Beoordelingsresultaat Perceel 1 Heerlen. Definitief (002)

Beoordelingsresultaat inschrijvingen Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Heerlen en Maastricht. CONSENSUS Perceel 1 gemeente Heerlen K1

Controleaanpak

50 punten

K2

Invulling natuurlijke adviesfunctie

10 punten

K3.

Meerwerk

10 punten

TOTAAL

70 punten

CONSENSUS Deloitte

K1.1 10

K1.2 7

K1.3 K1.4 10 10

K1.5 K2. 10 7

K3.1 K3.2 5 3

Totaal 62

1

NAAM INSCHRIJVER: DELOITTE ACCOUNTANTS De beschrijving van de sub-subgunningscriteria wordt afzonderlijk beoordeeld, indien informatie niet in het juiste onderdeel is opgenomen, wordt deze informatie niet betrokken in de beoordeling van het betreffende sub-subgunningscriterium. K1: Controleaanpak Inschrijver dient per perceel een plan van aanpak op te stellen waarin weergegeven wordt op welke wijze invulling gegeven wordt aan de uitvoering van de gevraagde werkzaamheden (beperken tot de wettelijke controle van de gemeentelijke jaarrekening). Van belang is dat duidelijk wordt hoe de aanpak aansluit op een situatieanalyse van de gemeenten. Het plan van aanpak dient een uitwerking te bevatten van de criteria K1.1 t/m K1.5.

K1.1 Controlefilosofie van inschrijver Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (10 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium zeer concreet en duidelijk en de door inschrijver verwoorde visie op dit onderdeel zorgt ervoor dat de ambtelijke organisatie van Opdrachtgever minimaal wordt belast. Dit geeft Opdrachtgever veel vertrouwen in de door inschrijver aangeboden dienstverlening. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed (7 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium concreet en duidelijk en de door inschrijver verwoorde visie op dit onderdeel zorgt ervoor dat de organisatie van Opdrachtgever in beperkte mate wordt belast. Dit geeft Opdrachtgever vertrouwen in de door inschrijver aangeboden dienstverlening. Er is echter één kritiekpunt te benoemen, dat verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (3 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium niet in alle opzichten concreet en duidelijk en/of de door inschrijver verwoorde visie op dit onderdeel zorgt ervoor dat de organisatie van Opdrachtgever wel wordt belast. Dit geeft Opdrachtgever nog voldoende vertrouwen in de door inschrijver aangeboden dienstverlening. Er zijn meerdere kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score goed kan worden toegekend.

Onvoldoende (0 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium onvoldoende concreet en duidelijk en/of de door inschrijver verwoorde visie op dit onderdeel zorgt ervoor dat de organisatie van Opdrachtgever meer dan gebruikelijk wordt belast. Dit geeft Opdrachtgever onvoldoende vertrouwen in de door inschrijver aangeboden dienstverlening. Er zijn ernstige kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score voldoende kan worden toegekend.

2

Score: 10 punten (zeer goed) Motivatie: Inschrijver beschrijft zijn controlefilosofie op een duidelijke en concrete manier. De aanpak is waarde gedreven, risicogericht en data-gedreven, hetgeen aansluit bij de behoeften van de gemeente Heerlen. Inschrijver brengt een goede gelaagdheid aan in haar controlefilosofie, waarbij goed wordt ingegaan op zowel controleren als adviseren. Inschrijver toont inzicht in de financiële uitdagingen van de gemeente, waarmee duidelijk wordt gemaakt dat inschrijver oog heeft voor minimale belasting van de ambtelijke organisatie; ook het aanbieden van workshops (deepdives) is een nuttig instrument. Inschrijver heeft daarnaast oog voor innovatie, onder andere door de inzet van (AI) tooling. De beschrijving van de instrumenten en het concreet maken ervan is goed uitgewerkt De inschrijving richt zich relatief veel op advies en minder op hoe de controle zelf de minimale belasting voor de organisatie waarborgt. Dit vormt een klein kritiekpunt dat als detail wordt gezien. K1.2 Fasering en planning werkzaamheden Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (10 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium zeer concreet en duidelijk met veel aandacht voor de benodigde inzet vanuit de gemeenten. Het commentaar beperkt zich slechts tot details.

Goed (7 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium concreet en duidelijk met aandacht voor de benodigde inzet vanuit de gemeenten. Er is echter één kritiekpunt te benoemen, dat verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (3 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium niet in alle opzichten concreet en duidelijk en/of met aandacht voor de benodigde inzet vanuit de gemeenten. Er zijn meerdere kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score goed kan worden toegekend. Onvoldoende (0 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium onvoldoende concreet en duidelijk en/of met onvoldoende aandacht voor de benodigde inzet vanuit de gemeenten. Er zijn ernstige kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score voldoende kan worden toegekend.

3

Score: 7 punten (goed) Motivatie: Inschrijver presenteert een duidelijke fasering en planning, inclusief de belangrijkste controlemomenten en overlegstructuren. De planning omvat de verschillende fases van de audit, zoals risicoanalyse, controlewerkzaamheden en rapportage. Inschrijver biedt een dynamische controleaanpak met heldere overlegmomenten en borgt een efficiënte samenwerking. Dit beperkt de belasting van de gemeente en voorkomt verrassingen. Punt van aandacht is het nog duidelijker maken wat de gevraagde inzet en tijdsinvestering van de gemeentelijke organisatie gaat zijn. Op het niveau van de mijlpalen wordt dit zeker wel gedaan, maar voor de tussenliggende processtappen wordt dit niet zo duidelijk uitgewerkt. Uit de tekst blijkt dat inschrijver de flexibiliteit heeft om werkzaamheden opnieuw in te plannen bij het niet halen van een deadline. Dit is positief, maar vraagt om duidelijke kaders. Daarnaast kan het aandachtsveld "thematische sprints" concreter worden uitgewerkt. Wat wordt hier precies onder verstaan en hoe wordt dit praktisch ingevuld? Gelet op de kritiekpunten hierboven kan er geen score van zeer goed worden toegekend en is derhalve een score goed (= 7 punten) toegekend.

K1.3 Continuïteit van de uitvoering Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (10 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium zeer concreet en duidelijk waardoor Opdrachtgever veel vertrouwen heeft in de continuïteit van de uitvoering. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed (7 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium concreet en duidelijk waardoor Opdrachtgever vertrouwen heeft in de continuïteit van de uitvoering. Er is echter één kritiekpunt te benoemen, dat verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (3 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium niet in alle opzichten concreet en duidelijk waardoor Opdrachtgever vraagtekens zet bij de continuïteit van de uitvoering. Er zijn meerdere kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score goed kan worden toegekend. Onvoldoende (0 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium onvoldoende concreet en duidelijk waardoor Opdrachtgever onvoldoende vertrouwen heeft in de continuïteit van de uitvoering. Er zijn ernstige kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score voldoende kan worden toegekend.

4

Score: 10 punten (zeer goed) Motivatie: Inschrijver garandeert continuïteit door het behoud van het bestaande team en biedt een online platform (Deloitte Connect) om documenten en voortgang te borgen. De duidelijke communicatie en beschikbaarheid van extra capaciteit zijn positief. Er is aandacht voor kennisborging en interne overdracht binnen het team, zodat wisselingen geen impact hebben op de kwaliteit van de dienstverlening. De afhankelijkheid van enkele specifieke teamleden en de garantie van gelijkwaardige vervanging had iets sterker uitgewerkt kunnen worden. In de inschrijving wordt goed ingegaan op eventuele achtervang vanuit de breedte van de organisatie, waarbij het goed is te lezen dat inschrijver zich bewust is van de meerwaarde van in de regio gewortelde medewerkers waardoor erkenning en herkenning op de opgaven aanwezig is. Terecht stipt inschrijver het belang van wederkerigheid in de relatie aan (belang van heldere en proactieve communicatie over en weer). K1.4 Overlegmomenten Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (10 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium zeer concreet waardoor het voor Opdrachtgever zeer duidelijk is welke overlegmomenten benodigd zijn. Het commentaar beperkt zich slechts tot details.

Goed (7 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium concreet waardoor het voor Opdrachtgever duidelijk is welke overlegmomenten benodigd zijn. Er is echter één onduidelijkheid te benoemen, dat verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (3 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium niet geheel concreet waardoor het voor Opdrachtgever niet altijd duidelijk is welke overlegmomenten benodigd zijn. Onvoldoende (0 punten): Inschrijver beschrijft dit sub-subgunningscriterium onvoldoende concreet waardoor het voor Opdrachtgever op meerdere punten niet duidelijk is welke overlegmomenten benodigd zijn.

5

Score: 10 punten (zeer goed) Motivatie: De overlegstructuur is helder en concreet uitgewerkt. Inschrijver heeft een zeer overzichtelijke en complete controlematrix toegevoegd waarmee zeer helder wordt weergegeven welke (reguliere) overlegmomenten (met management, raadscommissies en de gemeenteraad) in de jaarcyclus voorzien worden. Dit draagt bij aan transparantie en een soepel controleproces zonder verrassingen. K1.5 Samenstelling controleteam Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (10 punten): Uit de beschrijving van dit sub-subgunningscriterium blijkt dat het controleteam van inschrijver zeer goed geëquipeerd is en ruimschoots over de benodigde ervaring beschikt om de werkzaamheden uit te voeren. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed (7 punten): Uit de beschrijving van dit sub-subgunningscriterium blijkt dat het controleteam van inschrijver goed geëquipeerd is en over de benodigde ervaring beschikt om de werkzaamheden uit te voeren. Er is echter één kritiekpunt te benoemen over de samenstelling en/of de ervaring van het controleteam, dat verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (3 punten): Uit de beschrijving van dit sub-subgunningscriterium blijkt dat het controleteam van inschrijver voldoende geëquipeerd is en/of over enige ervaring beschikt om de werkzaamheden uit te voeren.

Er zijn echter meerdere kritiekpunten te benoemen over de samenstelling en/of de ervaring van het controleteam. Hierdoor kan geen score van goed worden toegekend. Onvoldoende (0 punten): Uit de beschrijving van dit sub-subgunningscriterium blijkt dat het controleteam van inschrijver onvoldoende geëquipeerd is en/of over onvoldoende ervaring beschikt om de werkzaamheden uit te voeren. Score: 10 punten (zeer goed) Motivatie: Het controleteam is ervaren en goed bekend met de gemeente Heerlen. Inschrijver benadrukt de stabiliteit van het team en de regionale betrokkenheid. De multidisciplinaire samenstelling en aanvullende expertise (zoals IT-audit) zijn pluspunten. Er wordt wel de nadruk gelegd op het bestaande team zonder dat expliciet wordt gemaakt hoe bij uitval van sleutelfiguren de kwaliteit wordt gewaarborgd. Dit wordt echter als een detail gezien. Hoewel er geen enkele twijfel is over de samenstelling en het functioneren van het controleteam, blijft het belangrijk om de rolverdeling scherp in het oog te houden. Informele momenten leiden uiteindelijk tot formele bevindingen, en het is essentieel om dit expliciet naar elkaar te blijven uitspreken. 6

K2: Invulling natuurlijke adviesfunctie Inschrijver dient per perceel een beschrijving in te dienen met betrekking tot de aard, wijze en mate van invulling van de natuurlijke adviesfunctie. De beschrijving dient een antwoord te bevatten van de volgende vragen: 1. Hoeveel advies uren reserveert inschrijver binnen de jaarrekeningcontrole? 2. Waar ligt de scheidslijn tussen natuurlijk advies en een aparte adviesopdracht? 3. Wie adviseert, wanneer wordt geadviseerd en waarover wordt geadviseerd? Inschrijvende partijen dienen minimaal 100 uur voor de natuurlijke adviesfunctie aan te bieden. Tot de natuurlijke adviesfunctie behoren ook de uren gemoeid met het voorbereiden en bijwonen van overleggen met het management, het college van burgemeester en wethouders, raadscommissies en gemeenteraad. Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (10 punten): Door de gegeven antwoorden op de drie hierboven genoemde vragen toont inschrijver aan dat hij een zeer goed inzicht heeft in de aard, wijze en mate van invulling van de natuurlijke adviesfunctie. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed (7 punten): Door de gegeven antwoorden op de drie hierboven genoemde vragen toont inschrijver aan dat hij een goed inzicht heeft in de aard, wijze en mate van invulling van de natuurlijke adviesfunctie. Er is echter één kritiekpunt te benoemen, dat verder gaat dan slechts een detail.

Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (3 punten): Door de gegeven antwoorden op de drie hierboven genoemde vragen toont inschrijver aan dat hij voldoende inzicht heeft in de aard, wijze en mate van invulling van de natuurlijke adviesfunctie. Er zijn echter meerdere kritiekpunten te benoemen, waardoor geen score van goed kan worden toegekend. Onvoldoende (0 punten): Door de gegeven antwoorden op de drie hierboven genoemde vragen toont inschrijver aan dat hij onvoldoende inzicht heeft in de aard, wijze en mate van invulling van de natuurlijke adviesfunctie. Er zijn ernstige kritiekpunten te benoemen, die ervoor zorgen dat geen score voldoende kan worden toegekend. Score: 7 punten (goed) Motivatie: Inschrijver toont een goed inzicht in de aard, wijze en mate van invulling van de natuurlijke adviesfunctie. De aanpak is proactief, flexibel en goed gestructureerd, met duidelijke overlegmomenten en een breed scala aan adviesthema’s. Het is duidelijk wie het natuurlijk advies in beginsel zullen verzorgen en op welke onderdelen inschrijver voor zich ziet dat haar natuurlijk advies zich zal kunnen richten.

7

Inschrijver geeft aan hoe ze niet alleen adviseert bij de jaarrekeningcontrole, maar ook proactief bijdraagt aan duurzaamheidsverantwoording, woningbouwprojecten en financiële stabiliteit. De inschrijver kent de politiek-bestuurlijke context en geeft concrete voorbeelden van hoe ze gemeenten ondersteunt bij complexe vraagstukken. De verdere kaderstellende ontwikkeling wordt weliswaar genoemd, maar kan concreter worden uitgewerkt in de uitvoering (bijvoorbeeld via ervaringsbeoordelingen). Tenslotte is onduidelijk hoeveel uren van de 150 adviesuren worden besteed aan de jaarrekeningcontrole. Dat wordt wel als een duidelijk kritiekpunten beschouwd. Om die reden kan er geen score van zeer goed worden toegekend en is derhalve een score goed (= 7 punten) toegekend. K3: Meerwerk Meerwerk discussies zijn voor zowel Opdrachtgever als opdrachtnemer vervelend en komen de relatie vaak niet ten goede. Inschrijver wordt gevraagd om te beschrijven hoe zij tegen het begrip meerwerk aankijken, hoe het risico op meerwerk kan worden voorkomen en hoe met meerwerk wordt omgegaan tijdens de controlewerkzaamheden. Inschrijver dient hierbij rekening te houden met de aan meerwerk gestelde eisen in paragraaf B.3.

K3.1 Hoe wordt aangekeken tegen meerwerk Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (5 punten): Inschrijver geeft zeer concreet en duidelijk aan wat hij onder meerwerk verstaat en wat de visie is van inschrijver op meerwerk, waardoor het voor Opdrachtgever volstrekt duidelijk is wanneer er sprake is van meerwerk. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed (3 punten): Inschrijver geeft concreet en duidelijk aan wat hij onder meerwerk verstaat en wat de visie is van inschrijver op meerwerk, waardoor het voor Opdrachtgever duidelijk is wanneer er sprake is van meerwerk. Er is echter één kritiekpunt/onduidelijkheid te benoemen, dat verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (1 punt): Inschrijver geeft niet in alle opzichten concreet en duidelijk aan wat hij onder meerwerk verstaat en/of wat de visie is van inschrijver op meerwerk, waardoor het voor Opdrachtgever niet altijd duidelijk is wanneer er sprake is van meerwerk. Er zijn meerdere kritiekpunen/onduidelijkheden te benoemen, Hierdoor kan geen score van goed worden toegekend. Onvoldoende (0 punten): Inschrijver geeft onvoldoende concreet en duidelijk aan wat hij onder meerwerk verstaat en/of wat de visie is van inschrijver op meerwerk, waardoor het voor Opdrachtgever onvoldoende duidelijk is wanneer er sprake is van meerwerk.

Er zijn ernstige kritiekpunen/onduidelijkheden te benoemen, Hierdoor kan geen score van voldoende worden toegekend. 8

Score: 5 punten (zeer goed) Motivatie: Inschrijver geeft een duidelijke en concrete definitie van meerwerk, inclusief voorbeelden van situaties waarin meerwerk kan ontstaan, zoals veranderende wetgeving of fraudeonderzoeken. Een eerste buffer hiervoor zou wenselijk zijn, bijvoorbeeld om onvoorziene veranderingen in wetgeving, waar de gemeente geen invloed op heeft, op te vangen. Het afstemmen met de WFA is daarbij een goede optie. De visie is helder: meerwerk moet zoveel mogelijk worden voorkomen, en als het zich toch voordoet, moet het transparant en vooraf afgestemd worden. De offerte bevat: Het "Audit Elevation Lab", waarin scenario’s en dilemma’s rondom meerwerk vooraf worden besproken en escalatieroutes worden vastgesteld, wordt als positief ervaren. K3.2 Hoe wordt omgegaan met meerwerk tijdens de controlewerkzaamheden Beoordelingsmethodiek: Zeer goed (5 punten): Inschrijver geeft zeer concreet en duidelijk aan hoe met meerwerk wordt omgegaan tijdens de controlewerkzaamheden en op welke wijze het risico op meerwerk wordt voorkomen, daarbij alle in paragraaf B.3. gestelde eisen in acht nemend. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed (3 punten): Inschrijver geeft concreet en duidelijk aan hoe met meerwerk wordt omgegaan tijdens de controlewerkzaamheden en op welke wijze het risico op meerwerk wordt voorkomen, daarbij alle in paragraaf B.3.

gestelde eisen in acht nemend. Er is echter wel enige onduidelijkheid te benoemen, die verder gaat dan slechts een detail. Hierdoor kan geen score van zeer goed worden toegekend. Voldoende (1 punt): Inschrijver geeft niet in alle opzichten concreet en duidelijk aan hoe met meerwerk wordt omgegaan tijdens de controlewerkzaamheden en/of op welke wijze het risico op meerwerk wordt voorkomen en/of daarbij alle in paragraaf B.3. gestelde eisen in acht worden genomen. Er zijn meerdere onduidelijkheden te benoemen. Hierdoor kan geen score van goed worden toegekend. Onvoldoende (0 punten): Inschrijver geeft onvoldoende concreet en duidelijk aan hoe met meerwerk wordt omgegaan tijdens de controlewerkzaamheden en/of op welke wijze het risico op meerwerk wordt voorkomen en/of daarbij alle in paragraaf B.3. gestelde eisen in acht worden genomen. Er zijn te veel onduidelijkheden te benoemen.

9

Score: 3 punten (goed) Motivatie: Inschrijver beschrijft een duidelijke werkwijze voor het omgaan met meerwerk tijdens controlewerkzaamheden en geeft concrete preventieve maatregelen. Belangrijke elementen: • Proactieve communicatie en monitoring:

Deloitte houdt "kort aan de bal" en signaleert tijdig afwijkingen, waardoor escalatie wordt voorkomen. • Transparante besluitvorming: Meerwerk wordt alleen uitgevoerd na expliciete goedkeuring van de gemeente. De gemeente bepaalt zelf of inschrijver of een andere partij het meerwerk uitvoert. • Voorkomen van inefficiënties: Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de kwaliteit van de aanlevering en de rolverdeling om onnodig meerwerk te vermijden. • Concreet handelingskader bij knelpunten: Er zijn drie opties uitgewerkt (gemeente lost het zelf op, huurt externe ondersteuning in, of vraagt inschrijver om de werkzaamheden uit te voeren met een vooraf overeengekomen kostenraming). Echter minder goed is in de inschrijving uitgewerkt hoe het risico op meerwerk wordt voorkomen, terwijl dat wel één van de te behandelen onderwerpen was. Om die reden kan er geen score van zeer goed worden toegekend en is derhalve een score goed (= 3 punten) toegekend.

10