20250115 Bijlage 1 Controleprotocol gemeente Heerlen 2024 2025__250642__

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE JAARREKENING 2024-2025 VAN DE GEMEENTE HEERLEN

Risico’s Beheersmaatregelen

Audits

Versie 1.0

1

Planning Datum

Voor

04-02-2025

College

11-02-2025

Commissie EBF

26-02-2025

Raadsvergadering

Toelichting

2

INHOUDSOPGAVE

1

INLEIDING ............................................................................................... 4

2

KADER JAARREKENINGCONTROLE ................................................. 6

3

NORMENKADER EN VERANTWOORDINGSLIJST SISA ............ 9

4

GOEDKEURINGS- EN RAPPORTERINGSTOLERANTIES ......... 10

5

RAPPORTERING ................................................................................... 13

Bijlage 1.

3

1 Inleiding Opdracht

Deloitte Accountants B.V. heeft de opdracht aanvaard om de accountantscontrole 2024 voor de gemeente Heerlen uit te voeren. De grondslag voor deze opdracht is gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet (Gw) waarin wordt verwezen naar artikel 393 Burgerlijk Wetboek (BW) het deskundigenonderzoek. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Voor de jaarrekening 2024 is dit het geval omdat er een herziene kadernota rechtmatigheid 2024 is opgesteld door de Commissie BBV. Tot en met 2022 verstrekten externe accountants een accountantsverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft dan een oordeel over de financiële rechtmatigheid middels een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording “juist” is. Dit controleprotocol heeft een geldigheidsduur van de verantwoordingsjaren 2024 en 2025. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.

Object van controle

Het object van controle is de jaarrekening en het financieel beheer over de jaren 2024 en 2025 zoals uitgeoefend door of namens het college. De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over (artikel 213 Gw): • de getrouwe weergave van baten en lasten en activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties; • overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Verantwoordelijkheden

Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, de rechtmatigheidsverantwoording, het jaarverslag en de uitvoering van de werkzaamheden met toepassing van de geldende regelgeving. De raad stelt het controleprotocol vast, waarin de kaders van de controle zijn vastgelegd. Het domein Middelen - in afstemming met de concerncontroller - onderhoudt de relatie met de accountant, namens de raad. De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening.

Doel

4

Het controleprotocol heeft dus als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de rapportagegrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Rechtmatigheidsverantwoording

Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording is de opzet van het controleprotocol en het normenkader aangepast. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf. Dit controleprotocol is derhalve niet alleen bedoeld voor de controleopdracht aan de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college.

5

2 Kader jaarrekeningcontrole BBV

De gemeentewet schrijft voor dat de gemeente een jaarrekening moet maken (artikel 197 Gw) en geeft enkele vereisten waaraan de jaarrekening moet voldoen. Artikel 186 Gw bepaalt dat de jaarrekening moet voldoen aan bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regels. Vanaf begrotingsjaar 2004 geldt hiervoor het BBV.

Bado

Door middel van actualisatie van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado, Kadernota rechtmatigheid 2024) is voor de gemeenten een verandering in de controleverklaring gekomen, waar het rechtmatigheidsoordeel geen onderdeel meer is van de controleverklaring, maar een rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders als onderdeel van de toelichting (artikel 212, 213 Gw). Dit besluit geeft de minimumvereisten voor de accountantscontrole. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen ‘in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen’. Het gaat hier dus om financiële rechtmatigheid en niet om het juridisch begrip rechtmatigheid (= het voldoen aan wet- en regelgeving).

Reikwijdte

Het controleprotocol treedt niet in plaats van de bestaande wet- en regelgeving en leidt evenmin tot aanvullende regels. De werkwijze is de vaktechnische verantwoordelijkheid van de accountant zelf. Het controleprotocol kan wel op wet- en regelgeving gebaseerde toetsingspunten aangeven of vermelden welk aspecten minimaal in de controle moeten worden meegenomen, maar het is geen controleplan of werkprogramma.

Inrichting controle

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdracht de wijze waarop de jaarrekeningcontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Ook bepaalt hij binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Met ingang van 2023 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording.

6

In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: • Calculatiecriterium • Valuteringscriterium • Adresseringscriterium • Volledigheidscriterium • Aanvaardbaarheidscriterium • Leveringscriterium • Begrotingscriterium • Voorwaardencriterium • Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Afgedekt door het getrouwe beeld van de accountantsverklaring

Afgedekt door verantwoording college

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden afgedekt worden deze door de organisatie door de verbijzonderde interne controle, waar van toepassing, ook meegenomen bij de rechtmatigheidsonderzoeken. Voor de oordeelsvorming m.b.t. de rechtmatigheid van het financiële beheer wordt specifiek aandacht besteed aan de volgende criteria: - Het begrotingscriterium - Het voorwaardencriterium - Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Deze rechtmatigheidsverantwoording dient door het college te worden afgelegd. De toelichting op de criteria wordt in bijlage 1 nader toegelicht. Deze bijlage en het controleprotocol zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer geven over de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Bij de controle op de getrouwheid toetst de accountant in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de werkelijkheid. Reikwijdte rechtmatigheidscontrole

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening.

7

De controle op rechtmatigheid is gericht op: - begrotingscriterium; - voorwaardencriterium; - misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

8

3 Normenkader en verantwoordingslijst Sisa Normenkader

De accountant moet voor de jaarrekeningcontrole beschikken over toetsbare criteria. Daarvoor stelt de raad jaarlijks een normenkader met de relevante wet- en regelgeving vast. Voor de externe wetgeving en interne regelgeving van toepassing voor de gemeente Heerlen verwijzen wij naar bijlage ‘Normenkader rechtmatigheidscontrole 2024’.

WNT

De Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop gebaseerde regelgeving stellen maxima aan bezoldiging van topfunctionarissen in dienstverband en bij ontslag. Voor bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Hiervoor geldt specifieke wet- en regelgeving: • de wet normering topinkomens WNT; • het uitvoeringsbesluit WNT; • de uitvoeringsregeling WNT; • het controleprocotol WNT; • de beleidsregels toepassing WNT. De beleidsregels zijn voorschriften over het opnemen van verantwoordingsinformatie in de jaarrekening. Het controleprotocol WNT geeft nadere aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de jaarrekeningcontrole op de naleving van de bepalingen van en op grond van de WNT. Zo moet de accountant bij de controle van de WNT-verantwoording specifieke goedkeurings- en rapporteringstoleranties hanteren.

Verantwoordingslijst

SiSa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van dit geld verloopt via de SiSasystematiek (Single information Single audit). Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige jaarrekeningcontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken (SiSa-bijlage). Het ministerie van BZK publiceert jaarlijks het overzicht welke verantwoordingen onder de SiSa vallen. De accountant controleert de SiSa-bijlage op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het accountantsverslag.

9

4 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Accountant De accountant hanteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeurings-tolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties. De accountant hanteert bij de controle een betrouwbaarheid van 95%. Jaarrekening

In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeurings-toleranties voorgeschreven. De raad kan voor enig jaar de goedkeurings-toleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De minimumeisen zijn weergegeven in de volgende tabel. Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelontkeurend houding ≤ 1% >1%<3% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. De gemeenteraad kan besluiten om voor enig jaar de goedkeuringstoleranties te verscherpen voor fouten in het totaal of voor onderdelen van de lasten en voor onzekerheden van het totaal of onderdelen van de lasten. De totale lasten van de primitieve begroting 2024 van de gemeente Heerlen bedragen circa € 506 miljoen (na bestemming). Dit betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 5,1

10

miljoen van het totaal van de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantast. RapporteringsToleranties algemeen

De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringtolerantie wordt door de raad vastgesteld met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. De auditcommissie (werkgroep financiële audit) adviseert om voor het controlejaar 2024, net als in afgelopen jaren, een rapporteringtolerantie te hanteren van € 200.0001.

Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

RapporteringsToleranties SiSa

De accountant controleert de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen met in achtneming van de Nota verwachtingen jaarrekeningcontrole 2024 (verschijnt in januari 2025). Geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • € 12.500 indien de omvang basis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvang basis groter is dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvang basis groter is dan € 1.000.000. Zoals u kunt zien wijken de wettelijke rapporteringstoleranties voor SiSa af van de algemene rapporteringstoleranties. Bovengenoemde toleranties gelden zowel voor rechtmatigheid als voor getrouwheid.

1

Vuistregel voor de maatvoering van de rapporteringstolerantie is een bedrag van 3 tot max. 10% van de goedkeuringstolerantie. De 200.000 euro is ca. 5% van de goedkeuringstolerantie. Door voor deze ondergrens te kiezen krijgt de raad een goed inzicht in fouten en onzekerheden.

11

College Voor het college gelden voor de rechtmatigheidsverantwoording de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens. Verantwoordings grens

De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgestelde bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen, wordt door de raad bepaald en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/ of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld worden. Voor de jaarrekening 2024 stelt de gemeenteraad de verantwoordingsgrens op 3%. Voor 2025 wordt dit geëvalueerd en wordt de grens opnieuw bepaald.

Rapporterings grens

Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoeringsparagraaf, indien de geconstateerde onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens (€ 15,3 miljoen) overschrijden. Het college hecht er waarde aan om het gesprek te voeren over bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting op het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen in de jaarrekening. In deze paragraaf beschrijft het college ook welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De rapportagegrens wordt vastgesteld op € 200.000 gelijk aan de rapporteringsgrens voor de getrouwheid. De grens zal gelijktijdig worden geëvalueerd met de verantwoordingsgrens.

12

5 Rapportering Controleverordening

Accountant Tijdens en na afronding van de accountantcontrole rapporteert de accountant conform artikel 7 Controleverordening (ex artikel 213 Gw) van de gemeente Heerlen: 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging (Werkgroep Financial Audit) van de raad.

Verslag voor College

Op basis van de tussentijdse controle2 (november/december jaar t) rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die zijn onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening (Boardletter).

Verslag voor Raad

Na de eindejaarscontrole (medio jaar t+1) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole van de jaarrekening (Accountantsverslag).

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

2

Ook wel interim-controle genoemd.

13

Controleverklaring

Rechtmatigheids verantwoording

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de jaarrekeningcontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

College Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording (standaardtekst) aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

14

Bijlage 1: Criterium

In het kader van deze controle worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend. • De criteria 1 t/m 6 hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid. Deze worden afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten. • De criteria 7 t/m 9 zijn aanvullende criteria die alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid. Deze worden afgedekt door de rechtmatigheidsverantwoording. • Deze criteria worden in onderstaande tabel nader omschreven en toegelicht

15

Criterium

Omschrijving

Calculatiecriterium

De geregistreerde (vastgestelde) bedragen zijn juist berekend

Valuteringscriterium

Het tijdstip van verantwoording en betaling is juist

Leveringscriterium

Er is vastgesteld dat er is geleverd conform de verstrekte inkoopopdracht van goederen/ diensten

Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan is juist (rechthebbende)

Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord

Aanvaardbaarheids criterium

Voorwaardencriterium

De financiële beheershandeling past bij de activiteiten en in relatie is met de kosten, waarbij een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden gebonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals deze gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden en is de kans groot op een niet goedkeurende accountantsverklaring verkleind. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen.

Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsvorming uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hier buiten. Mocht tijden de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleets is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen. Tenslotte is de Kadernota rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk., tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd.

16

Voorbeeld Factuurbedragen zijn juist berekend Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen Op basis van het onderzoeksrapport blijkt dat de studie conform de opdracht is uitgevoerd Betalingsverkeer De afgesproken bijdragen van derden voor een project zijn begroot en gerealiseerd Inkoop van goederen en/ of diensten en verstrekken van subsidies

Subsidievoorwaarden en aanbesteding

Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma) Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Hierin is opgenomen dat bestedingen die uitstijgen boven de in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als voor de accountant bij de controle vaststaat dat de begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad.

17

Er is een budgetcode en het budget is toereikend. Begrotingswijzigingen worden goedgekeurd door de raad.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik) Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel.

Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.

18

De beoordelingsformulieren die worden gemaakt bij de vaststelling van de subsidieregelingen