Document · PDF

4. Ondernemingsplan 2026 HCL375052

Raadsvergadering 25 juni 2025, gemeente HeerlenBij agendapunt: Toestemming tot toetreding en wijziging GR Historisch Centrum Limburg (GR HCL)9.416 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Ondernemingsplan 2025 v

Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl

Locatie Heerlen Navolaan 83 6414 HE Heerlen +31(0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl

Inhoudsopgave 1

Algemeen

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

1.2

Archiefbewaarplaatsen

1.3

Wettelijk kader

1.4

Visie, missie en kernwaarden

1.5

Kerntaken

Werkzaamheden

2.1

Toezicht en advies

2.2

Archieven en collecties

2.3

Dienstverlening en publieksbereik

2.4

Bedrijfsvoering

Beleidsbegroting

Programmaplan

3.1

Programma Historisch Centrum Limburg

3.2

Algemene dekkingsmiddelen

3.3

Kosten van overhead

3.4

Bedrag voor vennootschapsbelasting

3.5

Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen

3.6

Verslaglegging

3.7

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.8

Onderhoud kapitaalgoederen

3.9

Financiering

3.10

Bedrijfsvoering

3.11

Verbonden partijen

3.12

Rechtmatigheid

3.13

Organisatiegegevens

3.14

Openbaarheid

Financiële begroting

4.1

III Baten en lasten met toelichting

4.2

IV Balans met toelichting

4.3

V Meerjarenraming 2026 – 2029 met toelichting

Algemeen

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

Vanaf 1 januari 2026 geldt een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling van het Historisch Centrum Limburg (GR HCL) met deelname van nieuwe bestuurlijke partners. Tevens zal dit naar alle waarschijnlijkheid het laatste jaar zijn dat de rijksoverheid aan de GR HCL deelneemt. Daarmee staat het Historisch Centrum Limburg voor een overbruggingsjaar waarin een nieuwe beleidsperiode van start zal gaan en waarin veel zaken in meer of mindere mate een nieuwe ontwikkeling gaan doormaken. Met de naderende uittreding van de rijksoverheid (OCW) zal in 2026 bestuurlijk de aandacht uitgaan naar het sluiten van een uittredingsregeling met het Rijk en de vorm en inhoud van het delegatiebesluit en Specifieke Uitkering (SPUK) voor de nieuwe GR HCL, waarin de wettelijke taak voor het beheer van de Rijkscollectie in Limburg overdragen gaat worden aan de GR HCL. De specifieke uitwerking hiervan zal aanvang 2026 formeel nog worden bekrachtigd. Daarmee wordt een waarborg afgegeven dat de Rijkscollectie Limburg bij het HCL in beheer blijft en een volledig dekkende financiële continuering kent naar de toekomst. En vanaf 2026 wordt het algemeen bestuur van de GR gevormd door de zittende drie partners en de nieuwe overheidspartners die na het intensieve proces van toetreden in 2025 en begeleid met juridisch advies van Bureau Boels Zanders Advocaten per 2026 mede bestuurlijke verantwoordelijkheid gaan dragen.

Ook start 2026 onder een nieuwe algemeen directeur die de zittende algemeen directeur vanwege haar pensionering eind 2025 opvolgt. Het jaar 2026 wordt aangemerkt als een overgangsjaar waarin de nieuwe GR van kracht is en waarin toegewerkt wordt naar een meerjarenbeleidsplan met hernieuwde beleidsdoestellingen tot 2030. Vanwege de voorziene bestuurlijke wijziging van de GR per 1 januari 2026 zal een bijbehorende meerjarenbegroting voor 2026 – 2029 worden opgesteld. Transitie geldt zowel op bestuurlijk niveau als op organisatie niveau. Wil de GR HCL voor de toekomst de dienstverlening aan de aangesloten zorgdragers waarborgen dan vereist dit een nieuwe inrichting van de bedrijfsorganisatie en daarbij passend gericht personeelsmanagement. Van belang is dat de GR HCL in 2026 conform BBV de bedrijfsadministratie heeft ingericht en daarmee voldoet aan de te stellen eisen. Ook op het gebied van de interne informatiehuishouding zal 2026 starten met een nieuwe inrichting. Aan het HCL zijn diverse werkzaamheden, taken en bevoegdheden overgedragen door de rijksoverheid en de deelnemende gemeenten op het terrein van archiefbeheer. De primaire werkzaamheden en kernactiviteiten vinden plaats in de regio op twee locaties/ archiefbewaarplaatsen.

Extra focus ligt in 2026 op de informatiedienstverlening en doorontwikkeling van deskundig beheer en opslag van digitale archiefbescheiden (E-Depot) en ondersteuning naar de aangesloten overheidsorganisaties van het HCL1. Met betrekking tot de begroting 2026 is deze gebaseerd op de volgende aannames: - Toetreding van 12 nieuwe overheidsorganisaties, 11 gemeenten en het Waterschap, per 1-1-2026 - Voortijdige beëindiging van de overeenkomst met het Nationaal Archief betreffende uitvoeringswerkzaamheden AMV per 1-1-2026 (op verzoek Nationaal Archief)

1 Toetreden tot de GR HCL staat open voor lagere overheden (Gemeenten, Provincie, Waterschap en overige GR of

archiefverantwoordelijke overheidsorganisaties).

Uittreden van de Minister OCW (RIJK) uit de gemeenschappelijke Regeling per 1-1-2027 en omzetting financiële bijdrage OCW in de vorm van een SPUK, met volledige handhaving huidige bijdrage plus jaarlijkse loon- en prijsindexatie Geleidelijke uitbouw e-depot dienstverlening aan huidige en toetredende GR-partners

Daarnaast is in de begroting 2026 de door Heerlen en Maastricht aangekondigde structurele korting van 5% op de lumpsumbijdrage 2025 en het eenmalig niet indexeren van de resulterende bijdrage verwerkt. Vanaf 2027 zal vervolgens de reguliere indexering op basis van ontwikkeling CPI weer plaatsvinden, hetgeen ook in de begroting van 2027 en verder is verwerkt.

1.2

Archiefbewaarplaatsen

Het HCL beheert twee archiefbewaarplaatsen: - Locatie Maastricht, gelegen aan Sint Pieterstraat 7 - Locatie Heerlen, gelegen aan Navolaan 83

1.3

Wettelijk kader

Er is een openbaar lichaam, Historisch Centrum Limburg (HCL), gevestigd in de gemeente Maastricht.

Het HCL is ingesteld met het doel de belangen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (de minister), de gemeente Maastricht en de gemeente Heerlen (de gemeenten) bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen.

Aan het HCL zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen: a. De beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; b. De taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; c. Het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; d. Het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

Het HCL voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het HCL de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid. 5

De voor de uitvoering van de GR HCL ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het HCL luiden de bijdragen, vanwege de minister en de raden van de gemeenten, zoals vastgesteld in de bijlage bij de GR.

De bijdrage van de minister wordt jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de gemeenten wordt dienovereenkomstig aangepast.

De bijdragen worden verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

1.4

Visie, missie en kernwaarden HCL

Missie HCL Het HCL is dé deskundige archieforganisatie in Zuid-Limburg. Wij beheren eeuwenoude papieren en hedendaagse digitale archieven, borgen daarvan de toegankelijkheid en stellen ze beschikbaar. We leveren daarmee een onmisbare bijdrage aan de functionele informatiebehoefte van zowel burgers als overheidsorganisaties. Om die functie ook in de toekomst zeker te stellen, zien wij daarnaast toe op de archiefvorming van de bij het HCL aangesloten organisaties. Visie HCL Als HCL zijn we gericht op het invullen van een maatschappelijke informatiebehoefte. Om dat te kunnen doen, zijn we in 2030 een procesgerichte organisatie. Onze processen, producten en diensten zijn helder omschreven en iedereen weet wat hij of zij van het HCL kan verwachten. Onze dienstverlening vindt primair digitaal plaats. De digitale informatiehuishouding van onze partners sluit naadloos aan op de door ons beheerde digitale archieven. Kernwaarden Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. • We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken. • We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we ervan overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen. • We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers.

• We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant.

1.4

Kerntaken

Het HCL beheert circa 30,5 kilometer archief verdeeld over de archiefbewaarplaatsen in Maastricht en Heerlen. Dit bevat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Naast deze archieven heeft het HCL omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes, briefhoofden en een bibliotheek. Conform de gemeenschappelijke regeling zijn de kerntaken van het HCL de volgende: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL;

•

Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek.

Als openbare en dienstverlenende organisatie zetten we daarnaast sterk in op verbetering van onze digitale dienstverlening en vernieuwing van de bedrijfsvoering, het eigen HCL informatiebeheer en het personeel- en organisatiebeleid.

Werkzaamheden

2.1

Toezicht en advies

Uitvoering wettelijke taken De wettelijke toezichtstaak op de vorming van archieven en het gevoerde beheer van niet overgebrachte archieven wordt ook in 2026 gecontinueerd. Dat toezicht voeren wij, toevoeging van partijen door eventuele toetreding per 1-1-2026 voorbehouden, voor 24 aangesloten organisaties. Daarnaast continueren we onze deelname aan de strategische informatieoverleggen (SIO’s) en tactische informatieoverleggen (TIO’s) bij deze partners. Op die manier kunnen we tijdig onze toezichthoudende of adviserende rol spelen. Ook in 2026 verwachten we de overbrenging van diverse archiefblokken van aangesloten partijen. De overbrenging daarvan zullen vanuit onze taakopvatting gestoeld in kwaliteitsbewaking, zullen begeleiden. Het betreft overbrenging van zowel analoge als ook al deels digitale archiefbescheiden. Indien de gemeenten Kerkrade, Landgraaf, Meerssen en Vaals eind 2025 daadwerkelijk besluiten toe te treden tot het HCL zal de inhuizing van archiefbescheiden een omvang kennen van enkele kilometers. Deze verhuisbeweging willen we projectmatig met de inschakeling van externe begeleiding uit gaan voeren. De overbrenging van de digitale archiefbescheiden is ook in 2026 nog steeds in ontwikkeling.

Dat hangt enerzijds samen met het feit dat digitaal gevormd archief in de meeste gevallen (nog) niet voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld, hetgeen afstemming en aanpassing tussen aanleverende partij en het HCL als ontvangende partij, vergt. Daarnaast is niet voor alle digitale archief een (technische) oplossing voor de hand en moet deze in overleg met de E-depot leverancier en leverancier van de oorspronkelijke applicatie nog ontwikkeld worden.

Relatiebeheer aangesloten overheidsorganisaties Het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de rijksinstellingen geschiedt door de landelijke Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (voorheen Erfgoedinspectie), als onderdeel van het ministerie van OCW. Vanuit het HCL ligt de bemoeienis met deze partners (zoals bijvoorbeeld de Rechtbank Limburg en de Universiteit Maastricht) met name op het vlak van actief relatiebeheer. We zullen dit ook in 2026 wederom voortzetten om toekomstige overbrengingen van analoge archiefblokken soepel te laten verlopen. Naast relatiebeheer vervult het HCL ook een accountmanagementrol ten opzichte van de huidige deelnemers aan de GR en DVO-partners. In 2025 is deze gericht op de mogelijke toetreding van 12 nieuwe partners in de regeling, 2026 zal gericht zijn op de afwikkeling daarvan.

2.2

Archieven en collecties

Digitale duurzaamheid overheidsinformatie Het traject met de externe partner DiVault op de implementatie van een e-depotvoorziening wordt op basis van de pilotresultaten uit 2024 en 2025 voortgezet. De eerste formele overbrengingen hebben inmiddels plaatsgevonden en zullen in 2026 in omvang van aantallen archiefblokken en archiefvormers naar verwachting toenemen. Voorzien is dat in 2026 de gemeente Beek, Beekdaelen, Brunssum en de gemeente Heerlen gebruik zullen gaan maken van de e-depot voorziening. De meest omvangrijke partner in de regeling, de

gemeente Maastricht, heeft vooralsnog geen aanstalten gemaakt om gebruik te maken van deze voorziening en draagt evenmin bij aan de noodzakelijke ontwikkeling ervan.

Collectie op orde. Om archieven nu en in de toekomst beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen. Daarbij is de maatschappelijke informatievraag leidend. Het op orde brengen omvat zowel de materiële zorg van de archieven in Heerlen en Maastricht, het depotbeheer als de registratie, het ontsluiten van bepaalde archiefblokken en het op orde krijgen van registraties en beschrijvingen van de onder het beheer van het HCL vallende collecties en archieven. De omvang van deze archieven bedraagt 1500 meter, ca. 5% van ons totaalbestand. Aan het in 2025 opgestelde plan van aanpak (inclusief uitvoeringsplan) zal in 2026 uitvoering gegeven aan worden. Met name de doorlopende materiële zorg welke sinds het delta-project in de negentiger jaren niet structureel is opgepakt zal weer structureel ter hand genomen gaan worden.

Collectiebeheersysteem. De aanbesteding van het collectiebeheersysteem (CBS) wordt eind 2025 afgerond met een gunning. Feitelijke implementatie, met inbegrip van rationalisatie van de database(s), zal in 2026 worden uitgevoerd onder begeleiding van een externe implementatiemanager.

HCL-Bibliotheek Het beheer van de HCL Bibliotheek Maastricht is via een overeenkomst uitbesteed aan het Sociaal Historisch Centrum Limburg. Het beheer op de Bibliotheek HCL Heerlen wordt in eigen beheer uitgevoerd. De positionering daarvan wordt herijkt als gevolg van in 2025 opgesteld beleid.

2.3

Dienstverlening en publieksbereik

Ook voor de afdeling Dienstverlening is 2026 een overgangsjaar. Naast de reguliere digitale dienstverlening en analoge dienstverlening in beide studiezalen, zullen de depot- en studiezaalmedewerkers bezig zijn met de verwachte inhuizing van de archieven van nieuwe deelnemers. Ook de mogelijke implementatie van een nieuw collectiebeheerssysteem zal tijd en aandacht vragen. Afhankelijk van het beslag dat bovenstaande werkzaamheden op de capaciteit van de organisatie leggen, zullen we in 2026 werken aan de volgende zaken: - Uitbreiding van de dienst Digitalisering op Verzoek Het streven is dat ook inventarisnummers jonger dan 100 jaar op verzoek van medewerkers van aangesloten organisaties en van burgers gedigitaliseerd kunnen worden - Digitalisering van (een deel van) de bouwvergunningen van de gemeente Heerlen en Maastricht De bouwtekeningen van Heerlen en Maastricht zijn de meest geraadpleegde archieven uit onze collectie. Door deze te digitaliseren kunnen we onze primaire klanten sneller en effectiever van dienst zijn.

Digitale Dienstverlening De digitale dienstverlening is gebaseerd op een aantal uitgangspunten: • • • • •

2.4

Het informeren van klanten via de website en sociale media. Het te woord staan van klanten via e-mail, live in beide studiezalen en via live chat. Het stapsgewijs in bulk digitaliseren en online aanbieden van de meest gevraagde basisbronnen met behulp van de eigen scanstraat. Het (blijven) voorzien in (gratis) faciliteiten waarmee bezoekers in de studiezalen zelf archiefstukken kunnen digitaliseren. Het aanbieden van nieuwe functionaliteiten voor gebruikers, zoals het digitaliseren op verzoek.

Bedrijfsvoering

Naar verwachting zullen per 1 januari 2026 twaalf overheidsorganisaties tot de GR HCL toetreden. Dit heeft de nodige consequenties voor de bedrijfsvoering van het HCL, met name op het gebied van het (opnieuw) inrichten van de bestuurlijke ondersteunings- en besluitvormingsprocessen. Ook zal er sterker moeten worden gestuurd op de interne P&C-cycli met bijbehorende AO/IC. Het in 2024 ingezette proces inzake versterking van het interne informatiebeheer zal met de organisatie brede DMS-implementatie in 2026 worden afgerond. In het voorjaar van 2024 heeft het Nationaal Archief het voornemen uitgesproken om de overeenkomst met het HCL inzake het AMV-project in Heerlen voortijdig te beëindigen en onder beheer van het Nationaal Archief over te brengen naar Emmen. Hoewel dit voornemen nog niet formeel geëffectueerd is en onderhandelingen tussen HCL en Nationaal Archief over de (financiële) afwikkeling nog opgestart en gevoerd dienen te worden, is het HCL inmiddels gestart om de personele consequenties waar mogelijk te beperken. In 2026 en 2027 zal dit proces onverminderd worden voortgezet. Een derde thema dat in 2026 veel tijd en energie zal vragen op het gebied van bedrijfsvoering is het maken en effectueren van afspraken met het Rijk in het kader van de beoogde uittreding van het Rijk uit de GR HCL per 1 januari 2027.

Deze afspraken zijn niet alleen financieel, bestuurlijk of archief-wettelijk gericht, maar hebben ook betrekking op het gebied van huisvesting en onderhoud. Bijkomende factor daarbij is dat het huidige team Huisvesting in 2027 en begin 2028 vrijwel geheel met pensioen zal gaan. Het SHCL kan op basis van de huurovereenkomst uit 2022 en onder voorwaarden en zeggenschap van het HCL, ook in 2025 gebruik blijven maken van het gebouw en de faciliteiten van HCL in onze locatie te Maastricht.

Beleidsbegroting

Programmaplan

3.1

Programma Historisch Centrum Limburg

Het HCL kent één programma. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. Er is binnen HCL sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten. In 2026 zal – na toetreding van een twaalftal nieuwe GR partners – een nieuw strategisch plan 2026-2029 worden opgesteld, waarin onze missie, visie, ambities en strategie voor de komende jaren zal worden vastgelegd. De voorliggende begroting 2026, alsmede de meerjarenraming 2027-2029, is opgesteld op basis van een doorwerking van het huidige Meerjarenbeleidplan 2021-2024, dat tevens van kracht is voor het overgangsjaar 2025. Bestuurlijke en wettelijke wijzigingen De archiefsector is volop in beweging, niet alleen op het gebied van digitalisering maar ook qua wettelijke ontwikkelingen. De wijziging van de Archiefwet heeft gevolgen voor de RHC’s in Nederland en vraagt van het HCL een nieuwe bestuurlijke inrichting vanwege het bestuurlijke terugtreden van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling van het HCL.Tevens treden op 1 januari 2026 nieuwe partners in de GR HCL toe en zal de GR daartoe worden gewijzigd. De implicaties van deze ontwikkelingen vormen een belangrijk contextueel kader dat onder voortdurende aandacht van het algemeen bestuur en directie staat.

In 2026 zullen deze wijzigingen in zowel de bestuurlijke processen als de daadwerkelijke uitvoering hun feitelijke beslag krijgen. Transitie HCL De impact van de herijking van de primaire processen richting digitalisering op de organisatie is groot. Om als organisatie toekomstbestendig te zijn en te blijven wordt ook in 2026 nog stevig op het transitieproces ingezet. Dit proces zal ook in de komende jaren de werkzaamheden van het HCL op een veelheid van terreinen, zowel binnen het primair proces als binnen de ondersteunende taken in de algemene bedrijfsvoering, sterk beïnvloeden. De drie belangrijkste projecten voor 2026 behelsen de afronding van het op orde brengen van de eigen HCL informatiehuishouding en informatiebeheer, de implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem en de inhuizing van 3,5 kilometer archief afkomstig van toetredende partners. Daarnaast zal in 2026 de voorbereiding van de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 de nodige interne capaciteit voor haar rekening nemen.

3.2

Algemene dekkingsmiddelen

Conform de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL), artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als ‘bijdrage’.

De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de huidige bijdrage.

3.3

Kosten van overhead

De kosten voor de overhead van het HCL worden bepaald door de directe personele kosten van directie, management en bedrijfsvoering. Deze betreffen 21 medewerkers, die deels ook worden ingezet in het primaire proces of worden gefinancierd door derden. In 2026 bedragen deze kosten naar verwachting € 1.636.000, dat betekent een overhead van nog geen 20%.

3.4

Bedrag voor vennootschapsbelasting

Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context. Hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het HCL heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met ABAB-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In september 2020 heeft de Belastingdienst per brief aangegeven dat de archieftaken die het HCL verricht ten behoeve van zowel haar GR-deelnemers als haar DVO-partners vallen onder de samenstellingsvrijstelling zoals bedoeld in artikel 8e van de Wet op de Vennootschapsbelasting 1969. Tevens heeft de Belastingdienst in deze brief aangegeven dat door het HCL geen fiscale onderneming wordt gedreven betreffende de dienstverlening aan SHCL en overige dienstverlening, en vennootschapsbelasting dus niet van toepassing is.

3.5

Bedrag voor onvoorzien

In de begroting van het HCL is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

Paragrafen

3.6

Verslaglegging

In de GR HCL (artikel 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld.

3.7

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Conform artikel 1 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 1 januari 2025 € 604.015 . Dit betreft 11% van de deelnemersbijdragen in het HCL. Het weerstandsvermogen ligt daarbij hoger dan de maximale reserve conform de GR HCL, waar in artikel 22 is opgenomen dat deze in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen.

Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: a) Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers b) Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten c) CAO aanpassingen en ww-verplichtingen d) Calamiteiten ten aanzien van het gebouw of de archieven e) Wijzigingen in btw-regime of regime vennootschapsbelasting f) Vertraging in groeitempo e-depot inkomsten g) Afhandeling van beoogde vervroegde beëindiging AMV-project

Risico Laag Laag Laag Laag Laag Midden Laag

Genomen risicomaatregelen: Ad a) Wijzigingen in de samenstelling van de GR of de bijdrage van deelnemers dienen altijd met unanimiteit genomen te worden, zodat deze eventualiteit zich niet eenzijdig voor kan doen zonder bijbehorende afspraken welke vooraf in de (meerjaren)begroting kunnen worden verwerkt Ad b) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit en zakelijke diensten wordt gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, dan wel worden met opdrachtgever financiële afspraken gemaakt waardoor eventuele transitie- en ww-verplichtingen richting zittend personeel door opdrachtgever worden afgedekt. Ad c) In de begroting en meerjarenraming wordt er van uitgegaan dat de kosten van CAO aanpassingen structureel 1% hoger liggen dan de indexering van inkomsten. Ad d) Het HCL kent zowel een brand-, opstal als inboedelverzekering. Vanwege hun uniciteit zijn de archieven zelf niet verzekerd. Wel zijn in het gebouw een veelheid aan maatregelen (o.a. extra brandwerende deuren en waterdetectie, collectiehulpverleningsplan) genomen om het risico van calamiteiten in de archieven tot een minimum te beperken.

Ad e) Ten aanzien van zowel btw als vennootschapsbelasting zijn er door de Belastingdienst uitspraken gedaan, waardoor het HCL goed weet welke regels in dezen op haar van toepassing zijn. Ad f) Het e-depot van het HCL is nog volop in ontwikkeling, zowel qua aan te bieden dienstverlening als qua aantal afnemende klanten. In de begroting 2026-2029 is een jaarlijkse groei van 25% voorzien bovenop de geprognosticeerde groei aan inkomsten op basis van de gemeenten die nu reeds e-depot diensten afnemen. Ad g) Ter mitigatie van toekomstige transitie- en ww-verplichtingen inzake het AMV-project, heeft het HCL de afgelopen jaren een bestemmingsreserve opgebouwd. Bij voortijdige beëindiging van de overeenkomst met het Nationaal Archief– op verzoek van het NA – is het beleidsuitgangspunt van het bestuur dat het NA aan haar volledige toekomstige verplichtingen dient te voldoen, mede ter dekking van nog niet door de opgebouwde reserve gedekte toekomstige transitie- en ww-verplichtingen. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. In onderstaande tabel zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen.

EMU-saldo (x € 1.000)

Realisatie 2024 1.584

Begroting 2025 294

Begroting 2026 710

Begroting 2027 206

Begroting 2028 755

Begroting 2029 508

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. realisatie

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

2029

Netto schuldquote

Netto schuldquote, gecorrigeerd voor verstrekte leningen

Liquiditeits-ratio

6,71

7,85

6,92

6,04

5,93

5,83

Solvabiliteits-ratio

0,31

0,27

0,21

0,11

0,12

Structurele exploitatieruimte

4,06%

2,17%

4,19%

4,06%

3,93%

3,83%

Grond-exploitatie

n.v.t.

Belasting-capaciteit

n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. 14

Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

3.8

Onderhoud kapitaalgoederen

Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt zij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in de Christus Koning Kerk (CKK), wordt onderhouden voor rekening en risico van de gemeente Heerlen. Voor huur en onderhoud is het HCL een jaarlijkse vergoeding aan de gemeente Heerlen verschuldigd.

3.9

Financiering

Door het Algemeen Bestuur (AB) is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2025 wordt een bedrag van € 7.915.971 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000.

De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het HCL.

3.10

Bedrijfsvoering

Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur (AB). De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde algemeen directeur, die wordt bijgestaan door een adjunct-directeur/, tevens hoofd bedrijfsvoering. Het HCL kent vier afdelingen (Dienstverlening en Publiekszaken, Archieven en Collecties, Toezicht en Advies, en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers.

3.11

Rechtmatigheid

In de GR HCL (GR HCL artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het dagelijks bestuur van het HCL de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het BBV en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een Intern Controle Plan (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

3.12

Verbonden partijen

Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij.

3.13

Organisatiegegevens

Statutaire naam : Vestigingsplaats : Rechtsvorm : Locaties:

Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Navolaan 83, 6414 HE Heerlen

Doelstelling 16

Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie wordt gevoerd door algemeen directeur (1,0 fte) Lita Wiggers met ondersteuning van de adjunctdirecteur (1,0 fte) Jeroen Bregman. De directie valt onder de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur alsook adjunct-directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

Bestuur (op 1 april 2025) Naam

Namens

Hans Teunissen

Rijk

Lid

Jan Pommer

Rijk

Lid

Manon Fokke

Gemeente Maastricht

Voorzitter

Frans Bastiaens

Gemeente Maastricht

Lid

Jody Clemens

Gemeente Heerlen

Lid

Casper Gelderblom

Gemeente Heerlen

Lid

Voorzitter

Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Er is een vacatieregeling vastgesteld.

3.14

Openbaarheid

Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het HCL plaatst zoals voorgeschreven het de vastgestelde jaarstukken alsmede het ondernemingsplan inclusief begroting en meerjarenraming digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP). Daarnaast worden deze gepubliceerd op onze website: www.historischcentrumlimburg.nl.

Financiële begroting

4.1

III Baten en lasten met toelichting FY 2024 Begroting 2025

Baten Algemene Baten Bijdrage Rijk Bijdrage Gem Maastricht Bijdrage Gem Heerlen Bijdrage nieuwe GR partners Bijdrage huur en onderhoud Rijk

Begroting 2026

-1.647.601 -342.295 -272.832

-1.432.844 -1.078.944 -875.407

-1.973.032 -4.235.760

-2.020.494 -5.407.689

-50.000 -508.658 -842.261 -723.270 -47.442 -34.300 -144.954 -13.273 -2.364.158

-50.000 -492.604 -770.882 -760.074 0 -35.770 -143.080 -19.418 -2.271.828

-196.394 -43.730 -132.250 -13.809 -1.095.251

Overige Baten Rentebaten Vrijval uit voorzieningen BTW & overige baten Vrijval personele voorzieningen Onttrekking overige reserve Totaal

-243.876 -132.818 -1.371.737 -571.347 265.295 -2.619.374

-122.640 -147.000 0

-200.000 -129.000 -150.000

-269.640

-479.000

Totaal Baten

-9.184.992

-7.949.157

-8.354.543

49.976 30.542 5.323 4.268.438 29.854 4.384.132

84.463 30.000 5.000 4.509.064 27.502 4.656.029

251.995 99.134 5.538 4.956.693 31.060 5.344.420

665.751 811.017 223.126 63.090 1.762.984

795.116 1.011.020 383.461

692.647 607.334 391.130 65.639 1.756.750

Directe Baten Programmabijdrage e-depot Opbrengsten bestuursovk Provincie Limburg DVO-opbrengsten overheden AMV opbrengst E-depot opbrengsten Opbrengsten diensten derden Bijdrage SHCL Publieksinkomsten / reguliere inkomsten

Lasten Personele lasten Inhuur extern personeel Kosten opleiding en ontwikkeling Reis- en verblijfkosten Salaris en sociale lasten Overige personele kosten Huisvesting Huur Onderhoudskosten gebouwen Exploitatiekosten Overige huisvestingskosten

2.189.597

-1.714.164 -1.024.997 -831.637 -1.156.752 -2.052.742 -6.780.292

0 -529.208 -179.860

Directe materiële lasten Directe kosten archieven en collecties Directe kosten publieke dienstverlening Directe kosten e-depot Projectkosten ICT en automatisering ICT kosten Randapparatuur & werkplek gerelateerde kn Algemene organisatie kosten Kosten bestuur en OR Marketing, PR en communicatie Externe ondersteuning Kantoor & kantine Kopieer, telefoon en portokosten Verzekeringen & abonnementen Overige algemene kosten Kapitaallasten Bank en rente Afschrijvingen Overige lasten Dotatie egalisatierekening onderhoud gebouwen Onttrekking bestemmingsreserve DTR gelden Dotatie voorziening transitie HCL Toevoeging/onttrekking bestemmingsreserve AMV

Totaal Resultaat voor bestemming

246.092 23.083 0 82.124 351.299

250.855 16.893 0

356.034 24.015 106.314

267.748

486.364

252.496 7.830 260.326

141.053 45.610 186.663

362.697 8.146 370.843

1.251 17.612 277.669 18.094 24.788 53.235 355 393.004

1.689 12.669 126.694 10.136 17.737 13.514 844 183.283

1.301 18.324 281.753 18.825 25.789 55.386 370 401.748

966 99.545 100.511

0 102.200 102.200

1.000 100.000 101.000

328.027

390.404 -57.000

562.761 -149.207

328.027

30.233 363.637

-520.135 -106.581

7.580.283 -1.604.709

7.949.157 0

8.354.544 0

Hieronder wordt een toelichting gegeven op diverse posten in de begroting: Algemene baten - Bijdragen De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de GR HCL met vanaf 2020 toevoeging van de Gemeente Heerlen, normaliter inclusief een begrote prijscompensatie gebaseerd op de verwachte ontwikkeling van de CPI. In het kader van het ravijnjaar hebben de gemeenten Heerlen en Maastricht aangegeven om voor 2026 een structurele korting van 5% van de lumpsumbijdrage over 2025 te willen doorvoeren, alsmede de indexatie over 2026 eenmalig te bevriezen. Voor de per 1 januari 2026 toe te treden GR-deelnemers is in de begroting de DVO-bijdrage opgenomen welke bij niet-toetreding voor hen als DVO-partner zou gelden. Omdat de gemeenten Beek en Kerkrade tevens als nieuwe klant toetreden en enkele DVO-partners in het kader van toetreding ook analoge archieven overbrengen, liggen de gecombineerde DVO-opbrengsten en bijdragen nieuwe GR-deelnemers ca. € 560K hoger dan de begrote inkomsten voor 2025. De uiteindelijke prijscompensatie voor het Rijk wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de uiteindelijke prijscompensatie voor de andere deelnemers is gelijk aan de ontwikkeling van het CBSconsumentenprijsindexcijfer (CPI-indexcijfer). 19

Directe baten - Programmabijdrage e-depot Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontving het HCL de afgelopen jaren vanuit het Rijk een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch werden toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). Vanaf 2026 eindigt deze bijdrage. Directe baten - DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten archiefbeheer, conform de Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012. Directe baten - DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL voor overheden wordt verzorgd. Doordat veel DVO-partners met ingang van 1 januari 2026 toetreden als GR-deelnemer, en hun bijdragen vanaf dat moment boekhoudkundig onder de algemene baten vallen, liggen de DVO-inkomsten overheden in de begroting 2026 ca € 590K lager dan in de begroting 2025. Directe baten – Opbrengst AMV Sinds 2021 verzorgt het HCL onder eigen vlag in opdracht van het Nationaal Archief de materiële verzorging van Rijksarchieven voor alle RHC’s, als voorbereiding voor verdere digitalisering. De huidige overeenkomst loopt tot en met ultimo 2027, waarbij het NA heeft aangegeven deze voortijdig – per ultimo 2025 – te willen beëindigen.

In de begroting 2026 zijn daarom geen opbrengsten meer opgenomen. Gesprekken omtrent een afkoopvergoeding bij voortijdige beëindiging door het NA dienen nog te worden opgestart. Het Algemeen Bestuur van het HCL heeft daarbij schriftelijk aangegeven alleen in te stemmen bij volledige nakoming van de contractuele verplichtingen door het NA. Directe baten - bijdrage SHCL De bijdrage SHCL omvat een vergoeding voor de inwoning van het SHCL in het gebouw van het HCL in Maastricht. Overige baten – vrijval uit voorzieningen In 2020 is de Egalisatierekening huurverplichtingen CKK ingericht, ter gedeeltelijke dekking van in de toekomst verschuldigde huurkosten van de archiefbewaarplaats in Heerlen, welke is gevestigd in de voormalige Christus Koningkerk (CKK). Hiertoe is in 2022 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar. Op basis van deze overeenkomst bedragen vanaf 1 augustus 2023 de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000, jaarlijks te indexeren conform CPI. Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 zijn de sinds toetreding van de gemeente Heerlen tot de GR HCL niet in rekening gebrachte huurkosten over de jaren 2020 t/m juli 2023 toegevoegd aan de post Egalisatierekening huurverplichtingen CKK.

Vanaf augustus 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van €129.000 uit deze egalisatierekening vrij. Overige baten – BTW en overige baten Als gevolg van de beslissing van de Belastingdienst inzake btw dd 12 januari 2024, waardoor het HCL de btw over door haar gemaakte kosten integraal kan terugvorderen, worden zowel de gemeente Heerlen als de gemeente Maastricht gecompenseerd voor btw. Ook voor HCL zelf is vanaf 2024 een jaarlijkse btw bate ontstaan, welke voor 2026 en verder wordt begroot op € 150K.

Personele lasten – inhuur extern personeel In de jaren 2026 (en 2027) zal er sprake zijn van een relatief hoge inhuur van extern personeel, als gevolg van de implementatiekosten van een geïntegreerd HCL collectiebeheersysteem en de inhuizingskosten van 3,5 km archief als gevolg van toetreding van nieuwe GR partners. Personele lasten – salaris- en sociale lasten De stijging van de salarislasten is – naast een begrote CAO-salarisstijging van 3% - het gevolg van invulling van nieuwe vacatures als gevolg van toetreding van nieuwe GR partners. Personele lasten – kosten opleiding en ontwikkeling Vanaf 2026 wordt in de begroting conform CAO een bedrag van 2% van de loonsom opgenomen voor kosten van opleiding en ontwikkeling van medewerkers. Huisvesting – huur Onder deze begrotingspost vallen de huurkosten voor de archiefbewaarplaats Maastricht (gehuurd van het Rijk) en de archiefbewaarplaats Heerlen (gehuurd van de gemeente Heerlen). De ontwikkeling van de huurkosten vindt voor locatie Maastricht plaats op basis van een geïndexeerde ontwikkeling van de boekwaarde, voor locatie Heerlen op basis van de ontwikkeling van de CPI.

Huisvesting - onderhoudskosten gebouwen De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam. De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van het in 2021 geactualiseerde MJOP. Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding, welke onderdeel uitmaakt van de begrotingspost Lumpsum Rijk–Huisvesting. De kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats Heerlen maken onderdeel uit van de huurovereenkomst tussen HCL en de gemeente Heerlen inzake de CKK. Huisvesting – exploitatiekosten Deze post omvat onder andere de kosten voor gas, elektriciteit en water, alsmede de kosten voor tuinonderhoud, bewaking en schoonmaak. Directe materiële lasten – directe kosten archieven en collecties Deze begrotingspost omvat alle materiële kosten die rechtstreeks zijn toe te schrijven aan het behoud en beheer van de analoge archieven. Vanaf 2026 is deze begrotingspost structureel met € 100K verhoogd, om te kunnen voldoen aan de ompakkingsfrequentie van analoge archieven welke wettelijk van het HCL verwacht wordt. Het betreft daarbij de kosten van verpakkingsmaterialen (zuurvrije archiefdozen).

Directe materiële lasten – directe kosten publieke dienstverlening De begrotingspost Directe kosten publieke dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. Directe materiële lasten – directe kosten e-depot De directe kosten e-depot hebben betrekking op de licentie- en ontwikkelkosten gerelateerd aan het eigen HCL e-depot. ICT en automatisering – ICT kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte ICT-kosten voor werkplekbeheer en kantoorautomatisering, welke worden afgenomen bij Solido (het voormalige Parkstad-IT), alsmede (vanaf de begroting 2026) randapparatuur, zoals printers. Deze begrotingspost is voor 2026 en verder structureel met € 21

60K opgehoogd, onder andere om de jaarlijkse licentie- en ontwikkelkosten van het in 2025 aangeschafte zaaksysteem af te dekken. De ICT-kosten betrekking hebbende op het collectiebeheersysteem en de totstandkoming van een eigen edepotvoorziening zijn opgenomen bij de post ‘directe materiële kosten’, onder respectievelijk de begrotingsposten ‘archieven en collecties’ en ‘e-depot’. Algemene organisatiekosten – externe ondersteuning De kosten van externe ondersteuning betreft zowel de kosten gekoppeld aan het onderbrengen van de P&O diensten en salarisverwerking bij de gemeente Maastricht en de accountantskosten, alsook de kosten van externe inhuur gerelateerd aan de verdere doorontwikkeling van het HCL op het gebied van het interne informatiebeheer het collectiebeheersysteem en het e-depot. Overige lasten – dotatie egalisatierekening groot onderhoud gebouwen Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjarenonderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht. Om in de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, doteert zij jaarlijks de nietaangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud aan de post Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen. Overige lasten – onttrekking bestemmingsreserve DTR-gelden Dit betreft het aanwenden van een deel van de geoormerkte bijdrage van het Rijk aan de ontwikkeling van het e-depot van HCL.

Overige lasten – onttrekking bestemmingsreserve AMV Dit betreft de door het Algemeen Bestuur geoormerkte opbouw van een bestemmingsreserve ten behoeve van het kunnen voldoen aan transitie- en ww-verplichtingen dan wel herplaatsingskosten van HCL medewerkers die bij beëindiging van het project AMV boventallig worden. Aanwending van deze bestemmingsreserve vindt plaats vanaf januari 2026, uitgaande van een voortijdige beëindiging van het project AMV op verzoek van het Nationaal Archief, per ultimo 2025.

4.2

IV Balans met toelichting Realisatie 2024

Prognose 2025

Prognose 2026

Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vast activa

0 408.692 0

0 406.692 0

Totaal vaste activa

408.692

406.692

Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen

1.285.077 8.005.200

1.167.524 6.974.648

1.169.375 6.200.811

Totaal vlottende activa

9.290.277

8.142.172

7.370.186

Totaal activa

9.698.969

8.548.864

7.776.878

Passiva Eigen vermogen Voorzieningen Schulden op korte termijn

2.995.892 5.318.325 1.384.752

2.348.831 5.162.217 1.037.817

1.596.056 5.116.249 1.064.573

Totaal passiva

9.698.969

8.548.864

7.776.878

Specificatie/saldi eigen vermogen en voorzieningen Eigen vermogen: Bestemmingsreserve MG Limburg 85.500 Bestemmingsreserve digitalisering MG 83.213 Bestemmingsreserve restauratie registers 4.741 Bestemmingsreserve DTR-gelden 401.018 Bestemmingsreserve legaat 9.860 Bestemmingsreserve AMV 468.131 Bestemmingsreserve restant vakantiedagen 0 Bestemmingsreserve WW verplichting 0 Overige (algemene) reserves 338.720 Resultaat boekjaar 1.604.709

85.000 0 6.241 344.018 9.860 728.360 217.411 353.926 604.015 0

0 0 6.241 194.811 0 208.225 221.759 361.005 604.015 0

2.995.892

2.348.831

1.596.056

15.273 4.012.266 0 77.548 105.987 1.107.250

11.455 4.092.512 0 80.000 0 978.250

7.637 4.174.362 0 85.000 0 849.250

5.318.325

5.162.217

5.116.249

Voorzieningen: Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen Voorziening WW-Verplichtingen Voorziening verlofsparen Voorziening transitie HCL Egalisatierekening bijdr. huurverpl. CKK

4.3

V Meerjarenraming met toelichting

Op enkele begrotingsposten na, is de meerjarenraming een extrapolatie van de begroting 2026

Baten Algemene Baten Bijdrage Rijk Bijdrage Gem Maastricht Bijdrage Gem Heerlen Bijdrage nieuwe GR partners Bijdrage huur en onderhoud Rijk

Directe Baten Opbr. bestuursovereenk. Prov Limburg DVO-opbrengsten overheden E-depot opbrengsten Opbrengsten diensten derden Bijdrage SHCL Publieksinkomsten/reguliere inkomsten

Overige Baten Rentebaten Vrijval uit voorzieningen BTW & overige baten Totaal Totaal Baten Lasten Personele lasten Inhuur extern personeel Kosten opleiding en ontwikkeling Reis- en verblijfkosten Salaris en sociale lasten Overige personele kosten Huisvesting Huur Onderhoudskosten gebouwen Exploitatiekosten Overige huisvestingskosten Directe materiële lasten Directe kosten archieven en collecties Directe kosten publieke dienstverlening Directe kosten e-depot

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

-1.714.164 -1.024.997 -831.637 -1.156.752 -2.052.742 -6.780.292

-1.748.447 -1.047.547 -849.933 -1.204.756 -2.093.797 -6.944.480

-1.783.416 -1.070.593 -868.632 -1.240.799 -2.135.673 -7.099.113

-1.819.085 -1.094.146 -887.742 -1.278.128 -2.178.387 -7.257.487

-529.208 -179.860 -196.394 -43.730 -132.250 -13.809 -1.095.251

-539.792 -185.196 -291.221 -44.605 -132.250 -14.086 -1.207.149

-550.588 -190.695 -385.601 -45.497 -132.250 -14.367 -1.318.997

-561.599 -196.417 -456.733 -46.407 -132.250 -14.655 -1.408.060

-200.000 -129.000 -150.000 -479.000

-8.354.543

-8.630.629

-8.897.110

-9.144.547

251.995 99.134 5.538 4.956.693 31.060 5.344.420

357.035 105.398 5.648 5.269.916 31.681 5.769.679

60.000 101.314 5.761 5.065.690 32.315 5.265.080

61.200 104.768 5.876 5.238.422 32.961 5.443.228

692.647 607.334 391.130 65.639 1.756.750

706.500 664.556 398.953 66.951 1.836.960

720.630 507.331 406.932 68.290 1.703.184

735.043 775.128 415.071 69.656 1.994.898

356.034 24.015 106.314 486.364

363.155 24.496 109.034 496.685

370.418 24.986 111.806 507.210

377.826 25.485 114.630 517.942

ICT en automatisering ICT kosten Randapparatuur & werkplek gerelateerde kn Algemene organisatie kosten Kosten bestuur en OR Marketing, PR en communicatie Externe ondersteuning Kantoor & kantine Kopieer, telefoon en portokosten Verzekeringen & abonnementen Overige algemene kosten Kapitaallasten Bank en rente Afschrijvingen Overige lasten Dotatie egalisatierek. onderhoud gebouwen Onttrekking bestemmingsreserve DTR Onttrekking overige reserve Dotatie voorziening transitie HCL Onttrekking bestemmingsreserve AMV

Totaal Resultaat voor bestemming

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

362.697 8.146 370.843

369.950 8.309 378.260

377.350 8.475 385.825

384.896 8.645 393.541

1.301 18.324 281.753 18.825 25.789 55.386 370 401.748

1.327 18.690 184.646 19.201 26.305 56.494 377 307.040

1.354 19.064 102.218 19.585 26.831 57.623 385 227.060

1.381 19.445 104.262 19.977 27.368 58.776 392 231.602

1.000 100.000 101.000

1.000 102.000 103.000

1.000 104.040 105.040

1.000 106.121 107.121

562.761 -149.207

525.741 -194.811 -413.696

703.712

456.216

-520.135 -106.581

-178.229 -260.995

703.712

456.216

8.354.544 0

8.630.629 0

8.897.110 0

9.144.547 0

Hieronder wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste posten in de meerjarenraming. Algemene baten Onder de algemene baten vallen de lumpsum bijdragen van de GR partners, alsmede – na uittreding – vanaf 2027 de SPUK bijdrage van het Rijk. Per 1 januari 2026 treden naar alle waarschijnlijkheid 11 gemeenten en het Waterschap toe tot de GR HCL. Hun gezamenlijke lumpsum bijdrage is in de begroting bij de algemene baten opgenomen onder het kopje ‘Bijdrage nieuwe GR partners’. Directe baten – e-depot opbrengsten Ten aanzien van de e-depot opbrengsten wordt er in de meerjarenraming vanuit gegaan dat over de jaren geleidelijk meer aangesloten GR-partners gebruik zullen maken van het e-depot van HCL, leidend tot een begrote stijging van opbrengsten van € 196K in 2026 tot € 457K in 2029. Directe baten – opbrengsten diensten derden De opbrengsten diensten derden betreffende de inkomsten van de verhuur van een deel van de CKK aan de gemeente Heerlen. Overige baten – vrijval uit voorzieningen De jaarlijkse vrijval uit voorzieningen van € 129K betreft de egalisatie van de voorziening van de niet door de gemeente Heerlen in rekening gebrachte huur over de periode 2020 – juli 2023 inzake het gebruik van het Thermenmuseum c.q. de CKK in deze periode. De daarmee in het verleden uitgespaarde huur is opgenomen in 25

een egalisatievoorziening en valt in het restant van de duur van het huurcontract voor gebruik van de CKK, eindigend in juli 2032, in jaarlijks gelijke bedragen vrij. Personele lasten – inhuur extern personeel In de jaren 2026 en 2027 zal er sprake zijn van een relatief hoge inhuur van extern personeel, als gevolg van de implementatiekosten van een geïntegreerd HCL collectiebeheersysteem en de inhuizingskosten van 3,5 km archief als gevolg van toetreding van nieuwe GR partners. Personele lasten – salaris- en sociale lasten Bij het verloop van de salarislasten is enerzijds rekening gehouden met invulling van nieuwe vacatures als gevolg van toetreding van nieuwe GR partners, anderzijds met het wegvallen van bezetting als gevolg van pensionering zonder vervanging en van afsluiting van het AMV-project. Huisvesting – huur De huurkosten betreffen de huur van de archiefbewaarplaats in Maastricht – gehuurd van het Rijk – en van de archiefbewaarplaats in Heerlen, gehuurd van de gemeente Heerlen. Huisvesting – onderhoudskosten gebouwen De onderhoudskosten betreffen de kosten van onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, en zijn gekoppeld aan het MJOP. De onderhoudskosten van de archiefbewaarplaats in Heerlen maken onderdeel uit van de huurovereenkomst met de gemeente Heerlen.

Algemene organisatiekosten – externe ondersteuning In de jaren 2026 en 2027 zal er sprake zijn van een relatief grote inzet van externe ondersteuning, naast de ondersteuning op het gebied van privacy, personele ondersteuning en accountantsdiensten. Deze kosten hebben met name betrekking op de afronding van het project ‘interne informatiehuishouding op orde’ en juridische ondersteuning gerelateerd aan de uittreding van het Rijk. Overige lasten – dotatie groot onderhoud gebouwen De Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen betreft een voorziening gekoppeld aan het meerjarenonderhoud aan de archiefbewaarplaats te Maastricht. De hoogte van de jaarlijkse dotatie aan deze voorziening wordt bepaald door het saldo van de van het Rijk ontvangen bijdrage voor onderhoud en de voorziene onderhoudskosten zoals voortkomend uit het MJOP met de bijbehorende beheerskosten. Overige lasten – onttrekking bestemmingsreserve DTR De bestemmingsreserve DTR betreft de door het Rijk ten behoeve van ontwikkeling van het e-depot in het verleden ter beschikking gestelde gelden. Overige lasten – onttrekking bestemmingsreserve AMV De bestemmingsreserve AMV betreft een bestemmingsreserve ter dekking van afvloeiingskosten van de ten behoeve van het project AMV werkzame medewerkers na beëindiging van het project.

Het Nationaal Archief is voornemens het project voortijdig te beëindigen, per ultimo 2025 in plaats van contractueel per ultimo 2027, hetgeen zal betekenen dat de opgebouwde bestemmingsreserve reeds in 2026 en 2027 dient te worden aangesproken.

Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2026-2029 Prognose 2026

Prognose 2027

Prognose 2028

Prognose 2029

Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vast activa

0 406.692 0

0 354.692 0

0 300.692 0

0 244.692 0

Totaal vaste activa

406.692

354.692

300.692

244.692

Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen

1.169.375 6.200.811

1.171.262 5.422.967

1.173.187 5.472.931

1.175.151 5.531.620

Totaal vlottende activa

7.370.186

6.594.229

6.646.118

6.706.771

Totaal activa

7.776.878

6.948.921

6.946.810

6.951.463

Passiva Eigen vermogen Voorzieningen Schulden op korte termijn

1.596.056 5.116.249 1.064.573

784.738 5.071.918 1.092.265

796.628 5.029.257 1.120.926

808.754 4.992.116 1.150.593

Totaal passiva

7.776.878

6.948.921

6.946.811

6.951.463

0 0 6.241 194.811 0 208.225 221.759 361.005 604.015 1.596.056

0 0 0 0 0 0 226.195 368.225 190.319 784.738

0 0 0 0 0 0 230.719 375.589 190.320 796.628

0 0 0 0 0 0 235.333 383.101 190.320 808.754

7.637

3.819

4.174.362

4.257.849

4.343.006

4.429.866

0 85.000 0 849.250

0 90.000 0 720.250

0 95.000 0 591.250

0 100.000 0 462.250

5.116.249

5.071.918

5.029.257

4.992.116

Vaste passiva Eigen vermogen: Bestemmingsreserve MG Limburg Bestemmingsreserve digitalisering MG Bestemmingsreserve restauratie registers Bestemmingsreserve DTR-gelden Bestemmingsreserve legaat Bestemmingsreserve AMV Bestemmingsreserve restant vakantiedagen Bestemmingsreserve WW verplichting Overige (algemene) reserves

Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten Structureel begrotingssaldo

Begroting 2026 0

Begroting 2027 0

Begroting 2028 0

Begroting 2029 0

0 0

Er zijn geen incidentele baten en lasten geprognosticeerd voor de betreffende periode

Bijlage :

Overzicht DVO-partners HCL 2026*

Gemeente Beekdaelen Gemeenschappelijke Regeling Gegevenshuis Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid Limburg Gemeenschappelijke Regeling ISD BOL Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Gemeenschappelijke Regeling Kredietbank Limburg Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Provincie Limburg

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Heerlen&id=7e5181f3-ec22-4ee3-b012-c15159b62151

4. Ondernemingsplan 2026 HCL__375052__

Tekst van het document

4. Ondernemingsplan 2026 HCL375052