Bestuurlijke reactie (uitgaande brief) rekenkamerrapport onderzoek uitv. def.pdf

Mevrouw dr. M.A.T.M. Van Tulder Voorzitter Rekenkamer Heerlen

Datum 21 december 2021

Uw kenmerk N.v.t. Ons kenmerk

Bijlage(n) N.V.T. Bestuursdienst Merveta Morina Telefoonnummer 045-5604855

Onderwerp Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport “Afspraak is Afspraak”

Geachte mevrouw Van Tulder, U heeft aan ons het rekenkamerrapport, betreffende het onderzoek naar de uitvoering van moties, amendementen en toezeggingen in de periode van maart 2018 – maart 2021 aangeboden voor bestuurlijke wederhoor. Allereerst willen we u bedanken voor dit rapport en de fijne (ambtelijke) samenwerking tijdens het onderzoek. Graag geven wij hieronder onze reactie op het onderzoek. Wij constateren dat de conclusies en aanbevelingen met name betrekking hebben op de griffie (en dus de raad zelf) en de wijze waarop de griffie/de raad zaken heeft georganiseerd. Wij zullen hieronder ingaan op de zaken die ons college aangaan en zullen onze mening en ervaringen delen over een aantal punten. U trekt de volgende conclusies en doet de volgende aanbevelingen. Conclusies 1. Afspraken over termijnen ontbreken 2. Monitoring van de afhandeling is niet geregeld 3. Het niet benoemen van de MAT in een memo, RIB of raadsvoorstel zorgt voor een gebrekkige registratie. 4. Er is geen controle op kwaliteit 5. De MAT’s zijn niet altijd duidelijk. 6. Het registratiesysteem is inefficiënt omdat er parallel gebruik wordt gemaakt van twee registratiesystemen die niet zijn gekoppeld. 7. Aantal toezegging is groot 8. Verschillen tussen portefeuilles in afhandeling van moties en toezeggingen

Aanbevelingen 1. Stel termijnen voor afhandeling en tussenrapportages vast. 2. Controleer of de toezegging juist en duidelijk is genoteerd 3. Zorg voor monitoring 4. Maak afspraken over de beoordeling van de kwaliteit van de afhandeling 5. Spreek af dat de wijze van uitvoering van een amendement wordt gerapporteerd. 6. Kies iBabs als registratiesystemen waar iedereen mee werkt en maak duidelijke procedureafspraken over de registratie van moties, amendementen en toezeggingen. 7. Maak uw moties zo SMART mogelijk. 8. Controleer de status van moties, amendementen en toezeggingen regelmatig. 9. Geef de griffie de opdracht om binnen 3 maanden te komen met een plan van aanpak om tot een heldere procedure en toetsingscriteria te komen. 10. Aanbevelingen aan het college a) Formuleer toezeggingen zo specifiek en tijdsgebonden mogelijk en wees alert op de haalbaarheid van toezeggingen (naar tijd en inhoud). b) Houd bij het doen van toezeggingen rekening met de met de behandelcyclus van de raad. c) Agendeer de moties en toezeggingenlijst in de reguliere PHO’s en wees kritisch op afwijkingen van termijnen, voor uzelf en naar de organisatie toe. d) Als een motie of toezegging niet haalbaar blijkt, zorg dan voor een voor de raad voldoende onderbouwing.

e) Agendeer en bespreek periodiek de voortgang van de afdoening van moties en toezeggingen in het college en ben scherp op de sturing op tijdige nakoming van moties en toezeggingen en de communicatie hierover met de raad. De conclusie onder 3 onderschrijven wij. Vanuit onze kant zijn wij soms nalatig geweest om in de stukken, ter afdoening van MAT’s, een duidelijke omschrijving van c.q. een duidelijke link naar de bewuste MAT te maken. Wij hebben hier steeds meer aandacht voor en ons streven is de 100% te halen. Even als de conclusie onder 5. Onze ervaringen over de conclusie 5 zijn ambtelijk met u gedeeld. Verder t.a.v. van de conclusie onder 7 het volgende. In theorie zou het zo moeten zijn dat alle (detail)vragen worden gesteld tijdens een commissie, en daar waar nodig, vóór de aanvang van de commissie, via feitelijke/technische vragen. Tijdens de raad zou dan het politieke debat moeten worden gevoerd, waarin standpunten worden ingenomen. De ervaring leert dat soms de behoefte om (1) de commissievergadering over te doen aanwezig is en (2) dat soms het gevoel leeft dat de vragen die gesteld zijn in de commissie, onvoldoende dan wel niet beantwoord zijn. Los van de facto (nog) niet beantwoorde vragen, is dit punt een kwestie van (werken aan) vertrouwen. We zullen ervoor waken om de vragen naar tevredenheid te beantwoorden, hoewel dit soms aan subjectiviteit onderhevig is.

Het niet eens zijn met een antwoord, zou geen grondslag moeten bieden om de vraag alsnog te herhalen. Goed om te lezen dat de conclusie onder 8 met enige terughoudendheid wordt getrokken. Dit mede gezien uw constatering op basis van steekproef “dat de moties wel worden afgehandeld maar niet met de raad worden gedeeld. Het openstaan in

de registratiesystemen (griffielijst/ iBabs) betekent niet altijd dat de motie of toezegging is blijven liggen.” Wij constateren tevens dat in de totale lijst met MAT’s nog steeds zaken open staan waar wij van oordeel zijn dat deze zijn afgehandeld. De reden voor het niet “afvinken” kan in de lijn liggen met uw conclusie. Wij zullen de raad separaat (via een RIB) informeren over de afhandeling van de openstaande MAT’s. Daar waar wij van oordeel zijn dat een MAT is afgehandeld, zullen we dit ook met feiten onderbouwen. Wij onderschrijven de aanbevelingen die betrekking hebben op ons college. a) Hoewel technisch gezien de formulering van een toezegging aan de griffier is, is het belangrijk dat de toezegging ook helder wordt uitgesproken. Een duidelijke (mondelinge) formulering van een toezegging tijdens de vergadering, draagt bij aan een efficiënte afhandeling ervan. Wij zullen meer aandacht hebben voor een duidelijke(re) formulering van de toezeggingen. Daarnaast zullen wij een actievere rol spelen bij het bepalen van afhandelingstermijnen in de raad. Tot slot zullen wij meer aandacht hebben voor de tussentijdse berichten over de uitvoering van MAT’s en voor de expliciete(re) informatie naar de raad over de uitvoering van de amendementen. b) Dit kan mogelijk na de raadsvergadering. Het is denkbaar dat de informatie op het moment zelf niet voorhanden is.

c) De agendering van de MAT-lijst in de portefeuillehoudersoverleggen, gebeurt al. d) Vanzelfsprekend zorgen wij voor een onderbouwing. Vervolgens is het aan de raad om te beoordelen of de door ons college geleverde onderbouwing, voldoende is. e) Wij zullen de lijst van de MAT’s maandelijks (na de raadsvergadering) bespreken in het college en de stand van zaken over de uitvoering monitoren. Dit moment kan tevens een bijdrage leveren aan bewustwording en kan de uitvoering versnellen. T.a.v. de aanbeveling onder 9 inzake opstellen van toetsingscriteria, zijn wij van mening dat dit geen meerwaarde heeft omdat de kwaliteitsborging vindt plaats bij het college. Het college (lees ook de portefeuillehouder (ph)) stelt aan de voorkant kwaliteitseisen aan een stuk (o.a. volledigheid, duidelijkheid etc.). Als het stuk akkoord bevonden wordt door de ph en of het college, pas dan wordt het stuk verzonden aan de raad. De raad beoordeelt vervolgens of dit voldoende is. Indien dat niet het geval, kan de raad dit laten weten. Kortom, het college stelt een stuk vast en geeft daarmee aan dat het stuk voldoet aan het gevraagde c.q. aan hetgeen is toegezegd. Vervolgens geeft de raad aan (hetzij impliciet) of hij dit goed genoeg vindt of niet. Wij zullen ambtelijk samen met de griffie bekijken welke vervolgacties ter verbetering van de processen nodig zijn.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Heerlen, de gemeentesecretaris a.i.

de burgemeester,

L. Schouterden

drs. R. Wever

Deze brief is geautomatiseerd aangemaakt en daarom niet ondertekend.