bijlage 1 Inkoopstrategie accountantsdiensten__145075__

Inkoopstrategie Accountantsdiensten augustus 2024

Opdrachtgever : Status :

Gemeenten Heerlen en Maastricht Concept

INLEIDING

3

A. OPDRACHT EN ANALYSE A.1 SCOPE VAN DE OPDRACHT A.2 OPDRACHTGEVERS A.2.1. GEMEENTE HEERLEN A.2.2. GEMEENTE MAASTRICHT A.3 HUIDIGE SITUATIE EN OPDRACHTWAARDE A.3.1. HUIDIGE SITUATIE EN EVENTUEEL VERBETERPOTENTIEEL A.3.2. (INDICATIEVE) INKOOPWAARDE A.4 DOELSTELLINGEN VAN DE INKOOP A.5 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN (MVOI) A.6 OVERIGE INKOOPDOELSTELLINGEN A.7 MARKTANALYSE

4 4 4 4 9 9 9 9 9 9 10 10

B. TE VOLGEN PROCEDURE B.1 MOTIVATIE CLUSTEREN VAN DE OPDRACHT EN PERCELEN B.2 KEUZE VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE B.3 CONTRACTVORM EN CONTRACTDUUR B.4 SELECTIE EN GUNNINGSCRITERIUM

11 11 11 11 11

C. ORGANISATIE C.1 STREEFPLANNING C.2 ROLLEN EN INVULLING C.3 COMMUNICATIE C.4 ADVIES EN AKKOORD

14 14 14 15 15

2

Inleiding Dit document beschrijft de strategie voor de aanbesteding van accountantsdiensten ten behoeve van de gemeenten Heerlen en Maastricht. In deze strategie worden alle rondom de inkoop te nemen beslissingen voorgelegd en gemotiveerd. Deze inkoopstrategie dient als document dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan beslissingsbevoegden. Na goedkeuring dient de strategie als input bij het opstellen van de aanbestedingsstukken. In de inkoopstrategie worden onderwerpen besproken die te maken hebben met de inhoud van de aanbesteding, alsook met het proces van aanbesteden. De opgenomen motiveringen zijn deels ingegeven door de verplichtingen in de herziene Aanbestedingswet 2012, welke in werking is getreden op 1 juli 2016. De Aanbestedingswet is opgesteld naar aanleiding van richtlijn 2014/24/EU.

3

A. Opdracht en Analyse A.1 Scope van de opdracht Het betreft hier de inkoop van diensten, te weten accountantsdiensten. Deze diensten vallen in het door de Europese Commissie opgestelde classificatiesysteem voor werken, leveringen en diensten voor overheidsopdrachten, onder CPV-code 79200000-6 (boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten). De opdracht bestaat uit het leveren van accountantsdiensten die betrekking hebben op de wettelijke controle van de jaarrekening inclusief Single Audit Single Information (hierna: Sisa) bijlage en de natuurlijke adviesfunctie.

A.2 Opdrachtgevers In 2018 heeft de aanbesteding voor de huidige overeenkomst in gezamenlijkheid plaatsgevonden vanuit de gemeenten Sittard-Geleen, Heerlen en Maastricht met het oog op het Shared Service Center. Bij de nieuw op te starten aanbesteding zal de gemeente Sittard-Geleen om voor haar moverende redenen niet in een gezamenlijke aanbesteding participeren. Opdrachtgevers vanuit de nieuw op te starten aanbesteding zijn de gemeenten Heerlen en Maastricht. Bij deze aanbesteding wordt een verhoogde betrokkenheid van de gemeenteraad voorzien (afstemming via de raadcommissie en zitting raadsleden in beoordelingscommissie). Conform de controleverordering ex artikel 213 Gemeentewet wijst de raad de accountant aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De burgemeesters zullen als vertegenwoordigers van de rechtspersoon “gemeenten” de overeenkomst c.q. definitieve gunning met de accountant ondertekenen (artikel 171, lid 1 Gemeentewet).

A.2.1.

Gemeente Heerlen

De accountant dient de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met onderstaande weten regelgeving. Artikel 213 Gemeentewet Het object van controle is de jaarrekening en het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college. De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over (artikel 213 Gw): • de getrouwe weergave van baten en lasten, activa en passiva, alsmede de grootte en samenstelling van het vermogen; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties; • overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; 4

• het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 GW. Verordening controle financiële beheer en organisatie Gemeente Heerlen1 In de Verordening controle financiële beheer en organisatie Gemeente Heerlen ex artikel 213 Gemeentewet heeft de gemeenteraad nadere richtlijnen voor de opdrachtverlening alsmede de inrichting van de accountantscontrole van de jaarrekening vastgelegd. De Financiële verordening (art. 212 Gw) en de Verordening accountantscontrole (art.21 Gw) van de Gemeente Heerlen evenals de financiële verordening zijn bijgevoegd als bijlage 1 en 2. Protocol accountantscontrole jaarrekening Het controleprotocol van de gemeente Heerlen is te vinden in bijlage 3. Voor de volledigheid is in bijlage 4 het Intern beheersplan 2023-2024 en het normenkader 2023 te vinden. Overige wet- en regelgeving Bij de accountantscontrole worden de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de adviezen van deze commissie in acht genomen. Controle jaarrekening Algemeen De controle op de jaarrekening, zoals bedoeld in art.

197 Gemeentewet, vindt plaats binnen de kaders van wet- en regelgeving als weergegeven in paragraaf B.1.4.1. Hier is onder andere melding gemaakt van het protocol accountantscontrole voor de jaarrekening. Met dit protocol wordt een eenduidig referentiekader gecreëerd voor de jaarlijkse uitvoering van de controle. De accountant stelt ten behoeve van de controle jaarlijks een controleplan op. Met dit controleplan geeft de accountant inzicht in de uitvoering van de controle en kunnen wederzijdse verwachtingen tussen accountant en de organisatie afgestemd worden. Single information Single Audit (SiSa) De controle op de juiste en rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen die onder de SiSa regeling vallen maakt integraal deel uit van de reguliere controle van de jaarrekening. De SiSa regeling omvat sinds enkele jaren meer dan 40 te verantwoorden regelingen met een piek bij de jaarrekening 2023 van 52 regelingen. De verwachting is dat dit er naar de toekomst anders gaat uitzien (zowel de aantallen als de verantwoordingssystematiek van specifieke uitkeringen). Als voorbeeld nemen wij de SiSa regelingen die wij in de laatste 3 jaren (2021-2023) verantwoord hebben mee in bijlage xx. Deze opsomming wordt jaarlijks door het Ministerie van Binnenlands Zaken en Koninkrijksrelaties gepubliceerd.

De definitieve publicatie is leidend voor de controle en maakt onderdeel uit van het protocol voor de jaarrekeningcontrole.

1

Voorheen : Controleverordening gemeente Heerlen

5

Toleranties Krachtens de controleverordening goedkeuringstoleranties. Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

ex

artikel

213

Gemeentewet

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelontkeurend houding ≤ 1% >1%<3% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

gelden

de

volgende

Afkeurend ≥ 3% -

De rapportagetolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan de raad rapporteert. Net als in afgelopen jaren wordt een rapporteringtolerantie gehanteerd van € 200.000. Daarnaast is aangegeven dat de accountant in het verslag van bevindingen per specifieke uitkering fouten en onzekerheden boven een vastgestelde financiële grens opneemt, voor zover die niet door de gemeente zijn of kunnen worden gecorrigeerd. Deze financiële grens is per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvang basis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvang basis groter is dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvang basis groter is dan € 1.000.000. Krachtens de controleverordening heeft de raad jaarlijks de mogelijkheid om de goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening of deelverantwoordingen te verlagen. Indien van toepassing zal dit in het controleprotocol van het betreffende boekjaar worden vastgelegd. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording is op 20-12-2023 door de raad vastgesteld op 3% van de totale lasten vermeerderd met de toevoegingen aan de reserves. Interimcontrole en Managementletter De accountant voert eenmaal per jaar een tussentijdse controle uit en brengt naar aanleiding hiervan een managementletter uit aan het college.

Gelijktijdig wordt er een boardletter aan de gemeenteraad gezonden. Deze omvat op hoofdlijnen de belangrijkste bevindingen en ontwikkelingen die de accountant tijdens zijn interim controlewerkzaamheden heeft gedaan en kan worden gezien als een samenvattende management letter. Voorafgaande aan het uitbrengen van de managementletter/boardletter voert de accountant een hoor- en wederhoorprocedure uit met het (domein)management. Daarnaast voert de accountant voorafgaand aan het uitbrengen van de managementletter /boardletter overleg met de concerncontroller, verantwoordelijke(n) voor de (VB)IC, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder middelen en de werkgroep financial audit (verder WFA). In de managementletter dient aandacht te worden geschonken aan verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer, de rechtmatigheid van het beheer (middels de rechtmatigheidsverantwoording), de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning- en control instrumenten en het risicomanagement (in combinatie met het weerstandsvermogen). De (eventuele) bevindingen in de managementletter dienen herleidbaar te zijn naar het (integraal) verantwoordelijke 6

domeinmanagement. De overige inrichtingseisen van deze tussentijdse rapportage worden jaarlijks in het reguliere afstemmingsoverleg met de accountant vastgelegd. De managementletter wordt samengevat in een boardletter aan de gemeenteraad, die ook in de WFA wordt gepresenteerd en toegelicht door de accountant. Controleverklaring jaarrekening Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengt de accountant een controleverklaring uit aan de gemeenteraad. In deze verklaring wordt het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en het oordeel over de getrouwheid van de door het college van B&W afgegeven rechtmatigheidsverklaring weergegeven. Verslag van bevindingen Naast de controleverklaring biedt de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening tevens een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad aan. Dit verslag bevat de bevindingen van het onderzoek naar de werking van de maatregelen die aansluiten op het wettelijke kader ten behoeve van een rechtmatig beheer (verantwoord middels de rechtmatigheidsverantwoording) en een getrouwe verslaglegging. Voorafgaande aan het uitbrengen van het verslag van bevindingen voert de accountant een hoor- en wederhoorprocedure uit met het (domein)management.

Daarnaast voert de accountant voorafgaand aan het uitbrengen van de het verslag van bevindingen overleg met de concerncontroller, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder middelen en de WFA. Desgewenst licht de accountant het verslag van bevindingen (mondeling) toe aan de gemeenteraad, de Commissie Economie, Bestuur en Financiën en het college. Natuurlijke adviesfunctie De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/ of in voorkomende gevallen op verzoek van de gemeente Heerlen plaats te vinden. Deze adviezen, van beperkte omvang, zijn te relateren aan de interim- en jaarrekeningcontrole. In dit kader kan onder andere worden gedacht aan adviezen: • naar aanleiding van de controlebevindingen; • die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; • als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslaggevingsvoorschriften respectievelijk administratieve organisatie/ interne beheersing; • die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van public governance (goed bestuur, integer en transparant overheidshandelen); • algehele reflectie op de organisatie en bedrijfsvoering; • naar aanleiding van verdiepingsvragen notities commissie BBV (bijv.

notitie riolering, kadernota rechtmatigheid, notitie rente e.d.); • uit eigen beweging voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. De uren gemoeid met het voorbereiden en bijwonen van overlegmomenten met het management, het college van burgemeester en wethouders, raadscommissies en de gemeenteraad worden ook tot de natuurlijke adviesuren gerekend.

7

Controle financiële vergoeding raadsfracties De raadsfracties (13) ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. De fracties besteden de bijdrage om hun inbreng in de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Elke fractie legt aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een financieel verslag. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de gemeentelijke jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad bij de vaststelling van de bedragen. Dit geschiedt door middel van een gegevensgerichte controleaanpak. Vanzelfsprekend neemt de accountant in de controle de bepalingen uit de vigerende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in acht. Contractinformatie Na gunning wordt een overeenkomst afgesloten tussen de gemeente Heerlen en de gegunde inschrijver. De overeenkomst gaat in na definitieve opdrachtverstrekking waarbij gestreefd wordt naar een ingangsdatum in december 2024. De contractperiode heeft een maximale looptijd van 6 jaar en heeft betrekking op de werkzaamheden die voortvloeien uit de boekjaren 2025 t/m 2030 (4 boekjaren + 2 optiejaren). De werkzaamheden betreffen derhalve de controle van de jaarrekeningen 2025 t/m 2030.

De controlewerkzaamheden kunnen vanaf mei 2025 starten en eindigen met het opleveren van de jaarrekeningcontrole boekjaar 2030. Het aanbestedingsdocument (inclusief bijlagen), de nota van inlichtingen en de winnende inschrijving vormen de basis voor deze overeenkomst. Administratieve organisatie en interne beheersing In het kader van de jaarrekeningcontrole dient de externe accountant de interne controlewerkzaamheden, die in de periode voorafgaand aan de jaarrekening worden uitgevoerd, te beoordelen. De focus ligt daarbij op de processen die zowel kwantitatief als kwalitatief significant zijn, gerelateerd aan de gekozen verantwoordingsgrens. Dit is vastgelegd in de scoping die jaarlijks wordt bepaald en is afgeleid van de aanpak die vastgelegd is in het intern controleplan. Afhankelijk van de risico-inschatting wordt de omvang van de uit te voeren steekproeven bepaald. De aanpak voor de interne controle is erop gericht doelgericht, effectief en efficiënt te zijn. Het is de bedoeling om een groeimodel voor de interne controle te hanteren. Met deze insteek kan de interne controle als input dienen voor de interimcontrole door de externe accountant in de maanden oktober en november. Op basis van de aangereikte informatie (aanbestedingsdocument en bijlagen) dienen de inschrijvende partijen een beeld te vormen van de AO/IB.

Van belang is dat inschrijvende partijen bij het doen van hun inschrijving geen voorwaarden of voorbehouden verbinden aan de kwaliteit en kwantiteit van de AO/IB. De interne controle, als onderdeel van de AO/IB, is gericht op het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W alsmede gericht op interne kwaliteitsverbetering en alleen voor deze doelen bestemd. Er kunnen door de accountant geen rechten aan ontleend worden of eisen gesteld worden aan de interne controle. De accountant dient zelf te beoordelen in hoeverre er gesteund of in welke mate gebruik gemaakt kan worden van de interne controle. De accountant kan vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie adviezen geven en aanbevelingen doen ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering (het ‘in control’ geraken en blijven).

8

A.2.2.

Gemeente Maastricht

Volgt vanuit gemeente Maastricht

A.3 Huidige situatie en opdrachtwaarde A.3.1. Huidige situatie en eventueel verbeterpotentieel De huidige situatie is geëvalueerd door de gemeenten Heerlen en Maastricht. De belangrijkste punten die hierbij naar voren kwamen waren: • Het bundelen van kennis en ervaring wordt wederom als positief ervaren; • In de aanbesteding duidelijke afspraken meenemen over hoe om te gaan met kosten van onderaannemers (externe expertise) evenals extra reviews; • De controle van de financiële vergoeding van de raadfracties zal meegenomen worden in de scope van de op te starten aanbesteding

A.3.2.

(Indicatieve) inkoopwaarde

De verwachte raming voor de gemeente Heerlen bedraagt tussen € 175.000,- en € 200.000,- euro per jaar. De totale indicatieve inkoopwaarde voor vier (4) contractjaren komt uit op € 750.000,-. <Maastricht volgt>

A.4 Doelstellingen van de inkoop Het hoofddoel is om met het doorlopen van de aanbesteding te komen tot één overeenkomst per perceel (de gemeenten Heerlen en Maastricht zijn verdeeld in ieder een eigen perceel) met één opdrachtnemer per perceel voor het uitvoeren van de beschreven dienstverlening.

A.5 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) Voor deze aanbesteding zijn de volgende MVOI-thema’s geformuleerd als haalbare uitgangspunten:  Social return: Conform het beleid van beide organisaties wordt in deze aanbesteding Social Return opgenomen, met een percentage zijnde 2% van de opdrachtwaarde. Vanuit de marktconsultatie (zie ook paragraaf A.7) welke heeft plaatsgevonden blijkt dit een haalbare doelstelling.  Duurzaam: De rechtstreekse impact van accountantsdiensten op het milieu is relatief gezien beperkt. Kern van accountantsdiensten is de inzet van medewerkers, vaak op locatie van de opdrachtgever. De meest relevante duurzaamheidsthema’s voor accountantsdiensten zijn: mobiliteit (klimaatverandering & luchtkwaliteit), energiegebruik kantoren (klimaatverandering) en maatschappelijke waarde van geleverde diensten (duurzaamheid breed). Bij deze aanbesteding worden geen specifieke duurzaamheidscriteria als gunningscriteria genoemd, wel wordt aandacht gevraagd voor de hiervoor benoemde thema’s.

9

A.6 Overige inkoopdoelstellingen  Doelmatig inkopen: een goede kwaliteit tegen een reële prijs;  Rechtmatig inkopen;  Regionale ondernemers (MKB): doordat een Europese aanbestedingsprocedure van toepassing is, de opdracht verdeeld is in percelen en de geschiktheidscriteria proportioneel zijn geformuleerd, wordt de toegang voor het regionale MKB niet belemmerd.

A.7 Marktanalyse Op 28 mei 2024 is er een Europees openbare marktconsultatie gepubliceerd op TenderNed (aanbestedingsplatform). Middels deze marktconsultatie zijn organisaties uitgenodigd om informatie aan te leveren middels het beantwoorden van een vragenlijst. Deze vragenlijst is opgesteld om vanuit de gemeenten een goed beeld te krijgen van de (on)mogelijkheden vanuit de markt. Woensdag 12 juni jongstleden was de sluitingstermijn voor deelname aan de marktconsultatie. In totaal hebben drie (3) partijen de vragenlijst beantwoord en aangegeven interesse te hebben in deelname aan de aanbestedingsprocedure. Dit geeft echter nog geen garantie dat deze drie (3) partijen ook daadwerkelijk gaan inschrijven. Deelname is mede afhankelijk van de eisen en voorwaarden zoals deze door de gemeenten worden gesteld. Van deze drie (3) partijen hebben twee (2) partijen aangegeven op beide percelen in te schrijven. Eén partij geeft aan wel beide percelen gelijktijdig te kunnen bedienen maar ik het kader van kwaliteitsborging te kiezen om maar op één perceel in te schrijven.

Verdere inzichten vanuit de marktconsultatie zijn: • Partijen zijn in staat om aan te sluiten bij de Social Return doelstellingen vanuit de gemeenten; • Trends en ontwikkelingen om rekening mee te houden zoals de toepassing van artificiële intelligentie in het uitvoeren van controlewerkzaamheden; • Conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden wordt de goedkeuringstolerantie mogelijk aangepast naar 2%. Dit is echter nog niet wettelijk vastgesteld. In de aanbesteding zal hier wel rekening mee gehouden moeten worden (uitvoering van de dienstverlening dient te voldoen aan actuele wet- en regelgeving). • Er moet gedurende de looptijd van de overeenkomst rekening gehouden worden met Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) als aanvullende opdracht. • Single information, Single audit (SiSa) komt gedurende de looptijd van de overeenkomst mogelijk te vervallen, eveneens rekening mee houden.

10

B. Te volgen Procedure In dit hoofdstuk wordt beschreven en gemotiveerd welke procedure gevolgd zal worden bij de aanbesteding. De overwegingen in dit hoofdstuk zijn ingegeven door de Aanbestedingswet en door het inkoopbeleid van de gemeenten.

B.1 Motivatie clusteren van de opdracht en percelen Door het samenvoegen van opdrachten van afzonderlijke aanbestedende diensten is primair sprake van een geclusterde opdracht. Deze gezamenlijke aanbesteding zal in dit geval niet direct een financieel voordeel opleveren. De toegevoegde waarde moet gezocht worden in het bundelen van kennis en kunde. Ook is door het clusteren van de opdracht sprake van een administratieve lastenverlichting voor zowel gemeenten als marktpartijen in het voorbereiden en uitvoeren van de aanbestedingsprocedure. De geclusterde opdracht is verdeeld in percelen. De accountantsdiensten worden voor beide deelnemers afzonderlijk ondergebracht in een perceel. Hiermee worden de eventuele nadelen van het clusteren voor het MKB weggenomen. Gunning van de opdracht vindt plaats per perceel. Het staat accountantskantoren vrij om op beide percelen in te schrijven. Bij inschrijving dienen kantoren aan te geven of zij beide percelen gelijktijdig kunnen bedienen. Dit zal vooral bij de middelgrote en kleine kantoren van belang zijn. Indien een inschrijvende partij in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht voor twee percelen tezamen en zij aangegeven hebben maar capaciteit te hebben voor één perceel, dan wordt de perceelkeuze bepaald door middel van loting.

B.2 Keuze van de aanbestedingsprocedure Omdat de geraamde waarde van de opdracht de Europese aanbestedingsdrempel (€ 215.000) overschrijdt, is een Europese aanbestedingsprocedure van toepassing. De verwachting is dat indien er gekozen wordt voor een Europese openbare procedure een drietal marktpartijen geïnteresseerd zullen zijn. Het is daarom niet noodzakelijk om te kiezen voor een niet-openbare procedure met voorselectie om het aantal inschrijvingen te beperken.

B.3 Contractvorm en contractduur Er wordt per perceel een separate overeenkomst gesloten voor de periode van vier (4) jaar, met een stilzwijgende verlengoptie van één (1) keer twee (2) jaar. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren: 2025, 2026, 2027 en 2028 en optioneel 2029 en 2030.

B.4 Selectie en Gunningscriterium B.4.1. Uitsluitingsgronden Bij wet is vastgelegd dat voor opdrachten boven de Europese drempels verplichte uitsluitingsgronden gelden. Deze uitsluitingsgronden hebben o.a. betrekking op: 11

• • • •

Deelname aan een criminele organisatie; Omkoping van een ambtenaar; Fraude; Witwassen van geld.

Daarnaast zijn facultatieve uitsluitingsgronden benoemd. Het betreft de volgende aanvullende uitsluitingsgronden: • De onderneming niet verkeert in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, geen surseance van betaling of een (faillissements)-akkoord geldt, en de onderneming niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. • Tegen de onderneming of een bestuurder ervan in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet of regelgeving wegens overtreding van een relevante beroepsgedragsregel. • De onderneming heeft voldaan aan verplichtingen op grond van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. • De onderneming, bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures, zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of zijn onderneming deze inlichtingen niet, of niet volledig heeft verstrekt. B.4.2.

Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen zijn eisen die worden gesteld aan de onderneming en niet aan de uit te voeren opdracht. De volgende minimumeisen worden meegenomen in de aanbesteding: 1. Ingeschreven te zijn in een beroeps- of handelsregister; 2. Ingeschreven te zijn in het accountantsregister als bedoeld in artikel 393, lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; 3. Te beschikken over een vergunning bedoeld in artikel 5 van de Wet Toezicht Accountantsorganisatie; 4. Te beschikken over één (1) referentieopdracht niet ouder dan drie (3) jaar waarbij sprake is geweest van de wettelijke controle van een gemeentelijke jaarrekening. Indien een onderneming niet aan deze geschiktheidseisen kan voldoen zal de betreffende onderneming worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. B.4.3. Gunningscriteria De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Naast de inschrijfprijs worden een aantal kwalitatieve aspecten beoordeeld. Volgende (sub)gunningscriteria met bijbehorende weging worden gehanteerd: (Sub)gunningscriteria Prijs P1. Inschrijfprijs Kwaliteit

Weging 45 punten

12

K1. Controleaanpak K2. Invulling natuurlijke adviesfunctie K3. Meerwerk Totaal

40 punten 5 punten 10 punten 100 punten

P1. Inschrijfprijs Kwantiteit van de dienstverlening (het daadwerkelijk aantal uren), vermenigvuldigd met het hiervoor geldende uurtarief. K1. Controleaanpak Ten behoeve van de kwalitatieve aspecten dient de inschrijvende partij een plan van aanpak op te stellen, waarin specifiek wordt ingegaan op de volgende punten: • Wijze en mate van controle aanpak (fasering controleproces/ planning werkzaamheden/ overlegmomenten met management, bestuur en gemeenteraad /rolverdeling en urenbesteding teamleden); • Opbouw controleteam en mate van kwaliteiten/ ervaring van individuele teamleden; • Mate van belasting van de organisatie; • Wijze waarop al dan niet gebruik gemaakt wordt en gemaakt kan worden van de interne beheersing. Aangeven op welke wijze de kwaliteit en kwantiteit van de interne beheersing van invloed is op de werkzaamheden van de accountant en eventueel meerwerk. K2. Invulling natuurlijke adviesfunctie Aard, wijze en mate van invulling natuurlijke adviesfunctie (wanneer, door wie, aantal uren). K3. Meerwerk De opdrachtgevers wensen meerwerk tot een minimum te beperken. In het programma van eisen zal verder worden aangegeven wanneer er sprake kan zijn van meerwerk en welke procedure dan gevolgd dient te worden.

De inschrijvende partijen dienen in het plan van aanpak aan te geven hoe zij, rekening houdende met de gestelde eisen, eventueel meerwerk categoriseren en tot een minimum beperken.

Nadat de inschrijvingen ontvangen en beoordeeld zijn, wordt het in te zetten controleteam in de gelegenheid gesteld de inschrijving mondeling toe te lichten. Tijdens deze presentatie kan de aanbestedende dienst verduidelijkingsvragen stellen. De presentatie maakt onderdeel uit van het beoordelen van de gunningscriteria. Tijdens de presentatie dient een voorbeeld van een managementletter/ boardletter gepresenteerd te worden zodat een indruk verkregen wordt over de wijze waarop gerapporteerd gaat worden. Daarnaast worden partijen gevraagd een beschouwing te geven over de verwachte ontwikkelingen van gemeentelijke organisatie in de toekomst en de gevolgen daarvan voor de controlerende accountant.

13

C. Organisatie Door het opstellen van deze strategie kunnen de te nemen beslissingen worden voorgelegd en gemotiveerd en daarmee is de structuur van de aanbestedingsstukken duidelijk. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de procedure gepland is en welke capaciteit vereist is om de planning te realiseren. Ook wordt aangegeven welke functionarissen in de verschillende rollen in het traject betrokken worden en op welke wijze met wie gecommuniceerd gaat worden.

C.1 Streefplanning Streefplanning volgens onderstaande tabel: Activiteit

Streefdatum

Aanbestedingsdocumenten gereed en afstemming met raadscommissie

September 2024

Raadbesluit inzake inkoopstrategie

September 2024

Aanbestedingsprocedure

Oktober – November

Collegebesluit inzake raadsvoorstel gunning

December 2024

Raadsbesluit inzake het gunningsadvies

December 2024

Voorlopige gunning

Januari 2025

Einde bezwaartermijn

Januari 2025

Definitieve opdrachtverlening

Februari 2025

Ingangsdatum overeenkomst

Februari 2025

C.2 Rollen en invulling In deze paragraaf wordt weergegeven welke rollen er te onderscheiden zijn in het aanbestedingsproces en welke functionarissen invulling zullen geven aan die rollen. Rol

Naam

Opdrachtgever(s)

Gemeenteraden van beide gemeenten

Projectleider

Laurent Haarsma, Concerncontroller gemeente Maastricht en Martijn Habets, Manager bestuursdienst, concerncontroller gemeente Heerlen

Materiedeskundigen

Roger Daemen, Manager Team Financiën en Hans van de Walle, Manager Financiën 14

Rol

Naam

Begeleiding Inkoop / leadbuyer

Karin Jamar en Serena Offermans, inkoopadviseurs gemeente Maastricht

Beoordelingscommissie

Raad gemeente Heerlen: Maureen Butink (JPH), Marc van den Berg (VVD) en Fred Daamen (PHB). Raad gemeente Maastricht: volgt

C.3 Communicatie De communicatie naar externe stakeholders (marktpartijen) zal primair geschieden middels Mercell door Karin Jamar of Serena Offermans (Team Inkoop). De communicatie naar interne stakeholders zal primair geschieden door Laurent Haarsma voor de gemeente Maastricht en Martijn Habets voor de gemeente Heerlen.

C.4 Advies en akkoord Op basis van voorgaande wordt geadviseerd om in te stemmen met alle genoemde aspecten zoals vermeld in deze inkoopstrategie.

15

Bijlage 1 Gemeente Heerlen – Financiële verordening (art. 212 Gw) Bijlage 2 Gemeente Heerlen – Verordening accountantscontrole (art. 213 Gw) Bijlage 3 Gemeente Heerlen – Controleprotocol 2023 – 2024 Bijlage 4 Gemeente Heerlen – Interne beheersplan en Normenkader 2023

16