20230709 Handreiking rapportage van de opvolging van de rekenkameraanbevelingen

Notitie ‘rapportage van de opvolging van de aanbevelingen’ 20230709, EL

Aanleiding Artikel 185a Gemeentewet is per 1-1-2023 nieuw en luidt: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” Deze verplichting geldt mutatis mutandis ook voor colleges van Gedeputeerde Staten en Dagelijkse Besturen van waterschappen. Voor de leesbaarheid hanteren wij de volgende begrippen: - volksvertegenwoordiging: gemeenteraad, Provinciale Staten en Algemeen Bestuur; - college: college van B&W, college van GS en Dagelijks Bestuur.

Deze plicht geldt de door de volksvertegenwoordiging overgenomen aanbevelingen van de rekenkamer die betrekking hebben op de verantwoordelijkheid van het college. Het artikel ziet alleen toe op de frequentie van rapportage, niet de wijze waarop en inhoud van het overzicht dat het college geacht wordt te geven. Rekenkamers hebben ondertussen zelf veel ervaring opgedaan met het (laten) onderzoeken van de doorwerking van de aanbevelingen die rekenkamers aan gemeenteraden, Provinciale Staten en waterschapsbesturen ter besluitvorming voorleggen. De verplichting te rapporteren aan de volksvertegenwoordiging is echter nieuw en colleges zijn niet gewend om hiermee om te gaan.1 Dat is de reden dat de NVRR een handreiking opstelt om colleges hierbij te ondersteunen. We gaan in deze handreiking in op de term doorwerking en de doorwerkingscirkel als model dat de NVRR heeft ontwikkeld om doorwerking van rekenkamers te meten. Dat model kan tevens dienen als instrument voor een adequate rapportage van het college. Deze handreiking beperkt zich tot de rekenkameraanbevelingen die gericht zijn op het beleid van het college. Rekenkamers doen ook aanbevelingen aan de volksvertegenwoordiging, maar het is niet aan het college om over de opvolging daarvan te rapporteren. Het hier aangereikte model is overigens na aanpassing wel geschikt voor de rapportage van die rekenkameraanbevelingen.

Wat is doorwerking? Over doorwerking bestaat relatief veel literatuur, maar er is geen consensus over de precieze definitie en de vormen van doorwerking. Voor de praktische uitwerking richten we ons hier op de ‘instrumentele’ doorwerking, ook wel opvolging (van de aanbevelingen) genoemd.2 Instrumentele doorwerking gaat over het proces dat de aanbevelingen in een rapportage van de rekenkamer worden geagendeerd, besproken, overgenomen, in beleid opgenomen, daadwerkelijk uitgevoerd en uiteindelijk effect hebben.

1 2

Althans niet alle: er zijn wel her en der monitoringssystemen van de opvolging van aanbevelingen van de rekenkamer of afdoeningslijsten. Voor de volledigheid: naast de instrumentele doorwerking bestaat ook de agenderende, conceptuele en strategische doorwerking. Zie: https://www.nvrr.nl/nieuws/5636/nieuw-model-voor-het-meten-van-doorwerking/

1

Om dat te visualiseren heeft de NVRR de doorwerkingscirkels ontwikkeld. Daarbij is het proces van behandeling van rekenkameraanbevelingen in beeld gebracht, overigens zonder een kwalitatieve rangorde in de verschillende stadia van doorwerking te suggereren. Tot en met ‘besluiten’ over de aanbevelingen van de rekenkamer is de volksvertegenwoordiging in de ‘lead’. Deze agendeert en bespreekt de rapportage van de rekenkamer en neemt een besluit over de aanbevelingen. Dat besluit kan vergezeld gaan van een motie of een amendement op de aanbeveling(en). Bijvoorbeeld met een nadere duiding aan de aanbeveling of met een amendement om deze om te buigen naar een door de volksvertegenwoordiging gewenste richting. Deze moeten uiteraard meegenomen worden in het beoogde rapportagemodel. De stappen in bovenstaand model waarop de wetswijziging die leidde tot art 185a van de GW ingaat is aldus:

Implementeren

Effectueren

Verantwoorden

Deze handreiking is bedoeld voor het proces van politiek en publiek verantwoorden. In de jaarlijkse rapportage moet het college aangeven hoe deze de aanbevelingen aan zijn adres heeft geïmplementeerd en welke (maatschappelijke) effecten daarmee bereikt zijn. Het betreft uiteraard de aanbevelingen van de rekenkamer die geleid hebben tot een besluit door de volksvertegenwoordiging de aanbeveling over te nemen en het college de opdracht te geven de aanbeveling op te volgen. Het is de bedoeling dat over elke door de volksvertegenwoordiging overgenomen aanbeveling over implementatie en effect wordt gerapporteerd. Tip: Het zal bij de verantwoording helpen als het college bij de bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport aangeeft hoe, wanneer en waar de implementatie van de aanbeveling van de rekenkamer zal plaatsvinden. 3

3

Uiteraard zal dat alleen gebeuren bij de aanbevelingen die het college onderschrijft. Dan is het handig als het college alsnog aangeeft hoe, wanneer en waar de door de volksvertegenwoordiging overgenomen aanbeveling wordt geïmplementeerd, ook al is die door het college afgeraden.

2

Opvolging/doorwerking van aanbevelingen Op de modaliteiten waarover het college moet rapporteren, gaan we hier kort in, aan de hand van de stappen ‘implementeren’ en ‘effectueren’. Implementeren Hier gaat het om de vraag of en in hoeverre besluiten van de volksvertegenwoordiging naar aanleiding van de rekenkameraanbeveling in het beleid opgenomen is. Dat kan conform het besluit van de volksvertegenwoordiging zijn, bijvoorbeeld dat de aanbeveling heeft geleid tot aanpassing van een beleidsstuk of werkwijze. Het kan ook zijn dat de besluiten aangepast zijn of dat de beleidswijziging om moverende redenen niet of nog niet gerealiseerd is. Bij de laatste drie opties kan een reden gegeven worden waarom het beleid niet conform besluit is aangepast of waarom de strekking van de rekenkameraanbeveling (nog) niet is opgenomen in het beleid. -

Besluit opgevolgd, opgenomen in beleid en/of geïmplementeerd o Ja, conform besluit Hoe: ………………………………….. o Ja, anders dan besluit Reden: ……………………………….. o Nog niet Reden: ……………………………….. o Nee Reden: ………………………………..

Geef bij de beschrijving van hoe het besluit van de volksvertegenwoordiging is opgevolgd zo concreet mogelijk aan waar en hoe dat is gerealiseerd. Bijvoorbeeld opgenomen in een betreffend beleidsstuk, werkwijze enz. Met opneming van datum en verwijzing naar het betreffende document. Algemene zinsneden als ‘hebben we meegenomen’ zijn weinig zeggend zonder nadere concrete invulling. Geef bij de reden dat het besluit (nog) niet of anders is geïmplementeerd zo concreet mogelijk aan wat de wijziging of eventuele vertraging inhoudt. En wat de verwachting is wanneer en hoe het besluit zal worden geïmplementeerd. Daarmee kan de volksvertegenwoordiging zich een goed beeld vormen van de implementatie van de naar aanleiding van de rekenkameraanbevelingen genomen besluiten door het college. Effectueren: uitvoeren Daarna moet het beleid dat naar aanleiding van de overgenomen rekenkameraanbeveling(en) is aangepast daadwerkelijk uitgevoerd worden, anders gezegd geëffectueerd. Dat kan conform het beleid dat is vastgesteld, bijvoorbeeld dat het gewijzigde beleid of werkwijze in de praktijk is gerealiseerd en effect sorteert. Maar mogelijk is de uitvoering aangepast aan omstandigheden die door ontwikkelingen of tijd zijn gewijzigd. Het kan ook om verschillende redenen (nog) niet daadwerkelijk geëffectueerd zijn. De wijze waarop hierover gerapporteerd wordt is dan als volgt: -

Beleid geëffectueerd o Ja, conform beleid o Ja, anders dan beleid o Nog niet o Nee

Hoe: …………………………….. Reden: ……………………………….. Reden: ……………………………….. Reden: ………………………………..

Geef bij de beschrijving zo concreet mogelijk aan hoe het beleid is geëffectueerd. Bijvoorbeeld, is het gewijzigde beleid of werkwijze bekend gemaakt? Zijn medewerkers geïnstrueerd op een nieuwe werkwijze? Benoem documenten die daarbij een rol hebben gespeeld. Geef bij de reden als het

3

beleid anders dan beleid pof (nog) niet geëffectueerd is zo concreet mogelijk aan wat de oorzaak/reden daarvan is. (Maatschappelijke) (neven)effecten Dan is het voor een adequate verantwoording van wezenlijk belang dat er zicht is op de effecten van het gewijzigde beleid. Afhankelijk van de aanbeveling kan dat gaan om maatschappelijke (neven)effecten of verbetering van interne processen. Het kan uiteraard even duren voordat effecten van (gewijzigd) beleid of werkwijzen zichtbaar zijn. Daarom kan het noodzakelijk zijn de doorwerking van een rekenkameraanbeveling nog zeker drie jaren te volgen om over de daadwerkelijke effecten te kunnen rapporteren. De effecten die met het beleid worden gesorteerd kunnen bedoeld zijn, maar er kunnen zich ook onbedoelde neveneffecten voordoen. Beide zijn nuttig om in de verantwoording op te nemen en te rapporteren. -

(Maatschappelijke) effecten, bedoelde en neveneffecten) o Ja, nl. ……………………………………………………………………………………………………………. o Nog niet Reden: ……………………………….. o Nee Reden: ………………………………..

Geef bij de behaalde (neven)effecten zo concreet mogelijk het behaalde resultaat aan. En geef de bron aan waaruit deze effecten blijken. Geef bij (nog) niet behalen van de beoogde effecten de reden aan waarom dat het geval is. Geef daarbij aan of en op welke termijn resultaten met het geëffectueerde beleid mogelijk behaald kunnen worden.

Rapportagemodel Dat leidt tot onderstaand model voor de rapportage van het college aan de volksvertegenwoordiging, waarmee gevolg gegeven kan worden aan de verplichting uit art 185a van de GW. Per door de volksvertegenwoordiging aangenomen aanbeveling, gericht aan het college, zal in onderstaand format over de opvolging en doorwerking gerapporteerd worden.

4

Rapportagemodel doorwerking rekenkameraanbevelingen, model NVRR 20230709 Rekenkamer Gemeente/Provincie/Waterschap X Opvolging overgenomen aanbevelingen

Besluit volksvertegenwoordiging geïmplementeerd en opgenomen in beleid

Beleid geëffectueerd

(Maatschappelijke) (neven)effecten te melden

- Ja, conform besluit, hoe - Ja, anders dan besluit, reden: - Nog niet, reden: - Nee, reden: NB. Noem de datum van de besluiten en de desbetreffende documenten.

- Ja, conform beleid, hoe: - Ja, anders dan beleid, reden: - Nog niet, reden: - Nee, reden: NB. Noem de desbetreffende documenten.

- Ja, nl. - Nog niet, reden: - Nee, reden: NB. Geef de bronnen waaruit die effecten blijken.

2022 Rapport X - Aanbeveling Rk 1 - Aanbeveling Rk 2 - Aanbeveling Rk 3 - Aanbeveling Rk 4 Rapport Y - Aanbeveling Rk 1 - Aanbeveling Rk 2 - Aanbeveling Rk 3 - Aanbeveling Rk 4 2023 Rapport A - Aanbeveling Rk 1 - Aanbeveling Rk 2 - Aanbeveling Rk 3 Rapport B - Aanbeveling Rk 1 - Aanbeveling Rk 2 - Aanbeveling Rk 3 - Aanbeveling Rk 4

5

Tot slot Met deze rapportage geeft het college de volksvertegenwoordiging inzicht in de doorwerking/opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer. Het verdient aanbeveling dat de volksvertegenwoordiging de eigen rekenkamer vraagt mee te denken over de (kwaliteit van) de jaarlijkse rapportage, bijvoorbeeld door de rekenkamer de ruimte te geven een zienswijze op die rapportage in te dienen. Dat kan bijdragen aan het verbeteren van de rapportages en het zal de positie van de volksvertegenwoordiging verstevigen. En het kan de rekenkamer meer inzicht geven op de vraag welke aanbevelingen en welk type aanbeveling doorwerken en zo bijdragen aan evaluatie en zelfreflectie.

6