6. Memo inzicht in reservepositie HCL per 31 december 2024__375099__

MEMO Van: Directie HCL Aan: Dagelijks bestuur GR HCL

Betreft Inzicht in reservepositie HCL per 31 december 2024, Aangepaste memo nav DB GR HCL dd 23 april 2025 Aangepaste memo nav finale ambtelijke afstemming dd 08 mei 2025 Datum 09 mei 2025

------------------------------------------------------------------------------------------Aanleiding Naar alle verwachting treden per 01 januari 2026 twaalf nieuwe deelnemers toe tot de GR HCL, naast de huidige deelnemers Heerlen, Maastricht en Rijk. Van zowel de kant van de nieuwe toetreders als de huidige deelnemers is de vraag gesteld op welke wijze er wordt omgegaan met per 31 december 2025 opgebouwde (bestemmings)reserves en voorzieningen alsmede de per die datum openstaande verplichtingen. Dit memo dient om in dezen naar beide kanten – alsmede naar het HCL zelf – helderheid en duidelijkheid te scheppen. Uitgangspunt hierbij is het trekken van een streep per 31 december 2025, waarbij alle op die datum opgebouwde reserves, voorzieningen en openstaande verplichtingen ten gunste of ten laste van de huidige deelnemers komen, en alle na die datum op te bouwen reserves, voorzieningen en verplichtingen ten gunste of ten laste van de gezamenlijkheid van deelnemers per 01 januari 2026. Bovenstaand uitgangspunt vereist inzicht in de aard en omvang van de per 31 december 2025 te trekken streep.

Hierbij dient te worden opgemerkt dat: a) bestemmingsreserves en voorzieningen een geoormerkt toekomstig doel van aanwending kennen, waarvan niet zomaar kan worden afgeweken; b) het hebben van een bepaalde mate van algemene reserve – volgens de tekst van de GR regeling maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen van de deelnemers – voor het HCL noodzakelijk is om een algehele buffer te hebben om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. In dit memo wordt een overzicht gegeven van aard en omvang van de reserves, voorzieningen en verplichtingen per 31 december 2024, inclusief de ter zienswijze aangeboden verwerking van het (positieve) resultaat over 2024 overeenkomstig instemming van het Dagelijks Bestuur in haar vergadering dd 23 april 2025.

Bestemmingsreserves Het HCL kent per 31 december 2024 de volgende bestemmingsreserves, welke uitsluitend ten behoeve van de vastgelegde bestemming kunnen worden aangewend: a) Aan externe partijen verbonden bestemmingsreserves: € 103.271 - Legaat Cruts € 9.860 - Projectsubsidie Restauratie registers € 4.741 - Projectsubsidie Ontsluiting archief militair gezag € 85.500 - Projectsubsidie Digitalisering archief militair gezag € 3.170 Dit betreft geoormerkte projectsubsidies, welke geen andere aanwending kunnen hebben. b) Aan het Rijk verbonden bestemmingsreserve: € 401.018 - DTR € 401.018 Dit betreft de geoormerkte bijdrage van het Rijk aan de ontwikkeling van het e-depot van HCL, welke geen andere aanwending kan hebben. c) Aan het HCL verbonden bestemmingsreserve: € 698.127 - Bestemmingsreserve AMV € 698.127 Het project AMV betreft een projectovereenkomst tussen HCL en Nationaal Archief inzake het door het HCL materieel voorbereiden van nog te digitaliseren Rijksarchieven. Deze overeenkomst kent een looptijd van 7 jaar, van 1 januari 2021 t/m 31 december 2027, en wordt uitgevoerd met daartoe specifiek door het HCL in vaste dienst genomen medewerkers.

Door het AB GR HCL is bij bestuursbesluit dd 15 december 2020 als voorwaarde voor het aangaan van de overeenkomst gesteld, dat uit de gerealiseerde overwaarde uit dit project een geoormerkte bestemmingsreserve dient te worden opgebouwd ten behoeve van het kunnen voldoen aan transitie- en ww- verplichtingen dan wel herplaatsingskosten van deze medewerkers na beëindiging van het project. Deze bestemmingsreserve kan daarmee geen andere aanwending hebben. d) Na instemming door het Algemeen Bestuur met het Voorstel aanwending resultaat 2024 in te stellen specifiek aan de gemeente Maastricht verbonden bestemmingsreserve: € 485.044 - Bestemmingsreserve Maastricht € 485.044 Dit betreft een bestemmingsreserve waarmee specifieke activiteiten ten behoeve van specifiek Maastricht kunnen worden gefinancierd. Te denken valt aan wettelijke verplichtingen zoals een dekking voor het afnemen van e-depot dienstverlening in 2025 en verder waarvoor anders in de vorm van een aanvullende bijdrage zou dienen te worden betaald, het digitaliseren van bouwtekeningen of andere specifieke veel geraadpleegde archieven van de gemeente Maastricht, het aantrekken van een educatief medewerker, of het organiseren van aanvullende publieksactiviteiten gericht op Maastricht.

e) Na instemming door het Algemeen Bestuur met het Voorstel aanwending resultaat 2024 in te stellen specifiek aan de gemeente Heerlen verbonden bestemmingsreserve: € 396.854 - Bestemmingsreserve Heerlen € 396.854 Dit betreft een bestemmingsreserve waarmee specifieke activiteiten ten behoeve van specifiek Heerlen kunnen worden gefinancierd. Te denken valt aan wettelijke verplichtingen zoals een dekking voor het afnemen van e-depot dienstverlening in 2025 en verder waarvoor anders in de vorm van een aanvullende bijdrage zou dienen te worden betaald, of het digitaliseren van bouwtekeningen of andere specifieke veel geraadpleegde archieven van de gemeente Heerlen.

Overige reserve (algemene reserve) De overige reserve (algemene reserve) van het HCL bedraagt per 31 december 2024 € 338.720. Dit is gelijk aan de volgens de GR regeling maximale reserve van 10% van de bijdragen welke door de GR deelnemers ten behoeve van de uitvoering van archieftaken ter beschikking is gesteld, te weten € 3.387.195 obv begroting 2025.

Voorzieningen Het HCL kent per 31 december 2024 de volgende voorzieningen, welke op basis van een bestuursbesluit zijn gevormd om aan specifieke toekomstige verplichtingen te kunnen voldoen: a) Egalisatievoorzieningen Egalisatievoorzieningen kunnen worden beschouwd als door deelnemers ter beschikking gestelde middelen welke conform bestuursbesluit dienen te worden aangewend ter dekking van specifieke toekomstige kosten. HCL kent de volgende egalisatievoorzieningen: - Egalisatierekening onderhoud gebouwen: € 4.012.266 Jaarlijks stelt het Rijk middelen ter beschikking ten behoeve van huur en onderhoud van het rijksmonumentale kerk- en kloostercomplex in Maastricht waar het HCL gevestigd is. De middelen welke niet ten behoeve van huur en onderhoud worden aangewend, worden toegevoegd aan de egalisatierekening ter dekking van toekomstige onderhoudskosten aan dit complex. Ten aanzien van de vereiste hoogte van de egalisatievoorziening zijn op dit moment geen bestuursafspraken gemaakt. De accountant heeft in haar bevindingen het advies gegeven deze – na uittreding van het Rijk - af te stemmen op de verwachte huur- en onderhoudskosten voortkomend uit het MJOP.

- Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding: € 15.273 Deze egalisatierekening heeft betrekking op een van het Rijk ontvangen afkoopsom inzake een te hoge in rekening gebrachte huurvergoeding van het kerk- en kloostercomplex in Maastricht in het verleden, welke jaarlijks conform bestuursbesluit wordt gebruikt ter gedeeltelijke dekking van de huurvergoeding welke het HCL ten behoeve van de huur van het kerk- en kloostercomplex in Maastricht aan het Rijk verschuldigd is. Deze egalisatierekening loopt t/m einde 2028 en kent op dat moment een nul-saldo. - Egalisatierekening bijdrage huurverplichting CKK: € 1.107.250 Deze egalisatierekening heeft betrekking op in het verleden niet door de gemeente Heerlen in rekening gebrachte huurkosten van het gebruik van HCL van het Thermenmuseum (jan 2020 – aug 2022) en het eerste jaar van ingebruikname van de CKK (aug 2022 – juli 2023), welke conform bestuursbesluit door het HCL zijn gereserveerd ter gedeeltelijke dekking van de jaarlijkse huurvergoeding welke het HCL vanaf augustus 2023 ten behoeve van de huur van de CKK aan de gemeente Heerlen verschuldigd is. Deze egalisatierekening loopt t/m het einde van de huidige huurperiode van de CKK door het HCL, te weten juli 2032, en kent per eind juli 2032 een nul-saldo.

b) Voorziening transitie HCL: € 105.987 In het kader van toetreding van de gemeente Heerlen per 1 januari 2020 is eind 2019 de op dat moment gevormde voorziening gericht op de eerder beoogde fusie met het SHCL bij bestuursbesluit omgezet in een voorziening transitie HCL, met als doel om de transitiekosten betrekking hebbend op integratie van Maastricht en Heerlen en een toekomstige uittreding van het Rijk te kunnen dekken. Een voorbeeld van deze kosten is de aanbesteding en integratie van de collectiebeheersystemen van beide locaties, welke voor 2025 en 2026 is voorzien. Een ander voorbeeld is de te herziene inrichting van het interne informatiebeheer

van het HCL, welke na de voorziene uittreding van het Rijk in 2027 gaat vallen onder het provinciale toezichtskader. Een derde voorbeeld is het BBV-compliant maken van de financiële inrichting van het HCL, welke in 2024 is ingezet en in 2025 in de dagelijkse bedrijfsvoering wordt geëffectueerd. Verwachting is dat de voorziening transitie HCL per ultimo 2025 een nul-saldo kent. c) Voorziening verlofsparen: € 77.548 Conform de CAO SGO kunnen medewerkers jaarlijks naast hun bovenwettelijke verlofuren vanuit het IKB maximaal 187 verlofuren kopen en toevoegen aan het persoonlijke saldo verlofsparen. Hiermee kan worden gespaard voor langdurig verlof dan wel vervroegde pensionering. De financiële tegenwaarde van opgebouwde uren in het kader van verlofsparen betreffen uitgesteld loon en zijn daarmee een toekomstige verplichting naar medewerkers. Hiertoe kan conform BBV een voorziening worden ingesteld. In het kader van toetreding van 12 nieuwe GR-deelnemers per 1 januari 2026, is het belangrijk om deze toekomstige verplichting door middel van een voorziening niet alleen op de balans zichtbaar te maken, maar hiertoe ook de vereiste financiële middelen opzij te leggen.

In bestemmingsreserves om te zetten voorzieningen Het HCL kende tot en met boekjaar 2024 een tweetal voorzieningen welke in het kader van BBV niet zijn toegestaan, en daarom na instemming door het Algemeen Bestuur met het Voorstel aanwending resultaat 2024 worden omgezet naar een tweetal bestemmingsreserves met dezelfde doelstelling. Het betreft: a) Instellen van een Bestemmingsreserve Restant vakantiedagen met toevoeging van een bedrag van € 217.411, als vervanging voor de huidige voorziening welke tot op heden in de jaarrekening onder de balanspost Vakantiedagenverplichting als onderdeel van de korte schulden was opgenomen, hetgeen volgens BBV niet is toegestaan. Deze bestemmingsreserve betreft de financiële tegenwaarde van alle per 31 december 2024 door HCL-medewerkers opgebouwde en nog niet opgenomen verlofuren met uitzondering van de opgebouwde uren in het kader van verlofsparen, zoals resterende wettelijke verlofuren 2024 en bovenwettelijke verlofuren uit 2024 en eerdere jaren. Onder BBV is het niet toegestaan om een dergelijke voorziening betreffende nog openstaande vakantiedagenverplichtingen aan te leggen. Implicatie is dat de gelden welke in deze voorziening tot en met boekjaar 2023 waren toegevoegd in 2024 in het resultaat dienen vrij te vallen, en vervolgens bij bestuursbesluit weer in een specifieke Bestemmingsreserve Restant vakantiedagen kunnen worden opgenomen.

De financiële tegenwaarde van deze opgebouwde uren betreffen uitgesteld loon en zijn daarmee een toekomstige verplichting naar medewerkers. In het kader van toetreding van 12 nieuwe GR-deelnemers per 1 januari 2026, is het belangrijk om deze toekomstige verplichting door middel van een bestemmingsreserve niet alleen op de balans zichtbaar te maken, maar hiertoe ook de vereiste financiële middelen opzij te leggen. b) Instellen van een Bestemmingsreserve WW-verplichtingen met toevoeging van een bedrag van € 353.926, als vervanging voor de huidige Voorziening WW-verplichtingen welke volgens BBV niet is toegestaan. De voorziening WW-verplichtingen houdt verband met de financiële risico’s ter zake WWverplichtingen in gevallen van onvrijwillige beëindiging van dienstverbanden van werknemers, welke financiële risico’s door (R)HCL worden gedragen als gevolg van en sedert

de verzelfstandiging (Gemeenschappelijke Regeling ingaande 2005). Opbouw van de voorziening geschiedt sedert 2005 en wel middels jaarlijkse dotaties (premiebedragen) gebaseerd op een voor de betrokken jaren desbetreffend gebruikelijk landelijk gemiddeld premiepercentage en de voor de betrokken jaren desbetreffend toepasselijke grondslag (loonsom), waarbij de opbouw vooralsnog is gemaximeerd tot het totaal van jaardotaties over de laatste 5 jaar. Onder BBV is het niet toegestaan om een dergelijke voorziening betreffende toekomstige wwverplichtingen aan te leggen. Implicatie is dat de gelden welke in deze voorziening tot en met boekjaar 2023 waren toegevoegd in 2024 in het resultaat dienen vrij te vallen, en vervolgens bij bestuursbesluit weer in een specifieke Bestemmingsreserve WW-verplichtingen kunnen worden opgenomen. In het kader van toetreding van 12 nieuwe GR-deelnemers per 1 januari 2026, is het belangrijk om deze toekomstige verplichting door middel van een bestemmingsreserve niet alleen op de balans zichtbaar te maken, maar hiertoe ook de vereiste financiële middelen opzij te leggen.