10. Raadsvoorstel bw verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording__65306__

Voorstel gemeenteraad

Vergadering:

Heerlen,

gemeenteraad Heerlen Vergaderdatum:

Registratienummer:

Agendapunt:

Onderwerp Verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 e.v. Inleiding/aanleiding Samenvatting Als de raad instemt met dit voorstel wordt de verantwoordingsgrens 2023 voor rechtmatigheidsfouten en – onduidelijkheden op 3% van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves) gesteld. Daarnaast wordt dan besloten om periodiek over rechtmatigheid te informeren via de bestaande rapportagelijnen zoals zomernota, novembernota en de jaarrekening. Het besluit zal met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 in gaan. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid en zo de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. 1. Aanleiding, bevoegdheden en context. De wet versterking decentrale rekenkamers is aangepast met daarin verankerd het wettelijke vereiste om door het college een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. Tot en met boekjaar 2022 verstrekte de accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatigheid van bestedingen. Met ingang van het boekjaar 2023 verantwoordt het college zich over de rechtmatigheid.

In deze nieuwe situatie geeft de accountant alleen een verklaring af bij het getrouwe beeld van de jaarrekening, maar inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. De raad moet nu een verantwoordingsgrens aangeven waarboven rechtmatigheidsfouten dienen te worden gerapporteerd. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording grijpen we aan om de beheersing in de organisatie naar een hoger niveau te tillen, waarmee dit ook aansluit op onze ambities en doelen vanuit ‘Heerlen van Morgen’. Samen met de concerncontroller en de directeur bedrijfsvoering zal de implementatie en uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn borging vinden. Het gezamenlijke streven is een robuuste bedrijfsvoering die ondersteunend is aan excellente uitvoering van onze gemeentelijke taken. 2. Gewenste situatie. In de jaarrekening 2023 zal het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen waarin de afwijkingen staan toegelicht indien het totaal hiervan groter is dan 3% van het begrotingstotaal. In de paragraaf bedrijfsvoering zullen deze afwijkingen door het college worden toegelicht. De onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording komt hoofdzakelijk voort uit de uitgevoerde interne controles die gebaseerd zijn op een verantwoordingsgrens van 3%.

Pagina 2 van 4

Kader Nieuwe ontwikkeling, gewijzigde wet- en regelgeving. Kernthema: Middelen en heffingen Bevoegdheid Raad Voorstel Instemmen met bijgevoegd raadsvoorstel waarmee de raad besluit om: a. de verantwoordingsgrens voor het jaar 2023 voor rechtmatigheidsfouten op 3% van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves) te leggen; b. de periodieke informatieverstrekking over de financiële rechtmatigheid 2023 volgens de bestaande rapportagelijnen zoals zomernota, novembernota en jaarrekening te laten verlopen; c. om dit besluit met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 van toepassing te laten zijn.

Argumenten Binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale begrotingslasten (inclusief toevoeging aan reserves) moet de raad het verantwoordingspercentage vaststellen. Omwille van de volgende argumenten wordt er voor gekozen om de verantwoordingsgrens op 3% te stellen: • Groeiscenario. De onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording leunt voor een groot deel op de eigen interne controles. Het is een nieuwe taak voor de gemeente waar we ruimte nodig hebben om hierin te groeien en te verbeteren; • Akkoord accountant. De accountant heeft in de boardletter al vaker geschreven over dit onderwerp en de toegevoegde waarde van interne controle. De ingezette ontwikkeling wordt door de accountant gezien en aangemoedigd. De accountant kan zich vinden in een verantwoordingsgrens van 3% voor 2023; • Beleidskeuze. Het vertrekpunt een verantwoordingsgrens van 3%. Toekomstig kunnen controles op bepaalde processen met een lager verantwoordingspercentage worden uitgevoerd indien daar vanuit risicoanalyses aanleiding voor is. Een dergelijke aanscherping wordt afgestemd met de accountant en de werkgroep financial audit (WFA).

Kanttekening. Tijdens de jaarrekeningcontrole zal de accountant een tolerantie hanteren van 1%. Als de raad met betrekking tot rechtmatigheid uitgaat van 3% is het in theorie mogelijk dat de accountant een rechtmatigheidsfout ontdekt die niet vanuit de eigen interne controles is opgemerkt. Dit risico wordt niet uitgesloten, maar is feitelijk niet anders dan in de huidige situatie waarin geconstateerde fouten tijdens de jaarrekeningcontrole worden teruggelegd ter correctie. Een adequate correctie van een geconstateerde fout heeft geen gevolgen voor het oordeel van de accountant. Planning en organisatie van de interne controlewerkzaamheden zullen telkens afgestemd worden met de accountant. Een analyse van alle bevindingen zal worden geagendeerd in de werkgroep financial audit, ook als de verantwoordingsgrens niet wordt overschreden.

Versie 2018/10

Pagina 3 van 4

Tegenargumenten en risico’s De gewijzigde wet- en regelgeving zal moeten worden geïmplementeerd en zijn er als zodanig geen tegenargumenten. Risico’s bij de invoering betreffen met name het aantrekken, inzetten en behouden van de benodigde capaciteit en kennis, het borgen hiervan in de organisatie en het uitbreiden van de capaciteit met het oog op de groeimodel. Kosten en dekking De indirecte en directe kosten ten behoeve van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording maken onderdeel uit van de reguliere budgetten van concernzaken en zijn daarmee meerjarig gedekt in de gemeentebegroting. Dat geldt ook voor incidentele kosten voor inhuur. Benodigde middelen noodzakelijk voor de implementatie van een definitieve visie op control zijn voorzien in de begroting 2023. Communicatie De concerncontroller en de directeur bedrijfsvoering zijn op de hoogte en hebben het directieteam op de hoogte gebracht. Zij zullen ook verder betrokken worden bij de verdere uitrol en bevindingen zullen met hen worden gedeeld bij de zomernota, de najaarsnota en de jaarrekening. Het genomen besluit zal worden gepubliceerd op intranet van de gemeente Heerlen. Evaluatie Gedurende de uitvoering en de rapportagemomenten zal ook continue worden geëvalueerd. Ook met het oog op de het groeimodel en de mogelijk lager te zetten verantwoordingspercentage.

Planning, procedure en uitvoering In de jaarrekening 2023 zal het college in de rechtmatigheidsverantwoording afwijkingen toelichten indien het totaal hiervan 3% van het begrotingstotaal overstijgt. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken 2023 kan het college een nadere toelichting opnemen van alle geconstateerde afwijkingen. Vervolgens kunnen de raad en het college bij de behandeling van de jaarstukken 2023 daarover het gesprek voeren. Na besluitvorming door de raad over de verantwoordingsgrens worden de interne controlewerkzaamheden voor 2023 verder opgepakt en zullen de concerncontroller, de directeur bedrijfsvoering en het team concernfinanciën het lijnmanagement verder betrekken. Belangrijke mijlpalen ter ondersteuning van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 zijn: aanpassen van de financiële verordening (ex art 212 GW) en de controleverordening (ex art 213 GW) met betrekking tot de veranderde rol van de accountant; actualiseren van het jaarlijkse normenkader bij de jaarrekening; opstellen intern controle plan (in afstemming met de accountant); het inrichten van de visie op control (drie lijnen model). Werkgroep Financial Audit: 4 december 2023 Commissie EBF: 12 december 2023 Gemeenteraad: 20 december 2023 Bijlagen Geen. Burgemeester en wethouders van Heerlen,

Versie 2018/10

Pagina 4 van 4 de secretaris, drs. V.N. Gosselink - Van Dijk

De burgemeester, drs. R. Wever

raadsbesluit

De raad der gemeente Heerlen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. registratienummer; gezien het advies van de raadscommissie ; besluit: 1. de verantwoordingsgrens voor het jaar 2023 voor rechtmatigheidsfouten op 3% van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves) te leggen; 2. de periodieke informatieverstrekking over de financiële rechtmatigheid 2023 volgens de bestaande rapportagelijnen zoals zomernota, novembernota en jaarrekening te laten verlopen; 3. om dit besluit met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 van toepassing te laten zijn. Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad van de gemeente Heerlen van

de griffier,

de voorzitter,

drs. T.W. Zwemmer

drs. R. Wever

Versie 2018/10