Besluitenlijst Werkgroep Financial Audit 27 augustus 2024

Besluitenlijst Werkgroep Financial Audit Datum

27-08-2024

Tijd

19:00 - 20:30

Locatie

Raadszaal

Voorzitter

M. van den Berg

Aanwezigen

R. Daemen, E. Géron, M. Habets, A. Janssen, J. Koninckx-Kollen, R. Rozestraten en M. van Tulder

1

Opening en mededelingen Besluit: De WFA neemt kennis van de mededelingen van de voorzitter. Toelichting: De voorzitter deelt mede dat de werkgroepleden Peter van Zutphen, Fred Daamen en Sascha Jacobs zich hebben afgemeld.

2

Vaststellen agenda Besluit: De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3

Vaststellen besluitenlijst Besluit: De WFA stelt de besluitenlijst ongewijzigd vast.

4

Aanbesteding accountant Besluit: De WFA neemt kennis van de inkoopstrategie accountantsdiensten en de antwoorden op de gestelde vragen. Toelichting: Martijn Habets en Roger Daemen zijn aanwezig om bij dit agendapunt de vragen te beantwoorden. N.a.v. de vragen van de leden van de WFA licht Martijn toe: De markt m.b.t. accountantsdiensten voor gemeenten met een omvang als de gemeente Heerlen is klein. Daarom is er 6 jaar geleden voor gekozen om samen met Maastricht en Sittard-Geleen aan te besteden. Het is niet zeker of er een markt is voor accountantsdiensten voor gemeenten met de omvang van Parkstad Limburg. Misschien kan er in de toekomst gekeken worden of een gezamenlijke huisaccountant tot de

mogelijkheden behoort. Het gaat bij deze aanbesteding om één proces maar om twee percelen. De aanbevelingen van de huidige accountant worden geborgd bij de toekomstige accountant. Dit gebeurt o.a. via het controleprotocol en er vindt een overdrachtsperiode plaats. In de aanbesteding wordt het ravijnjaar meegenomen, de accountant zal worden gevraagd aanbevelingen te doen hoe hiermee om te gaan. De planning is dat de inkoopstrategie wordt geagendeerd voor de commissie EBF en raad van september. En in januari zal de gunning plaatsvinden. 5

Stand van zaken Rekenkamer Besluit: De WFA neemt kennis van de stand van zaken van de Rekenkamer, de toelichting door de rekenkamerleden en de antwoorden op de gestelde vragen. Toelichting: Margriet van Tulder en Geneviève van Liere zijn aanwezig bij dit agendapunt om de vragen van de werkgroepleden te beantwoorden. Margriet deelt mede dat het onderzoek Heerlen Noord niet in november gereed zal zijn. Het is wat complexer omdat het hier een onderzoek van meerdere gemeenten betreft. Ook is in november de begrotingsbehandeling waarmee de raad al erg druk is. Daarom zal het rapport in januari aan de raad worden aangeboden. Er vinden momenteel bezoeken aan fracties plaats met het verzoek om onderwerpen aan te dragen voor de onderzoeksplanning 2025. Een aantal fracties heeft nog geen gehoor gegeven aan het verzoek van de Rekenkamer om hun te bezoeken. De voorzitter van de WFA zal dit met de fracties bespreken. Geneviève geeft een korte toelichting op het vervolgonderzoek over de opvolging van moties, toezeggingen en amendementen. Ze zal onderzoeken of de aanbevelingen van het eerdere onderzoek zijn overgenomen en toegepast. Er wordt opgemerkt dat het ook zinvol zou zijn om te onderzoeken of de ingediende moties effectief zijn en vertaald zin in beleid.

5.1

Rapportage van de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer Verzoek van de Rekenkamer aan de WFA: Met het van kracht worden van de wet versterking lokale rekenkamers moet het college jaarlijks rapporteren over de stand van zaken van de uitvoering van overgenomen aanbevelingen van de Rekenkamer. In de jaarstukken wordt slechts fragmentarisch terug gekoppeld over de opvolging van de Pagina 2

aanbevelingen van de Rekenkamer. De NVRR heeft een notitie hierover opgesteld waarin een handreiking wordt gedaan hoe het college kan rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer. Kan de WFA het college adviseren om conform de notitie van de NVRR over opvolging van de aanbevelingen in de rekenkameronderzoeken te rapporteren? Besluit: De WFA besluit om middels een raadsvoorstel de commissie EBF en raad te adviseren om het college te verzoeken een maal per jaar via bijgaand format de raad te informeren over de stand van zaken m.b.t. de aanbevelingen van de Rekenkamer. 6

Rondvraag en sluiting Besluit: Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering. Toelichting: Er zijn geen vragen voor de rondvraag.

Pagina 3