Aanbiedingsbrief onderzoek moties amendementen en toezeggingen.pdf

Aan: de gemeenteraad Heerlen en de commissie Maatschappij en Financiën

Datum 10 januari 2022

Uw kenmerk

Onderwerp Aanbieden onderzoek moties, amendementen en toezeggingen

Ons kenmerk

Geachte raads- en commissieleden , Bijlage(n)

Griffie Margriet van Tulder Telefoonnummer 0655782128

Rekenkamerrapport “Afspraak is Afspraak” Hierbij bieden wij u aan ons onderzoek ‘Afspraak is afspraak’ Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021’ aan. Het onderzoek bestaat uit een bestuurlijk rapport, met conclusies en aanbevelingen, en een bevindingenrapport. In het bevindingenrapport geven we een beeld van de nakoming en afhandeling van door de raad ingediende moties en amendementen en door het college gedane toezeggingen vanaf de start van uw huidige zittingsperiode tot en met maart 2021. Bestuurlijke reactie De reactie van het bestuur op het rapport hebben wij bijgevoegd. In deze reactie geeft het college aan de conclusies en aanbevelingen grotendeels te ondersteunen. Zij geven aan van plan te zijn om de aanbevelingen die het college aangaan over te nemen en in samenwerking met de griffie te zorgen voor de gewenste verbeteringen van het proces. Het college geeft ook aan samen te willen werken om het aantal toezeggingen tijdens raadsvergaderingen te verminderen. Het college zal ervoor zorgen de vragen die in de commissievergadering zijn gesteld naar tevredenheid te beantwoorden en verzoekt u om kritisch te blijven op (herhaling van) vragen die u tijdens raadsvergaderingen stelt. Terecht stelt het college verantwoordelijk te zijn voor de kwaliteitsborging.

Echter, de toetsingscriteria die de rekenkamer adviseert zijn gericht op een goede communicatie tussen raad en college. Het gaat om duidelijkheid, volledigheid en tijdigheid, criteria die u als ‘ontvanger’ van de communicatie beoordeelt. De ervaring leert dat u niet altijd toekomt aan de monitoring van MAT’s. Wanneer dit op basis van de geformuleerde criteria onvoldoende op orde blijkt, kan er gemakkelijk een signaal uitgaan naar het college zodat het verbeterd kan worden.

Het voornemen om ambtelijk samen met de griffie te bekijken welke vervolgacties ter verbetering van de processen nodig zijn en het ‘opschonen’ van de griffielijsten, zodat afgehandelde moties en toezeggingen kunnen worden geschrapt, zou een goede start kunnen zijn voor een verbeterd proces. De rekenkamer adviseert u om het college te verzoeken dit te doen voordat de nieuwe raad is geïnstalleerd. Reactie van de Griffie De griffie geeft reeds een voorzet op een aantal concrete verbeteringen die kunnen worden ingezet. De beproefde aanpak van toezeggingen tijdens commissievergaderingen lijkt een goede leidraad te zijn. De rekenkamer onderschrijft de visie van de Griffie dat de registratie van MAT’s geen doel op zich is. Een verbetering van de tot nu toe gehanteerde werkwijze is een middel om tot betere ondersteuning van uw controlerende taak te komen. De rekenkamer ziet de rol van de griffie hier niet alleen als een procedurele, maar ook als een ondersteunende: de griffie heeft als poortwachter toch ook een meer inhoudelijke rol. Hij kan de eerste kwaliteitstoets uitvoeren en eventueel antwoorden terugverwijzen als die naar zijn mening niet voldoen.

Het lijkt de rekenkamer relevant om te bespreken: * welke conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer u wenst over te nemen; * welk belang u hecht aan een goede ondersteuning bij het controleren van de afhandeling van MAT’s en welke rol u wilt dat de griffie daarin speelt; * op welke manier en door wie u de kwaliteit van de afhandeling van MAT’s wilt borgen. Wij adviseren om daarbij te betrekken op welke manier en op welke momenten u over dat proces geïnformeerd wilt worden. Dank Tot slot, wil ik graag iedereen bedanken die aan het onderzoek heeft meegewerkt. De rekenkamer is alle deelnemers uit de organisatie waarmee is gesproken en/of die documenten hebben aangeleverd zeer erkentelijk voor de bereidwilligheid waarmee zij dit deden. Ik ben graag bereid tot een nadere toelichting op het onderzoek.

Hoogachtend, Margriet van Tulder, Voorzitter rekenkamer Heerlen

Deze brief is geautomatiseerd aangemaakt en daarom niet ondertekend.