20210108_raadsvoorstel Raadzaal_3.docx.pdf

Voorstel gemeenteraad

Vergadering:

gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum:

Heerlen, 19 januari 2021 Onderwerp Herindeling en herinrichting Raadzaal en ophoging van investeringskrediet voor het project huisvesting

Registratienummer:

BWV-21000929 Agendapunt:

Inleiding/aanleiding Bij de aanbesteding van het nieuwe Stadskantoor en daarmee samenhangend de verbouwing van het Raadhuis is in mei 2017 besloten om het bestuursgedeelte van het Raadhuis alleen mee te nemen voor wat betreft de technische installaties. Dit gedeelte zou verder niet aangepakt worden, maar haar huidige indeling en inrichting behouden. Inmiddels zijn wij er door onderzoek achter gekomen dat in het bestuursgedeelte en met name in de Raadzaal asbest aanwezig is, vooral in de wanden. Dit zal de komende periode gesaneerd worden alvorens de werkzaamheden in het Raadhuis van start kunnen gaan. Dit betekent dat sowieso wanden moeten worden opengebroken en hersteld. Aangezien de raadzaal daarmee toch grondig aangepakt gaat worden, is het efficiënter om hierin tevens de nieuwe indeling van de Raadzaal mee te nemen Hiervoor is in het licht van de huisvestingsaanpak een klankbordgroep bestaande uit raadsleden en de griffie actief. Deze klankbordgroep is samen met architect Mecanoo (tevens architect van het nieuwe Stadskantoor en verbouwing Raadhuis) en in afstemming met het college van B&W tot een eenduidig voorstel (schetsontwerp) gekomen voor de indeling en inrichting van de Raadszaal (zie bijlage 1, herontwerp voorstel 1). Kader Strategische huisvesting Kernthema: Middelen en heffingen Bevoegdheid Raad Voorstel 1.

Het schetsontwerpvoorstel voor de raadzaal vast te stellen conform bijlage 1 herontwerp voorstel 1 ; 2. De nadere uitwerking van het ontwerp voor de Raadzaal op te pakken binnen het project huisvesting; 3. Het benodigde budget van €1,5 mln. hiervoor ter beschikking te stellen en toe te voegen aan het projectbudget huisvesting.

Pagina 2 van 6

Argumenten 1.1 Dit schetsontwerp verbetert sterk alle (verbeter)punten Er zijn momenteel de nodige verbeterpunten in de Raadzaal. De volgende verbeterpunten zijn binnen de klankbordgroep aangemerkt: - Slechte verlichting - Slecht/verouderd AV Systeem - Slechte akoestiek - Weinig flexibiliteit - Aansluiting meubilair op AV - Onvoldoende zitplaatsen - Verminderd zicht op tweede ring - Mist karakter & identiteit - Mist verbinding Daarnaast voldoet deze variant aan de gestelde eisen vanuit de klankbordgroep en het college, in het bijzonder: - De voorzitter van de raad heeft zicht op de gehele raadzaal inclusief publieke tribune; - De toegankelijkheid voor publiek en alle raadzaalstoelen is gegarandeerd; - Door gebruik van hout aan de wanden is de akoestiek sterk verbeterd; - Moderne communicatie middelen (beeldschermen etc.) zijn goed te verwerken en worden ook meegenomen in het ontwerp. De materialen voor o.a. lambrisering, meubilair, stoffering, verwerken gemeentewapen zijn eveneens onderschreven door de klankbordgroep. Opgemerkt wordt om in de uitwerking nadrukkelijk te kijken naar de grote toegangsdeur. In de variant is namelijk een nieuwe glazen deur opgenomen. Deze deur heeft echter een hoge monumentwaarde, wat betekent dat deze deuren van cruciaal belang zijn voor de structuur en/of de betekenis van het object of gebied.

Het geniet daarom de voorkeur om de bestaande deuren te handhaven. 1.2 Van de verschillende bekeken scenario’s heeft dit scenario de voorkeur van de klankbordgroep. Mede in het licht van de maatregelen rond Covid-19 zijn een 6-tal scenario’s onderzocht (zie bijlage 2). Scenario 1 (het voorliggende schetsontwerp uitvoeren) geniet hierbij de voorkeur van de klankbordgroep. Zo heeft het de voorkeur om de Raadzaal op de huidige locatie te handhaven als bestuurlijk centrum in combinatie met de kamers voor het college van b&w. Daarbij is ook de veronderstelling dat de 1,5 m-maatregel m.b.t. Covid19 op het moment van oplevering van de Raadzaal (ca. april/mei 2022) niet meer aan de orde is, waardoor er voldoende ruimte is in deze zaal. 1.3 Van de verschillende bekeken scenario’s is dit scenario het goedkoopst. Los van scenario 6 (niets doen en afwachten) is dit scenario de meest goedkope variant met €1,5 mln. De duurste variant bedraagt €4 mln. 2.1 In de opdracht van de aannemer van het nieuwe Stadskantoor en daarmee samenhangend de verbouwing van het Raadhuis kan dit als een verzoek tot wijziging (VTW) worden meegenomen

Versie 2018/10

Pagina 3 van 6 Op dit moment is er reeds een aannemer actief aan het werk en kunnen de werkzaamheden door deze aannemer worden meegenomen. De bouwplaats en alles wat nodig is voor de werkzaamheden is reeds aanwezig. Er hoeft niet opnieuw te worden aanbesteed. Er kan werk met werk worden gemaakt. 3.1. De kosten voor de herinrichting en herindeling Raadzaal zijn geraamd op €1,5 mln. Er is een kostenraming gemaakt door Bremen Bouwadviseurs, internationaal expert op het gebied van o.a. bouwkosten. Deze raming laat zien dat er een bedrag van €979.670 nodig is voor de bouwkosten (zie bijlage 3). Naast de bouwkosten zijn er ook kosten voor de AV installatie (incl. camerasystem). Hiervoor is een offerte opgevraagd bij 2Kcommunicatie. Deze kosten bedragen €104.782. Daarmee komt het totaal op €1.084.452. Daar bovenop zullen er nog advieskosten nodig zijn tbv architect, constructeur, installatieadvisier etc. (20% = ca. €215.000) en is er een post onvoorzien opgenomen van 15% (= ca. €200.000). Het totaal investeringsbedrag komt daarmee uit op €1,5 mln. 3.2 De herinrichting/herindeling raadzaal valt buiten de scope van het project nieuw stadskantoor en verbouwing Raadzaal Financieel gezien was met de herinrichting/herindeling van de Raadzaal geen rekening gehouden binnen het project nieuw stadskantoor en verbouwing Raadhuis. Hier is dan ook geen budget voor voorzien binnen het project.

Tegenargumenten en risico’s 1.1 Het huidige schetsontwerp voldoet niet aan de huidige maatregelen mbt Covid-19 Covid-19 zorgt voor veel onzekerheid. De huidige maatregelen zijn bekend, toekomstige maatregelen zijn dat niet. Niemand kan dat voorspellen. Het huidige schetsontwerp voldoet niet aan de huidige maatregel om 1,5 m afstand te houden. Dit zou opgelost kunnen worden door plexiglas te plaatsen tussen de personen. Voor deze oplossing zal eerst toestemming verkregen moeten worden van de RIVM. Daarbij weten we niet of deze maatregel ten tijde van oplevering van de nieuw raadzaal (ca. april 2022) nog van toepassing is of dat er tegen die tijd nieuwe maatregelen van toepassing zijn. 3.1 Bij het totale investeringsbedrag van €1,5 mln. moet nog een voorbehoud gemaakt worden. De verbouwing van de raadzaal is uitdagend. De constructieve ingrepen zijn complex en vergen een gedegen voorbereiding; mede vanwege het feit dat in een bestaande situatie aanpassingen worden uitgevoerd die effect hebben op het krachtenverloop in een veel groter deel van het gebouw. Verder zullen de aanpassingen aan de raadzaal ook van invloed zijn op de akoestiek. Ook daar zal serieuze aandacht aan gegeven moeten worden. De kennisgebieden constructie en bouwfysica zullen om te komen tot een goed technisch ontwerp essentiële bouwstenen zijn, evenals de brandveiligheid.

Omdat deze kennisgebieden in deze fase van het ontwerp nog niet bekend zijn, kan dit mogelijk tot hogere kosten leiden bij een verdere uitwerking van het ontwerp.

Versie 2018/10

Pagina 4 van 6 Kosten en dekking Voor het project huisvesting een investeringskrediet ter beschikking gesteld van €30.033.000. Voorgesteld wordt het investeringskrediet op te hogen volgens onderstaand voorstel.

Investeringskrediet Huisvesting Geboekt en verplicht t/m voorstel Saldo Voorstel extra investeringskrediet Eindsaldo

€ € € € €

30.033.000 30.033.000 0 1.500.000 0

Voor de jaarlijkse kapitaallasten betekent dit concreet het volgende voor de begroting.

Huisvesting Kapitaallasten huidig Kapitaallasten voorstel Kapitaallasten totaal

2021 € € €

2022 -

€ € €

-

€ € €

2023 1.300.000 € 40.000 € 1.340.000 €

2024 1.300.000 40.000 1.340.000

De geraamde kapitaallasten op basis van het huidige investeringskrediet bedragen € 1.300.000. De extra kapitaallasten benodigd voor de investering van €1.500.000 voor de herinrichting en herindeling raadzaal worden gedekt door de kapitaallasten huisvesting met € 40.000 op te hogen en verwerkt in de begroting 2021-2024. De totale kapitaallasten huisvesting komen daarmee op €1.340.000. Communicatie De verdere communicatie wordt opgepakt binnen het project nieuw Stadskantoor en verbouwing Raadhuis. Dit in afstemming met de bestaande klankbordgroep. Evaluatie n.v.t. Planning, procedure en uitvoering Het Schetsontwerp wordt nader uitgewerkt tot een Uitvoeringsontwerp. Dit gebeurt in de afstemmingsoverleggen binnen het project nieuw Stadskantoor en Verbouwing Raadhuis. De klankbordgroep zal hier in betrokken worden. Uitvoering loopt parallel met de verbouwing van het Raadhuis welke start in juni/juli 2021 en in april/mei 2022 wordt opgeleverd.

Versie 2018/10

Pagina 5 van 6 Bijlagen Bijlage 1: RHHR-R-SO-Schetsontwerp presentatie-20190621_COLLEGE Bijlage 2: Scenario’s raadzaal 23-11-2020 Bijlage 3: Begroting Raadzaal Heerlen, Bremen Bouwadviseurs, 29-08-2019 Burgemeester en wethouders van Heerlen, de gemeentesecretaris a.i. L. Schouterden

de burgemeester, drs. R. Wever

Dit voorstel is digitaal ondertekend en is daarom niet voorzien van handtekeningen.

Versie 2018/10

Pagina 6 van 6

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 januari 2021 registratienummer BWV-21000929; gezien het advies van de raadscommissie ; besluit:

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

Versie 2018/10