Bestuursinformatiebrief BsGW Q4 2023__104994__

BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Kerkeveldlaan 2 6042 JX Roermond Postbus 1275 6040 KG Roermond T: 088 8420 444 W: www.bsgw.nl KvK-nr.: 52426297

Bestuursinformatiebrief 4e kwartaal 2023 Aan: Van: Onderwerp:

Leden Algemeen Bestuur BsGW Dagelijks Bestuur BsGW Rapportage 4e kwartaal 2023 BsGW

I.a.a.: Datum:

20 februari 2024

Inleiding In de vergadering van het AB van 7 december jl. is besloten om in plaats van een reguliere bestuursrapporatage 4e kwartaal een bestuursinformatiebrief op te stellen, waarin de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen binnen BsGW staan vermeld. In deze rapportage wordt een toelichting gegeven over de totale (verwachte) realisatiecijfers 2023 afgezet tegen de actuele begrotingscijfers om zodoende inzicht te geven in de verschillen tussen de jaarbegroting en het (nog door de accountant te controleren) gerealiseerde jaarresultaat. BsGW presenteert in de rapportage een nettoresultaat uitgesplitst naar een nettoresultaat reguliere bedrijfsvoering en een overzicht van niet of nauwelijks beïnvloedbare factoren. Tevens is de dekking 2023 voor het project OOP (projectkosten à € 4 miljoen) verwerkt. Deze dekking in de vorm van een kostenreductie, wordt intern gerealiseerd zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening.

Verwacht resultaat 2023 Het verwachte negatieve resultaat van BsGW over 2023 bedraagt € 1,309 miljoen, uitgesplitst in: Reguliere bedrijfsvoering € 700 duizend (voordeel) Renteopbrengsten € 711 duizend (voordeel) Extra WOZ-bezwaren € 2.720 duizend (nadeel) In de reguliere bedrijfsvoering is sprake van een onderschrijding van de reguliere bedrijfsvoeringskosten, voornamelijk toe te schrijven aan enerzijds per saldo lagere personeelskosten en anderzijds hogere overige diensten derden en ICT-kosten. Extra WOZ-bezwaren (nadeel) Zoals in eerder rapportages reeds gerapporteerd telt BsGW in 2023 in totaliteit 2,7 keer zoveel bezwaren dan in 2022. BsGW is er -ondanks de migratie van het nieuw aanbestede waarderingspakket, de migratie van de nieuw aanbestede belastingapplicatie heffen en innen, de implementatie van de nieuwe kantoorautomatiseringsomgeving en vooral de onderlinge koppelingen- in geslaagd om het overgrote deel van de ingediende bezwaren in 2023 af te handelen. In 2023 zijn alle flitsbezwaren (12.366) afgehandeld en van het aantal objecten waartegen bezwaar is gemaakt (69.239) is 94% afgehandeld. Voor de afdoening van de overige bezwaren heeft BsGW gebruik gemaakt van de eenmalige mogelijkheid tot verdaging van 6 weken.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-1-

Na de Tweede Kamer (26 oktober 2023) heeft de Eerste Kamer op 19 december 2023 eveneens ingestemd met het wetsvoorstel Wet herwaardering proceskostenvergoeding WOZ (en bpm). Dit betekent o.a. dat de proceskostenvergoeding in WOZ-procedures aanzienlijk naar beneden wordt bijgesteld en dat deze vergoeding met ingang van 2024 rechtstreeks uitbetaald zal worden aan de belanghebbende. Samenwerkingsportaal Bij het vaststellen van de exploitatiebijdrage 2023 is rekening gehouden met de jaarlijkse bijdrage van € 333 duizend aan het project ‘Samenwerkingsportaal’. De uitgaven t.b.v. dit project lopen niet via de exploitatie en worden derhalve separaat inzichtelijk gemaakt.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-2-

Exploitatie tot en met het vierde kwartaal 2023 Exploitatieoverzicht (bedragen * € 1.000,-)

Actuele begroting

Realisatie t/m december 2023

Verwacht Q3

Verschil realisatie t.o.v. verwacht Q3

11.142 3.568 700 0 15.410

9.812 2.859 175 -34 12.812

10.111 3.040 491 -40 13.602

-299 -181 -316 6 -790

Huisvestingskosten

867

774

741

33

Afschrijvingskosten

357

701

690

12

ICT-kosten

2.779

3.496

3.572

-76

Print- en kopieerwerk Drukwerk Portikosten Telefoniekosten Incassokosten Kosten brongegevens Kostenvergoeding bezwaar- en beroep Dwangsom Bezwaar Overige diensten door derden Overige operationele kosten Operationele kosten

186 12 575 25 0 383 3.305 0 957 112 5.555

194 1 483 146 0 288 3.305 2 1.536 0 5.955

209 1 517 144 1 318 3.305 2 1.492 0 5.988

-16 0 -33 3 -1 -30 0 0 44 0 -33

algemene kosten onvoorzien Algemene kosten

574 328 902

882 0 882

831 0 831

51 0 51

bankkosten rentekosten Bank- en rentekosten

273 32 305

191 0 191

196 0 196

-5 0 -5

Totaal lasten

26.175

24.810

25.619

-808

Renteopbrengsten overige opbrengsten Opbr. vervolgingskosten Totaal baten

0 -13 -2.162 -2.175

0 -204 -2.039 -2.244

0 -149 -2.162 -2.311

0 -56 123 67

Netto kosten

24.000

22.566

23.308

-741

Bijdragen deelnemers Bijdrage project AHA Bijdrage samenwerkingsportaal

-26.275 2.275 0

-26.275 2.275 333

-26.275 2.275 333

0 0 0

0

-1.100

-359

-741

OOP

400

400

0

Totaalresultaat incl. OOP-target

-700

41

-741

Bruto lonen Sociale lasten Overige personeelskosten Personeel derden Personeelskosten

Nettoresultaat reguliere bedrijfsvoering (+ = verlies)

Incidenteel: Renteopbrengsten Extra WOZ-bezwaren (€ 2,720 miljoen): * - uitkeringskosten - uitvoeringskosten

-711

-672

-38

1.045 1.675

1.045 1.675

0 0

Nettoresultaat (verlies)

1.309

2.088

-779

*) Bij het bepalen van het definitieve jaarresultaat 2023 zullen deze posten op basis van een nadere inschatting nog worden bijgesteld.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-3-

Het uiteindelijke netto resultaat 2023 uit de reguliere bedrijfsvoering is -/- 741 duizend positiever dan het geprognosticeerde nettoresultaat 2023 conform de bestuursrapportage kwartaal 3. Dit verschil wordt grotendeels verklaard doordat enkele opengestelde vacatures uiteindelijk later zijn ingevuld dan voorzien plus een neerwaartse bijstelling van de voorziening verlofsparen van een kleine € 300 duizend als gevolg van geldende wet- en regelgeving. In de volgende paragraaf worden de gerealiseerde (nog door de accountant te controleren) exploitatiecijfers afgezet tegen de actuele begroting 2023, zijnde de vastgestelde begroting 2024 inclusief 1e begrotingswijziging 2023 (AB 29-6-2023).

De gerealiseerde exploitatiecijfers in 1 oogopslag

Exploitatie 2023 Bedragen x 1.000,-

Actuele begroting

Realisatie t/m december 2023

Verschil R -/- B

Personeelskosten Huisvestingskosten Afschrijvingskosten IC T-kosten Operationele kosten Algemene kosten Bank- en rente kosten

15.410 867 357 2.779 5.555 902 305

12.812 774 701 3.496 5.955 882 191

-2.598 -93 344 717 400 -20 -114

Totaal lasten

26.175

24.810

-1.365

Renteopbrengsten Overige opbrengsten Opbrengst vervolgingskosten Totaal baten

0 -13 -2.162 -2.175

0 -204 -2.039 -2.244

0 -191 123 -69

Netto kosten

24.000

22.566

-1.434

Bijdragen deelnemers Bijdrage project AHA Bijdrage samenwerkingsportaal

-26.275 2.275 0

-26.275 2.275 333

0 0 333

0

-1.100

-1.100

OOP

400

400

Totaalresultaat incl. OOP-target

-700

-700

Nettoresultaat reguliere bedrijfsvoering (+ = verlies)

Incidenteel: Renteopbrengsten Extra WOZ-bezwaren (€ 2,720 miljoen) - uitkeringskosten - uitvoeringskosten

-711

-711

1.045 1.675

1.045 1.675

Nettoresultaat (verlies)

1.309

1.309

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-4-

Onderstaande toelichting heeft betrekking op de realisatie ten opzichte van de begroting 2023. De afwijkingen van de belangrijkste posten wordt hieronder toegelicht. Reguliere bedrijfsvoering: (incl. OOP-target): € 700 duizend (voordeel) Personeelskosten: € 2,598 miljoen (voordeel) De afdeling Klantzaken zet sinds jaar en dag een deel van het formatiebudget in als flexibele schil voor de piekperiode. BsGW maakt dan gebruik van een extern callcenter voor de afhandeling van telefonische vragen naar aanleiding van de aanslagoplegging van het (combi-)biljet en de piek rondom de dwanginvordering. Daarnaast heeft BsGW van 2018 tot 2021 een ontwikkeltraject OOP uitgevoerd met het doel om na jaren van groei, de focus te leggen op het toekomstbestendig maken van BsGW. Processen stroomlijnen en efficiënter maken en meer digitaliseren en automatiseren. Hiervoor is in 2023 een deel van het formatiebudget ingezet voor ICT (inhuur). In 2023 zijn niet alle vacatures bij BsGW automatisch opengesteld wanneer medewerkers uit dienst zijn gegaan. Om de formatie structureel te kunnen verlagen wordt zoveel mogelijk gewerkt met flexibele inhuur (zie post ‘Operationele kosten’), die desgewenst kan worden stopgezet. Daarnaast is er ook daadwerkelijk bezuinigd op het aantal fte’s. Voor 2023 was het target hiervoor € 400 duizend.

Niet voorzien was dat een aantal openstaande vacatures (veel) later zijn ingevuld, er minder uitgegeven is aan opleidingen gezien de inzet van een ieder voor het grote implementatietraject plus een neerwaartse bijstelling van de voorziening verlofsparen als gevolg van geldende weten regelgeving. Huisvestingskosten: € 93 duizend (voordeel) BsGW werkt sinds Corona hybride. Hierdoor is een verdieping nagenoeg volledig buiten gebruik. De hieruit voortvloeiende lagere kosten (facilitaire kosten en onderhoud- en schoonmaakkosten) hebben ertoe geleid dat de huisvestingskosten lager uitkomen dan begroot. Afschrijvingskosten € 344 duizend (nadeel) Een lagere dan begrote grondslag voor het berekenen van de afschrijvingskosten zorgt voor lagere afschrijvingskosten dan begroot. Echter, door de overgang naar de applicatie van GouwIT is de boekwaarde (€ 508.000) van oude applicaties vervroegd afgewaardeerd, waardoor de afschrijvingskosten per saldo hoger uitkomen dan begroot. ICT-kosten: € 717 duizend (nadeel) Stijgende prijzen en de aanschaf van extra noodzakelijke, aanvullende software brengen extra (structurele) kosten met zich mee, zoals ook toegelicht in de bestuursrapportage(s) 2022 (realisatie € 3,322 miljoen). Dit leidt logischerwijs ook voor 2023 tot hogere kosten dan opgenomen in de begroting 2023 (opgesteld eind 2021).

Operationele kosten: € 400 duizend (nadeel) Zoals vermeld bij het onderdeel Personeelskosten resulteert het aanhouden van een flexibele schil in lagere personeelskosten, maar logischerwijs ook in extra kosten aan flexibele inhuur. De overschrijding in de operationele kosten wordt hiermee voornamelijk verklaard. Algemene kosten: € 20 duizend (voordeel) Deze post bestaat uit ‘algemene kosten’ en de post ‘onvoorzien’.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-5-

Met name hogere advertentiekosten m.b.t. het informeren van huishoudens inzake het bezwaar maken tegen de WOZ-waarde en hogere accountantskosten hebben geleid tot hogere kosten dan opgenomen in de begroting 2023. De gehele post onvoorzien van € 323.000 is ingezet om onder meer deze overschrijding op te vangen. Met betrekking tot de post accountantskosten kan nog aanvullend worden vermeld dat dit wordt veroorzaakt door gewijzigde wetgeving, zoals ook nader toegelicht in de bestuursrapportage 3e kwartaal 2023. Bank en- rentekosten: € 114 duizend (voordeel) De bank- en rentekosten komen lager uit dan in de begroting opgenomen, doordat de werkelijk in rekening gebrachte bankkosten lager uitvallen en er geen rentekosten in rekening worden gebracht. Overige opbrengsten: € 191 duizend (voordeel) De overige posten laten een positief saldo zien als gevolg van de bij de deelnemers in rekening gebrachte kosten in de uitvoering van aanvullende heffingssoorten belastingen. Opbrengst vervolgingskosten: € 123 duizend (nadeel) Door de overgang naar de applicatie van GouwIT en de daarmee samenhangende ‘freezeperiode’ van de informatiesystemen van BsGW zijn de overheidsvorderingen niet volledig ingezet wat heeft geleid tot een lager bedrag dan opgenomen in de begroting 2023.

OOP: € 400 duizend (autonoom target) De dekking van de totale projectkosten van het Ondernemings- en Ontwikkelplan à € 4 miljoen wordt gerealiseerd door positieve exploitatieresultaten in de reguliere bedrijfsvoering. Het gaat hierbij om formatiereductie (bijv. niet-geplaatsten) en andere bezuinigingen zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening. Voor 2023 is een bedrag à € 400 duizend geprognosticeerd. Incidenteel: € 2,009 miljoen (nadeel) Renteopbrengsten: € 711 duizend (voordeel) Door de invoering van schatkistbankieren eind 2023 worden de positieve saldi dagelijks afgeroomd naar de schatkist. Omdat de Staat geen rente vergoedde voor wat betreft de bij haar gestalde financiële middelen, ontving BsGW vanaf eind 2013 geen rentevergoeding meer. Hierop is teruggekomen en vanaf medio september 2022 wordt er weer rente vergoed. Aangezien dit niet bekend was ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 (eind 2021 / begin 2022), waren de renteopbrengsten in de begroting op nihil gesteld. De vergoedde rente is gebaseerd op de daggeldrente (EuroSTR). In de loop van 2023 is deze rente flink gestegen, waardoor BsGW in vergelijking met andere jaren een aanzienlijke rente heeft ontvangen over de uitstaande saldi binnen het schatkistbankieren. Cumulatief heeft dit geleid tot een renteopbrengst van € 711 duizend.

Extra WOZ-bezwaren: € 2,720 miljoen (nadeel) Op basis van de meest recente gegevens is de inschatting van de uitkeringskosten en de uitvoeringskosten geactualiseerd. De kosten voor de extra WOZ-bezwaren worden separaat van de reguliere bedrijfsvoering gepresenteerd.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-6-

Inschatting

Begroot

Meerkosten t.o.v. begroot

Uitkeringskosten 2023 Uitvoeringskosten 2023

€ €

5.080.000 1.815.000

€ €

3.305.000 870.000

€ €

1.775.000 945.000

Totale proceskosten 2023

€

6.895.000

€

4.175.000

€

2.720.000

Vanwege het grote aantal bezwaren en zeker ook vanwege de consequenties van het aangenomen Wetsvoorstel herwaardering proceskostenvergoedingen WOZ en bpm voor de ncnp-bedrijven is er ook sprake van een forse stijging van het aantal beroepen. Op basis van de meest actuele informatie kan geconstateerd worden dat er sprake is van een stijging van het aantal beroepszaken met een ruime factor 3 ten opzichte van voorgaande jaren. De afhandeling van deze beroepszaken zal in 2024 en volgende jaren plaatsvinden. Dit vanwege de beperkte capaciteit bij de rechterlijke macht.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-7-

Projecten Het Ondernemings- en Ontwikkelplan (OOP) Na de oprichting in 2011 groeide BsGW in slechts vier jaar tijd uit tot het huidige samenwerkingsverband, waarin 29 van de 31 Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg deelnemen. De consolidatie van het aantal deelnemers heeft om een herijking van de organisatie gevraagd. Hiertoe heeft BsGW een separaat ontwikkeltraject uitgevoerd, zijnde het Ondernemings- en Ontwikkelplan (OOP). Het OOP kan (in financieel opzicht) in drie fase worden onderverdeeld: Fase 1 2018 tot 2021 Projectfase Fase 2 2021 tot 2028 Terugbetalen projectkosten Fase 3 vanaf 2028 Structureel voordeel deelnemers Projectfase Tijdens de Projectfase is het OOP zowel inhoudelijk als financieel verantwoord via de P&C-cyclus getoetst door de accountant. Terugbetalen projectkosten De financieringswijze van het OOP is op 14 december 2017 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Er is destijds een investerings- en ontwikkelbudget vrijgegeven van € 4 miljoen. De balans laat een opgenomen geldlening van € 2 miljoen zien. Deze lening is voor 7 jaar aangetrokken en wordt vanaf 2021 in zeven termijnen lineair afgelost. De aflossing ligt op koers. Structureel voordeel deelnemers Het OOP moet -conform besluitvorming door het Algemeen Bestuur d.d. 14 december 2017met ingang van 2028 leiden tot een structurele reductie van de netto-kosten van € 1,3 miljoen.

Anders gezegd, vanaf 2028 wordt in de BsGW begroting een structurele taakstelling van € 1,3 miljoen opgenomen. Het is daarmee primair een financiële exercitie, die in belangrijke mate gerealiseerd dient te worden middels een formatiereductie. Vanaf het jaar 2028 wordt de structurele daling van de deelnemersbijdrage à € 1,3 miljoen verwerkt in de begroting. Investerings-/ontwikkelbudget (* 1.000,-)

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

Investering op kosten van BsGW *)

2.000

1.000

1.000

-

-

-

-

-

-

-

-

-

400-

600-

800-

1.000-

1.200-

-

-

-

-

-

1.300-

1.300-

Ontwikkelfase (terugbetaling investering) voordeel voor de deelnemers **

-

-

-

-

-

2018 t/m 2020: investering van € 4 miljoen (gefinancierd door BsGW via kasgeldlening en langlopend deel ad. 2 mio), *zonder investering van de deelnemers. 2021 t/m 2027: ontwikkelfase OOP en terugbetaling van de projectkosten ** Vanaf 2028: lagere bijdragen voor deelnemers € 1,3 miljoen. (te zien als structureel taakstellende bezuiniging miv 2028)

Tabel Financiering OOP in relatie tot de terugverdientijd

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-8-

Niet-geplaatsten Het OOP-project leidde ertoe dat 10 medewerkers (vooralsnog) niet geplaatst konden worden in de ‘nieuwe’ organisatie. Onderstaand overzicht biedt inzage in de positie van de niet-geplaatsten en het momentum waarop dit al dan niet tot een financieel voordeel leidt. Medewerker 1 Medewerker 2 Medewerker 3 Medewerker 4 Medewerker 5 Medewerker 6 Medewerker 7

0,40 fte 1,00 fte 0,41 fte 0,11 fte 0,50 fte 0,50 fte 0,50 fte ===== 3,42 fte

uit dienst per 04-10-2021 uit dienst per 01-01-2022 uit dienst per 01-04-2022 uit dienst per 01-07-2022 uit dienst per 10-07-2022 uit dienst per 26-08-2022 vanaf 01-07-2023 met pré-pensioen

Medewerker 8 Medewerker 9 Medewerker 10

0,72 fte 1,00 fte 0,53 fte ===== 2,25 fte

uiteindelijk herplaatst in andere functie per 01-07-2022 uiteindelijk herplaatst in andere functie per 01-07-2022 belast met andere werkzaamheden per 04-04-2022

Bezuinigingen Het doel van het OOP is minder handwerk door meer te automatiseren en te digitaliseren, hetgeen moet leiden tot een formatiereductie. Om hier een realistisch beeld bij te krijgen, dient de uitkomst van de aanbesteding AHA te worden afgewacht in combinatie met de uitkomst van het Harmonisatietraject. Voor de goede orde: meer automatiseren en digitaliseren leidt enerzijds tot een bepaalde formatiereductie, maar aan de andere kant ook tot een stijging van afschrijvings- en onderhoudskosten.

Aanbesteding Hosting en Applicaties (AHA) De aanbesteding bestaat in hoofdlijnen uit drie Europese aanbestedingen te weten: 1. Aanbesteding Waarderingsapplicatie; 2. Aanbesteding Belastingapplicatie; en 3. Aanbesteding Hosting Het jaar 2023 heeft in het teken gestaan van de implementatie van de drie bovengenoemde aanbestedingen. De implementatie van de Waarderingsapplicatie is inmiddels afgerond. De belastingapplicatie wordt gefaseerd opgeleverd gedurende Q4-2023 en het eerste half jaar 2024 en is voor een belangrijk gedeelte al in gebruik genomen. Net als de belastingapplicatie, wordt ook de nieuwe Hosting-omgeving gefaseerd opgeleverd. Ook deze is al grotendeels in gebruik genomen en zal medio 2024 volledig opgeleverd zijn. De drie implementatietrajecten hebben veel van de interne organisatie gevraagd en zullen ook in het eerste half jaar van 2024 nog een extra belasting voor de organisatie meebrengen, bovenop de reguliere werkzaamheden en processen die BsGW uitvoert voor haar deelnemers.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

-9-

Het Algemeen Bestuur heeft op 30 juni 2022 besloten om voor de implementatiefase een bestemmingsreserve te creëren. Dit besluit is doorvertaald in een voorstel, waarmee het Algemeen Bestuur op 8 december 2022 heeft ingestemd. De bestemmingsreserve is gevoed (dotatie) middels een storting van € 500.000 via de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2022 (besluit Algemeen Bestuur BsGW d.d. 29 juni 2023) en een verhoging van de deelnemersbijdrage 2023 à € 2.275.000 op basis van de vigerende Kostenverdeelmethode (KVM). De dotatie van 2023 is opgenomen in de begroting 2023. De gerealiseerde implementatiekosten worden vervolgens onttrokken aan deze reserve. Het project AHA uitgesplitst naar de drie deelprojecten samen met een risicopost geeft het volgende beeld: Implementatie

Begroting

Waardering

Belastingen

Parallel draaien

€

1.000.000

€

50.000

€

Transitiekosten Hosting platform

€

275.000

€

-

Implementatie pakket/platform

€

1.500.000

€

200.000

Inschatting kosten per jaar

€ 2.775.000

€

250.000

Hosting

Risico

350.000

€

300.000

€

300.000

€

-

€

275.000

€

-

€

900.000

€

400.000

€

€ 1.250.000

€

975.000

€

300.000

De voornaamste onttrekkingen hebben in het 4e kwartaal 2023 plaatsgevonden, maar er zullen ook nog in 2024 onttrekkingen aan de bestemmingsreserve plaatsvinden Realisatie

Verwachting

Begroting versus realisatie

Begroting

Prognose

Waarderingsapplicatie

€

250.000

€

180.000

€

178.058

€

1.942

Belastingapplicatie

€

1.250.000

€

1.363.000

€

954.443

€

408.557

Hosting

€

975.000

€

1.017.000

€

852.286

€

164.714

Risico-opslag

€

300.000

€

215.000

€

-

€

215.000

Totale projectkosten

€ 2.775.000

€ 1.984.787

€

790.213

2023

€ 2.775.000

2024

Vooralsnog is er geen aanleiding om de totaalraming aan te passen.

Samenwerkingsportaal DOORONTWIKKELING REALISATIE EN PROGNOSE

2021-2027

2021 -2022

2023

2024

x 1.000

Begroting

Realisatie

Realisatie

Prognose

2025-2027

Prognose

Aanschaf

€

60.000

€

56.265

€

-

€

-

€

-

Onderhoud (jaarlijks 2021-2027)

€

750.000

€

108.772

€

100.567

€

173.285

€

544.500

Doorontwikkeling (jaarlijks 2021-2027)

€

375.000

€

21.526

€

95.933

€

248.917

€

-

Overige ICT kosten (jaarlijks 2021-2027)

€

115.000

€

13.255

€

7.403

€

10.250

€

32.250

Beheer- en regiekosten (jaarlijks 2021-2027)

€

625.000

€

35.529

€

168.382

€

96.265

€

288.000

Onvoorzien

€

125.000

€

48.902

€

-

€

-

€

Totale projectkosten samenwerkingsportaal

€

2.050.000

€

284.249

€ 372.284

€

528.717

€

864.750

Na de daadwerkelijke omzetting van het bestand van m3 naar m2 in het kader van het waarderen op gebruikersoppervlakte, dienen de gegevens in beheer te worden genomen en actueel te worden gehouden. Ten minste tot de start van de landelijke voorziening Samenhangende Object Registratie (SOR), welke als beoogde ingangsdatum 1 januari 2025 heeft. Het blijft de vraag of deze ingangsdatum realistisch is. Op nationaal niveau is in grote mate overeenstemming over de inhoud en architectuur van de SOR. Dat geldt evenwel niet voor de governance, de financiering van de implementatie en het beheer van de SOR. Alle verdere

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

- 10 -

projectmatige activiteiten vanuit BsGW met betrekking tot de SOR zijn in dit kader in opdracht van het bestuur tot nader order opgeschort. Dit ook om onnodige projectkosten (o.a. de inzet van Berenschot) te voorkomen. Uit het oogpunt van continuïteit heeft het Algemeen Bestuur van BsGW besloten om het samenwerkingsportaal begrotingstechnisch ook voor de jaren 2025 tot en met 2027 voort te zetten (begroting 2023) en is bovendien besloten om het regieportaal ook verder door te ontwikkelen (begroting 2024) tot een samenwerkingsportaal. Met het Samenwerkingsportaal wordt door en voor elkaar de BAG, WOZ en BGT synchroon gehouden. In het kader van het Samenwerkingsportaal worden oplossingen bedacht en ontwikkeld, individueel maatwerk vindt bij hoge uitzondering plaats en mogelijke knelpunten worden door de betrokken partijen gemeenschappelijk opgelost. Stand van zaken De applicatie is uitgerold en in gebruik genomen door BsGW en de deelnemers. In 2023 is de bestaande applicatie verder doorontwikkeld en gebruiksvriendelijker gemaakt. In 2024 wordt ingezet op kwaliteitsverbetering door het opwerken van de geconstateerde onderlinge verschillen tussen bestanden BsGW, gemeenten, en de landelijke voorzieningen, hetgeen tijdelijk extra werk met zich meebrengt.

Nu het project in de going concern fase is aangekomen, is er een Kwaliteitsmedewerker Samenwerkingsportaal geworven, die verantwoordelijk is voor het beheer en de doorontwikkeling van het Samenwerkingsportaal. Daarnaast bestaan de structurele projectkosten uit overige ICTkosten voor het jaarlijks uitlijsten van alle bestanden en de ICT-onderhoudskosten voor het huidige Samenwerkingsportaal. Doorontwikkeling Een belangrijk ontwikkelpunt is om nog meer kaartmateriaal te verwerken in het Samenwerkingsportaal om op deze wijze informatie/data ook visueel meer inzichtelijk te krijgen. Tevens is het de insteek om meer informatieverstrekking te delen met gemeenten. Dit kan worden gerealiseerd middels een uitbreiding op het Samenwerkingsportaal om zodoende alle deelnemende gemeenten eenvoudig en realtime managementinformatie te kunnen verstrekken via informatiedashboards (zowel administratief als op kaart). Hiertoe wordt het Samenwerkingsportaal gekoppeld aan het (toekomstige) belastingsysteem. Tevens is het de insteek om geautomatiseerd object- en deelobjecten te vormen en aan te passen op basis van mutaties uit de BAG, de BRK en de eigen WOZ-registratie om hiermee het proces nog efficiënter uit te kunnen voeren. Belangrijk bij dit punt is de ingebruikname in 2024 van het nieuwe belastingpakket van GouwIT.

Er zal onderzocht worden wat in welk pakket moet worden bijgehouden en hoe de gegevens onderling consistent blijven. Een andere belangrijke doorontwikkeling is de mutatiedetectie. Het is de bedoeling dat ook de mutatiedetectie in de toekomst via het Samenwerkingsportaal wordt verwerkt. De leverancier van het Samenwerkingsportaal is in oktober 2023 opgegaan in een grotere ICTpartij, namelijk xxllnc. Of er nieuwe mogelijkheden zijn en wat het concreet voor het Samenwerkingsportaal betekent zal in 2024 worden onderzocht.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

- 11 -

Verbetertraject informatiehuishouding BsGW Op 4 oktober 2023 is de vacature voor een recordmanager uitgezet. De recordmanager adviseert over de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en de inrichting van het digitale informatiebeheer, stelt kaders en richtlijnen op met betrekking tot de informatiehuishouding, brengt verbeteringen aan in informatieprocessen en de ordeningsstructuur, stelt werkprocessen omtrent informatiebeheer op en coördineert deze en stimuleert, begeleidt en traint medewerkers. Deze functionaris heeft een adviesfunctie op het gebied van de informatiehuishouding en begeleidt de organisatie hierin. Zo ook bij de transitie van fysiek naar digitaal. Uit de selectieprocedure is een kandidaat naar voren gekomen, die per 1 februari 2024 bij BsGW in dienst treedt. Een en ander neemt niet weg dat BsGW op dit moment nog beschikt over een fysiek archief, zowel intern als bij externe dienstverleners. Het opschonen en vernietigen van het interne archief is onderhanden. De medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV) zijn bezig met het opstellen van vernietigingslijsten (conform VNG-normen) voor het fysieke archief. Na goedkeuring door de archiefinspecteur kan tot vernietiging van de desbetreffende documenten worden overgegaan. Daarna zal eenzelfde proces volgen voor de fysieke bestanden die nog bij de externe dienstverleners zijn opgeslagen.

Ook is er aandacht voor het digitale archief van BsGW. BsGW maakt gebruik van diverse applicaties. Deze applicaties worden nagelopen op inhoud die van belang is voor de Archiefwet; de inhoud van de contracten bekijken en nagaan hoe de digitale archivering (incl. geautomatiseerde vernietiging) hierin verwerkt is. Het Handboek Vervanging is in concept gereed. De aanschaf van een document managementsysteem (DMS) voor de zakelijke post is nog onderhanden. Het Handboek Vervanging (concept) en de protocollen vernietiging zijn ter advisering naar de archiefinspecteur gestuurd. De definitieve versie van het Handboek Vervanging zal t.z.t. aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling worden aangeboden.

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf 2023 dient het Dagelijks Bestuur door een wetswijziging voor het eerst zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van wet- en regelgeving, waarbij een duidelijke relatie bestaat met het financieel beheer: baten, lasten en balansmutaties dienen rechtmatig tot stand te zijn gekomen. Het Dagelijks Bestuur is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, echter tot op heden was het nog de accountant die hierover verslag uitbracht en het gesprek voerde met het Algemeen Bestuur. Vanaf nu dient het Dagelijks Bestuur zelf een verantwoording op te stellen die opgenomen wordt in de jaarrekening. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het Dagelijks Bestuur. Zowel de externe accountant als BsGW hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om vroegtijdig afspraken te maken over de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording door BsGW en over de controle hierop door de accountant. Om te komen tot een goede onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording door BsGW heeft in de afgelopen maanden op reguliere basis afstemming plaatsgevonden tussen de functionaris Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en de (nieuwe) externe accountant van RSM Accountants.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

- 12 -

Daarnaast zijn diverse gesprekken gevoerd tussen de accountant, de VIC en betrokken medewerkers t.b.v. de interim controle, waarbij de belangrijkste processen in kaart zijn gebracht. Deze processen wordt momenteel getoetst. In het 4e kwartaal 2023 zijn op basis van een risicoanalyse de belangrijkste controles uitgevoerd, die als minimale onderbouwing zullen dienen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Tevens zijn het controleprotocol en het normenkader kritisch bekeken en afgestemd met de externe accountant. Deze documenten zijn in december 2023 door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Kindertoeslagaffaire Naar aanleiding van het rapport “Ongekend Onrecht” heeft het kabinet besloten een vast bedrag van € 30.000 aan compensatie - ook wel de forfaitaire tegemoetkoming genoemd - uit te betalen aan gedupeerde ouders van de kinderopvangtoeslag (KOTA). Er worden nog tweewekelijks nieuwe (voorlopig erkende) gedupeerden aangeleverd door de Rijksbelastingdienst en de verwachting is dat dit voorlopig nog een tijd doorgaat. BsGW is in het 2e kwartaal van 2022 gestart met het kwijtschelden van deze schulden. Na een lange voorbereidingsperiode, waarin diverse activiteiten hebben plaatsgevonden, zoals het aanleveren van bestanden door de belastingdienst, het aanschaffen/inregelen van een ICT-applicatie (eind 2021) en de voorbereiding van een zorgvuldige communicatie naar gedupeerden toe, zijn in de zomerperiode 800 kwijtscheldingen (brieven/beschikkingen) verzonden. De financiële dekking voor het uitvoeren van deze regeling wordt bekostigd door het ministerie van BZK en bestaat uit twee elementen: De hoogte van het kwijtgescholden bedrag, inclusief de kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van het kwijtschelden of restitueren van de schulden, ter dekking door de deelnemers. Uitvoeringskosten tegen een eenmalige vergoeding van € 150 en € 100 per gedupeerde ouder en diens toeslagpartner van gemeenten respectievelijk Waterschap Limburg.

De eenmalige vergoeding dekt de kosten, die samenhangen met de activiteiten voor zowel de gedupeerde ouder als de toeslagpartner. Het gaat hierbij om: het opschorten van de betaling (moratorium); de activiteiten in het kader van het kwijtschelden van openstaande vorderingen; het opstarten van de vordering wanneer blijkt dat de aangemelde ouder als niet-gedupeerde wordt aangemerkt. In de AB-vergadering van 29 september 2022 is besloten dat de forfaitaire vergoeding per gemeente en het Waterschap Limburg van respectievelijk € 150,- en € 100,- per dossier in haar geheel aan BsGW wordt vergoed. Mocht blijken dat de hierboven genoemde bedragen niet voldoende dekking bieden voor de door BsGW te maken kosten, dan zal BsGW deze kosten in eerste instantie rechtstreeks bij het Rijk declareren. Mocht dit ontoereikend zijn, dan worden de resterende kosten op basis van de vigerende kostenverdeelmethode doorberekend. BsGW blijft tweewekelijks overzichten ontvangen en verwerken van aangemelde, erkende, verhuisde en afgewezen gedupeerden. Inmiddels is gestart met het verwerken van de bestanden

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

- 13 -

van personen die niet zijn erkend als gedupeerde. Deze zijn hiervan in kennis gesteld en de invordering wordt hervat. De afhandeling van de dossiers is bij tot eind september 2023. Wel zijn er een viertal bezwaren die nog wachten op een uitspraak. De deelnemers ontvangen in de Urap een opgave van de in het kader van de KOTA kwijtgescholden bedragen. De afgelopen maanden is de rekening voor het behandelen van de dossiers (op basis van de jaarlijst 2021 en 2022) aan de deelnemers gezonden. Bij enkele deelnemers zijn er afwijkingen in de aantallen geconstateerd. Er wordt nog onderzocht waardoor deze afwijking is ontstaan en hoe dit op te lossen. Per 15 juli 2023 is een aanvullend wetsvoorstel in werking getreden. Erkende ex-toeslagpartners komen in aanmerking voor de schuldenaanpak. De schuldenaanpak is qua reikwijdte van vorderingen die in aanmerkingen komen voor kwijtschelding, dan wel betaling, identiek aan die van gedupeerde aanvragers van de kinderopvangtoeslag. Een verschil is wel dat er geen pauzeknop is voor de ex-toeslagpartner. Vorderingen die in aanmerking komen voor kwijtschelding worden ambtshalve kwijtgescholden.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

- 14 -

Ziekteverzuim

In onderstaande tabel wordt de procentuele verdeling van het aantal ziektedagen per periode weergegeven. Verzuim per 31 december 2023 BsGW 2023

Totaal aantal verzuimde dagen 195

Kort: ≤ 7 dagen 74%

Middellang: 8-42 dagen 13%

Lang ≥ 43 dagen 13%

Per 31 december 2023 is er sprake van drie langdurige verzuimdossiers, inmiddels zijn deze drie medewerkers weer in opbouw van werkzaamheden zijn. Het ziekteverzuim van BsGW ligt in 2023 op 3,48%. Dit is het laagste percentage sinds 2015.

Bestuursinformatiebrief BsGW – vierde kwartaalrapportage 2023

- 15 -