4. Ontwerpbegroting 2025 – meerjarenraming 2026-2028 Historisch Centrum Limburg (ondernemingsplan 2025)__112405__

Ondernemingsplan 2025

Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl

Locatie Heerlen Zes landenstraat 12 6414 GG Heerlen +31(0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl

2

Inhoudsopgave 1

Algemeen

5

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

5

1.2

Archiefbewaarplaatsen

6

1.3

Visie, missie en kernwaarden HCL

6

1.4

Kerntaken

6

2

Werkzaamheden

7

2.1

Toezicht en advies

7

2.2

Archieven en collecties

8

2.3

Dienstverlening en publieksbereik

9

2.4

Personeel en organisatie

9

3

Begroting

9

3.1

Wettelijk kader

9

3.2

Programma Historisch Centrum Limburg

10

3.3

Sturing en verslaglegging

11

3.4

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

11

3.5

Onderhoud kapitaalgoederen

13

3.6

Financiering

13

3.7

Rechtmatigheid

13

3.8

Verbonden partijen

14

3.9

Organisatiegegevens

14

3.10

Baten en lasten met toelichting

15

3.11

Balans

19

3.12

Meerjarenraming 2025 – 2028 met toelichting

20

Bijlage: overzicht DVO-partners HCL 2025

23

3

1

Algemeen

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

In 2025 blijft de Gemeenschappelijke Regeling van het Historisch Centrum Limburg (GR HCL), gepubliceerd in de Staatscourant op 12 december 2019, van kracht voor de drie aangesloten partners in deze GR; zijnde het Rijk en de gemeenten Heerlen en Maastricht. Dit zal naar alle waarschijnlijkheid het laatste jaar zijn dat de rijksoverheid aan de GR HCL deelneemt. Vanaf 01.01.2026 treedt naar verwachting de nieuwe GR in werking die voorziet in uittreden van de minister als deelnemer in de regeling en toetreden van nieuwe bestuurlijke deelnemers. De rijksoverheid (OCW) zal na uittreding in de vorm van een delegatiebesluit en Specifieke Uitkering (SPUK) naar de nieuwe GR HCL de wettelijke taak voor het beheer van de Rijkscollectie in Limburg overdragen aan de GR HCL. De specifieke uitwerking hiervan zal aanvang 2025 formeel worden bekrachtigd. Daarmee wordt een waarborg afgegeven dat de Rijkscollectie Limburg bij het HCL in beheer blijft en een volledig dekkende financiële continuering kent naar de toekomst. In 2025 is het bestuurlijke traject voor aansluiting van de nieuwe overheidspartners in de GR HCL aan de orde en de daarmee van toepassing zijnde bestuurlijke procedure ter vaststelling van de nieuwe GR HCL. Het proces wordt begeleid door juridisch advies van Bureau Boels Zanders Advocaten.

Het jaar 2025 wordt aangemerkt als transitiejaar naar de nieuwe GR en in het kader van hernieuwde beleidsontwikkeling naar 2030. Vanwege de voorziene bestuurlijke wijziging van de GR per 1 januari 2026 zal in 2025 het meerjarenplan en bijbehorende meerjarenbegroting voor 2026 – 2029 worden opgesteld. Transitie geldt zowel op bestuurlijk niveau als op organisatie niveau. Wil de GR HCL voor de toekomst de dienstverlening aan de aangesloten zorgdragers waarborgen dan vereist dit een nieuwe inrichting van de bedrijfsorganisatie en daarbij passend personeelsmanagement. Van belang is dat de GR HCL in 2025 conform BBV de bedrijfsadministratie heeft ingericht en daarmee voldoet aan de te stellen eisen. Ook op het gebied van de interne informatiehuishouding zijn in 2025 nog de nodige slagen te maken. Aan het HCL zijn diverse werkzaamheden, taken en bevoegdheden overgedragen door de rijksoverheid en de deelnemende gemeenten Heerlen en Maastricht op het terrein van archiefbeheer. De primaire werkzaamheden en kernactiviteiten vinden plaats in de regio op twee locaties/ archiefbewaarplaatsen. Extra focus ligt in 2025 op uitvoering van de nieuwe visieontwikkeling naar informatiedienstverlening en op het verder ontwikkelen van deskundig beheer en opslag van digitale archiefbescheiden (E-Depot). De overheid is op alle bestuurslagen in omvorming naar een E-overheid.

Dat heeft gevolgen voor de neerslag van overheidshandelen in digitale archivering. Deze omvorming zal de komende jaren zijn beslag moeten krijgen bij het HCL en bij de aangesloten overheidsorganisaties van het HCL1. De Provincie Limburg subsidieert Stichting Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL) voor de acquisitie en beheer van particuliere provinciale archieven en collecties. Het SHCL kan op basis van de huurovereenkomst uit 2022 en onder voorwaarden en zeggenschap van het HCL, ook in 2025 gebruik blijven maken van het gebouw en de faciliteiten van HCL in onze locatie te Maastricht.

1 Toetreden tot de GR HCL staat open voor lagere overheden (Gemeenten, Provincie, Waterschap en overige GR of

archiefverantwoordelijke overheidsorganisaties).

4

1.2

Archiefbewaarplaatsen

Het HCL beheert twee archiefbewaarplaatsen: - Locatie Maastricht, gelegen aan Sint Pieterstraat 7 - Locatie Heerlen, gelegen aan Zes Landenstraat 12

1.3

Visie, missie en kernwaarden HCL

Missie HCL Het HCL is dé deskundige archieforganisatie in Zuid-Limburg. Wij beheren eeuwenoude papieren en hedendaagse digitale archieven, borgen daarvan de toegankelijkheid en stellen ze beschikbaar. We leveren daarmee een onmisbare bijdrage aan de functionele informatiebehoefte van zowel burgers als overheidsorganisaties. Om die functie ook in de toekomst zeker te stellen, zien wij daarnaast toe op de archiefvorming van de bij het HCL aangesloten organisaties. Visie HCL Als HCL zijn we gericht op het invullen van een maatschappelijke informatiebehoefte. Om dat te kunnen doen, zijn we in 2030 een procesgerichte organisatie. Onze processen, producten en diensten zijn helder omschreven en iedereen weet wat hij of zij van het HCL kan verwachten. Onze dienstverlening vindt primair digitaal plaats. De digitale informatiehuishouding van onze partners sluit naadloos aan op de door ons beheerde digitale archieven. Kernwaarden Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. • We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken. • We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we ervan overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen. • We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers.

• We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant.

1.4

Kerntaken

Het HCL beheert circa 28,5 kilometer archief in de archiefbewaarplaatsen in Maastricht (22,5 km) en Heerlen (8 km). Dit bevat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Naast deze archieven heeft het HCL omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes, briefhoofden en een bibliotheek. Kerntaken Conform de gemeenschappelijke regeling zijn de kerntaken van het HCL de volgende: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; • Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; • Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek.

5

Als openbare en dienstverlenende organisatie zetten we daarnaast sterk in op verbetering van onze digitale dienstverlening en vernieuwing van de bedrijfsvoering, het eigen HCL informatiebeheer en het personeel- en organisatiebeleid.

2

Werkzaamheden

2.1

Toezicht en advies

Uitvoering wettelijke taken Een van de wettelijke taken van het HCL is het toezicht houden op de archieven die zich bevinden bij de aangesloten overheidsorganisaties en (nog) niet zijn overgebracht naar een van onze archiefbewaarplaatsen. Hiertoe zijn de toezicht- en adviesprocessen verder geüniformeerd en gestandaardiseerd. Dit heeft ertoe geleid dat we onder andere afgesproken hebben dat we bij iedere aangesloten organisatie eens in de twee jaar een uitgebreide inspectie zullen uitvoeren. Dit betekent dat we in 2025 bij de helft van onze partners een inspectieonderzoek zullen doen. We continueren onze deelname aan de strategische informatieoverleggen (SIO’s) en tactische informatieoverleggen (TIO’s) bij onze partners. Op die manier kunnen we tijdig onze toezichthoudende of adviserende rol spelen. De Archiefwet 1995 eist dat overheden hun archieven na 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats en openbaar maken. We verwachten in 2025 van verschillende overheidsorganisaties nieuwe analoge archiefblokken. Vanuit onze kerntaak zullen we deze overbrengingen vanuit het HCL begeleiden. Daarnaast zullen we met de aangesloten organisaties verder gaan met de implementatie van ons e-depot, zodat we ook digitale archieven duurzaam kunnen blijven bewaren. Er wordt al enige tijd gewerkt aan de actualisering van de Archiefwet en onderliggende regelingeving.

De huidige planning is dat de nieuwe wet per 1 januari 2026 in werking zal treden, alhoewel nog niet op alle punten duidelijk is wat daar de consequenties voor het HCL en zijn deelnemers zijn. We zullen de ontwikkelingen nauwlettend volgen, zodat we de bij ons aangesloten organisaties hier zo goed over kunnen informeren en adviseren. Relatiebeheer aangesloten overheidsorganisaties Het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de rijksinstellingen geschiedt door de landelijke Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (voorheen Erfgoedinspectie), als onderdeel van het ministerie van OCW. Vanuit het HCL ligt de bemoeienis met deze partners (zoals bijvoorbeeld de Rechtbank Limburg en de Universiteit Maastricht) met name op het vlak van actief relatiebeheer. We zullen dit in 2025 voortzetten om toekomstige overbrengingen soepel te laten verlopen. Naast relatiebeheer vervult het HCL ook een accountmanagementrol ten opzichte van de huidige deelnemers aan de GR en DVO-partners. In 2025 ligt daarbij de focus op het consolideren van de dienstverlening aan de huidige partners. Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor het ondersteunen van voorbereidende activiteiten voor DVO-partners die overwegen per 1 januari 2026 tot de GR toe te treden. Een overzicht van aangesloten overheidsorganisaties bij het HCL is opgenomen in de bijlage.

6

2.2

Archieven en collecties

Digitale duurzaamheid overheidsinformatie Het traject met DiVault op de implementatie van een e-depotvoorziening wordt op basis van de pilotresultaten uit 2024 in 2025 voortgezet. Collectie op orde: duurzaam beheer Om archieven nu en in de toekomst wereldwijd digitaal beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen. Daarbij is de maatschappelijke informatievraag leidend. Het op orde brengen omvat zowel de materiële zorg van de archieven in Heerlen en Maastricht, het depotbeheer als de registratie en het ontsluiten. Houdbaar, vindbaar en zichtbaar Op basis van nationale digitale strategie richt het HCL zich op digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. Enerzijds worden toegangen en indexen in toenemende mate als open data aangeboden, anderzijds kan de dienstverlening nog niet altijd volledig online plaatsvinden. Het waarborgen van privacy en het respecteren van auteursrecht brengt soms belemmeringen met zich mee. Onderzocht wordt in hoeverre dan toch online mogelijkheden geboden kunnen worden aan de individuele verzoeker. Digitalisering Het streven is om een steeds groter en groeiend deel van onze archiefcollectie locatieonafhankelijk aan te bieden.

Doorontwikkeling e-Archief HCL De speerpunten uit onze beleidsvisie 2021 – 2024 blijven in 2024 van kracht: - Het inrichten van integraal digitaal beheer van de collectie en toekomstig digitaal gevormd archief; - Het verbeteren van het gebruiksgemak van dat archief; - Versteviging van ons beleid aangaande open data en hergebruik. MAIS-Flexis en Databeheer Het project Collectiebeheersysteem (CBS) op orde wordt voorgezet. De belangrijkste doelen zijn het nader inrichten van de tactische sturing op de applicatie en het verder op orde krijgen van registraties en beschrijvingen van de onder het beheer van het HCL vallende collecties en archieven. Hierdoor worden de vindbaarheid van archieven vergroot en de data en metadata van archieven (bijv. inventarissen) klaargemaakt om te kunnen voldoen aan moderne principes zoals ‘Open Data’ en de uitwisseling met andere websites zoals het Archives Portal Europe (APE). Toegankelijk maken Het ontsluiten van archieven en collecties door vrijwilligers wordt gecontinueerd waarbij faciliteiten worden ingericht om vrijwilligers ook op afstand hun invoerwerkzaamheden te kunnen laten uitvoeren. Hiertoe worden gerichte bestanden gedigitaliseerd via onze scanstraat.

Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) Het HCL voert op basis van een overeenkomst met het Nationaal Archief werkzaamheden uit in een atelier in de gebouwen van de Belastingdienst in Heerlen, voor de materiële voorbereiding van de papieren rijkscollectie voor grootschalig digitaliseren. HCL-Bibliotheek Het beheer van de HCL Bibliotheek Maastricht is via een overeenkomst uitbesteed aan het Sociaal Historisch Centrum Limburg. Het beheer op de Bibliotheek HCL Heerlen wordt in eigen beheer uitgevoerd.

7

2.3

Dienstverlening en publieksbereik

Naast continuering van de reguliere analoge dienstverlening in beide studiezalen ligt in 2025 het accent vooral op de verdere doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. Digitale Dienstverlening De digitale dienstverlening is gebaseerd op een aantal uitgangspunten: • • • • •

2.4

Het informeren van klanten via de website en sociale media. Het te woord staan van klanten via e-mail, live in beide studiezalen en via live chat. Het stapsgewijs in bulk digitaliseren en online aanbieden van de meest gevraagde basisbronnen met behulp van de eigen scanstraat. Het (blijven) voorzien in (gratis) faciliteiten waarmee bezoekers in de studiezalen zelf archiefstukken kunnen digitaliseren. Het aanbieden van nieuwe functionaliteiten voor gebruikers, zoals het digitaliseren op verzoek.

Personeel en organisatie

Het op orde brengen én borgen van de basis vormt de kern van de beleidsvoornemens voor 2025. Het gaat daarbij om de volgende speerpunten: - Ondersteuning van het proces van uittreding van het Rijk uit de GR en voorbereiding van de toetreding van potentiële nieuwe partners tot de GR HCL, per 1 januari 2026. - Toepassen van de P&C-cyclus en de administratieve organisatie conform de uitgangspunten van de WGR. - Invlechting van de algemene ondersteuningsprocessen van de diverse locaties van het HCL. - Stroomlijning van ondersteunende werkprocessen en procedures, ten behoeve van het efficiënt kunnen bedienen van bestaande en potentiële nieuwe partners. - Het op orde brengen van de interne informatiehuishouding, conform het Plan van Aanpak - Voorbereiding van een Strategische Personeelsplanning voor de beleidsperiode 2026-2029. - Ondersteuning van het te houden medewerkersonderzoek (MTO).

3

Begroting

3.1

Wettelijk kader

1.

Er is een openbaar lichaam, Historisch Centrum Limburg (HCL), gevestigd in de gemeente Maastricht.

2.

Het HCL is ingesteld met het doel de belangen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (de minister), de gemeente Maastricht en de gemeente Heerlen (de gemeenten) bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen.

3.

Aan het HCL zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen:

8

a.

b. c.

d.

De beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; De taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; Het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; Het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

4.

Het HCL voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

5.

De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het HCL de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

6.

De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.

7.

De voor de uitvoering van de GR HCL ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het HCL luiden de bijdragen, vanwege de minister en de raden van de gemeenten, zoals vastgesteld in de bijlage bij de GR.

8.

De bijdrage van de minister wordt jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de gemeenten wordt dienovereenkomstig aangepast.

9.

De bijdragen worden verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

3.2

Programma Historisch Centrum Limburg

Transitie HCL De impact van de herijking van de primaire processen richting digitalisering op de organisatie is groot. Om als organisatie toekomstbestendig te zijn en te blijven wordt ook in 2025 nog stevig op het transitieproces ingezet. Dit proces zal ook in de komende jaren de werkzaamheden van het HCL op een veelheid van terreinen, zowel binnen het primair proces als binnen de ondersteunende taken in de algemene bedrijfsvoering, sterk beïnvloeden. Een van de belangrijkste interne projecten behelst het op orde brengen van de eigen HCL informatiehuishouding en informatiebeheer. Bestuurlijke en wettelijke wijzigingen De archiefsector is volop in beweging, niet alleen op het gebied van digitalisering maar ook qua wettelijke ontwikkelingen. De wijziging van de Archiefwet heeft gevolgen voor de RHC’s in Nederland en vraagt van het HCL een nieuwe bestuurlijke inrichting vanwege het bestuurlijke terugtreden van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling van het HCL ( zie ook bij Algemeen). Tevens treden op 1 januari 2026 nieuwe partners in de GR HCL toe en zal de GR daartoe worden gewijzigd. De implicaties van deze ontwikkelingen 9

vormen een belangrijk contextueel kader dat onder voortdurende aandacht van het algemeen bestuur en directie staat. In 2025 zullen de processtappen en financiële gevolgen van deze bestuurlijke verandering nader zijn uitgewerkt.

3.3

Sturing en Verslaglegging

Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde algemeen directeur, die wordt bijgestaan door een adjunct-directeur/ hoofd bedrijfsvoering. Het HCL kent vier afdelingen (Dienstverlening, Archieven en Collecties, Toezicht en Advies, en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. In de GR HCL (artikel 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. Er is binnen HCL sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten.

3.4

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Conform artikel 1 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 1 januari 2024 € 604.015 . Dit betreft 11% van de deelnemersbijdragen in het HCL. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: - Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; - Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; - Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers en DVO-partners; - Wijzigingen in de GR; - Calamiteiten ten aanzien van het gebouw; - Aanpassingen aan de CAO; - WW-verplichtingen. 10

EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Op de volgende pagina zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen.

EMU-saldo (x € 1.000)

Realisatie 2022 545

Realisatie 2023 480

Begroting 2024 141

Begroting 2025 140

Begroting 2026 129

Begroting 2027 138

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Realisatie 2022 <0

Realisatie 2023 <0

Begroting 2024 <0

Begroting 2025 <0

Begroting 2026 <0

Begroting 2027 <0

Netto schuldquote, gecorrigeerd voor verstrekte leningen

<0

<0

<0

<0

<0

<0

Liquiditeitsratio

4,33

6,52

6,59

6,30

6,22

6,22

Solvabiliteitsratio

0,19

0,18

0,18

0,20

0,20

0,20

Structurele exploitatieruimte

0

0

0

0

0

0

Grondexploitatie

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Belastingcapaciteit

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Netto schuldquote

Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteitsrisico Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. 11

Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

3.5

Onderhoud kapitaalgoederen

Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt zij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De huidige archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in het Thermenmuseum, wordt onderhouden voor rekening en risico van Heerlen. Voor huur en onderhoud van de toekomstige archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in de Christus Koningkerk, is het HCL een jaarlijkse vergoeding aan Heerlen verschuldigd.

3.6

Financiering

Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2024 wordt een bedrag van € 5.370.606 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000.

3.7

Rechtmatigheid

In de GR HCL (GR HCL artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. Controle van de jaarrekening 2023 heeft plaatsgevonden conform BW Titel 9 Boek 2. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring conform BW Titel 9 Boek 2. Vanaf 2024 zal opstellen en controle van de jaarrekening conform BBV plaatsvinden, en er ook een rechtmatigheidsverklaring aan de jaarrekening worden toegevoegd. Er wordt daartoe onder andere een BBV controleprotocol opgesteld en een nieuwe accountant aangezocht.

12

3.8

Verbonden partijen

Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij.

3.9

Organisatiegegevens

Statutaire naam : Vestigingsplaats : Rechtsvorm : Locaties:

Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de WGR 1 juli 2024 Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Zes Landenstraat 12, 6414 GG Heerlen

Doelstelling Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie wordt gevoerd door algemeen directeur (1,0 fte) Lita Wiggers met ondersteuning van de adjunctdirecteur (1,0 fte) Jeroen Bregman. De directie valt onder de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur alsook adjunct-directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

Bestuur (op 1 april 2024) Naam

Namens

AB

DB

Hans Teunissen

Rijk

Lid

Lid

Manon Fokke

Gemeente Maastricht

Voorzitter

Voorzitter

Frans Bastiaens

Gemeente Maastricht

Lid

Jody Clemens

Gemeente Heerlen

Lid

Casper Gelderblom

Gemeente Heerlen

Lid

Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Er is een vacatieregeling vastgesteld.

13

3.10

Baten en lasten met toelichting Jaarrekening 2023

Begroting 2024 1e wijziging

Begroting 2025

Baten Algemene baten Bijdrage deelnemers GR Rijksbijdrage Bijdrage gemeente Maastricht * Incidentele correctiebijdrage uit btw suppletie 2020-23 Mtr * Correctie btw bijdrage boekjaar Mtr Bijdrage gemeente Heerlen * Incidentele correctiebijdrage uit btw suppletie 2020-23 Hln * Correctie btw bijdrage boekjaar Hln Rijksbijdrage huur en onderhoud

Directe baten Programmabijdrage e-depot DVO-opbrengsten Provincie Limburg DVO-opbrengsten overheden: Opbrengsten diensten derden Bijdrage SHCL Publieksinkomsten

Overige baten Vrijval uit voorzieningen: Afkoop huurverplichtingen Vrijval huurreservering CKK Rentebaten Incidentele teruggaaf btw Overige

Totaal baten

1.483.635 1.134.924

1.973.030 5.512.419

1.483.000 1.165.240 -699.222 -123.723 945.291 -572.090 -100.369 1.973.000 4.071.126

1.432.844 1.218.224 0 -126.445 988.274 0 -102.577 2.020.494 5.430.814

50.000 490.037 1.441.711 0 132.250 16.266 2.130.263

50.000 482.000 1.498.000 35.000 140.000 19.000 2.224.000

50.000 492.604 1.530.956 35.770 143.080 19.418 2.271.828

27.439

147.000

147.000

183.147 12.020 222.607

120.000 1.271.312 0 1.538.312

122.640 0 0 269.640

7.865.289

7.833.438

7.972.282

4.035.447 60.961 143.213 4.239.620

4.412.000 61.157 82.645 4.555.802

4.509.064 62.502 84.463 4.656.029

398.772 135.709 1.013.882 440.376 1.988.739

400.000 378.000 989.256 375.207 2.142.463

408.800 386.316 1.011.020 383.461 2.189.597

920.830

Lasten Personele lasten Salarissen en sociale lasten Overige personeelslasten Inhuur extern personeel

Huisvestingskosten Huur gebouw Mtricht Huur gebouw Hln Onderhoudskosten gebouwen Exploitatiekosten gebouwen

14

Directe materiële lasten Kosten archieven en collecties Kosten publieke dienstverlening Projectkosten

Kosten ICT en automatisering ICT kosten Kosten randapparatuur

Algemene organisatiekosten kst bestuur en OR marketing, PR en communicatie externe ondersteuning kantoor & kantine Kopieer, telefoon en portokst Verzekeringen & abonnementen Overige algemene

Kapitaallasten Bank en rentekosten Afschrijvingen incl. boekresultaten Overige lasten Dotaties aan voorzieningen: Groot onderhoud gebouw DTR gelden Toevoeging voorziening AMV Bijdrage huurverplichting CKK Onttrekking van overige reserves

Totaal lasten Exploitatiesaldo vóór bestemming

254.088 2.626 31.729 288.443

245.455 16.529 0 261.983

250.855 16.893 0 267.747

255.343 36.494 291.837

138.017 44.628 182.645

141.053 45.610 186.663

1.500 20.484 147.630 21.059 18.712 41.132 4.587 255.105

1.653 12.397 123.967 9.917 17.355 13.223 826 179.339

1.689 12.669 126.694 10.136 17.737 13.514 845 183.284

1.512 102.065 103.576

0 100.000 100.000

0 102.200 102.200

372.748

528.998

382.000 0 29.207 0 0 411.207

390.404 -57.000 53.358 0 0 386.762

7.696.317

7.833.438

7.972.282

168.972

0

0

156.250

Hieronder wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting: Bijdragen De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de GR HCL met vanaf 2020 toevoeging van de Gemeente Heerlen, inclusief een begrote prijscompensatie gebaseerd op de verwachte ontwikkeling van de CPI. In de goedgekeurde begroting zoals opgenomen in het Ondernemingsplan 2024 was daarbij gerekend met een indexeringspercentage van 5%. Op basis van de huidige verwachte inflatie voor 2024 is dit percentage in de 1e gewijzigde begroting voor 2024 neerwaarts bijgesteld naar 2,9%. Voor 2025 wordt uitgegaan van een inflatiecijfer en daarmee indexering van 2,2%. De uiteindelijke prijscompensatie voor het Rijk wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de uiteindelijke prijscompensatie voor de andere deelnemers is gelijk aan de ontwikkeling van het CBSconsumentenprijsindexcijfer (CPI-indexcijfer).

15

Incidentele correctie bijdrage uit btw suppletie 2020-2023 / Incidentele teruggaaf btw Als gevolg van de beslissing van de Belastingdienst inzake btw d.d. 12 januari 2024, waardoor het HCL de btw over door haar gemaakte kosten met terugwerkende kracht over de periode 2020-2023 integraal kan terugvorderen, ontstaat een incidentele btw bate van ruim € 1.270.000. Deze wordt in 2024 in de verhouding van de bijdragen van Maastricht (55%) en Heerlen (45%) in de vorm van een incidentele correctie op de lumpsum bijdrage teruggegeven aan de beide gemeentelijke GR-partners.

Structurele administratieve correctie btw op bijdrage Als gevolg van de beslissing van de Belastingdienst inzake btw d.d. 12 januari 2024, waardoor het HCL de btw over door haar gemaakte kosten integraal kan terugvorderen, ontstaat vanaf 2024 een jaarlijkse btw correctie. Deze wordt in de verhouding van de bijdragen van Maastricht (55%) en Heerlen (45%) in de vorm van een correctie op de lumpsum bijdrage teruggegeven aan de beide gemeentelijke GR-partners. De lumpsum bijdragen van de gemeenten Maastricht en Heerlen zijn vanaf 2024 als gevolg van de beslissing van de belastingdienst belast met btw.

Programmabijdrage e-depot Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontvangt het HCL gedurende de periode 2022-2026 vanuit het Rijk een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch zijn toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). De kosten welke gemoeid zijn bij de ontwikkelen van een eigen e-depotvoorziening worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden. Vanaf 2028 worden de eerste inkomsten uit e-depot gerelateerde dienstverlening verwacht. DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten archiefbeheer, conform de Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012. DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL voor overheden wordt verzorgd. Vanaf 2021 worden hier ook de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit het project AMV aan toegevoegd. Dit project met een looptijd van 7 jaar voert het HCL in opdracht van het Nationaal Archief uit en voorziet in de materiële voorbereiding van delen van de rijkscollectie ten behoeve van verdere digitalisering. Bijdrage SHCL De bijdrage SHCL omvat een vergoeding voor de inwoning van het SHCL in het gebouw van het HCL in Maastricht.

Vrijval voorzieningen Dit betreft een jaarlijkse vrijval van opbrengsten uit gedane huurdersinvesteringen gekoppeld aan de inwoning van het SHCL, alsook een jaarlijkse vrijval van in het verleden te hoog vastgestelde huur betreffende onze archiefbewaarplaats in Maastricht. Berekeningswijze kosten Als gevolg van de beslissing van de Belastingdienst inzake btw d.d. 12 januari 2024, waardoor het HCL de btw over door haar gemaakte kosten met terugwerkende kracht vanaf 2020 integraal kan terugvorderen, zijn alle budgetten aan de kostenkant in de gewijzigde begroting 2024 en de voorliggende begroting 2025 waar van toepassing ontdaan van btw.

16

Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a. personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het HCL. b. inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c. de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten. Huurkosten De huurkosten betreffen de huurkosten van het complex gelegen aan de Sint Pieterstraat te Maastricht en (vanaf het vierde kwartaal van 2023) de huurkosten van het gebouw gelegen aan de Zes Landenstraat te Heerlen. Onderhoudskosten De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam. De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van het in 2021 geactualiseerde MJOP. Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding, welke onderdeel uitmaakt van de begrotingspost Lumpsum Rijk–Huisvesting. ICT-kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte ICT-kosten voor werkplekbeheer en kantoorautomatisering.

Additioneel benodigde incidentele en structurele investeringen in het kader van het realiseren van beleidsvoornemens in het kader van het (verder) op orde brengen en houden van de interne informatiehuishouding van het HCL zijn niet in de begroting opgenomen, maar zullen in een separaat plan van aanpak ter goedkeuring aan het bestuur worden voorgelegd. De ICT-kosten betrekking hebbende op het collectiebeheer en de totstandkoming van een eigen edepotvoorziening zijn opgenomen bij de post ‘directe materiële kosten, archieven en collecties’. Organisatiekosten De post Organisatiekosten omvat de algemene organisatiekosten. De kosten van externe ondersteuning betreft zowel de kosten gekoppeld aan het onderbrengen van de P&O diensten en salarisverwerking bij de gemeente Maastricht en de accountantskosten, alsook de kosten van externe inhuur gerelateerd aan de verdere integratie van beide locaties van het HCL. Kosten archieven en collecties De post Kosten archieven en collecties betreft de directe materiële kosten verbonden aan het analoge en digitale archiefbeheer, waaronder de scanstraat, de ICT-kosten betrekking hebbend op het collectiebeheer en de materiële kosten voor de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening. Hierbij is uitgegaan van continuering van de activiteiten in vorm en omvang zoals van toepassing ultimo 2023.

Additioneel benodigde incidentele en structurele investeringen in het kader van het realiseren van beleidsvoornemens in het kader van verdergaande digitale (archief)dienstverlening zijn niet in de begroting opgenomen, maar zullen in een separaat plan van aanpak ter goedkeuring aan het bestuur worden voorgelegd. Kosten dienstverlening en publiekszaken De post Kosten publiek en dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. Overige lasten De post Overige lasten betreft de lasten die betrekking hebben op dotaties aan voorzieningen. Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjarenonderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht. Om in 17

de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, doteert zij jaarlijks de niet-aangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud aan de post Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen. In 2020 is daarnaast de Egalisatierekening huurverplichtingen CKK ingericht, ter gedeeltelijke dekking van in de toekomst verschuldigde huurkosten van de archiefbewaarplaats in Heerlen, welke is gevestigd in de voormalige Christus Koningkerk (CKK). Hiertoe is in 2022 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar. Op basis van deze overeenkomst bedragen vanaf 1 augustus 2023 de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000, jaarlijks te indexeren conform CPI. Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 zijn de uitgespaarde huurkosten over de jaren 2020 t/m juli 2023 toegevoegd aan de post Egalisatierekening huurverplichtingen CKK. Vanaf augustus 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van €147.000 uit deze voorziening vrij. Over de periode 2022-2026 ontvangt het HCL jaarlijks €50.000 aan incidentele rijksmiddelen ten behoeve van de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening.

Deze gelden worden toegevoegd aan de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden, van waaruit de met de totstandkoming van een eigen e-depot voorziening samenhangende lasten worden onttrokken.

18

3.11 Balans Realisatie ult. 2023

Prognose

Prognose

Prognose

2024

2025

2026

Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vast activa Totaal vaste activa

0 476.907 0 476.907

0 449.907 0 449.907

0 449.107 0 449.107

0 449.507 0 449.507

Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Totaal vlottende activa

2.035.095 5.766.494 7.801.589

1.213.993 6.619.204 7.833.197

1.217.273 6.562.106 7.779.379

1.220.618 6.511.166 7.731.784

Totaal activa

8.278.496

8.283.104

8.228.486

8.181.291

Passiva Eigen vermogen Voorzieningen Schulden op korte termijn

1.656.478 5.425.022 1.196.996

1.684.679 5.373.285 1.225.140

1.671.037 5.323.170 1.234.280

1.662.981 5.274.708 1.243.602

Totaal passiva

8.278.496

8.283.104

8.228.486

8.181.291

85.500 83.213 4.741 401.018 9.860 468.131 604.015 1.656.478

85.000 83.000 5.000 401.018 10.000 496.661 604.000 1.684.679

85.000 83.000 5.000 344.018 0 550.019 604.000 1.671.037

85.000 83.000 5.000 294.018 0 591.963 604.000 1.662.981

19.091 3.725.787 328.254 115.640 1.236.250 5.425.023

15.273 3.800.303 334.819 115.640 1.107.250 5.373.285

11.455 3.876.309 341.515 115.640 978.250 5.323.170

7.637 3.953.835 348.346 115.640 849.250 5.274.708

Specificatie/saldi eigen vermogen en voorzieningen Eigen vermogen: Bestemmingsfonds MG Limburg Bestemmingsfonds digitalisering MG Bestemmingsfonds restauratie registers Bestemmingsreserve DTR-gelden Bestemmingsreserve legaat Bestemmingsreserve AMV Overige (algemene) reserves

Voorzieningen: Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen Voorziening WW-Verplichtingen Voorziening transitie HCL Egalisatierekening bijdragen huurverplichtingen CKK

19

3.12

Meerjarenraming 2025 – 2028 met toelichting Begroting Begroting Begroting Begroting 2025 2026 2027 2028

Baten Algemene baten Bijdrage deelnemers GR Rijksbijdrage Bijdrage gemeente Maastricht * Incidentele correctiebijdrage uit btw suppletie 2020-23 Mtr * Correctie btw bijdrage boekjaar Mtr Bijdrage gemeente Heerlen * Incidentele correctiebijdrage uit btw suppletie 2020-23 Hln * Correctie btw bijdrage boekjaar Hln Rijksbijdrage huur en onderhoud

Directe baten Programmabijdrage e-depot DVO-opbrengsten Provincie Limburg DVO-opbrengsten overheden: Opbrengsten e-depot Opbrengsten diensten derden Bijdrage SHCL Publieksinkomsten

Overige baten Vrijval uit voorzieningen: Afkoop huurverplichtingen Vrijval huurreservering CKK Rentebaten Incidentele teruggaaf btw Overige

Totaal baten Lasten Personele lasten Salarissen en sociale lasten Overige personeelslasten Inhuur extern personeel

Huisvestingskosten Huur gebouw Mtricht Huur gebouw Hln Onderhoudskosten gebouwen Exploitatiekosten gebouwen

1.432.844 1.218.224 0 -126.445 988.274 0 -102.577 2.020.494 5.430.814

1.464.367 1.496.583 1.245.025 1.272.415 0 0 -129.226 -132.069 1.010.016 1.032.236 0 0 -104.834 -107.140 2.064.945 2.110.374 5.550.292 5.672.399

1.529.507 1.300.409 0 -134.975 1.054.946 0 -109.497 2.156.802 5.797.192

50.000 492.604 1.530.956 0 35.770 143.080 19.418 2.271.828

50.000 0 503.441 514.517 1.564.637 1.599.059 0 0 36.557 37.361 146.228 149.445 19.845 20.282 2.320.708 2.320.664

0 525.836 1.634.238 0 38.183 152.733 20.728 2.371.718

147.000

147.000

147.000

147.000

122.640 0 0 269.640

125.338 0 0 272.338

128.096 0 0 275.096

130.914 0 0 277.914

7.972.282

8.143.339 8.268.158 8.446.824

4.509.064 4.608.263 4.709.645 62.502 63.878 65.283 84.463 86.321 88.220 4.656.029 4.758.462 4.863.148

4.813.257 66.719 90.161 4.970.137

408.800 386.316 1.011.020 383.461 2.189.597

436.379 412.378 1.079.226 409.330 2.337.313

417.794 426.985 394.815 403.501 1.033.262 1.055.994 391.897 400.519 2.237.768 2.286.999

20

Directe materiële lasten Kosten archieven en collecties Kosten publieke dienstverlening Projectkosten

Kosten ICT en automatisering ICT kosten Kosten randapparatuur

Algemene organisatiekosten kst bestuur en OR marketing, PR en communicatie externe ondersteuning kantoor & kantine Kopieer, telefoon en portokst Verzekeringen & abonnementen Overige algemene

Kapitaallasten Bank en rentekosten Afschrijvingen incl. boekresultaten

Overige lasten Dotaties aan voorzieningen: Groot onderhoud gebouw DTR gelden Bijdrage huurverplichting CKK Toevoeging voorziening AMV Onttrekking van overige reserves

Totaal lasten Exploitatiesaldo vóór bestemming

250.855 16.893 0 267.747

256.373 17.264 0 273.638

262.014 17.644 0 279.658

267.778 18.032 0 285.810

141.053 45.610 186.663

144.156 46.613 190.769

147.327 47.639 194.966

150.569 48.687 199.256

1.689 12.669 126.694 10.136 17.737 13.514 845 183.284

1.726 12.948 129.481 10.359 18.127 13.811 863 187.317

1.764 13.233 132.330 10.586 18.526 14.115 882 191.438

1.803 13.524 135.241 10.819 18.934 14.426 902 195.649

0 102.200 102.200

0 104.448 104.448

0 106.746 106.746

0 109.095 109.095

390.404 -57.000 0 53.358 0 386.762

398.993 -50.000 0 41.944 0 390.937

407.771 -50.000 0 0 -12.567 345.204

416.742 0 0 0 -67.178 349.564

7.972.282

8.143.339 8.268.159 8.446.823

0

0

0

0

Hieronder wordt een toelichting gegeven van enkele posten in de meerjarenraming. Programmabijdrage e-depot Naar verwachting per 1 januari 2026 zal het Rijk terugtreden uit de Gemeenschappelijke Regelingen RHC’s, zo ook uit de GR HCL. Vanaf die datum kan het HCL geen gebruik meer maken van het nationale e-depot. Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontvangt het HCL gedurende de periode 2022-2026 een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch zijn toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). Bijdrage huurverplichtingen CKK Tot en met het eerste jaar na ingebruikname van de nieuwe archiefbewaarplaats in de CKK (1 augustus 2022) is conform afspraak met Heerlen geen vergoeding verschuldigd voor huur en onderhoud. Vanaf 1 augustus 21

2023 bedragen de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000. Hiertoe is een tienjarige huurovereenkomst gesloten. Ter gedeeltelijke dekking van deze kosten worden in de jaren 2020 t/m juli 2023 de uitgespaarde huurkosten ondergebracht in een Egalisatierekening bijdrage huurverplichtingen CKK, welke gedurende de tienjarige huurovereenkomst in jaarlijks gelijke bedragen vrijvalt. Huisvestingslasten De onderhoudskosten betreffen de kosten van onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, en zijn gekoppeld aan het MJOP. Kosten ICT en kantoorautomatisering De kosten ICT en kantoorautomatisering zijn exclusief de ICT-kosten gekoppeld aan de ontwikkeling van een eigen e-depot en de ICT-kosten gerelateerd aan collectiebeheer. Deze zijn beiden ondergebracht in de post ‘Materiële kosten archieven en collecties’. Groot onderhoud gebouwen De Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen betreft een voorziening gekoppeld aan het meerjarenonderhoud aan de archiefbewaarplaats te Maastricht. De hoogte van de jaarlijkse dotatie aan deze voorziening wordt bepaald door het saldo van de van het Rijk ontvangen bijdrage voor onderhoud en de voorziene onderhoudskosten zoals voortkomend uit het MJOP met de bijbehorende beheerskosten. Bestemmingsreserve afbouw project AMV Het project AMV kent een looptijd van 7 jaar, over de periode 2021-2027.

Ter dekking van mogelijke afvloeiingskosten van de ten behoeve van het project werkzame medewerkers bij niet-continuering van het project na 2027, wordt uit de positieve bedrijfsresultaten in de periode 2021-2027 een Bestemmingsreserve afbouw project AMV gevormd. BTW Als gevolg van de beslissing van de Belastingdienst inzake btw dd 12 januari 2024, waardoor het HCL de btw over door haar gemaakte kosten integraal kan terugvorderen, zijn de opbrengstenkant als de kostenkant exclusief btw opgesteld.

Beleidsaanname Omdat er nog geen besluitvorming inzake uittreding van het Rijk en toetreding van nieuwe GR-partners heeft plaatsgevonden, is in de begroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 gaan uitgegaan een situatie van ongewijzigd beleid. Wel is er vanaf eind 2027 sprake van begrote inkomsten uit e-depot dienstverlening, opgenomen onder de post ‘opbrengsten e-depot’.

Indexering Voor zowel de begroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 is gerekend van de verwachte CPIindexering over 2024, te weten 2,2%.

22

Bijlage :

Overzicht DVO-partners HCL 2025

Gemeente Beek Gemeente Beekdaelen Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden- Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Landgraaf Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Gemeenschappelijke Regeling Gegevenshuis Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid Limburg Gemeenschappelijke Regeling ISD BOL Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Gemeenschappelijke Regeling Kredietbank Limburg Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Provincie Limburg Waterschap Limburg

23