding van en onderhandeling met diverse partijen die per 1 januari 2025 willen toetreden tot de GR. De overheid is op alle bestuurslagen in omvorming naar een e-overheid. Dat heeft gevolgen voor de neerslag van overheidshandelen in digitale archivering. Deze omvorming zal de komende jaren zijn beslag moeten krijgen bij het HCL en bij de aangesloten overheidsorganisaties van het HCL1.
Dat betekent aanscherping van doelen, systeem- en werkprocessen. Het Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL) maakt in 2024 op basis van een per 1 januari 2023 vernieuwde huur- en inwoningsovereenkomst en onder voorwaarden en zeggenschap van het HCL, gebruik van het gebouw en de faciliteiten van het HCL op de locatie in Maastricht.
1.2
Archiefbewaarplaatsen
Het HCL beheert in 2024 twee archiefbewaarplaatsen: - Locatie Maastricht, gelegen aan Sint Pieterstraat 7. - Locatie Heerlen, gelegen aan Navolaan 83. Daarnaast wordt op een van de locaties van de Belastingdienst in Heerlen, te weten de Kloosterweg 22, invulling gegeven aan het Atelier Materiële Voorbereiding.
1 Toetreden tot de GR HCL staat open voor lagere overheden (Gemeenten, Provincie, Waterschap en overige GR of
archiefverantwoordelijke overheidsorganisaties).
5
2
Kerntaken van het HCL
Het HCL vormt met zijn archieven en collecties het geheugen van Limburg. Het HCL beheert momenteel circa 29 kilometer archief in de archiefbewaarplaatsen in Maastricht (22,5 km) en Heerlen (6,5 km). Dit bevat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Naast deze archieven heeft het HCL omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes en briefhoofden. Kerntaken Conform de GR zijn de kerntaken van het HCL de volgende: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; • Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; • Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek. Speerpunten In het Beleidsplan HCL 2021–2024 zijn de prioriteiten opgenomen die leidend zijn voor de uitvoering van onze kerntaken zoals vastgelegd in de GR van het HCL.
De focus ligt op de ‘basis op orde’ om duurzaam beheer en ontsluiting van zowel analoge als digitale archieven mogelijk te maken. In onze toezichts- en adviestaken richten we ons op modern informatiebeheer. Voor de aangesloten verantwoordelijke overheidsorganisaties bouwen wij in goede onderlinge samenwerking met de archiefvormer verder aan een edepot2 en bijbehorende dienstverlening. Voor historisch geïnteresseerden, onderzoekers en de recht- en bewijszoekende burger maken wij onze unieke, van grote cultuurhistorische waarde zijnde collectie verder toegankelijk door middel van digitalisering. Als openbare en publieksgerichte organisatie zetten we daarnaast sterk in op verbetering van onze digitale dienstverlening en versterking van de bedrijfsvoering en het organisatiebeleid.
2.1
Digitale duurzaamheid overheidsinformatie
Er is urgentie gemoeid met de zorg voor duurzame toegankelijkheid en beheer van digitale archieven. De grootste uitdaging is het duurzaam bruikbaar houden van digitaal archief voor de archiefvormers zelf, zodat bedrijfsprocessen niet vastlopen. Verder is het ook van belang voor het garanderen van de openbaarheid van bestuur en op langere termijn de mogelijkheid om historisch onderzoek mogelijk te houden. Het HCL zal ten behoeve van de aangesloten partners een passend e-depot inrichten en beheren.
2
'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. '
6
2.2
Collectie op orde: duurzaam beheer
Om archieven en collecties nu en in de toekomst wereldwijd digitaal beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen. Hiermee borduren we voort op de inspanningen die de vorige beleidsperiode al zijn geleverd en sluiten we aan bij de speerpunten zoals verwoord in het Meerjarenbeleidsplan 2021-2024. Het op orde brengen omvat zowel de materiële zorg van de archieven en collecties in Heerlen en Maastricht, als de registratie en het ontsluiten. Dit betekent dat de bewaaromstandigheden van de archieven in de depots worden verbeterd en archiefstukken indien nodig worden herverpakt. Metadata zal verder worden gestandaardiseerd en aangevuld en deels kunnen niet geïnventariseerde archieven worden ontsloten.
7
3
Beleidsvoornemens
3.1
Toezicht en advies
Uitvoering wettelijke taken Een van de wettelijke taken van het HCL is het toezicht houden op de archieven die zich bevinden bij de aangesloten overheidsorganisaties en (nog) niet zijn overgebracht naar een van onze archiefbewaarplaatsen. Hiertoe zijn de toezicht- en adviesprocessen verder geüniformeerd en gestandaardiseerd. Dit heeft ertoe geleid dat we onder andere afgesproken hebben dat we bij iedere aangesloten organisatie eens in de twee jaar een uitgebreide inspectie zullen uitvoeren. Dit betekent dat we in 2024 bij de helft van onze partners een inspectieonderzoek zullen doen. We continueren onze deelname aan de strategische informatieoverleggen (SIO’s) en tactische informatieoverleggen (TIO’s) bij onze partners. Op die manier kunnen we tijdig onze toezichthoudende of adviserende rol spelen. De Archiefwet 1995 eist dat overheden hun archieven na 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats en openbaar maken. We verwachten in 2024 van verschillende overheidsorganisaties nieuwe analoge archiefblokken. Vanuit onze kerntaak zullen we deze overbrengingen vanuit het HCL begeleiden. Daarnaast zullen we met de aangesloten organisaties verder gaan met de ontwikkeling van ons e-depot, zodat we ook digitale archieven duurzaam kunnen blijven bewaren. Het streven is om begin 2024 de eerste gemeentelijke digitale archieven op te gaan nemen.
Er wordt al enige tijd gewerkt aan de actualisering van de Archiefwet en onderliggende regelingeving. De huidige planning is dat de nieuwe wet per 1 januari 2025 in werking zal treden, alhoewel nog niet op alle punten duidelijk is wat daar de consequenties voor het HCL en zijn deelnemers zijn. We zullen de ontwikkelingen nauwlettend volgen, zodat we de bij ons aangesloten organisaties hier zo goed over kunnen informeren en adviseren. Relatiebeheer aangesloten overheidsorganisaties Het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de rijksinstellingen geschiedt door de landelijke Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (voorheen Erfgoedinspectie), als onderdeel van het ministerie van OCW. Vanuit het HCL ligt de bemoeienis met deze partners (zoals bijvoorbeeld de Rechtbank Limburg en de Universiteit Maastricht) met name op het vlak van actief relatiebeheer. We zullen dit in 2024 voortzetten om toekomstige overbrengingen soepel te laten verlopen. Naast relatiebeheer vervult het HCL ook een accountmanagementrol ten opzichte van de huidige deelnemers aan de GR en DVO-partners. In 2024 ligt daarbij de focus op het consolideren van de dienstverlening aan de huidige partners. Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor het ondersteunen van voorbereidende activiteiten voor DVO-partners die overwegen per 1 januari 2025 tot de GR toe te treden.
Een overzicht van aangesloten overheidsorganisaties bij het HCL is opgenomen in de bijlage.
8
3.2
Archieven en collecties
Om de archieven en collecties digitaal aan te kunnen leveren op manieren die gebruikers verwachten, is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen – voortgaand op de inspanningen die de vorige beleidsperiode al zijn geleverd. Het op orde brengen omvat zowel de metadata als de materiële zorg van de archieven en collecties. Het HCL heeft de voorbije jaren ingezet op verbeteringen van de depotomstandigheden. In het kader van de klimaatverklaring voor erfgoedorganisaties wil het HCL hier verder op inzetten door het implementeren van een klimaatplan voor dienstverlening, het depotbeheer op materiaalsoort toespitsen en het in gebruik nemen van het koeldepot. In navolging van de watersnood in 2021 werd duidelijk hoe belangrijk het is om ons erfgoed blijvend te beveiligen. Een belangrijke factor in dit kader is die van de mens. Het HCL zet daarom in op de kennis en kunde binnen de organisatie, maar ook op het creëren van een Limburgs Preventienetwerk. In 2023 zijn de eerste stappen gezet om de noden binnen de sector in kaart te brengen. Op basis daarvan wordt een subsidiedossier opgesteld en volgen concrete plannen waaraan in 2024 invulling wordt gegeven.
3.3
Materieel- en depotbeheer & Atelier Materiële Voorbereiding
Restauratie Het HCL heeft in 2023 een subsidieaanvraag ingediend bij het conserveringsprogramma Metamorfoze, een nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed. Hiermee kunnen restauratieopdrachten voor 70% van de totale kosten worden gefinancierd. In 2024 zal bij toekenning van de subsidie vorm worden gegeven aan de conservering en digitalisering van een deel van de collectie. Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) Het HCL voert op basis van een overeenkomst met het Nationaal Archief werkzaamheden uit in een atelier in de gebouwen van de Belastingdienst in Heerlen, voor de materiële voorbereiding van de papieren rijkscollectie voor grootschalig digitaliseren. Het HCL ziet toe op de scholing en begeleiding van de medewerkers die daar werkzaam zijn. In 2024 zullen de werkzaamheden bij het AMV worden gecontinueerd.
3.4
Toegankelijk maken
Het ontsluiten van de fysieke collectie is een randvoorwaarde voor een goede dienstverlening. In 2023 is de werkvoorraad van nog te inventariseren archieven inzichtelijk gemaakt en is een plan van aanpak opgesteld. In 2024 zal gestart worden met de uitvoering van dit meerjarenplan. Daarnaast zal in 2024 de werkvoorraad van nog te inventariseren archieven op locatie Heerlen inzichtelijk worden gemaakt. In 2024 zal het acquisitieprofiel nader worden uitgewerkt waardoor duidelijker is welke particuliere archieven voor acquisitie in aanmerking komen. Dit om te voorkomen dat er een nieuwe werkvoorraad niet toegankelijk archief ontstaat. Bij het ontsluiten van de archieven en collecties maakt het HCL gebruik van vrijwilligers. In navolging van het nieuwe vrijwilligersbeleid zoals dat in 2023 is vastgesteld zal het HCL in 2024 starten met crowdsourcing, waarbij vrijwilligers op afstand een waardevolle
9
bijdrage kunnen leveren. Daarnaast zullen in 2024 nieuwe projecten op de locaties Heerlen en Maastricht worden gestart. Digitaal Oorkondenboek Limburg Het Digitaal Oorkondenboek Limburg is een databank van charters en oorkonden in Limburgse archieven van vóór 1300. Oorkonden van voor 1300 zijn van groot belang voor de bestudering van de middeleeuwse geschiedenis van Limburg. Het doel is de publicatie van kwetsbare oorkonden in een modern-kritische vorm. Het HCL digitaliseert in 2024 de oorkonden uit de archieven van twee Maastrichtse kapittels: het Kapittel van Sint-Servaas en het Kapittel van Onze-Lieve-Vrouw. Bibliotheek en Limburgcollectie Het HCL beschikt over een bibliotheek op locatie Heerlen en op locatie Maastricht. Eerder is onderzoek uitgevoerd naar de omvang en de samenstelling van de bibliotheekcollectie van het HCL. Op basis van dit onderzoek is in 2023 beleid geformuleerd ten aanzien van de bibliotheek. In 2024 zal dit beleid worden geïmplementeerd. De samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Maastricht, Centre Céramique (de stadsbibliotheek van Maastricht), het SHCL en het Limburgs Museum wordt bestendigd. De samenwerking zal zich met name richten op realisatie van toegankelijkheid tot de ‘Limburgcollectie’ op basis van Linked Open Limburg.
Er wordt ingezet op het verstevigen van het beleid aangaande open data en hergebruik, met als doel het aanbieden van linked open data. Bij linked open data wordt data op zo’n manier aangeboden dat er veel makkelijker en automatisch verbinding gelegd kan worden met andere data. Hierdoor wordt de data rijker en nuttiger voor de gebruiker. Een concreet voorbeeld is de deelname aan de Limburgcollectie. Om linked open data aan te kunnen bieden wordt ingezet op het standaardiseren van de inrichting van MAISFlexis en op het gebruik van het Termennetwerk van NDE.
3.5
e-Archief
Doorontwikkeling e-Archief HCL De speerpunten uit onze beleidsvisie 2021 – 2024 blijven in 2024 van kracht: - Het inrichten van integraal digitaal beheer van de collectie en toekomstig digitaal gevormd archief; - Het verbeteren van het gebruiksgemak van dat archief; - Versteviging van ons beleid aangaande open data en hergebruik. MAIS-Flexis en Databeheer Het project Collectiebeheersysteem (CBS) op orde wordt in 2024 voorgezet. De belangrijkste doelen zijn het nader inrichten van de tactische sturing op de applicatie en het verder op orde krijgen van registraties en beschrijvingen van de onder het beheer van het HCL vallende collecties en archieven. Hierdoor worden de vindbaarheid van archieven vergroot en de data en metadata van archieven (bijv. inventarissen) klaargemaakt om te kunnen voldoen aan moderne principes zoals ‘Open Data’ en de uitwisseling met andere websites zoals het Archives Portal Europe (APE). Daarnaast zal worden gewerkt aan de samenvoeging van de MAIS-databases van de archiefbewaarplaatsen in Maastricht en Heerlen.
10
Scanprojecten In het verlengde van het programma Digitale Taken Rijk (DTR) werken we verder aan de realisatie van duurzaam beheer en toegang tot de (decentrale) rijkscollectie. Er wordt in 2024 doorgewerkt aan nieuwe tranches van notariële archieven. Op locatie Maastricht beschikt het HCL over een eigen scanstraat. Naast het vergroten van het online aanbod wordt de scanstraat gebruikt voor scanning on demand, voor zowel zorgdragers als particuliere klanten. Topografisch-Historische Atlas en fotocollectie Het beschrijven van de Topografisch-historische Atlas, kaarten, prenten en foto’s kent in 2024 voortzetting. Tekeningen, prenten en foto’s worden beschreven, gedigitaliseerd en ingelezen in het CBS Atlantis en getoond in de beeldbank van het HCL. e-depot Rond de zomer van 2023 is de aanbesteding van het e-depot afgerond. Implementatie van het e-depot is voorzien voor de 2e helft van 2023, waarna begin 2024 de eerste zorgdragers op het e-depot zouden kunnen worden aangesloten.
3.6
Dienstverlening en publieksbereik
Website In 2023 is de nieuwe website: www.historischcentrumlimburg.nl live gegaan. Op deze website staat de zoekfunctie en het aanbieden van meer digitale toegangen en digitale bronnen centraal. In 2024 zullen we ons richten op het ontwikkelen van digitale handleidingen voor archiefonderzoek. Onze communicatie blijft daarbij gericht op het voor een breed publiek aantrekkelijke maken van de zichtbaarheid en vindbaarheid van onze archieven en collecties, waarbij de focus wordt gelegd op het gehele werkgebied van het HCL. Naast de website maken wij gebruik van nieuwsbrieven en sociale media (Facebook, Instagram en LinkedIn) voor onze digitale communicatie richting verschillende doelgroepen. Studiezalen In de studiezalen op locatie Heerlen en Maastricht blijven we inzetten op verbetering en optimalisering van de digitale faciliteiten, met name de mogelijkheid voor bezoekers om de verschillende gegevensdragers (papier, films, fiches) voor eigen gebruik zelf te kunnen digitaliseren. Samenwerking in de provincie In samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Maastricht, Centre Céramique, het Gemeentearchief Weert, het Limburgs Geschieds- en Oudheidkundig Genootschap (LGOG) en eventueel andere partners worden diverse activiteiten afgestemd en mogelijke publieksprojecten (zoals HistoBistro) uitgevoerd.
Het HCL levert bijdragen of ondersteuning aan de inhoudelijke samenwerking met provinciale erfgoedorganisaties, zoals bijvoorbeeld het SHCL, de Coöperatie Erfgoed Limburg (CEL) en het LGOG. Middels de samenwerking kan ervoor worden gezorgd dat het erfgoed in stand wordt gehouden, wordt verrijkt en onder de aandacht wordt gebracht bij het publiek. De directeur van het HCL is adviseur voor het CEL-bestuur en is
11
tevens in de hoedanigheid als externe vertegenwoordiger voor het HCL direct betrokken bij diverse initiatieven op het gebied van erfgoedsamenwerking in de provincie en in de Euregio. Nationale samenwerking Het HCL is deelnemer aan het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB). Dit netwerk beheert een nationaal publieksportal waar geïnteresseerden centraal alle relevante Nederlandse WO2oorlogsbronnen kunnen terugvinden en (voor zover digitaal beschikbaar) kunnen doorzoeken. Het HCL draagt hieraan bij door bronnen en data uit WO2 beschikbaar te stellen aan het NOB. De samenwerking met andere Regionaal Historische Centra in het project Wat Staat Daer? zal worden gecontinueerd. In dit project werkt een groeiend aantal RHC’s in Nederland en Vlaanderen samen. Op de gelijknamige website kunnen onderzoekers oefeningen doen om verschillende soorten oud schrift te leren lezen, met aandacht voor regionale verschillen. Internationale samenwerking Het HCL participeert in de Euregio in diverse samenwerkingsverbanden en grensoverstijgende overleggen en maakt deel uit van de organisatie van het jaarlijkse internationale archiefsymposium. Dit zal in 2024 bij het Gelders Archief worden georganiseerd.
3.7
Personeel en Organisatie
Het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 brengt grote veranderingen met zich mee voor zowel organisatie als medewerkers. De beoogde terugtreding van het Rijk uit de GR per 1 januari 2025 heeft tot gevolg dat versterkt wordt ingezet op het komen tot structurele samenwerking met regionale partners. Om als organisatie toekomstbestendig te blijven, dient de bedrijfsvoering op deze ontwikkelingen te worden aangepast en ingericht. Het op orde brengen én borgen van de basis vormt daarmee de kern van de beleidsvoornemens op het brede gebied van personeel en organisatie voor de gehele beleidsperiode 2021-2024. In 2024 gaat het daarbij om de volgende speerpunten: - Ondersteuning van het proces van uittreding van het Rijk uit de GR en voorbereiding van de toetreding van potentiële nieuwe partners tot de GR HCL, beiden per 1 januari 2025. - Herinrichting van de P&C-cyclus en de administratieve organisatie conform de uitgangspunten van de nieuwe, per 1 juli 2024 ingaande WGR. - Invlechting van de algemene ondersteuningsprocessen van de diverse locaties van het HCL. - Stroomlijning van ondersteunende werkprocessen en procedures, ten behoeve van het efficiënt kunnen bedienen van bestaande en potentiële nieuwe partners. - Het verder op orde brengen van de interne informatiehuishouding. - Voorbereiding van een Strategische Personeelsplanning voor de beleidsperiode 20252028.
- Ondersteuning van het derde tweejaarlijks te houden medewerkers tevredenheids onderzoek (MTO).
12
4
Begroting
4.1
Wettelijk kader
1. Er is een openbaar lichaam, Historisch Centrum Limburg (HCL), gevestigd in de gemeente Maastricht. 2. Het HCL is ingesteld met het doel de belangen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (de minister), de gemeente Maastricht en de gemeente Heerlen (de gemeenten) bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen. 3. Aan het HCL zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen: a. De beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; b. De taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; c. Het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; d. Het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid. 4.
Het HCL voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit. 5. De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het HCL de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt. 6. De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid. 7. De voor de uitvoering van de GR HCL ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het HCL luiden de bijdragen, vanwege de minister en de raden van de gemeenten, zoals vastgesteld in de bijlage bij de GR. 8. De bijdrage van de minister wordt jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de gemeenten wordt dienovereenkomstig aangepast. 9. De bijdragen worden verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.
13
4.2
Missie, Doelen en Kernwaarden
Missie Het HCL verwerft en beheert archieven en collecties van Limburgse overheidsorganisaties en particulieren en stelt deze open en toekomstgericht beschikbaar om te blijven voorzien in de informatiebehoefte van zowel burgers als overheden. Het HCL ondersteunt archiefvormers in Limburg bij de ontwikkeling van hun informatiehuishouding. Visie Het HCL beheert de Limburgse analoge en digitale archieven en collecties onder optimale omstandigheden, met als doel dat deze historische bronnen en informatie voor nu en in de toekomst wereldwijd vindbaar blijven. Het HCL helpt, ondersteunt en adviseert aangesloten overheidsorganisaties vanaf het moment van creatie van informatie. Kernwaarden Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. • We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken. • We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we ervan overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen. • We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers. • We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant.
4.3
Programma Historisch Centrum Limburg
Houdbaar, vindbaar en zichtbaar Op basis van nationale digitale strategie richt het HCL zich op digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. Enerzijds worden toegangen en indexen in toenemende mate als open data aangeboden, anderzijds kan de dienstverlening nog niet altijd volledig online plaatsvinden. Het waarborgen van privacy en het respecteren van auteursrecht brengt soms belemmeringen met zich mee. Onderzocht wordt in hoeverre dan toch online mogelijkheden geboden kunnen worden aan de individuele verzoeker. In 2024 worden de bestaande scanstraatfaciliteiten voor digitalisering van analoge archieven en scanning on demand op locatie opengesteld voor zowel bezoekers als zorgdragers, zodat de online publieksdienstverlening verder kan worden geoptimaliseerd. Ook wordt in 2024 een eigen e-depot voorziening operationeel, waardoor het HCL ook als een eigenstandige digitale archiefbewaarplaats kan gaan fungeren. Transitie HCL De impact van zowel de ingebruikname van de nieuwe archiefbewaarplaats in Heerlen, de totstandkoming van scanstraat en e-depotomgeving als de herijking van de primaire processen richting digitalisering op de organisatie is groot. Om als organisatie toekomstbestendig te zijn en te blijven wordt ook in 2024 nog stevig op het transitieproces ingezet.
Dit proces zal ook in de komende jaren de werkzaamheden van het HCL op een veelheid van terreinen, zowel binnen het primair proces als binnen de ondersteunende taken in de algemene bedrijfsvoering, sterk beïnvloeden.
14
Bestuurlijke en wettelijke wijzigingen De archiefsector is volop in beweging, niet alleen op het gebied van digitalisering maar ook qua wettelijke ontwikkelingen. De wijziging van de Archiefwet heeft gevolgen voor de RHC’s in Nederland en vraagt van het HCL een nieuwe bestuurlijke inrichting vanwege het bestuurlijke terugtreden van het Rijk uit de GR van het HCL. Zowel in het beleidsplan 2021–2024 als in de meerjarenbegroting vormen de implicaties van deze ontwikkelingen een belangrijk contextueel kader dat onder voortdurende aandacht van het algemeen bestuur en directie staat. In 2024 zal daarbij de nadruk liggen op de bestuurlijke gesprekken met onze huidige DVO-partners gericht op een mogelijk toetreden tot de GR HCL per 1 januari 2025, alsook tot het komen van afspraken met het Rijk inzake de vastlegging van toekomstige (financiële) afspraken.
4.4
Verslaglegging
In de GR HCL (artikel 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De WGR en de Gemeentewet schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s.
4.5
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Conform artikel 1 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 1 januari 2023 €604.015. Dit betreft 12% van de deelnemersbijdragen in het HCL. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: - Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; - Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; - Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers en DVO-partners; - Wijzigingen in de GR; - Calamiteiten ten aanzien van het gebouw; - Aanpassingen aan de CAO; - WW-verplichtingen.
15
EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Op de volgende pagina zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen.
EMU-saldo (x €1.000)
Realisatie 2021 1.510
Realisatie 2022 545
Begroting 2023 125
Begroting 2024 97
Begroting 2025 102
Begroting 2026 263
Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen.
Netto schuldquote Netto schuldquote, gecorrigeerd voor verstrekte leningen Liquiditeits-ratio Solvabiliteitsratio Structurele exploitatie-ruimte Grond-exploitatie Belastingcapaciteit
Realisatie 2021
Realisatie 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
<0
<0
<0
<0
<0
<0
<0
<0
<0
<0
<0
<0
6,27 0,21
4,33 0,19
5,19 0,17
5,21 0,16
6,10 0,16
6,10 0,16
0
0
0
0
0
0
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteitsrisico Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben.
16
Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.
4.6
Onderhoud kapitaalgoederen
Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt zij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De archiefbewaarplaats in Heerlen wordt onderhouden voor rekening en risico van de Gemeente Heerlen. Het HCL is hiervoor, als onderdeel van de huursom, een jaarlijkse vergoeding aan de Gemeente Heerlen verschuldigd.
4.7
Financiering
Gekoppeld aan de herziening van de GR in het kader van de toetreding van Heerlen, is in 2021 een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierdoor dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk te worden beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2023 wordt een bedrag van €6.339.092 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt €250.000.
4.8
Bedrijfsvoering
Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde directeur. Het HCL kent vier afdelingen (Dienstverlening & Publiekszaken, Archieven & Collecties, Toezicht & Advies en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten.
17
4.9
Rechtmatigheid
In de GR HCL (artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen.
4.10 Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partijen.
4.11 Organisatiegegevens Statutaire naam: Vestigingsplaats: Rechtsvorm: Locaties:
Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de WGR Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Zes Landenstraat 12, 6414 GG Heerlen
Doelstelling Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie wordt gevoerd door algemeen directeur (1,0 fte) mevrouw drs. L. Wiggers met ondersteuning van de adjunct-directeur (1,0 fte) de heer J. Bregman. De directie valt onder de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNTmaximum.
18
Bestuur Onderstaande tabel toont de invulling van het bestuur op 1 april 2023. Naam M.L.L. Segers J.M.T. Teunissen H. Fokke F.H. Bastiaens C. Gelderblom J.M.M. Clemens
Namens Rijk Rijk Maastricht Maastricht Heerlen Heerlen
AB Voorzitter Lid Lid (vicevoorzitter) Lid Lid Lid
DB Voorzitter Lid (vicevoorzitter) Lid
De bestuursleden vallen onder de WNT. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
19
4.12 Baten en lasten met toelichting Jaarrekening
Begroting
Begroting
2022
2023
2024
Rijksbijdrage
1.310.098
1.335.000
1.402.000
Bijdrage gemeente Maastricht
1.031.749
1.063.000
1.192.000
Bijdrage gemeente Heerlen
837.118
862.000
967.000
1.872.476
1.883.000
1.977.000
5.051.441
5.143.000
5.538.000
Programmabijdrage e-depot
159.091
0
50.000
DVO-opbrengsten Provincie Limburg
445.488
459.000
482.000
Baten Algemene baten Bijdragen deelnemers GR
Rijksbijdrage huur en onderhoud Directe baten
DVO-opbrengsten overheden: -
beheer en toezicht archieven
195.512
266.000
280.000
-
depotverhuur
454.953
445.000
465.000
-
project AMV
689.420
716.000
753.000
0
0
35.000
Bijdrage SHCL
115.134
158.000
140.000
-
18.218
6.000
19.000
2.077.816
2.050.000
2.224.000
24.000
0
3.820
4.000
4.000
0
34.000
143.000
18.509
0
120.000
69.583
62.000
267.000
7.198.840
7.255.000
8.029.000
3.467.432
4.063.000
4.412.000
Overige personeelslasten
71.468
67.000
74.000
Inhuur extern personeel
248.674
73.000
100.000
3.787.575
4.203.000
4.586.000
Huur gebouwen
405.975
496.000
778.000
Onderhoudskosten gebouwen
862.982
1.048.000
1.197.000
Exploitatiekosten gebouwen
382.735
429.000
454.000
1.651.692
1.973.000
2.429.000
Opbrengsten diensten derden Publieksinkomsten
Overige baten Vrijval uit voorzieningen: afkoop huurverplichtingen aanpassing huurvergoeding -
bijdrage huurverplichtingen CKK
Rentebaten Totaal baten
47.254
Lasten Personele lasten Salarissen en sociale lasten
Huisvestingslasten
20
Directe materiële lasten Kosten archieven en collecties
149.610
283.000
297.000
Kosten publieke dienstverlening
23.317
4.000
20.000
Projectkosten
9.791
0
0
182.719
287.000
317.000
256.839
159.000
167.000
Kosten ICT en kantoorautomatisering ICT kosten Kosten randapparatuur
42.903
52.000
54.000
299.742
211.000
221.000
0
6.000
2.000
Algemene organisatiekosten Kosten bestuur en ondernemingsraad Kosten marketing, PR en communicatie Kosten externe ondersteuning
11.885
15.000
15.000
147.544
309.000
150.000
Kantoor- en kantinekosten
11.891
10.000
12.000
Kopieer-, telefoon- en portokosten
22.841
20.000
21.000
Verzekeringen en abonnementen
14.312
15.000
16.000
Overige algemene kosten
2.720
1.000
1.000
211.192
376.000
217.000
2.649
3.000
0
Kapitaallasten Bank- en rentekosten Afschrijvingen incl. boekresultaten
97.795
86.000
100.000
100.444
89.000
100.000
groot onderhoud gebouwen
474.885
203.000
382.000
bijdrage huurverplichtingen CKK
360.000
270.000
0
-357.000
-223.000
834.885
116.000
159.000
7.068.248
7.255.000
8.029.000
130.590
0
0
Overige lasten Dotaties aan voorzieningen:
Bestedingen uit bestemmingsreserve: -
DTR-gelden
Totaal lasten Exploitatiesaldo vóór bestemming
21
Hieronder wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. Bijdragen De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de GR HCL met vanaf 2020 toevoeging van de Gemeente Heerlen, inclusief een begrote prijscompensatie gebaseerd op de verwachte ontwikkeling van de CPI. Voor 2023 bedraagt deze 10%, voor 2024 5%. De uiteindelijke prijscompensatie voor het Rijk wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de uiteindelijke prijscompensatie voor de andere deelnemers is gelijk aan de ontwikkeling van het CBS-consumentenprijsindexcijfer (CPI-indexcijfer). Programmabijdrage e-depot Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontvangt het HCL gedurende de periode 2022-2026 vanuit het Rijk een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch zijn toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). De kosten welke gemoeid zijn bij de ontwikkelen van een eigen edepotvoorziening worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden. Vanaf 2024 worden de eerste inkomsten uit e-depot gerelateerde dienstverlening verwacht. DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten archiefbeheer, conform de Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012.
DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL voor overheden wordt verzorgd. Vanaf 2021 worden hier ook de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit het project AMV aan toegevoegd. Dit project met een looptijd van 7 jaar voert het HCL in opdracht van het Nationaal Archief uit en voorziet in de materiële voorbereiding van delen van de rijkscollectie ten behoeve van verdere digitalisering. Bijdrage SHCL De bijdrage SHCL omvat een vergoeding voor de inwoning van het SHCL in het gebouw van het HCL in Maastricht. Vrijval voorzieningen Dit betreft een jaarlijkse vrijval van opbrengsten uit gedane huurdersinvesteringen gekoppeld aan de inwoning van het SHCL, alsook een jaarlijkse vrijval van in het verleden te hoog vastgestelde huur betreffende onze archiefbewaarplaats in Maastricht. Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a. personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het HCL. b. inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c. de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.
22
Huurkosten De huurkosten betreffen de huurkosten van het complex gelegen aan de Sint Pieterstraat te Maastricht en (vanaf het vierde kwartaal van 2023) de huurkosten van het gebouw gelegen aan de Navolaan te Heerlen. Huisvestingskosten Sinds 2020 omvatten de huisvestingskosten tevens de met de Gemeente Heerlen overeengekomen vergoeding voor huisvesting van de HCL-medewerkers werkzaam in de archiefbewaarplaats in Heerlen. Onderhoudskosten De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam. De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van het in 2021 geactualiseerde MJOP. Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding, welke onderdeel uitmaakt van de begrotingspost Lumpsum Rijk–Huisvesting. ICT-kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte ICT-kosten voor werkplekbeheer en kantoorautomatisering. De ICT-kosten betrekking hebbende op het collectiebeheer en de totstandkoming van een eigen e-depotvoorziening zijn opgenomen bij de post ‘directe materiële kosten, archieven en collecties’. Organisatiekosten De post Organisatiekosten omvat de algemene organisatiekosten.
De kosten van externe ondersteuning betreft zowel de kosten gekoppeld aan het onderbrengen van de P&O diensten en salarisverwerking bij de gemeente Maastricht en de accountantskosten, als de kosten van externe inhuur gerelateerd aan de verdere integratie van beide locaties van het HCL. Kosten archieven en collecties De post Kosten archieven en collecties betreft de directe materiële kosten verbonden aan het analoge en digitale archiefbeheer, waaronder de scanstraat, de ICT-kosten betrekking hebbend op het collectiebeheer en de materiële kosten voor de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening. Kosten dienstverlening en publiekszaken De post Kosten publiek en dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. Overige lasten De post Overige lasten betreft de lasten die betrekking hebben op dotaties aan voorzieningen. Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjaren eigenaaronderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht. Om in de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, doteert zij jaarlijks de niet-aangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud aan de post Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen.
23
In 2020 is daarnaast de Egalisatierekening huurverplichtingen CKK ingericht, ter gedeeltelijke dekking van in de toekomst verschuldigde huurkosten van de archiefbewaarplaats in Heerlen, welke is gevestigd in de voormalige Christus Koningkerk (CKK). Hiertoe is in 2022 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar. Op basis van deze overeenkomst bedragen vanaf 1 augustus 2023 de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000, jaarlijks te indexeren conform CPI. Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 zijn de uitgespaarde huurkosten over de jaren 2020 t/m juli 2023 toegevoegd aan de post Egalisatierekening huurverplichtingen CKK. Vanaf augustus 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van €135.000 uit deze voorziening vrij. Over de periode 2022-2026 ontvangt het HCL jaarlijks €50.000 aan incidentele rijksmiddelen ten behoeve van de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening. Deze gelden worden toegevoegd aan de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden, van waaruit de met de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening samenhangende lasten worden onttrokken.
24
4.13 Balans Realisatie ult. 2022
Prognose ult. 2023
Prognose ult. 2024
Prognose ult. 2025
0
0
0
0
Materiële vaste activa
463.249
388.000
347.000
259.000
Financiële vaste activa
0
0
0
0
463.249
388.000
347.000
259.000
Vaste activa Immateriële vaste activa
Totaal vaste activa Vlottende activa Voorraden
0
0
0
0
Vorderingen
1.286.200
1.200.000
1.200.000
1.200.000
Liquide middelen
6.763.174
6.687.000
6.092.000
5.452 000
Totaal vlottende activa
8.049.374
7.887.000
7.292.000
7.929.000
Totaal activa
8.512.623
8.275.000
7.639.000
6.911.000
Eigen vermogen
1.601.856
1.430.000
1.251.000
1.104.000
Voorzieningen
5.052.192
5.345.000
4.988.000
4.507.000
Passiva
Schulden op lange termijn
0
0
0
0
Schulden op korte termijn
1.858.575
1.500.000
1.400.000
1.300.000
Totaal passiva
8.512.623
8.275.000
7.639.000
6.911.000
Specificatie/saldi eigen vermogen en voorzieningen Eigen vermogen Bestemmingsfonds MG Limburg Bestemmingsfonds idem (digitalisering) Bestemmingsfonds Provinciaal Portal Oorlogsbronnen Bestemmingsfonds Restauratie Registers
85.500
85.000
85.000
85.000
83.213
83.000
83.000
83.000
11.858
12.000
12.000
12.000
4.741
5.000
5.000
5.000
Bestemmingsreserve DTR-gelden
503.509
326.000
147.000
0
Bestemmingsreserve legaat
9.860
15.000
15.000
15.000
Bestemmingsreserve AMV
299.160
300.000
300.000
300.000
Overige (algemene) reserves
604.015
604.000
604.000
604.000
1.601.856
1.430.000
1.251.000
1.104.000
23.621
24.000
0
0
22.909
19.000
15.000
12.000
Voorzieningen Egalisatierekening afkoop huurverplichtingen Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen
3.509.039
3.637.000
3.805.000
3.884.000
Voorziening WW-verplichtingen
300.983
320.000
340.000
360.000
Voorziening transitie HCL Egalisatierekening bijdrage huurverplichting CKK
115.640
115.000
115.000
115.000
1.080.000
1.230.000
1.087.000
944.000
5.052.192
5.345.000
4.988.000
4.507.000
25
4.14 Meerjarenraming 2024-2027 met toelichting Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
2027
Rijksbijdrage
1.402.000
1.444.000
1.545.000
1.623.000
Bijdrage Gemeente Maastricht
1.192.000
1.251.000
1.314.000
1.380.000
Bijdrage Gemeente Heerlen
967.000
1.015.000
1.066.000
1.119.000
1.977.000
2.076.000
2.180.000
2.289.000
Baten Algemene baten Bijdragen deelnemers GR
Rijksbijdrage huur en onderhoud
5.538.000 5.786.000 6.105.000 6.411.000 Directe baten Programmabijdrage e-depot
50.000
50.000
50.000
0
DVO-opbrengsten Provincie Limburg
482.000
506.000
531.000
558.000
1.498.000
1.573.000
1.652.000
1.735.000
0
0
0
00
Opbrengsten diensten derden
35.000
37.000
39.000
41.000
Bijdrage SHCL
140.000
146.000
153.000
160.000
Publieksinkomsten
19.000
20.000
21.000
22.000
120.000
120.000
120.000
120.000
0
0
0
0
4.000
4.000
4.000
4.000
143.000
143.000
143.000
143.000
DVO-opbrengsten overheden DVO-opbrengsten e-depot
Overige baten Rentebaten Vrijval uit voorzieningen: - afkoop huurverplichtingen -
aanpassing huurvergoeding
-
bijdrage huurverplichtingen CKK
Totaal baten
8.029.000 8.385.000 8.818.000 9.194.000
Lasten Personele lasten
4.586.000
4.670.000
4.924.000
5.115.000
Huisvestingslasten
2.429.000
2.708.000
2.697.000
2.639.000
Directe materiële lasten Kosten ICT en kantoorautomatisering Algemene organisatiekosten
317.000
291.000
305.000
321.000
221.000
232.000
244.000
256.000
217.000
220.000
223.000
226.000
Kapitaalslasten
100.000
98.000
96.000
94.000
382.000
223.000
379.000
593.000
0
0
0
0
-223.000
-57.000
-50.000
-50.000
Overige lasten: -
Dotaties aan voorzieningen: groot onderhoud gebouwen bijdrage huurverplichtingen CKK Bestedingen uit bestemmingsreserve: o DTR-gelden o o
-
Totaal lasten
8.029.000 8.385.000 8.818.000 9.194.000
26
Exploitatiesaldo (vóór bestemming) - Toe te voegen aan bestemmingsreserve afbouw project AMV Exploitatiesaldo (na bestemming)
130.592
0
0
0
130.592
0
0
0
0
0
0
0
Ten aanzien van de meerjarige indexatie van kosten en opbrengsten wordt aangesloten bij de inflatieverwachtingen van het CPB, welke uitgaat van een jaarlijkse prijsstijging van 5% voor de periode 2024-2027. Hieronder wordt een toelichting gegeven van enkele posten in de meerjarenraming. Programmabijdrage e-depot Per 1 januari 2025 zal het Rijk terugtreden uit de Gemeenschappelijke Regelingen RHC’s, zo ook uit de GR HCL. Vanaf die datum kan het HCL geen gebruik meer maken van het nationale e-depot. Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen edepotvoorziening ontvangt het HCL gedurende de periode 2022-2026 een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch zijn toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). DVO-opbrengsten e-depot De kosten welke gemoeid zijn bij de ontwikkelen van een eigen e-depotvoorziening worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden. Vanaf 2024 worden de eerste inkomsten uit e-depot gerelateerde dienstverlening verwacht. Bijdrage SHCL Eind 2022 is een nieuwe inwoningsovereenkomst met het SHCL gesloten. De bijdrage SHCL omvat de daarin opgenomen (geïndexeerde) vergoeding voor het gebruik van kantoorruimten, archiefopslag en onderlinge dienstverlening.
Bijdrage huurverplichtingen CKK Tot en met het eerste jaar na ingebruikname van de nieuwe archiefbewaarplaats in de CKK (1 augustus 2022) is conform afspraak met Heerlen geen vergoeding verschuldigd voor huur en onderhoud. Vanaf 1 augustus 2023 bedragen de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000. Hiertoe is een tienjarige huurovereenkomst gesloten. Ter gedeeltelijke dekking van deze kosten worden in de jaren 2020 t/m juli 2023 de uitgespaarde huurkosten ondergebracht in een Egalisatierekening bijdrage huurverplichtingen CKK, welke gedurende de tienjarige huurovereenkomst in jaarlijks gelijke bedragen vrijvalt. Huisvestingslasten De onderhoudskosten betreffen de kosten van onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, en zijn gekoppeld aan het MJOP.
27
Kosten ICT en kantoorautomatisering De kosten ICT en kantoorautomatisering zijn exclusief de ICT-kosten gekoppeld aan de ontwikkeling van een eigen e-depot en de ICT-kosten gerelateerd aan collectiebeheer. Deze zijn beiden ondergebracht in de post ‘Materiële kosten archieven en collecties’. Groot onderhoud gebouwen De Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen betreft een voorziening gekoppeld aan het meerjarenonderhoud aan de archiefbewaarplaats te Maastricht. De hoogte van de jaarlijkse dotatie aan deze voorziening wordt bepaald door het saldo van de van het Rijk ontvangen bijdrage voor onderhoud en de voorziene onderhoudskosten zoals voortkomend uit het MJOP met de bijbehorende beheerskosten. Bestemmingsreserve afbouw project AMV Het project AMV kent een looptijd van 7 jaar, over de periode 2021-2027. Ter dekking van mogelijke afvloeiingskosten van de ten behoeve van het project werkzame medewerkers bij niet-continuering van het project na 2027, wordt uit de positieve bedrijfsresultaten in de periode 2021-2027 een Bestemmingsreserve afbouw project AMV gevormd.
28
Bijlage: Overzicht DVO-partners HCL Gemeente Beekdaelen Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden-Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Landgraaf Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Gemeenschappelijke Regeling Gegevenshuis Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid Limburg Gemeenschappelijke Regeling ISD BOL Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Gemeenschappelijke Regeling Kredietbank Limburg Gemeenschappelijke Regeling WSP/WOZL Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gemeenschappelijke regeling Zorg en Veiligheidshuis Parkstad Provincie Limburg Waterschap Limburg
29