Bijlage 1 Memo aan raad__95739__

Memo Aan commissie Economie, Bestuur en Financiën

Datum 28 maart 2024

Onderwerp Vernieuwde inkoopbeleid

Documentnummer

Geachte raadsleden, Auteur P. van den Berg F. Geelen N. van den Ham Domein/Team Domein Organisatie - Team Juridische Zaken

In de commissievergadering Economie, Bestuur en Financiën van 6 februari jl. is het vernieuwde inkoopbeleid ter sondering voorgelegd. Daarbij zijn een aantal vragen gesteld. Onderstaand treft u daar de antwoorden op. Vraag: Is het zinvol om een toets op het beleid te laten doen door de rekenkamercommissie of het beleid voldoet aan wat zij geadviseerd hebben? Antwoord: Bij het opstellen van het beleid is rekening gehouden met de aanbevelingen.

Ambtelijk opdrachtgever Domein Organisatie Manager team Juridische Zaken Doel van de memo

Vraag: Hoe maken we expliciet wat de rekenkamercommissie aanbeveelt en concludeert? Antwoord: Aan u is in april 2023 een RIB verstrekt met een plan van aanpak inkoop en aanbestedingen naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen van het rekenkameronderzoek.

Informeren Afschrift aan

Bijlage(n) --

Vraag: Kan SROI worden afgekocht, bijvoorbeeld voor kleinere leveranciers? Antwoord: SROI wordt verplicht toegepast bij opdrachten vanaf € 100.000,-. Afkopen van Social Return on Investment is mogelijk en niet alleen voor kleinere leveranciers. De coördinator SROI bepaalt of afkoop mogelijk is en of met het afgekochte bedrag op een andere manier maatschappelijk toegevoegde waarde kan worden gegenereerd. Vraag: Is het een pluspunt als leveranciers samenwerken met lokale scholen en jongeren een stageplaats bieden? Antwoord: Ja, maar het leidt er niet toe dat die leverancier dan meer kans maakt op het verkrijgen van een volgende opdracht. Maar een pluspunt is het zeker.

Vraag: het drempelbedrag van € 750.000,- voor een SAS dienst wordt hoog gevonden. Geef voorbeelden van SAS diensten Antwoord: het drempelbedrag van een sociale of andere specifieke dienst is vastgesteld door Europese commissie. Aanbestedende diensten hebben daar geen invloed op. Of een dienst kwalificeert als een SAS dienst volgt uit de wet (Aanbestedingswet 2012 en Eu richtlijnen). Hierop wordt strikt getoetst door Team Juridische Zaken en door middel van een besluit van de Algemeen Directeur, om te voorkomen dat opdrachten onrechtmatig onder dit aanbestedingsregime worden gebracht. Voorbeelden van SAS diensten worden genoemd op pagina 17 van het beleidsstuk. Vraag: Voorbehouden opdrachten. Welke inkoopopdrachten zijn dat? Antwoord: Hiermee worden opdrachten bedoeld, die zijn voorbehouden aan sociale ondernemingen. In ons nieuwe Inkoopbeleid is hier meer oog voor. Er wordt gestimuleerd om artikel 2.82a van de Aanbestedingswet waar mogelijk toe te passen. Dit artikel biedt de mogelijkheid om deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan participatieve organisaties, zoals coöperaties en andere sociale ondernemingen. Deze mogelijkheid geldt specifiek voor dit soort organisaties als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moeten ze zich richten op een beperkt aantal taken, waaronder diensten op het gebied van gezondheid en zowel het sociale als het culturele domein.

Ook moeten ze eventuele winsten herinvesteren in het maatschappelijk belang waar ze zich op richten, of herverdelen op grond participatieve overwegingen. Tot slot moeten de organisaties echt coöperatief gerund worden, bijvoorbeeld op basis van werknemersaandeelhouderschap. Vraag: Het begint met de vraag wat ingekocht moet worden. Niet altijd kiezen voor het duurste ontwerp bijvoorbeeld. Antwoord: Een toelichting op de vraagspecificatie is nader uitgewerkt op pagina 13 en verder van het beleidsstuk. Wij zijn ons er van bewust dat het goed specificeren van een opdracht (wat willen we inkopen) uitermate belangrijk is. Vraag: De indruk wordt gewekt dat vooral geselecteerd wordt op de laagste prijs? Dat veel money driven is. Antwoord: Dit is niet juist. In 99 van de 100 gevallen wordt een opdrachtnemer geselecteerd door naast de prijs ook kwalitatieve gunningseisen toe te passen. Aandacht voor kwaliteit en duurzaamheid komt op verschillende plaatsen terug in het beleidsstuk. Vraag: Het stuk schurkt erg tegen gangbare wet- en regelgeving aan. Wordt dan een keurslijf. Antwoord: Wij zijn bij het inkopen en aanbesteden gebonden aan nationale en Europese wet- en regelgeving. Binnen de discretionaire ruimte die daarbij gelaten wordt kunnen wij beleid vaststellen. Vraag: Kunnen op andere manieren dan aanbesteden inkopen worden gedaan, opdrachten worden verstrekt.

Voorbeeld PPS (Publiek Private Samenwerking) als model met Vista.

Antwoord: Een PPS aanbestedingsmodel bestaat niet en zou gelet op de staatssteunregels ook onuitvoerbaar zijn. De gemeente zoekt overigens wel vaak de samenwerking op om het inkoopvolume te vergroten, bijvoorbeeld met buurgemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Vraag: graag meer aandacht voor / nadruk op lokaal / regionaal MKB beleid als dat mogelijk is. Mag duidelijker in stuk terugkomen. Antwoord: er mag formeel niet gediscrimineerd worden op basis van geografische criteria. Maar bij de laatste wijziging van de Aanbesteding Wet is er juist veel aandacht geweest voor MKB. Door vooral het verminderen van administratieve lasten en het opnemen van enkele nieuwe mogelijkheden: zo mogen omzeteisen niet zo maar meer gesteld worden, moet het samenvoegen van opdrachten gemotiveerd worden en moeten opdrachten in beginsel in percelen verdeeld worden. In de praktijk wordt er steeds per opdracht naar de specifieke marktsituatie gekeken en worden binnen bovenstaande wettelijk kader regionale MKB-bedrijven extra mogelijkheden geboden. Mede door het recente Actieplan MVOI gaan we ook meer en eerder met lokale MKB-bedrijven actief in gesprek over onze (beleids-)doelen. Vraag: We moeten meer gaan voor kwaliteit dan alleen maar prijs. Kwaliteitsaspect komt onvoldoende terug in stuk. Kijk naar de TCO (total costs of ownership).

Welke producten gaan het langste mee? Verlagen van gemeentelijk uitgaven staat centraal; dit bijt met TCO. Goedkoop is duurkoop. Zie het bovenstaande antwoord op gunnen op basis van de BVPK verhouding (beste prijs kwaliteit) en niet voor laagste prijs. Bovendien wordt in het beleidsstuk veel aandacht besteed aan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen en is daartoe tevens een Actieplan MVOI opgesteld dat met u is gedeeld. Vraag: Het is een zeer algemeen stuk. Weinig tastbaar. Wanneer komt er een uitvoeringsagenda? Antwoord: Het beleidsstuk is kaderstellend, aansluitend op de verantwoordelijkheid van de raad. De uitvoeringsagenda is de verantwoordelijkheid van het college B&W. Wij zullen ons wel inspannen om inkooprapportages te verstrekken zoals in het plan van aanpak inkoop en aanbesteding is vermeld. Voor wat betreft meer tastbaarheid verwijzen naar het MVOI actieplan dat recent met de raad is gedeeld.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerlen, namens dezen de burgemeester, drs. R. Wever