Bestuursrapportage 4e kw 2022 BsGW versie 1.4.pdf

BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Kerkeveldlaan 2 6042 JX Roermond Postbus 1275 6040 KG Roermond T: 088 8420 444 W: www.bsgw.nl KvK-nr.: 52426297

Bestuursrapportage 4e kwartaal 2022 Aan: Van: Onderwerp:

Leden algemeen bestuur BsGW Dagelijks bestuur BsGW Rapportage 4e kwartaal 2022 BsGW

I.a.a.: Datum:

09-02-2023

Inleiding In deze vierde kwartaalrapportage 2022 leest u de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen binnen BsGW. BsGW presenteert de bestuursrapportages als zijnde een afwijkingenrapportage. In deze rapportage wordt evenwel een toelichting gegeven over de totale (verwachte) realisatiecijfers 2022 afgezet tegen de actuele begrotingscijfers om zodoende gedetailleerd inzicht te geven in de verschillen tussen de jaarbegroting en het gerealiseerde jaarresultaat. De realisatiecijfers zijn onderverdeeld in de categorieën Covid-19 kosten, extra WOZ-bezwaren, CAO / inflatie en reguliere bedrijfsvoering. Het verwacht positief resultaat 2022 van BsGW bedraagt € 623 duizend uitgesplitst in: Covid 19 kosten € 107 duizend (nadeel); Extra WOZ-bezwaren € 578 duizend (voordeel) CAO / inflatie € 346 duizend (nadeel) Reguliere bedrijfsvoering € 498 duizend (voordeel) De negatieve effecten als gevolg van Covid-19 zijn met name toe te schrijven aan het fors aantal ziektegevallen. Daarnaast zijn extra kosten gemaakt om medewerkers thuis te kunnen laten werken. De extra WOZ-bezwaren leiden niet alleen tot extra proceskostenvergoedingen (uitkeringskosten aan NCNP-bedrijven), maar ook tot extra uitvoeringskosten i.v.m. extra inhuur van taxateurs, extra inhuur bij het Klant Contact Centrum en extra te maken juridische kosten.

Hogere inhuurkosten voor de afhandeling van complexere en omvangrijkere WOZ-bezwaren, maar daarentegen een forse daling van het aantal bezwaren en daarmee verband houdende uitkeringskosten ten opzichte van 2021 hebben per saldo geleid tot een lagere realisatie dan begroot. Een hogere CAO-loonsverhoging dan waarmee in de begroting is rekening gehouden leidt tot een financieel nadelig effect en mede door de oorlog in Oekraïne zien leveranciers zich genoodzaakt om hogere indexeringen in rekening te brengen dan waarmee in de begroting rekening is gehouden. In de reguliere bedrijfsvoering is sprake van een onderschrijding van de reguliere bedrijfsvoeringskosten, voornamelijk toe te schrijven aan per saldo lagere personeelskosten en overige diensten derden, mede als gevolg van moeilijk in te vullen vacatures. De post onvoorzien van € 323.000 is volledig ingezet om o.a. de hoger dan begrote uitvoeringskosten voor de extra WOZ-bezwaren en de overschrijding van de algemene kosten op te vangen.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022

-1-

Teruggave deelnemers (GDI): -/- € 518 duizend De definitieve afrekening over het jaar 2021 is ontvangen. Deze teruggave uit hoofde van GDI bedraagt € 518 duizend. Bij de vaststelling van de jaarrekening 2022 en de resultaatbepaling (AB juni 2023) zal het bestuur bepalen of deze onderschrijding zal worden verrekend met het nog te storten bedrag in de bestemmingsreserve AHA ad. € 500 duizend (cf. besluit AB 8 december 2022). Samenwerkingsportaal Bij het vaststellen van de exploitatiebijdrage 2022 is rekening gehouden met de jaarlijkse bijdrage van € 333 duizend aan het project ‘samenwerkingsportaal’. De uitgaven t.b.v. dit project lopen niet via de exploitatie en zijn derhalve separaat inzichtelijk gemaakt.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 2 -

Exploitatie tot en met het vierde kwartaal 2022 Exploitatieoverzicht (bedragen * € 1.000,-)

Begroting

Realisatie t/m december

Covid-19 kosten

10.380 2.373 675 0 13.427

9.666 2.841 440 -47 12.900

60

Huisvestingskosten

793

679

Afschrijvingskosten

261

366

ICT-kosten

3.227

3.322

Print- en kopieerwerk Drukwerk Portikosten Telefoniekosten Incassokosten Kosten brongegevens Kostenvergoeding bezwaar- en beroep Dwangsom Bezwaar Overige diensten door derden Overige operationele kosten Operationele kosten

175 11 509 25 0 376 3.000 436 109 4.641

193 1 419 114 1 313 1.465 2 1.918 0 4.426

algemene kosten onvoorzien Algemene kosten

444 323 767

580 0 580

580 0 580

bankkosten rentekosten Bank- en rentekosten

268 32 300

205 0 205

205 0 205

Totaal lasten

23.417

22.478

Renteopbrengsten overige opbrengsten Opbr. vervolgingskosten Totaal baten

0 -13 -2.162 -2.175

-3 -96 -2.093 -2.192

Netto kosten

21.242

20.286

Bijdragen deelnemers Bijdragen samenwerkingsportaal

-21.242 0

-21.242 333

0

-623

Bruto lonen Sociale lasten Overige personeelskosten Personeel derden Personeelskosten

Netto-resultaat (+ = verlies)

Extra WOZbezwaren

CAO cq. inflatie

232 74

306

9.374 2.767 397 -47 12.491

40

639

43 103

Reguliere Bedrijfs voering

366 4

3.318 193 1 419 114 1 313 3.000 2 960 0 5.004

-1.535 957 -578

107

-578

346

22.603 -3 -96 -2.093 -2.192

107

-578

346

20.411 -21.242 333

107

-578

346

-498

In bovenstaande tabel zijn de gerealiseerde, nog niet door de accountant gecontroleerde, cijfers opgenomen.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 3 -

De gerealiseerde exploitatiecijfers in 1 oogopslag Exploitatie 2022 Bedragen x 1.000,-

Begroting

Realisatie

Verschil R -/- B

COVID-19 kosten

Personeelskosten Huisvestingskosten Afschrijvingskosten IC T-kosten Operationele kosten Algemene kosten Bank- en rente kosten

13.427 793 261 3.227 4.641 767 300

12.900 679 366 3.322 4.426 580 205

-527,03 -113,99 105,28 95 -215,74 -187,02 -94,97

103

Totaal lasten

23.417

22.478

-939

107

Renteopbrengsten Overige opbrengsten Opbrengst vervolgingskosten Totaal baten

0 -13 -2.162 -2.175

-3 -96 -2.093 -2.192

-3 -83 69 -17

0

Netto kosten

21.242

20.286

-956

107

Bijdragen deelnemers Bijdragen samenwerkingsportaal

-21.242 0

-21.242 333

0 333

0

-623

-623

Netto resultaat (+ = verlies)

Verschil uitgesplitst in: Extra CAO cq. WOZinflatie bezwaren

Reguliere Bedrijfs voering

306 40

-936 -154 105 91 362 -187 -95

346

-814

0

0

-3 -83 69 -17

-578

346

-831

4 -578

-578

333 107

-578

346

-498

Onderstaande toelichting heeft betrekking op de realisatie ten opzichte van de begroting 2022. Covid-19: + € 107 duizend (nadeel) Dit betreft de extra kosten die zijn gemaakt uit hoofde van Covid-19 met name veroorzaakt door een hoger ziekteverzuim en extra gemaakte kosten om medewerkers thuis te kunnen laten werken. Extra WOZ-bezwaren: € 578 duizend (voordeel) Landelijk staat het terug dringen van de proceskosten hoog op de agenda. BsGW levert hiervoor input aan de voorkant en tijdens het proces. Afgelopen aanslagronde (2022) is op strategisch en communicatief vlak intensief samengewerkt met andere samenwerkingsverbanden. Tevens zijn processen en werkwijzen aangepast en verbeterd. BsGW heeft ook in 2022 actief ingezet om burgers en bedrijven contact op te laten nemen met BsGW (flitsbezwaren) om zo het aantal ingediende bezwaren via een gemachtigde te reduceren en daarmee ook de proceskosten. Het bovenstaande in combinatie met het opschonen van de bestanden m.b.t. de secundaire objectkenmerken, dus een verbetering van de datakwaliteit zijn waarschijnlijk redenen dat het aantal bezwaren in 2022 fors lager is ten opzichte van 2021. In het jaar 2019 is het aantal benodigde fte aan taxateurs bepaald. Mede door een toename van het aantal bezwaren t.o.v. 2019 en ook inhoudelijke complexere bezwaren is een hogere inhuur benodigd.

Per saldo heeft dit alles geleid tot een onderschrijding van de begroting. CAO-effect: + € 306 duizend (nadeel) In de begroting 2022 is rekening gehouden met 2,2% loonsverhoging over 2022. De gemiddelde CAO-loonsverhoging in het onderhandelaarsakkoord bedraagt echter 2,89%. Tevens is op 2 december 2022 een onderhandelingsresultaat bereikt over de CAO Werken voor waterschappen 2023, waarin is afgesproken dat over het jaar 2022 alle medewerkers een eenmalige uitkering van € 1.000 bruto ontvangen. Inflatie: + € 40 duizend (nadeel) Als gevolg van de ontwikkelingen op de energiemarkt zijn de energiekosten fors gestegen. BsGW heeft per 1 oktober 2022 een nieuw 4-jarig energiecontract afgesloten. Binnen dit contract bestaat de zekerheid van een vaste prijs, die evenwel hoger is dan het vorige contract.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 4 -

Maar gedurende de contractduur kan de leveringsprijs direct worden verlengd indien zich een significante tariefsverlaging voordoet. Reguliere bedrijfsvoering: € 498 duizend (voordeel) Personeelskosten: € 936 duizend (voordeel) In 2022 zijn niet alle vacatures bij BsGW automatisch opengesteld wanneer medewerkers uit dienst gaan. Om de formatie structureel te kunnen verlagen wordt zoveel mogelijk gewerkt met flexibele inhuur (zie post ‘Operationele kosten’), die desgewenst kan worden stopgezet. Het effect van de lagere lonen door niet ingevulde vacatures werkt uiteraard door in de sociale lasten. Zoals ook reeds gemeld in de bestuursrapportage van het eerste kwartaal 2022 zijn de sociale lasten zo’n 10% te laag begroot. Per saldo komen de sociale lasten daardoor hoger uit dan begroot. De onderschrijding op de overige personeelskosten is een gecombineerd effect van enerzijds lagere reiskosten woon-werkverkeer, lagere thuiswerkvergoeding en lagere opleidingskosten en anderzijds hogere uitgaven m.b.t. de Arbodienst van BsGW. Huisvestingskosten: € 154 duizend (voordeel) De huisvestingskosten vallen voornamelijk lager uit door lager dan begrote huurlasten en onderhoud- en schoonmaakkosten van het kantoorpand.

Afschrijvingskosten: € 105 (nadeel) Het in eerdere jaren aanschaffen van enkele noodzakelijke opties van het belastingpakket zorgen voor een hogere dan begrote grondslag voor het berekenen van de afschrijvingskosten. Vanaf de meerjarenbegroting 2023 is hiertoe een correctie opgenomen. ICT: € 91 duizend (nadeel) Aanschaf van extra noodzakelijke, aanvullende software en daaraan gerelateerd hogere jaarlijkse onderhoudskosten brengt extra kosten met zich mee. Verder heeft de verlenging van de contractuele samenwerking met RBG en BgHU met 5 maanden extra kosten tot gevolg gehad, die niet in de begroting zijn opgenomen. Een gecombineerd effect van voorgaande punten en een lagere uitputting van extra begrote kosten a.g.v. Covid-19 hebben per saldo geleid tot een overschrijding van de ICT-kosten. Operationele kosten: € 362 duizend (nadeel) Zoals vermeld bij het onderdeel personeelskosten betekent het aanhouden van een flexibele schil lagere personeelskosten, maar logischerwijs ook extra kosten aan flexibele inhuur. De overschrijding in de operationele kosten wordt hiermee voornamelijk verklaard. Algemene kosten: € 187 duizend (voordeel) Deze post bestaat uit ‘algemene kosten’ en de post ‘onvoorzien’.

Als gevolg van hogere accountantskosten, welke zijn veroorzaakt door meerwerk op de accountantscontrole 2021 en hoger geoffreerde kosten voor de jaarrekeningcontrole 2022 heeft een overschrijding van de begroting plaatsgevonden. De gehele post onvoorzien van € 323.000 is ingezet om onder meer deze overschrijding op te vangen. Bank- en rente kosten: € 95 duizend (voordeel) Er zijn geen rentelasten in rekening gebracht, welke wel waren begroot en de ING Bank heeft onterecht in rekening gebrachte kosten met terugwerkende kracht aan BsGW vergoed. Deze beide zaken hebben geleid tot een onderschrijding van de begroting.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 5 -

Overige opbrengsten: € 83 duizend (voordeel) De overige opbrengsten laten een positief saldo zien als gevolg van de bij de deelnemers in rekening gebrachte kosten in de uitvoering van aanvullende heffingssoorten belastingen. In de bestuursrapportage Q3 2022 was voor de overige opbrengsten nog een bedrag van € 335 duizend als verwachting opgenomen. Hierin was nog rekening gehouden met opbrengsten voor een gewijzigde afvalsystematiek bij drie deelnemers, maar wegens een herrubricering zijn deze opbrengsten onder een andere post verantwoord. Opbrengst vervolgingskosten: € 69 duizend (nadeel) Vanwege Corona, de huidige energieproblematiek en de hoge inflatie worden de overheidsvorderingen niet volledig ingezet wat heeft geleid tot een onderschrijding van de begroting. Effect verwacht te verrekenen bijdrage per deelnemer In bijlage 1 is een financiële doorrekening gemaakt van het verwachte financieel effect per deelnemer.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 6 -

Te verwachten (financiële) ontwikkelingen Oekraïne: Net als bij Corona worden gemeenten op enigerlei wijze door het Rijk gecompenseerd voor hun inzet en betrokkenheid bij de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne. De wijze waarop en de mate waarin is op dit moment nog niet bekend. De tijdsinvestering van BsGW inzake de coördinatie van de belastingeffecten voortvloeiende uit de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne blijkt in de praktijk marginaal te zijn. Naar verwachting treedt hier in de (nabije) toekomst geen verandering in op. Vandaar dat besloten is om de tot nu toe gemaakte kosten op nihil te stellen en in de rapportage de kolom Oekraïne op te heffen. Experiment vroegsignalering Met ingang van 1 januari 2021 is vroegsignalering van schulden opgenomen in de gewijzigde Wet Gemeentelijke Schuldhulp. Dit houdt in dat woningcorporaties, zorgverzekeraars en energieleveranciers de verplichting hebben om betaalachterstanden te signaleren richting de gemeente waarin hun klanten wonen. De gemeente heeft op haar beurt de verplichting om iets met dit signaal te doen. BsGW doet samen met drie deelnemers mee aan de pilot Vroegsignalering, nl. gemeenten Leudal, Maasgouw en Echt-Susteren.

Hoewel de pilot pas 1 jaar loopt (duur van de pilot is 5 jaar) en de resultaten dus nog moeten komen, is voor BsGW wel al duidelijk dat BsGW graag meer inzicht wil krijgen in de (financiële) situatie van klanten waar vanuit het experiment de terugkoppeling is gekregen: inwoner wil geen hulp of is niet bereikt. Daarom is besloten om deze klanten vanuit BsGW nog een keer persoonlijk te benaderen. De insteek is dan niet het incasseren van de openstaande aanslagen, maar het signaleren van eventuele problemen die leiden tot betalingsproblemen en doorverwijzen naar de juiste hulpverlenende instantie. Op lange termijn moet dit gaan leiden tot een normaal betaalgedrag, zonder dat de klant weer schulden opbouwt. De klanten die zijn geselecteerd voor zo’n bezoek komen niet in aanmerking voor kwijtschelding. Voor klanten die eventueel wel nog voor kwijtschelding in aanmerking komen wordt een andere route gekozen. Voor deze klanten gaat BsGW proberen om binnen de juridische kaders alsnog kwijtschelding te verlenen.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 7 -

Liquiditeitsontwikkeling Liquiditeitsprognose 01-02-2023

3.500.000 2.500.000 1.500.000 500.000 -500.000

-1.500.000 -2.500.000

Jan

Feb

Mrt

April

Mei

Juni

Juli

Aug

Sept

Okt

Nov

Dec

-3.500.000

2021

Exploitatiebijdrage in 2022 eerder ontvangen tov 2021. Leningbehoefte hierdoor weggenomen.

2022

2023 Realisatie

Bijdrage COVID €0,8 mio

2023 Forecast

limiet

Aanvulling weerstandsvermogen €0,8 mio

Toelichting: In bovenstaande grafiek is de ontwikkeling inzake de liquiditeit te zien. Het eindsaldo ultimo 2022 is substantieel hoger dan het eindsaldo van een jaar eerder, wat te maken heeft met minder uitgaande kasstromen dan vorig jaar. Begrote ICT-uitgaven inzake de implementatie van het project AHA zijn doorgeschoven naar 2023, de proceskosten zijn ten opzichte van 2021 lager uitgevallen en de inhuur van externen is ingeperkt. Voor 2023 zijn de uitgangspunten gelijk aan die van vorig jaar, waarbij de uitgaven voor de implementatie van het nieuwe belastingpakket als extra uitgaven zijn meegenomen (€ 2.775K evenredig verdeeld over de maanden). De verwachting van hogere proceskosten t.o.v. de realisatie 2022 is als extra post ingecalculeerd. Ook is rekening gehouden met 8% inflatie correctie en hogere energiekosten. In 2023 is nog geen rekening gehouden met de kosten van inhuur door extra werkzaamheden van afhandeling bezwaren, de kosten van hogere personeelskosten door het ontstaan van nieuwe functies en overige onvoorziene uitgaven in verband met de migratie van het belastingpakket. De kredietlimiet bedraagt €1,9 miljoen.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 8 -

Aanbevelingen Rekenkamer(commissie)s In de zomer van 2021 is het rapport van de rekenkamer(commissie)s van elf (van de negenentwintig deelnemende) gemeenten opgeleverd. Het onderzoek, dat hieraan ten grondslag ligt, heeft geresulteerd in zes aanbevelingen, die rechtstreeks op (de relatie tussen de deelnemers en) BsGW betrekking hebben. De uitvoering van de aanbevelingen is ter hand genomen. Een en ander is afgestemd met het Algemeen Bestuur van BsGW. Aanbeveling 1 Het gefaseerd ontwikkelen van een volledige en samenhangende set kwaliteitsindicatoren Op 24 juni 2021 heeft het Algemeen Bestuur een set indicatoren vastgesteld. Aan de hand van deze set vinden metingen plaats. Inmiddels gebeurt dit ook voor wat betreft de indicatoren voor dienstverlening. De leden van de werkgroep, die betrokken zijn geweest bij de samenstelling van de hierboven genoemde set indicatoren, zijn bereid gevonden om de eerste resultaten van de metingen, in de vorm van een tussenevaluatie, te bestuderen. Het betreft hierbij vertegenwoordigers van het Waterschap Limburg en de gemeenten Landgraaf, Maastricht, Meerssen, Sittard-Geleen, Vaals, Venlo en Weert. De werkgroep is tot de conclusie gekomen dat de kwaliteitsnormatiek voldoende inzicht biedt in de resultaten van de meest kritische processen binnen BsGW. Er is op dit moment geen aanleiding om de kwaliteitsnormatiek aan te passen.

Daarnaast heeft de werkgroep geadviseerd om op basis van een nulmeting de bestaande kwaliteitsnormatiek uit te breiden met de KPI Dienstverlening en de KPI Klanttevredenheid. Het Algemeen Bestuur heeft hier op 29 september jl. mee ingestemd. Nadat de gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg hierover initieel via de Informatiebrief van 4 oktober 2022 zijn geïnformeerd, vindt communicatie hierover voortaan op kwartaalbasis via de Bestuursrapportages plaats. Aanbeveling 2 Het op interactieve wijze ontwikkelen van een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie Vertegenwoordigers van de gemeenten Bergen, Echt-Susteren, Kerkrade, Landgraaf, Maasgouw, Maastricht, Peel en Maas, Roerdalen, Roermond en Venlo hebben zich bereid verklaard om samen met een aantal BsGW-medewerkers een werkgroep te formeren om vorm en inhoud te geven aan een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie. Nadat intern een diepgaande analyse van de begroting(sopzet) heeft plaatsgevonden en een aantal voorbeeld-dashboards nader zijn bestudeerd, heeft op 24 november jl. een startbijeenkomst plaatsgevonden met de hierboven genoemde vertegenwoordigers. De eerste resultaten mogen in de eerste helft van 2023 tegemoet worden gezien.

Aanbeveling 3 Het actiever en gerichter communiceren met gemeenteraden In 2021 heeft BsGW op verzoek een presentatie (bestaande uit een korte, algemene introductie, tekst en uitleg over waarderen en proceskostenvergoeding en deelnemer-specifieke zaken) verzorgd aan de raad(scommissie) van de gemeenten Beek, Bergen, Heerlen, Kerkrade, Roermond en Sittard-Geleen. In Q1 2022 heeft een digitale sessie met de gemeenteraad van Beesel plaatsgevonden. In Q2 2022 hebben fysieke sessies plaatsgevonden met de raad(scommissie) van Beekdaelen, Kerkrade en Maastricht. In Q3 2022 hebben fysieke sessies plaatsgevonden met de raad(scommissie) van de gemeente Meerssen, Mook en Middelaar en de gemeenschappelijke Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 9 -

raden van de Noord-Limburgse gemeenten. In Q4 2022 hebben fysieke sessies plaatsgevonden met de raad(scommissie) van Roerdalen, Sittard-Geleen, Voerendaal en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg. In Q1 2023 staan sessies gepland met de raad(commissie) van Simpelveld en Echt-Susteren. Tevens vinden er in Q1 2023 drie informatiesessies (Noord, Midden, Zuid) plaats met betrekking tot het Harmonisatietraject en twee informatiesessies (Midden, Zuid) inzake het gemeenschappelijke traject met diverse andere Limburgse gemeenschappelijke regelingen in het kader van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Eind 2021 is een begin gemaakt met het (via het betreffende AB-lid) verstrekken van een Informatiebrief (onderwerpen: Bestuursrapportage derde kwartaal 2021, Kadernota 2023, Normen- en toetsingskader 2021, Verzoek tot specificatie proceskosten per deelnemende gemeente m.i.v. het aanslagjaar 2022, Procesvoorstel Harmonisatie / Kostenverdeelmethode) aan de gemeenteraadsleden van de deelnemende gemeenten en het Algemeen Bestuur. Naar aanleiding van de AB-vergadering van 24 maart 2022 is eveneens een Informatiebrief (onderwerpen: Bestuursrapportage vierde kwartaal 2021, Kadernota risicomanagement en weerstandsvermogen BsGW 2022, Aanbesteden accountantsdiensten, Flexibele openingstijden Klantcontactcentrum tijdens schoolvakanties) opgesteld en verstuurd.

Ook de AB-vergadering van 30 juni 2022 is doorvertaald in een Informatiebrief (onderwerpen: Jaarrekening 2021, Jaarverslag BsGW 2021, Begroting 2023 en Meerjarenraming 2023-2027, Bestuursrapportage BsGW 1e kwartaal 2022, Stand van zaken ingediende bezwaren, Eindrapport Waarderingskamer). Bij deze Informatiebrief is tevens het Jaarverslag in één oogopslag 2021 en de Begroting 2023 in één oogopslag bijgevoegd. In navolging van eerdere AB-vergaderingen is ook met betrekking tot de vergadering van 29 september jl. een Informatiebrief (onderwerpen: Bestuurswisseling DB, Stand van zaken ingediende bezwaren, Stand van zaken implementatie gewijzigde Wgr, Kwaliteitsnormatiek: evaluatie en uitbreiding KPI’s met dienstverlening, Bestuursrapportage BsGW 2e kwartaal 2022, Bekostiging kinderopvangtoeslagaffaire (KOTA) en Vergaderschema 2023) opgesteld.

Ook over de uitkomsten van de AB-vergadering van 8 december 2022 is middels een Informatiebrief (onderwerpen: actualisatie uitvoeringsregeling aanwijzing belastingplichtige/WOZ-belanghebbende in een keuzesituatie BsGW 2022, gebruik van de foto-tool , informatiebijeenkomsten wijziging gemeenschappelijke regelingen, stand van zaken ingediende WOZ-bezwaren, verkenningsdocument opbrengst vervolgingskosten, bestuursrapportage BsGW Q3, normen- en toetsingskader, begrotingswijziging, bestemmingsreserve aanbesteding hosting & applicaties, verbeterpunten archiefbeheer en project harmonisatie) met de raden van de in BsGW deelnemende gemeenten en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg gecommuniceerd. Aanbeveling 4 Het opstellen en vaststellen van een strategische aanpak ten einde de proceskosten terug te dringen Het terugdringen van de proceskosten vindt langs twee hoofdlijnen plaats: de landelijke lijn en de BsGW-lijn. Over de aanpak worden het Algemeen Bestuur en via het Algemeen Bestuur de gemeenteraden resp. het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg op kwartaalbasis geïnformeerd via een geactualiseerde versie van het “Actieplan reductie proceskosten”. Landelijk staat de aanpak van de proceskosten en in het bijzonder de rol van de NCNP-bedrijven hierin hoog op de agenda.

BsGW levert samen met een aantal collega-samenwerkingsverbanden input aan de voorkant en tijdens het proces. Wat de BsGW-lijn betreft, kan gesteld worden dat afgelopen aanslagronde op het vlak van communicatie intensief is samengewerkt met Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BsOB), GBTwente en Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB). De uitkomsten en meerwaarde van

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 10 -

deze samenwerking zijn in het tweede kwartaal geanalyseerd en worden verwerkt in de aanpak aanslagronde 2023. Het rapport van de Waarderingskamer, waarin de toekenning van het predicaat ‘Goed’ c.q. de score 4 nader wordt onderbouwd, bevat zeer zeker ook een aantal aanbevelingen aan de hand waarvan wij onze processen en werkwijze verder kunnen verbeteren. Deze aanbevelingen worden betrokken bij de aanslagronde 2023. In het tweede kwartaal 2022 heeft de BsGW-organisatie, aan de hand van een simulatie van het gehele proces, de aanslagronde 2022 stap voor stap ‘doorgenomen’. De hieruit voortvloeiende aandachts- en verbeterpunten worden betrokken bij de aanslagronde 2023. In Q4 heeft BsGW het zogenaamde ‘verantwoordingsdocument’ geïntroduceerd. Met behulp van dit document kan geïnteresseerden inzicht worden gegeven in de WOZ-uitvoering: op welke wijze is de herwaardering tot stand gekomen, welke keuzes zijn daarbij gemaakt, hoe is de kwaliteit van de taxaties geborgd, wat zijn de resultaten van deze kwaliteitscontrole etc. Door voortdurend aandacht te hebben en te houden voor de kwaliteit van de aanslagoplegging doet BsGW er alles aan om het beïnvloedbare gedeelte met betrekking tot de NCNP-bedrijven in het algemeen en de reductie van de proceskosten in het bijzonder maximaal te beïnvloeden.

De afgelopen periode heeft BsGW ervaren dat de door de NCNP-bedrijven ingediende bezwaren complexer (steeds meer componenten en grieven) en diverser (bijv. combinatie met een informatieverzoek) worden. Daarnaast breiden de NCNP-bedrijven hun aandachtsgebieden uit. Zo komen er meer en meer niet WOZ-gerelateerde bezwaren binnen, bijvoorbeeld inzake de rioolen afvalstoffenheffing. Hierbij worden met name het kenbaarheidsvereiste en de kostendekkendheid ter discussie gesteld. Aanbeveling 5 Het organiseren van het harmonisatietraject inclusief het kostenaspect Op 9 december 2021 heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met het procesvoorstel met betrekking tot de harmonisatie en de herziening van de kostenverdeelmethode. Tevens zijn in de betreffende AB-vergadering de eerste resultaten gepresenteerd. Op 31 maart 2022 is een start gemaakt met stap 2 “interactief harmonisatieproces“ in de vorm van een kick-off sessie voor de projectorganisatie. Deze bestaat uit de interne projectgroep van BsGW en een adviesgroep, waarin de contractmanagers van het Waterschap Limburg en de gemeenten Stein, Gennep, Weert, Venlo, Heerlen, Simpelveld en Vaals zijn vertegenwoordigd. Stap 2 omvat een verdere verdieping van de diensten, die BsGW voor de deelnemers uitvoert. Op basis van deze verdieping worden de voorkeursvariant(en) en de alternatieven per belastingsoort geformuleerd.

De uitkomsten van Stap 2 zijn in Q4 2022 opgeleverd. Het Algemeen Bestuur is middels een presentatie ‘bijgepraat’ op 29 september 2022 en 8 december 2022. In oktober 2022 hebben een tweetal informatiesessies voor de contractmanagers van de deelnemers plaatsgevonden. In de eerste helft van januari 2023 vinden informatiesessie voor gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg plaats, zodat zij aansluitend tot weloverwogen keuzes kunnen komen. Verder zijn in Q4 de voorbereidingen getroffen voor Stap 3 ‘Nieuwe kostenverdeelmethode’. Het AB heeft op 8 december 2022 ingestemd met het advies van de adviesgroep om een externe partij te betrekken bij de nieuwe kostenverdeelmethode. Hiertoe wordt een concept-

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 11 -

uitvraag opgesteld, waar het AB op 23 maart 2023 een definitief besluit over neemt op basis waarvan de uitvraag kan plaatsvinden. Aanbeveling 6 Het maken van afspraken ter verbetering van het samenspel tussen Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur Het Dagelijks Bestuur is enige tijd geleden overgegaan tot het instellen van portefeuilles, hetgeen het bestuurlijk samenspel ten goede komt. De meest actuele portefeuilleverdeling luidt als volgt: Mevr. M. Pelzer, voorzitter Harmonisatie en Bedrijfsvoering excl. ICT J. Teeuwen, vice-voorzitter SOR/Samenwerkingsportaal/Mutatiedetectie M. Fokke, lid ICT en Haagse lobby R. Braun, lid Proceskosten G. Frische, lid Kostenverdeelmethode F. Schatorjé, lid Opvolging aanbevelingen RKC en Toeslagen/Kwijtschelding C. Wilbach, lid Strategie incl. aanbesteding accountant en Gewijzigde Wgr De uitvoering van de aanbevelingen van de Rekenkamer(commissie)s is geen eenzijdige coproductie van de BsGW-organisatie en het Dagelijks Bestuur. Nadrukkelijk worden hier zo veel als mogelijk vertegenwoordigers van de deelnemers bij betrokken, zodat vanaf het begin en vervolgens gedurende het gehele proces de belangen van alle deelnemers zo goed mogelijk worden behartigd. Ook bij het proces van de Samenhangende Objectenregistratie (SOR) is het Algemeen Bestuur in de vorm van deelname aan Stuurgroep en/of Projectgroep en/of Werkgroepen betrokken.

Het voorstel van het Dagelijks Bestuur om dit proces vanwege landelijke onduidelijkheid over de governance en de financiering van de implementatie van het beheer van de SOR stop te zetten, is door het Algemeen Bestuur geaccordeerd. Na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 is het Algemeen Bestuur van BsGW deels vernieuwd. Het DB én BsGW vinden het belangrijk dat de nieuwe AB-leden goed geïntroduceerd worden en dat alle AB-leden goed aangehaakt blijven bij de belangrijkste dossiers en ontwikkelingen. Reden om in de vorm van presentaties (of gecombineerd met een AB-vergadering dan wel in de vorm van aparte themasessies) het Algemeen Bestuur op gezette tijden ‘bij te praten’.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 12 -

Projecten Het Ondernemings- en Ontwikkelplan (OOP) Na de oprichting in 2011 groeide BsGW in slechts vier jaar tijd uit tot het huidige samenwerkingsverband, waarin 29 van de 31 Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg deelnemen. De consolidatie van het aantal deelnemers heeft om een herijking van de organisatie gevraagd. Hiertoe heeft BsGW een separaat ontwikkeltraject uitgevoerd, zijnde het Ondernemings- en Ontwikkelplan (OOP). Het OOP kan (in financieel opzicht) in drie fase worden onderverdeeld: Fase 1 2018 tot 2021 Projectfase Fase 2 2021 tot 2028 Terugbetalen projectkosten Fase 3 vanaf 2028 Structureel voordeel deelnemers Projectfase Tijdens de Projectfase is het OOP zowel inhoudelijk als financieel verantwoord via de P&C-cyclus getoetst door de accountant. Terugbetalen projectkosten De financieringswijze van het OOP is op 14 december 2017 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Er is destijds een investerings- en ontwikkelbudget vrijgegeven van € 4 miljoen. De balans laat een opgenomen geldlening van € 2 miljoen zien. Deze lening is voor 7 jaar aangetrokken en wordt vanaf 2021 in zeven termijnen lineair afgelost. Structureel voordeel deelnemers Het OOP moet -conform besluitvorming door het Algemeen Bestuur d.d. 14 december 2017met ingang van 2028 leiden tot een structurele reductie van de netto-kosten van € 1,3 miljoen.

Anders gezegd, vanaf 2028 wordt in de BsGW begroting een structurele taakstelling van € 1,3 miljoen opgenomen. Het is daarmee primair een financiële exercitie. Deze kostenreductie staat los van de niet begrote kosten (denk aan het traject AHA [zie Memorandum implementatiekosten AHA d.d. 24 maart 2022]), te laag begrote sociale lasten [zie Memorandum Sociale lasten d.d. 24 maart 2022] of hoger dan begrote kosten (denk aan loonen prijsstijgingen), waarmee BsGW zich in de afgelopen en komende jaren geconfronteerd zag en ziet. Vanaf het jaar 2028 wordt de structurele daling van de deelnemersbijdrage à € 1,3 miljoen verwerkt in de begroting. Investerings-/ontwikkelbudget (x € 1.000,-) Investering op kosten van BsGW * Ontwikkelfase (terugbet. investering) Jaarlijks voordeel (structureel) **

2018

2019

2020

2.000

1.000

1.000

-

-

-

2021

2022

2023

2024

2025

Ontwikkelfase & Aflossing (langlopende lening) -

2026

2027

2028

-

-

-

-

-

-

-

-

1.300

1.300

2018 tm 2020: investering van € 4 miljoen (gefinancierd door BsGW via kasgeldlening en langlopend deel ad. € 2 miljoen * zonder investering van de deelnemers. 2021 tm 2027: ontwikkelafase OOP en terugbetaling van de lening. ** vanaf 2028: lagere bijdrage voor deelnemers € 1,3 miljoen (te zien als structureel taakstellende bezuiniging miv 2028)

Tabel Financiering OOP in relatie tot de terugverdientijd

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 13 -

2029

Niet-geplaatsten Het OOP-project leidde ertoe dat 10 medewerkers (vooralsnog) niet geplaatst konden worden in de ‘nieuwe’ organisatie. Onderstaand overzicht biedt inzage in de positie van de niet-geplaatsten en het momentum waarop dit al dan niet tot een financieel voordeel leidt. Medewerker 1 Medewerker 2 Medewerker 3 Medewerker 4 Medewerker 5 Medewerker 6 Medewerker 7

0,40 fte 1,00 fte 0,41 fte 0,11 fte 0,50 fte 0,50 fte 0,50 fte ===== 3,42 fte

uit dienst per 04-10-2021 uit dienst per 01-01-2022 uit dienst per 01-04-2022 uit dienst per 01-07-2022 uit dienst per 10-07-2022 uit dienst per 26-08-2022 vanaf 01-07-2023 met pré-pensioen

Medewerker 8 Medewerker 9 Medewerker 10

0,72 fte 1,00 fte 0,53 fte ===== 2,25 fte

uiteindelijk herplaatst in andere functie per 01-07-2022 uiteindelijk herplaatst in andere functie per 01-07-2022 belast met andere werkzaamheden per 04-04-2022

Bezuinigingen Het doel van het OOP was minder handwerk door meer te automatiseren en te digitaliseren, hetgeen moet leiden tot een formatiereductie. Om hier een realistisch beeld bij te krijgen, dient de uitkomst van de aanbesteding AHA te worden afgewacht in combinatie met de uitkomst van het Harmonisatietraject. Voor de goede orde: meer automatiseren en digitaliseren leidt enerzijds tot een bepaalde formatiereductie, maar aan de andere kant ook tot een stijging van afschrijvings- en onderhoudskosten. De BsGW-begroting bestaat aan de kostenkant met name uit personele lasten en ICT-kosten. Desondanks heeft de BsGW-organisatie afgelopen periode gekeken waar eventueel bespaard c.q. bezuinigd kan worden. De betreffende posten worden ter objectieve controle voorgelegd aan de accountant, waarna de uitkomst met het Dagelijks Bestuur resp. het Algemeen Bestuur wordt gedeeld. Niet alleen minder, maar ook meer In de afgelopen periode hebben zich ontwikkelingen voorgedaan, die tot extra c.q. aanvullende werkzaamheden hebben geleid dan wel binnen afzienbare termijn gaan leiden. Een sprekend voorbeeld is de Wet open overheid (Woo). Deze wet leidt net, zoals bij de deelnemers, ook voor BsGW tot extra én aanvullende inspanningen. Inspanningen, waartoe de huidige organisatie niet geoutilleerd is. Extra formatie op het terrein van communicatie/juridische zaken is dientengevolge noodzakelijk.

De deelnemers ontvangen in het kader van de Woo niet alleen middelen voor de eigen organisatie, maar ook voor de GR-en waarin zij deelnemen. De BsGW-begroting dient in dit soort gevallen logischerwijs in redelijkheid en billijkheid bovenwaarts te worden aangepast.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 14 -

Aanbesteding Hosting en Applicaties (AHA)

Eind 2020 is gestart met de voorbereidingen op de noodzakelijke Europese aanbesteding voor zowel de applicaties als ook voor de hosting. In 2021 is na de marktconsultatie de aanbesteding gepubliceerd. Op het perceel waarderen zijn in 2022 twee inschrijvingen ontvangen. Deze zijn in het tweede kwartaal van dit jaar beoordeeld, hetgeen in eerste instantie tot een voorlopige gunning heeft geleid en na de concretiserings- en contractteringsfase nu een definitieve gunning kent. Voor wat betreft het andere perceel (belastingapplicaties) zijn er helaas geen inschrijvingen ontvangen. Na het inwinnen van juridisch advies hebben, onder regie van de externe inkoopbegeleider, verkennende gesprekken (formeel: procedure van onderhandelen) plaatsgevonden met een geïnteresseerde marktpartij, niet zijnde de huidige leverancier, voor de gestelde deadline van 15 september 2022 een offerte heeft ingediend. De offerte voldoet in formele zin aan de gestelde inhoudelijke voorwaarden en blijft in financieel opzicht beneden het plafond. Op basis hiervan is tot een definitieve gunning overgegaan. De huidige leverancier, die gemotiveerd heeft afgezien van inschrijving, heeft op basis van de Woo een informatieverzoek ingediend. Implementatie

2022

Parallel draaien

€

Transitiekosten hosting platform Implementatie pakket/platform

2023 ev. -

€

1.000.000

€

-

€

275.000

€

500.000

€

1.000.000

Inschatting kosten per jaar

€

500.000

€

2.275.000

Totaal

€

2.775.000

Het AB heeft op 30 juni 2022 besloten om voor de implementatiefase een bestemmingsreserve te creëren. Dit besluit is doorvertaald in een voorstel, waarmee het AB op 8 december 2022 heeft ingestemd. De bestemmingsreserve wordt gevoed (dotatie) via een verhoging van de deelnemersbijdrage op basis van de vigerende kostenverdeelmethode (KVM). De implementatiekosten worden vervolgens onttrokken aan deze reserve (zie ook Memorandum implementatiekosten AHA d.d. 24 maart 2022). Als gevolg van het gunningstraject, zoals hierboven is toegelicht schuiven de voor 2022 begrote implementatiekosten door naar 2023. De reserve zal dus overeenkomstig het AB-besluit worden gevoed. De onttrekkingen starten in 2023. Vooralsnog is er geen aanleiding om de totaalraming aan te passen. Op basis van de ingediende zienswijzen over de begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2023-2027, zal tevens het voorstel worden gedaan om de bestemmingsreserve na implementatie aan te houden voor het volgende aanbestedingstraject. Aan toekomstige dotaties zal uiteraard een expliciet AB besluit voorafgaan.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 15 -

Samenwerkingsportaal (voorheen regieportaal) gebruiksoppervlakte (GBO) Restant

Samenwerkingsportaal (GBO)

2022-2024

t / m 4 e k w 2 0 2 1 t / m 1e k w 2 0 2 2

t/ m 2e kw 2022 t/ m 3e kw 2022 t/ m 4e kw 2022

x 1.000

Begroting Prognose

Realisatie

Realisatie

Realisatie

Realisatie

Realisatie

Aanschaf (eenmalig)

€

250

€

250

€

€

€

111

€

178

€

189

€

61

Onderhoud (jaarlijks 2021-2024)

€

290

€

290

€

70

€

58

€

58

€

232

Doorontwikkeling (jaarlijks 2021-2024)

€

250

€

250

€

30

€

30

€

30

€

30

€

30

€

220

Overige IC T kosten (jaarlijks 2021-2024)

€

120

€

120

€

3

€

7

€

7

€

7

€

7

€

113

Beheer- en regiekosten (jaarlijks 2021-2024) €

90

€

90

1.000

€

1.000

Totale projectkosten regieportaal

€

€

101

134

€

101

138

€

218

€

273

€

284

€

90

€

716

Na(ast) de daadwerkelijke omzetting van het bestand van m3 naar m2, dienen de gegevens in beheer te worden genomen en actueel te worden gehouden. De kosten van de beheerfase worden apart verantwoord onder het project Samenwerkingsportaal GBO (begroot € 1 miljoen voor de jaren 2022 tot en met 2024). Tot nu toe zijn er kosten gemaakt voor begeleiding van de Europese aanbesteding Samenwerkingsportaal, ontwikkelkosten softwareleverancier, beheer- en regiekosten en kosten met betrekking tot de start van een onderzoek inzake de Samenhangende Object Registratie (SOR), welke als beoogde ingangsdatum 1 januari 2025 heeft. Het blijft de vraag of deze ingangsdatum realistisch is. Op nationaal niveau is in grote mate overeenstemming over de inhoud en architectuur van de SOR. Dat geldt evenwel niet voor de governance en financiering van de implementatie en het beheer van de SOR. Uit oogpunt van continuïteit wordt het samenwerkingsportaal begrotingstechnisch ook voor de jaren 2025 tot en met 2027 voortgezet. Alle projectmatige activiteiten met betrekking tot de SOR zijn in dit kader in opdracht van het bestuur tot nader order opgeschort. Dit ook om onnodige projectkosten (o.a. de inzet van Berenschot) te voorkomen. Het project bevindt zich momenteel in de livefase en wordt inmiddels gefaseerd uitgerold over de deelnemers.

Tevens is een Kwaliteitsmedewerker Samenwerkingsportaal geworven, die verantwoordelijk wordt voor het beheer en de doorontwikkeling van het Samenwerkingsportaal. De kosten van de kwaliteitsmedewerker worden binnen de begroting van het project opgevangen. Samenhangende Objecten Registratie (SOR) Verschillende bestaande (geografische) basisregistraties zijn op verschillende momenten en gescheiden van elkaar ontstaan. Dat heeft er toe geleid dat gegevens over hetzelfde object verspreid zijn geraakt, over verschillende registraties ondergebracht bij verschillende organisaties met elk hun eigen inhoud en wijze van bijhouden van processen en elk hun eigen ICT-systemen. Op dit moment wordt in opdracht van het ministerie van BZK, gewerkt aan het concept Samenhangende Objectenregistratie (SOR). De wettelijke ingangsdatum van de SOR is vooralsnog gepland voor 1-1-2025. Het blijft de vraag of de beoogde ingangsdatum van 1 januari 2025 van de SOR realistisch is. Dit vanwege het feit dat er nog steeds onduidelijkheid bestaat over de governance en financiering van de implementatie en het beheer van de SOR. Alle projectmatige activiteiten met betrekking tot de SOR zijn in dit kader door het bestuur tot nader order opgeschort. Dit ook om onnodige projectkosten (o.a. de inzet van Berenschot) te voorkomen.

Verbetering archiefbeheer BsGW In november 2021 heeft het Dagelijks Bestuur van BsGW de opdracht gegeven tot een verbetertraject archiefbeheer, zodat BsGW binnen afzienbare termijn voldoet aan de Archiefwet. Aanleiding was het Archiefinspectierapport, waaruit bleek dat BsGW op een aantal punten niet aan de norm voldeed. Er is door BsGW daartoe een verbeterplan voor de komende jaren opgesteld.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 16 -

Na een gedegen voorbereiding is het verbetertraject in de vorm van een project in mei 2022 gestart. De eerste stappen om de basis op orde te krijgen zijn gezet. Doelstelling is dat 2023 het jaar wordt waarin de resultaten significant zichtbaar zullen zijn. De medewerkers DIV hebben aan een aantal sessies ter actualisering van het kennisniveau deelgenomen. Dit traject is nagenoeg afgerond. Tijdens de sessies is aandacht besteed aan het voorbereiden en opstellen van een handboek ‘Vervanging’, dat inmiddels in concept gereed is. De definitieve versie zal begin 2023 ter besluitvorming worden aangeboden aan het Dagelijks Bestuur. Na een analyse van de bestaande regelgeving op het gebied van archivering is gewerkt aan aanpassing en actualisering hiervan. Aanpassing van de archiefparagraaf (artikel 33) in de GR BsGW wordt door de daarvoor ingestelde projectgroep meegenomen in het implementatietraject in het kader van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Een nieuwe archiefverordening is in de AB-vergadering van 8 december 2022 vastgesteld en vervolgens gepubliceerd. Op 10 november 2022 heeft het DB de beheerregeling informatiebeheer BsGW 2022 vastgesteld en een archiefbewaarplaats en archivaris aangewezen. Ook deze besluiten zijn gepubliceerd.

Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met verslagjaar 2022 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf verslagjaar 2023 het Dagelijks Bestuur zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Met een rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansposities in de jaarrekening. Middels deze rechtmatigheidsverantwoording verklaart het Dagelijks Bestuur (DB) met ingang van het verslagjaar 2023 dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Zowel de accountant als BsGW hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om vroegtijdig afspraken te maken over de onderbouwing door BsGW resp. de controle door de accountant van de rechtmatigheidsverantwoording. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt een toelichting opgenomen in de bedrijfsvoeringparagraaf van het jaarverslag over de financiële rechtmatigheid. Er wordt helder geschetst hoe het DB tot deze verantwoording is gekomen, welke processen zijn getoetst aan welke normen en indien nodig welke verbeteringen zij wil doorvoeren.

Om tijdig en adequaat te kunnen voldoen aan het (minimale) ambitieniveau: financiële rechtmatigheid over verslagjaar 2023, is een project gevormd, waarbij de opzet en uitvoering van het interne controleplan inclusief bijbehorende procedures/procesbeschrijvingen tegen het licht worden gehouden. Het DB c.q. BsGW wordt hierin ondersteund door een externe deskundige, wiens kosten onder ‘inhuur derden’ worden verantwoord. In het 1e kwartaal van 2023 wordt het plan van aanpak opgeleverd.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 17 -

Kindertoeslagaffaire Naar aanleiding van het rapport “Ongekend Onrecht” heeft het kabinet besloten een vast bedrag van € 30.000 aan compensatie - ook wel de forfaitaire tegemoetkoming genoemd - uit te betalen aan gedupeerde ouders van de kinderopvangtoeslag. Er worden nog tweewekelijks nieuwe (voorlopig erkende) gedupeerden aangeleverd door de Rijksbelastingdienst en de verwachting is dat dit voorlopig nog een tijd doorgaat. BsGW is in het tweede kwartaal van 2022 gestart met het kwijtschelden van deze schulden. Na een lange voorbereidingsperiode, waarin diverse activiteiten hebben plaatsgevonden, zoals het aanleveren van bestanden door de belastingdienst, het aanschaffen/inregelen van een ICTapplicatie (eind 2021) en de voorbereiding van een zorgvuldige communicatie naar gedupeerden toe, zijn in de zomerperiode 800 kwijtscheldingen (brieven/beschikkingen) verzonden. De financiële dekking voor het uitvoeren van deze regeling wordt bekostigd door het ministerie van BZK en bestaat uit twee elementen: De hoogte van het kwijtgescholden bedrag, inclusief de kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van het kwijtschelden of restitueren van de schulden, ter dekking door de deelnemers. Uitvoeringskosten tegen een eenmalige vergoeding van € 150 en € 100 per gedupeerde ouder en diens toeslagpartner van gemeenten respectievelijk Waterschap Limburg.

De eenmalige vergoeding dekt de kosten, die samenhangen met de activiteiten voor zowel de gedupeerde ouder als de toeslagpartner. Het gaat hierbij om: het opschorten van de betaling (moratorium); de activiteiten in het kader van het kwijtschelden van openstaande vorderingen; het opstarten van de vordering wanneer blijkt dat de aangemelde ouder als niet-gedupeerde wordt aangemerkt. Voor het heffen en invorderen van de gemeentelijke belastingen is BsGW de uitvoerende organisatie in Limburg. In de AB-vergadering van 29 september jl. is besloten dat de forfaitaire vergoeding per gemeente en het Waterschap Limburg van respectievelijk € 150,- en € 100,per dossier in haar geheel aan BsGW wordt vergoed. Mocht blijken dat de hierboven genoemde bedragen niet voldoende dekking bieden voor de door BsGW te maken kosten, dan zal BsGW deze kosten of wel rechtstreeks bij het Rijk declareren dan wel bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling doorberekenen op basis van de vigerende kostenverdeelmethode. Tot eind december 2022 zijn ongeveer duizend beschikkingen aan de erkende gedupeerden verzonden. Hier zijn minder dan tien reacties (bezwaren) op ontvangen. Begin januari zal tevens worden gestart met het verwerken van de verhuisbestanden. Een groot deel hiervan verhuist binnen het beheersgebied van BsGW en zijn daardoor al kwijtgescholden.

Ten tijde van het opstellen van deze bestuursrapportage waren de definitieve lijsten van de Rijksbelastingdienst nog niet ontvangen. Aangezien BsGW daardoor niet over de juiste aantallen beschikt, kan er geen reële inschatting gemaakt worden omtrent de te verwachten opbrengsten. In de loop van het eerste kwartaal 2023 zal hier naar verwachting meer duidelijkheid over ontstaan.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 18 -

Ziekteverzuim 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 1

2

3

4

5

6

Ziekteverzuim werkelijk maand 2022

7

8

9

10

11

12

Ziekteverzuim werkelijk maand 2021

Gemiddelde 2021

Met het aantrekken van een nieuwe, meer pro-actieve arbodienst, is het doel gesteld te komen tot een verlaging van het ziekteverzuim. In onderstaande tabel wordt de procentuele verdeling van het aantal ziektedagen per periode weergegeven. Verzuim per 31 december 2022 BsGW 2022

Totaal aantal verzuimde dagen 302

Kort: > 7 dagen 57%

Middellang: 8-42 dagen 18%

Lang > 43 dagen 25%

De toename in het eerste kwartaal van 2022 was met name toe te schrijven aan de vele ziekmeldingen in maart als gevolg van enerzijds corona en anderzijds grotendeels niet-werkgerelateerd verzuim. In het tweede kwartaal van 2022 heeft zich een daling ingezet die zich in het verdere verloop van het jaar heeft doorgezet. Per 31 december 2022 is sprake van vijf langdurige verzuimdossiers, waarvan vier medewerkers in opbouw van werkzaamheden zijn. Bij alle vijf langdurig zieken is de combinatie van werk en privé als grondslag aan te merken. Het ziekteverzuim van BsGW ligt in 2022 met 5,42% op het landelijk gemiddelde en onder het niveau van 2021 (6,8%).

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 19 -

Aanslagoplegging, kwijtschelding, oninbaar, afdrachten, openstaande vorderingen Belastingen

Belastingjaar 2022

Realisatie

bedragen x € 1.000,-

Prognose

%

t/m 4e kw

%

Aanslagoplegging

769.381

100,0%

749.583

97,4%

Kwijtschelding

19.160

2,5%

15.621

2,1%

Oninbaar

4.198

0,5%

386

0,1%

Netto te innen belasting

746.023

97,0%

733.576

95,3%

Afdracht

746.023

100,0%

715.508

95,9%

- waarvan in 2022

691.867

100,0%

715.508

103,4%

- waarvan in 2023

54.156

100,0%

-

0,0%

Aanslagoplegging: De aanslagoplegging tot en met het vierde kwartaal is volgens planning verlopen. De prognose voor de aanslagoplegging 2022 was initieel € 758,4 miljoen. Tot en met het vierde kwartaal is deze naar boven bijgesteld met € 11,0 miljoen naar € 769,4 miljoen. Indien de cijfers worden vergeleken met die van 2021 dan kan worden geconstateerd dat de procentueel geprognosticeerde netto te innen belasting in lijn ligt met die van 2021 (96,9%). Kwijtschelding: De verleende kwijtschelding in het 4e kwartaal ontwikkelt zich binnen de prognose kwijtschelding. Er is vooralsnog geen aanleiding de prognose op totaalniveau aan te passen. De afhandeling verloopt volgens planning. Oninbaar: In het 4e kwartaal ontwikkelen de percentages 2022 zich vooralsnog (in totaliteit en per deelnemer) binnen de prognose. Naar verwachting zullen de na-ijleffecten van corona, de huidige problemen op de energiemarkt en de hoge inflatie leiden tot een hoger percentage oninbaar. Afdracht: Van de opgelegde belastingen 2022 is per eind december 2022 in totaal € 715,5 miljoen als ontvangen belastingen afgedragen aan de deelnemers. Dit is € 24,6 miljoen hoger dan het totaal geprognosticeerde bedrag van € 690,9 miljoen dat BsGW per 31 december 2022 zou afdragen aan de deelnemers.

Dit heeft betrekking op de gespreide aanslagoplegging in 2022, waardoor een deel van de aanslagen eerder is opgelegd en de gelden eerder zijn ontvangen. Nog niet alle aanslagen zijn opgelegd, met name de DIFTAR en het vierde kwartaal van de toeristenbelasting worden volgens planning in februari 2023 opgelegd.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 20 -

Openstaande vorderingen: Openstaand saldo belastingvorderingen bedragen x € 1 miljoen

Totaal

2018

2019

2020

2021

2022

Waarvan vervallen

Nog te ontvangen

26,29

0,08

1,13

2,87

4,95

17,27

17,90

in procenten

Nog te ontvangen

In verhouding tot het openstaand saldo Totaal

2018

2019

2020

2021

2022

Waarvan vervallen

100,0%

0,3%

4,3%

10,9%

18,8%

65,7%

68,1%

In verhouding tot de opgelegde aanslagen in procenten

Totaal

2018

2019

2020

2021

2022

Waarvan vervallen

Nog te ontvangen

0,8%

0,0%

0,2%

0,4%

0,7%

2,3%

0,5%

Uit de tabel ‘openstaand saldo belastingvorderingen’ blijkt dat het openstaand saldo van de belastingvorderingen per 31 december 2022 € 26,29 miljoen bedraagt. Hiervan is € 17,90 miljoen (68,1%) vervallen per 31 december 2022. Tot en met het 4e kwartaal 2022 zijn de (dwang)invorderingstaken conform planning opgestart. De vangnetregeling, die inhoudt dat voor klanten met (problematische) schulden middels maatwerk naar een passende oplossing wordt gezocht (om verdere achterstanden te voorkomen), is nog steeds van kracht. Zoals eerder gesteld zullen de effecten van de huidige energieproblematiek en de hoge inflatie naar verwachting duidelijk merkbaar gaan worden binnen het gehele (dwang)invorderingsproces en het daaraan gekoppelde openstaande posten bestand. De werkzaamheden voor het belastingjaar 2018 zijn per 31-12-2022 beëindigd.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 21 -

Kwaliteit van de dienstverlening Nr.

Keten

Resultaat

toelichting

1.

WOZ

Tijdige WOZ-waardebepaling woningen en niet woningen ten behoeve de jaarlijkse herwaardering cf. norm Waarderingskamer

WOZ-waardebepaling per 1 december 2022 peildatum 1-1-2022 gereed en gecontroleerd (aanslagronde 2023)

2.

WOZ

3.

WOZ

Tijdige verzending WOZ-beschikkingen met goedkeuring Waarderingskamer cf. norm Waarderingskamer Afhandeling WOZ-waardebezwaren (taxatietechnisch en administratief) cf. norm wet waardering onroerende Zaken art. 30 lid 9.

4a.

WOZ

4b. 5a.

Juiste WOZ-waardebepaling: aantal WOZ objecten waarbij de waarde na bezwaar wordt verlaagd, afgezet tegen het totale aantal WOZ-objecten binnen het BsGW domein

WOZ

Juiste WOZ-waardebepaling: de mate waarin na bezwaar de WOZwaarde ten opzichte van de initieel vastgestelde WOZ-waarde percentueel is verlaagd

5b.

norm

2022 Q1

2022 Q2

2022 Q3

2022 Q4

≥ 90%

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

99%

≥ 98%

97,8%

97,8%

97,8%

98%

≥ 95% ≥ 97% ≥ 99% 95% binnen 5 werkdagen ≥ 90% vóór 1 juli (groeimodel, in 2023 ≥ 95% vóór 1 juli)

98% n.v.t. n.v.t. 99%

98% 99,8% 99,9% 99%

98% 99,8% 99,9% 99%

98% 99,8% 99,9% 99%

38%

88%

95%

100%

waardebezwaren met dagtekening in belastingjaar (excl. flits en DBB febr en maart)

≥ 95% vóór 31-12

3%

16%

66%

98%

woningen

≤ 4% (groeimodel, in 2023 ≤ 2% voor zowel woningen als niet-woningen) ≤ 4%

0,1%

0,2%

0,25%

0,29%

Uiterlijk 1 februari 2022 peildatum 1-12021 gereed en gecontroleerd. vóór 28 februari vóór 30 april vóór 31 mei flitswaardebezwaren waardebezwaren via de Digitale belastingbalie met dagtekening 28 februari of 31 maart

niet-woningen woningen:

0,2%

0,37%

0,65%

99.963.892

100.964.262

101.013.597

101.026.676

134.176 (0,13%)

193.133 (0,19%)

252.122 (0,25%)

288.033 (0,29%)

22.163.228

23.138.294

23.188.374

23.211.320

2% (groeimodel, in 2023 ≤ 1%)

24.930 (0,11%)

47.342 (0,20%)

86.203 (0,37%)

150.521 (0,65%)

totaal areaal (* € 1,000,-) waarvan verlaagd 1% (groeimodel, in 2023 ≤ 0,5%)

0,1%

niet-woningen: totaal areaal (* € 1,000,-) waarvan verlaagd

6.

WOZ

Jaarlijkse beoordeling Waarderingskamer WOZ-waardebepaling

gradaties: moet dringend worden verbeterd, moet op onderdelen worden verbeterd, voldoende of goed

Goed

Voldoende

Goed

Goed

Goed

7

Heffen

94%

97%

98%

102%

Innen

aanslagregeling conform de productieplanning (matdagenplanning) eind eerste kwartaal gemeten op het totale aantal belastingplichtigen

≥ 95%

8.

Tijdige en volledige verzending van de grootkohieren (combi-)aanslagen 1e kwartaal jaar x Verleende machtigingen automatische incasso

≥ 65%

65%

65%

65%

64%

9.

Innen

Geautomatiseerde kwijtschelding

≥ 60% (jaarindicator)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

64%

10.

BedrijfsAccountantsverklaring voering Klantzaken Klantzaken Kpi's dienstverlening (jaarlijkse rapportage klanttevredenheid)

Totaal aantal kwijtscheldingen dat zonder voorafgaand verzoek kan worden verleend en afgezet tegen het jaarlijks totale aantal kwijtscheldingsdossiers jaarafrekeningen voorgaand jaar

goedkeuring goedkeuring norm 70% 2 7

goedkeuring goedkeuring

goedkeuring goedkeuring piekperiode 73% 2 7,2

goedkeuring goedkeuring

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

goedkeuring goedkeuring piekperiode 73% 2 7,2

1 88%

n.v.t. n.v.t.

2 89%

2 89%

3 89%

80% 5 7,5 7 7

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

68% 7 7,5 6,7 7,3

68% 7 7,5 6,7 7,3

68% 8 7,5 6,7 7,3

11a. 11a.

11b. Klantzaken

jaarrekening voorgaand jaar

Klanttevredenheid per kanaal (rapportage over de piekperiode)

- meteen goed - tijd en moeite - klanttevredenheid van (aan)vraag tot antwoord -ontvangen zelfbediening: * website * Mijn BsGW - eerste reactietijd: * telefoon * schriftelijk (aantal werkdagen) - telefoon - digitaal - schriftelijk

In bovenstaande tabel zijn de resultaten weergegeven. De algemene conclusie is dat BsGW aan nagenoeg alle gestelde normen voldoet.

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 22 -

73% 3 7,3

Actuele stand van zaken proceskosten, kengetallen WOZ bezwaren

Ontwikkelingen proceskosten BsGW

schatting

schatting

schatting

30-6-2022

30-9-2022

31-12-2022

2022

2022

2022

gerealiseerde proceskosten bezwaar-beroepfase

22.862

712.498

nog te verwachten proceskosten

2.977.138

1.171.609

299.049

totale procekosten 2022

3.000.000

1.884.106

1.464.700

begrotingspost proceskosten

-3.000.000

-3.000.000

-3.000.000

-1.115.894

-1.535.300

Verwachte vermindering begrotingspost

-

1.165.651

Zoals in de derde bestuursrapportage reeds vermeld, is het aantal ingediende bezwaren daadwerkelijk lager uitgevallen. Hiermee komen ook de proceskostenvergoedingen (uitkeringskosten) 2022 materieel lager uit dan werd ingeschat ten tijde van het opstellen van de begroting 2022 ad. € 3 miljoen (februari 2021, gebaseerd op het aantal WOZ-bezwaren 2020). Nu we verder in het proces zijn, kunnen de verwachte proceskosten beter worden ingeschat en komt de prognose € 1,535 miljoen lager uit, namelijk op € 1,465 miljoen. Het toekenningspercentage van bezwaren ingediend door ncnp-bedrijven is lager dan voorgaande jaren. De in het derde kwartaal verwachte mogelijke extra beroepen zijn uitgebleven. Overigens dient benadrukt te worden dat de uitvoeringskosten per bezwaarschrift onevenredig hoger zijn dan voorheen. Dit vanwege het feit dat de bezwaarschriften uitgebreider en complexer zijn.

Aantallen bezwaren per indiener d.d.

31-12-2022 2022 2021 t.o.v.2021 t.o.v.2020

2022 NC NP

9.087

2021 13.196

2020

in %

in %

12.761

-31%

3%

Overige gemachtigden

1.744

2.061

2.191

-15%

-6%

Totaal gemachtigden

10.831

15.257

14.952

-29%

2%

Bedrijven & Particulieren

7.467

10.353

11.674

-28%

-11%

18.298

25.610

26.626

-29%

-4%

4.910

6.264

3.018

-22%

108%

23.208

31.874

29.644

-27%

8%

Totaal Flitsbezwaren Totaal incl. flitsbezwaren

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 23 -

BsGW heeft ook in 2022 actief ingezet om burgers en bedrijven contact op te laten nemen met BsGW (flitsbezwaren) om zo het aantal ingediende bezwaren via een gemachtigde te reduceren en daarmee ook de proceskosten. De 2022 cijfers tonen in vergelijking met 2021 een lager aantal flitsbezwaren, maar nog steeds beduidend hoger dan in 2020. Kengetallen In de volgende tabel worden voor de belastingjaren 2019 t/m 2022 de aantallen objecten uitgesplitst naar woningen (particulieren) en niet-woningen (bedrijven)- vermeld, waartegen bezwaar en beroep tegen de waarde is ingediend. In het tweede deel worden de toegekende waardeverminderingen en de daaruit voortvloeiende verminderingen van de belastingopbrengsten Onroerende Zaakbelastingen (OZB) gepresenteerd. In het derde deel staan de uitbetaalde proceskosten. Kengetallen bezwaren en beroepen tegen de waarde d.d. Exclusief woningcorporaties

31-12-2022

2022

2021

2020

2019

Aantallen beschikkingen Aantal beschikkingen niet-woningen - bedrijven

47.537

47.569

53.264

53.997

Aantal beschikkingen woningen - particulier

378.367

375.004

368.177

365.447

Aantal beschikkingen particulieren en bedrijven

425.904

422.573

421.441

419.444

Aantallen objecten onder bezwaar

*

Aantal niet-woningen onder bezwaar

2.273

4,8%

3.484

7,3%

2.924

5,5%

2.888

5,3%

Aantal woningen onder bezwaar

16.025

4,2%

22.126

5,9%

23.702

6,4%

14.770

4,0%

Totale objecten onder bezwaar

18.298

4,3%

25.610

6,1%

26.626

6,3%

17.658

4,2%

* Aantal unieke objecten waarvoor bezwaar is ingediend tegen de waarde uitgedrukt in aantal beschikkingen in enig belastingjaar Afhandelpercentage bezwaren

98,0%

99,9%

99,9%

99,9%

Aantallen beroepen

Aantallen beroepen Afhandelpercentage beroepen Beschikte waardes

652

604

752

621

30,5%

71,7%

96,8%

98,7%

x 1.000

Beschikte waarde niet-woningen

€

23.211.320

23.431.378

€

23.987.363

€

Beschikte waarde woningen

€ 101.026.676

95.020.517

€

87.346.232

€

80.421.375

Totale beschikte waarde excl WOC O's

€ 124.237.996

€ 118.451.895

€ 111.333.595

€

104.375.176

Verminderde waardes OZBE x 1.000

23.953.801

**

Verminderde waarde niet-woningen

€

150.521

0,65%

268.504

1,15%

€

316.592

1,32%

€

388.316

1,62%

Verminderde waarde woningen

€

288.033

0,29%

480.887

0,51%

€

403.043

0,46%

€

320.338

0,40%

Totale verminderde waarde excl WOC O's

€

438.554

0,35%

749.391

0,63%

€

719.635

0,65%

€

708.654

0,68%

1.698.341

€

** Waardevermindering uitgedrukt in percentage van de beschikte waarde in enig belastingjaar Verminderde heffing Verminderde heffing niet-woningen

€

801.790

1.344.897

€

1.604.299

€

Verminderde heffing woningen

€

422.551

689.064

€

606.420

€

485.892

Totale verminderde heffing excl WOC O's

€

1.224.341

2.033.961

€

2.210.719

€

2.184.233

€

Uitbetaalde proceskostenvergoeding Uitbetaalde proceskosten niet-woningen

€

107.562

9,15%

196.362

8,21%

€

291.851

10,83%

€

287.490

19,22%

Uitbetaalde proceskosten woningen

€

1.067.547

90,85%

2.195.344

91,79%

€

2.403.158

89,17%

€

1.208.041

80,78%

Totaal uitbetaalde proceskostenvergoeding

€

1.175.110

100%

€

2.391.706

100%

€

2.695.009

100%

€

1.495.532

100%

Waarvan aan NCNP

€

1.059.145

90,13%

€

1.939.102

81,08%

€

2.189.751

81,25%

€

1.002.591

67,04%

Bestuursrapportage BsGW – vierde kwartaalrapportage 2022 - 24 -

Tabel afhandel- en toekenningspercentages In de volgende tabel worden per belastingjaar de toekenningspercentages weergegeven van bezwaren ingediend door particulieren, door bedrijven/organisaties, door beroepsmatige gemachtigden namens particulieren of bedrijven/organisaties. De Waarderingskamer maakt daarbij nog onderscheid naar de beroepsmatige gemachtigde op ‘no cure, no pay’ basis, de zogenaamde ncnp’s.