20220223 VRAGENUUR CDA - ontvangstbevestiging ingekomen brieven.doc

pagina 1 van 1

formulier aanmelding vragenuur raadsvergadering Aankondiging van een raadslid om tijdens het vragenuur vragen te stellen ingevolge artikel 33a van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Naam indiener:

Peter Pauwels

Fractie:

Datum en tijdstip indiening:

CDA Heerlen 19 februari 2022

Datum vergadering:

23 februari 2022

Onderwerp:

Beantwoording brieven inwoners, vervolgvraag

Vraag/vragen:

Toelichting:

1) Misschien is het kort dag, maar kan de wethouder ons desondanks informeren over de werking van het nieuwe systeem, dan wel wat wat de burger ervan merkt? Eea naar aanleiding van onze vragen in september vorig jaar inzake het sturen van ontvangstbevestigingen plus de commotie rond een brief uit 1996 waar onze fractie onlangs de aandacht op gevestigd heeft. 2) Ontvangen burgers en organisaties nu een ontvangstbevestiging als ze een brief sturen en hoe werkt dit als mensen een brief persoonlijk langs komen brengen bij de gemeente dwz in de publiekshal? De vragen hebben betrekking op het al dan niet versturen van ontvangstbevestigingen. Reactie gemeente Heerlen: “De gemeente heeft na het succesvol doorlopen van een Europese aanbesteding in januari 2021 de voorlopige gunning gedaan voor een nieuw zaaksysteem (oftewel track en trace systeem). Direct daarna zijn we gestart met het uitvoeren van een proef waarbij we getoetst hebben of hetgeen dat de leverancier heeft aangeboden ook aansluit bij het gevraagde. Na het succesvol doorlopen van deze proef zijn we in juli 2021 overgegaan tot de definitieve gunning. Ter voorbereiding op de implementatie van het systeem worden nu de resterende randvoorwaarden ingevuld en is de uitrol in de organisatie gestart. Gezien de impact van de invoering op de organisatie kan het niet anders dan gefaseerd gebeuren.

Vanaf januari 2022 gaan we met de nieuwe werkwijze aan de slag en zal het effect voor de burger ook merkbaar moeten zijn.”