1. Jaarverslag 2024 HCL (zwartgelakt)__373961__

,

1.

Jaarverslag 2e.24 historisch centrum limburg

Sint Pieterstraat 7 6znJM Maastricht +3r(o)43 328 55 oo i nfo@ hcli m bu rg. n I / www. h istori sch centru m i m burg. n I I

2

3

lnhoudsopgave Voorwoord

5

r. Toezicht en Advies

6

r.r Toezichtactiviteiten r.z Adviestaken

6

r.3 Overbrenging

7

r.4 E-depot

7

z. Beheren en toegankelijk maken

I

z.r Depotbeheer z.z Restauratie en conservering

8

2.3 Archiefbeheer en acquisitie

9

2.4 Ontsluiting en databeheer 2.5 Collectiebeheersysteem 2.6 Bibliotheek 2.7 Atelier Materiële Voorbereiding

10

3. Beschikbaar stellen

12

3.r Fysieke dienstverlening

12

3.2 Digitale dienstverlening 3.3 Digitalisering

3.4 Beeldbank 3.5 Publieksactiviteiten 3.6 Website 3.7 Openbaarheidsdag 3.8 Wie was wie

4. Bedrijfsvoer¡ng 4.r Gebouwen 4.2 Facilitaire zaken 4.3 ICT en informatiemanagement

4.4 AVG 4.5 Personeel 4.6 Cursussen en bijscholing

6

9

u 11 u

t2

t4 t4 t4 15 L5

L5

r6 r6 t7 t7 t7 r8 19

4.7 Medezeggenschap 4.8 Arbo en bedrijfshulpverlening

20

5. Bestuur

2'J,

20

5.r ANBI

2r

5.2 Bestuur en directie 5.3 Vergaderingen, besluiten en gebeurtenissen 5.4 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)

2r 22 23

4

Voorwoord Met het jaar zoz4 sluit het Historisch Centrum Limburg (HCL) haar eerste lustrum af sinds de start van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling HCL en organisatie op r januari zozo. Dit vijfde jaar kenmerkt zich voor het HCL vooral door de navolgende zaken. lngrijpende bestuurlijke veranderingen als gevolg van het aankomende uittreden van de minister uit de Gemeenschappelijke Regeling van het HCL en de inzet om met een groot aantal huidige DVO partners te verkennen of toetreding in de GR HCL mogelijk is. Tevens heeft het HCL, in samenwerking met het Limburgse

trajectvanbureauBoelsZanders,inhetverslagjaar

dewettelijkewijzigingendoorgevoerdindeGRHCLjuli

2024op basis van de gewijzigde Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen. De invoering van de nieuwe Archiefiret, ofschoon deze in het verslagjaar nog niet in behandeling is genomen door de Tweede Kamer en dus tegen alle verwachtingen in nog niet werd vastgesteld eind zoz4, maakte al wel dat HCL aandacht gaf een de aankomende wijzigingen en de voorbereidingen die moeten worden getroffen bij onze zorgdragers en in de werkprocessen bij het HCL. Het uitvoeren van de wettelijke taken is onze kernactiviteit en vraagt om verandering en innovatie ten aanzien van goed archief- en informatiebeheer. De intensivering van onze dienstverlening naar de burger en naar de bij ons aangesloten overheden hebben we vooftvarend voortgezet in zoz4. De eerste fase van ons nieuwe aanbod digitalisering op verzoek (DoV)is in het verslagjaar vormgegeven en de resultaten van onze scanstraat dragen er aan bij dat steeds meer archieven breed toegankelijk zijn geworden voor iedereen. Tevens is in het verslagjaar veel speciale aandacht geweest voor de vernieuwing van onze bedrijfsorganisatie op met name het gebied van intern archief- en informatiemanagement en de vernieuwing van onze bedrijfsvoering op basis van de wettelijke vereiste bestuurlijke en financiële kaders.

Kortom een fors en intensief jaar met veel toekomstgerichte veranderingen en waarin veel is bereikt. Maar ook een jaar dat zich kenmerkt door een blijvende stabiele en zorgvuldige uitvoering van de reguliere taken op het gebied van advies en toezicht, het archiefbeheer op al onze collecties en de ondersteunde werkzaamheden in de breedste zin om het HCL goed te laten functioneren. Dit jaarverslag geeft een overzicht van de belangrijkste activiteiten en werkzaamheden. Graag wil ik in dit voorwoord ook voor zoz4 wederom onze dank uitspreken aan alle samenwerkingspartners, vrijwilligers en aan de Stichting Vrienden van het HCL voor hun ambassadeurschap en gewaardeerde ondersteun i n g bij ons werk.

Lita Wiggers Flir¿¡+-,,.

rlli-+^.ì--l^ rr)(vr trl¡ I 1^^+-,,^ LLt I tt ut r I IL¡t:-L,,-^ I tuut g

HCL, t6 april zoz5

5

r. Toezicht en advies Het HCL adviseert aangesloten overheidsorganisaties over (digitaal) archiveren en helpt zo

overheidsinformatie al vanaf het moment dat deze wordt aangemaakt duurzaam, betrouwbaar en toegankelijkte houden. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door de afdeling Toezicht en Advies (T&A). Aan het begin van zoz4 bestond de afdeling T&A uit zes medewerkers (4,4 fte, waarvan o,6 fte via detachering). Gedurende het jaar vonden enkele wijzigingen in organisatie en bezettingsgraad plaats. Medio zoz4 is het team "e-depot", dat zich bezig houdt met digitale archivering van overgebrachte overheidsarchieven, van de afdeling Archieven en Collecties over gegaan naar de afdeling Toezicht en Advies. Hiermee is r,9 fte gemoeid, waaryan o,5 fte door middel van externe inhuur. Eind zoz4 bestond de afdeling daarmee uit zes medewerkers (4,9 fte), in lijn met een toename in uitgevoerde toezichts- en inspectieactiviteiten.

r. r Toezichtactiviteiten ln zoz4zijn bij t5 organisaties inspecties uitgevoerd. Bij alle organisaties werden fysieke bezoeken en gesprekken gevoerd die allemaal in een rapportage gericht aan het verantwoordelijk bestuur hebben geresulteerd. Bij de volgende organisaties is een inspectie uitgevoerd:

¡ ¡ ¡ . . ¡ . ¡ ¡ ¡ ¡ . ¡ ¡ .

Gemeente Brunssum Gemeente Beekdaelen

GemeenteEijsden-Margraten' GR Gegevenshuis GR GGD-Zuid Limburg

GemeenteGulpen-Wittem GR ISD Kompas

Gemeente Landgraaf Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Valkenburg a.d. Geul

GRVeiligheidsregioZuid-Limburg'

Gemeente Voerendaal GR Zorg en Veiligheidshuis Parkstad GR WSP / WOZL 'Bij deze organisaties zijn de rapportages in zoz5 opgeleverd Daarnaast zijn bij 9 organisaties voortgangsverslagen vastgesteld met een weergave wat er bij die organisaties is gedaan aan de hand van het voorgaande inspectierapport. Het betreft:

¡ Gemeente Beek ¡ Gemeente Heerlen ¡ GR ISD BOL ¡ GR Kredietbank Limburg o Provincie Limburg ¡ Gemeente Maastricht . GR Omgevingsdienst Zuid-Limburg (vm RUD) ¡ Gemeente Vaals o Waterschap Limburg

r.z Adviestaken Naast de inspecties heeft de afdeling T&A het afgelopen jaar bij onze aangesloten organisaties 156 maal over diverse onderwerpen geadviseerd. Het merendeel daarvan ging om de voorgenomen vernietiging van

6

archiefbescheiden. Maar ook over voorgenomen vervangingen, het metagegevensschema, RM funct¡onalite¡t van applicaties, fysieke bewaaromstandigheden, vervroegde overbrenging en de inrichting van het archiefbeheer zijn er adviezen opgesteld. Daarnaast nemen T&A medewerkers bij de meeste aangesloten organisaties deel aan de strategische informatie-overleggen (SlO's), tactische informatie-overleggen (TlO's) en in enkele gevallen aan operationele

informatie-overleggen (OlO's). ln dat kaderzijn een veelheid aan vragen over archief- en informatiebeheervan medewerkers van aangesloten organisaties beantwoord.

1.3 Overbreng¡ng ln zoz4 zijn een aantal archiefblokken naar de depots van het HCL overgebracht en verplaatst. Het betreft:

¡ . ¡ ¡ r r ¡ ¡ ¡

Archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Beekdaelen , Nuth, Schinnen en Schinveld Archieven van de gemeente Beek en van rechtsvoorgangers Spaubeek en Beek Archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Eijsden-Margraten, gemeente Eijsden en gemeente Margraten Archieven van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid-Limburg Bodemdossiers van de gemeente Maastricht Archieven van consulentschappen in de provincie Limburg Archieven van Arrondissementsrechtbank Roermond 1981-1990 Archieven van de Arrondissementsrechtbank Maastricht 1981 -1990. Archief van het voormalig ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

1.4 E-depot ln zoz4 is het in zoz3 opgeleverde e-depot verder ingericht en doorontwikkeld. Diverse beleidskaders rakende inname en preservering zijn opgesteld en er zijn een tweetal pilotprojecten doorlopen. De eerste is eind zoz4 succesvol afgerond met de eerste formele overbrenging van digitale archiefbescheiden naar het HCL e-depot. De gemeente Beek is daarmee de eerste Zuid-Limburgse gemeente aangesloten op een functioneel e-depot. Met de gemeente Heerlen en Brunssum zijn pilots gestart voor de overbrenging van de diverse oude websites van deze organisaties. Daarnaast is een andere pilot gestart gericht op de overbrenging van het digitale archief van de B.V. lBA. ln het najaar van 2024 is een drukbezochte informatiesessie voor bij het HCL aangesloten instellingen georganiseerd. Hier zijn de eerste resultaten van de pilots gedeeld.

2. Beheren en toegankeliik maken z.r Depotbeheer Klimaat Het klimaat in de depots wordt doorlopend gecontroleerd. ln de quarantaineruimte te Maastricht en in depot or.6r (eveneens te Maastricht) zijn in zoz4 op meerdere momenten de toegestane grenswaardes overschreden. De oorzaak hiervoor is gerelateerd aan een storing in één van de luchtbehandelingskasten. Dit is inmiddels verholpen. De wettelijke eisen aan klimaat in de depots zullen in de nabije toekomst veranderen. Er komt meer ruimte om de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid mee te laten bewegen met de condities buiten het depot. Dit heeft een lager energieverbruik tot gevolg. Vooruitlopend op die nieuwe wetgeving is in zoz4 een pilotproject gestart waarbij de klimaatinstallaties van de depots in Maastricht enkel actief zijn tijdens kantooruren. De

eerste resultaten laten zien dat er geopereerd wordt binnen de (nieuwe) wettelijke parameters en dat het behoud van de collecties gegarandeerd blijft. Het project loopt in 2025 nog door en zal de grondslag vormen voor besluitvorming om dit al dan niet structureel te gaan doen en in alle depots. Eind zoz4 zijn mobiele klimaatloggers aangeschaft. Daarmee kan het HCL via een applicatie zelf de meetwaarden voor temperatuur en luchtvochtigheid uitlezen bij locaties voor bruiklenen, exposities en op HCL locatie Heerlen.

Collectiehulpverleningsplan HCL / Depotbeheer Conform de wettelijke vereisten beschikt het HCL over een collectiehulpverleningsplan. Dit plan richt zich ¡n eerste instantie op het voorkomen van calamiteiten. Daarnaast bevat het plan ook de handelwijze als zich een calamiteit onverhoopt voordoet. Dit deel bestaat uit procedures en protocollen om zodoende schade aan de collecties zoveel mogelijk te beperken. Een wezenlijk onderdeel van het collectiehulpverleningsplan

betreft "lntegrated Pest Management". Middels

een gecoördineerde inspanning van medewerkers en de juiste preventieve maatregelen worden schadelijke plaagdieren voorkomen en verwijderd indien aanwezig. Op dit terrein zijn een aantal activiteiten uitgevoerd. Een belangrijk instrument bij het depotbeheer zijn de zilvervisvallen die zowel in de depots als de algemene

ruimten zijn geplaatst. Deze worden tweemaandelijks gecontroleerd. ln zoz4zijn in het quarantainedepot op meerdere momenten zilvervisjes aangetroffen. Dit is een gevolg van de overschrijdingen van de grenswaarden voor het klimaat in deze ruimte en tevens gerelateerd aan de aard van deze ruimte. ln het quarantainedepot worden archieven die van elders komen tijdelijk opgeslagen, waarbij het niet is te voorkomen dat in dergelijke archieven zilvervisjes meeverhuizen. De inzetvan dequaraintaine ruimte is juistbedoeld om kruisbesmetting met de overige depots te voorkomen. Extra controlerondes en de inzet van meer vallen hebben ervoor gezorgd dat de situatie stabiel is gebleven en dat besmetting richting de depots is uitgebleven. Het gebruik van het quarantainedepot dient ook te voorkomen dat schadelijke schimmels de depots binnenkomen. Archieven die een verhoogd risico hebben schimmels te herbergen worden in deze ruimte geplaatst en onderworpen aan testen. Er zijn in zoz4 geen act¡eve schimmels aangetroffen bij het afnemen van deze testen. Het schoonhouden van de depots is eveneens een cruciaal onderdeel van pestmanagement. Alle depots worden maandelijks schoongemaakt aan de hand van een gedetailleerde instructie. ln het kader van bijscholing hebben de medewerkers die zitting hebben in het collectiehulpverleningsteam een training gevolgd over waterschade en het voorkomen daarvan.

De depots zijnin zoz4 al voorbereid op nieuwe wettelijke bepalingen. Zo is de toegangsdeur naar het quarantainedepot vervangen in verband met aangescherpte eisen van brandwerendheid. Tevens zijn WiFi'

I

punten getnstalleerd in alle archiefdepots te Maastricht waardoor deze nu al voldoen aan het toekomstig

wettelijke kader. Depot€ontroles De jaarlijkse controle op plaatsregistratie van de archieven en collecties heeft in zoz3 niet plaatsgevonden vanwege de arbeidsintensieve nazorg op de grootscheepse verhuizingen te Heerlen. ln zoz4 is deze controle met voorrang voltooid. Een aantal aanpassingen bleek noodzakelijk, deze zijn inmiddels allemaal doorgevoerd in het collectiebeheersysteem.

2.2 Restauratie en conservering Archiefbescheiden dienen verpakt te zijn en de daarvoor te gebruiken dozen, omslagen en etiketten dienen te voldoen aan wettelijke eisen. De levensduur van deze verpakkingen is niet oneindig en deze dienen dan ook periodiek vervangen te worden. Voor de archieven die in de depots te Heerlen worden beheerd is in zoz4 inzichtelijk gemaakt wat er nodig is voor toekomstige vervangingen van verpakkingsmateriaal. De archiefbescheiden ln Maastricht worden aan de hand van een reeds bestaand plan doorlopend omgepakt. Er zijn in zoz4in totaal ca. 35.ooo nieuwe etiketten aangebracht en r8o meter archief is herverpakt. Ten behoeve van de dienst "digitaliseren op verzoek" is het soms noodzakelijk dat archiefbescheiden

materieel worden voorbereid. Het aangevraagde dossier wordt daarbij ontdaan van eventueel materiaal dat schadelijk is voor apparatuur of waardoor scannen niet mogelijk is (naalden, nietjes, paperclips, ringbanden) lndien nodig worden vouwen gevlakt en kleine reparaties uitgevoerd. ln totaal werd in 2c24 op deze manier 2,5 meter archief bewerkt Twee archiefstukken zijn als gevolg van een te slechte materiële toestand, gerestaureerd. Ten behoeve van de totstandkoming van "Het Oorkondenboek van Limburg" waar het HCL haar medewerking

verleent, werden 85 oorkonden uit de beschermende verpakking gehaald en gedigitaliseerd. Daarna zijn ze op een nieuwe wijze verpakt om een beter behoud te bewerkstelligen.

2.3 Archiefbeheer en acquisit¡e Schenkingen, bewaargevingen en vervreemdíngen Het HCL is, evenals in voorgaande jaren, in zoz4, tientallen malen benaderd voor de opname van particuliere archieven en collecties waaronder ook beeldmateriaal. Anders dan in voorgaande jaren, worden dergelijke aanbiedingen afgehandeld door een daarvoor ingestelde commissie. Deze commissie bestaat uit de rijksarchivaris, de gemeentearchivaris, de archivaris particuliere archieven, de adviseur beeldcollecties en de adviseur archieven en collecties. ln dat overleg wordt een besluit genomen op basis van een zorgvuldig uitgevoerde analyse om de aangeboden archieven en collecties al dan niet te accepteren. Uit het aanbod werden uiteindelijk ez schenkingen aanvaard, bestaande uit prentbriefkaarten, etsen, fotoalbums, een roulinefoto, enkele glasnegatieven en een aanvulling op het werkarchief van Jef Bastiaens Daarnaast zijn er enkele kerkelijke archieven in bewaring genomen en zijn nog lopende dossiers inzake acquisities uit zoz3 afgerond. ln zoz4 hebben ook werkzaamheden plaatsgevonden in het kader van planontwikkeling, archiefbewerking door derden en/of overdracht van archieven aan andere archiefbeherende instellingen. Dit betreft het archief van architect Frits Peutz, het archief van Nic.

Tummers en het in behandeling nemen van verzoeken tot vervreemding afkomstig van diverse gemeentelijke archiefdiensten .

9

2.4 Ontsluiting en databeheer Ontsluiting Er is in zoz4 gewerkt aan de ontsluiting van meerdere archieven en (beeld)collecties. Het HCL neemt archieven pas in beheer als ze een minimale graad van toegankelijkheid omvatten, een voorwaarde die in het verleden niet altijd even consequent werd gehanteerd. Het gevolg is dat van de nodige archieven de toegankelijkheid nog aangebracht of verder verbetert dient te worden. Daarnaast is het ook in enkele gevallen nodig datten behoevevan de raadpleegbaarheid detoegankelijkheidwordtverbeterd of wordtaangevuld

met indexen en/of zoekgidsen. Bij deze werkzaamheden zijn zowel medewerkers als vrijwilligers betrokken.

ln zoz4zijn de volgende archieven en collecties bewerkt:

o Apostolisch Vicariaat Limburg, vanaf 1853 Bisdom Roermond (herinventarisatie) r Beurzenstichting MathiasWijnandts ¡ Collectie J. Spee, rz5o beschrijvingen gecorrigeerd en inhoudelijk aangevuld ¡ Collectie Jim Evelein (aangevuld met 15o foto's en beschrijvingen) ¡ Collectie luchtfoto's van de dienst Openbare Werken Maastricht (75o scans) ¡ Collectietekeningen(gedigitaliseerd) r Collectie oude liturgische drukken Bisdom Roermond ¡ GemeentepolitieHeerlen r Grootseminarie van het ze bisdom Roermond (herinventarisatie) . HeerlenseStichtingPaardensport . Kerkeraad van de Gereformeerde Kerk Ïreebeek . Parochie H. Remigius Klimmen (herinventarisatie) . Parochie H. Geest Schandelen . Parochie H. Drievuldigheid Schandelen . Parochie Ransdaal r Parochie van O.L.V. Maastricht o Piet Killaars en Hélène van der Lubbe ¡ R.K. Weeshuis Maastricht . SchepenbankNeeritter,aanvulling ¡ SecretariearchiefHeerlen ¡ Topografisch HistorischeCollectie(Maastricht)

Daarnaast zijn er Handleidingen voor onderzoek naar echtscheidingen, strafzaken, ouderlijke macht & ondertoezichtstelling en voogdijzaken voor een betere toegankelijkheid opgesteld. Deze zijn inmiddels online te raadplegen. En er werkzaamheden uitgevoerd aan diverse (kleinere) fotocollecties. De werkzaamheden omvatten het toekennen van trefwoorden en omschrijvingen, het verwerken van aanwinsten en materiële verzorging en het in kaart brengen van de achterstand in het kaarten/fotodepot

Databeheer De toegangen in de vorm van inventarissen en indexen worden beheerd in de daarvoor bestemde applicatie, ln het verslagjaar is gewerkt aan de verdere optimalisering van de volgende toegangen, door het aanvullen

van onvolledige, ontbrekende of onvolledige informatie:

r .

58 Archieftoegangen van Rechterlijke instellingen Online beeldbank (55 annotaties aangeleverd door gebruikers van de beeldbank)

Auteursrechten ln zoz4werd er gewerkt aan het vaststellen van auteursrechthebbenden in relatie tot de door het HCL beheerde collecties waarin auteursrechtelijk beschermd materiaal voorkomt. Dat betreft overwegend beeldcollecties. Er werden 5 gebruiksovereenkomsten gesloten waarmee een nieuw deel van de beeldcollectie

10

online beschikbaar is gekomen voor gebruik. lnmiddels is daarmee iets minder dan de helft van de ca. r75.ooo afbeeldingen die worden beheerd door het HCL beschikbaar voor het publiek.

2.5 Collectiebeheersysteem Het Collectiebeheersysteem (CBS) wordt gebruikt om de door het HCL beheerde archieven en collecties te beschrijven, te beheren en integraal doorzoekbaarte maken. ln het kadervan rechtmatigheid is in zoz4 gestart met een aanbestedin gstraject.

2.6 Bibliotheek De bibliotheekwerkzaamheden van het HCL hebben betrekking op de locatie Heerlen. Te Maastricht worden deze uitgevoerd door het SHCL. Afstemming over verwerving en inrichting is georganiseerd middels een bibliotheekcommissie die in het verslagjaar 6 maal bijeengekomen is. De bibliotheekwerkzaamheden betreffen verwerving en ontsluiting. Hierbij is gewerkt aan de volgende onderdelen:

¡ r ¡

Ontsluiting van tijdschriften, artikelen en boeken Verwerving en afstoting van publicaties (o.a. naar het Romeins Museum te Heerlen) Materiële verzorging

2.7 Atelier Materiêle Voorbereiding (AMV) Het'Atelier Materiele Verzorging'is een uitvoeringstraject van het HCL gebaseerd op een meerjarenovereenkomst tussen het Nationaal Archief en het HCL, waarbij gespecialiseerde medewerkers materiële zorg verlenen aan kwetsbare archiefstukken voordat deze worden gescand en opgeborgen in de depots. Verslaglegging over 2024 geschiedt aan het Nationaal Archief.

TL

3. Beschikbaar stellen Het HCL heeft de wettelijke taak om alles wat wij beheren ook beschikbaar te stellen aan het publiek. Dat doen we zowel digitaal als fysiek op een zo laagdrempelig mogelijke manier, om op die manier een zo groot mogelijk publiek te bereiken.

3.r Fysieke dienstverlening ln zoz4ontving het HCL in totaal bijna 3.5oo bezoekers in beide studiezalen. lets meer dan een kwart daarvan bezocht onze locatie in Heerlen.

Aantal bezoeken in Heerlen en Maastricht 7000 6000

2009

s000 4000

r HCL Heerlen

3000

4462

2000 1000

835

864

921

2448

2638

2564

2022

2023

2024

a HCL Maastricht

9L5 1665

1305

2020

2021"

0

)at9

Deze 3.5oo bezoekers hebben afgelopen jaar iets meer dan e6.5oo inventarisnummers aangevraagd. Bijna 4oo/ovan deze inventarisnummers werd in Heerlen opgevraagd.

Aantal aanvragen per collect¡e 18000

i-6000

14000

6796

6352

43û5

12000

6585 10000

8000

: HCL Heerlen I HCL Maastricht

5873

5424

6000

r.0469

9748

9339 8037

4000

478t

2000

3656

0 201.9

2020

202r

2022

2023

2024

ln Maastricht kwamen ongeveer z.5oo bezoekers en een kleine r.8oo daarvan vroegen ook daadwerkelijk één of meer inventarisnummers aan uit onze collectie. Dit betekent dat dus meer dan 7oo bezoekers geen inventarisnummer aangevraagd hebben. Het overgrote deel hiervan kwam langs voor een Maastrichtse bouwvergunning (die als vensterponskaarten in de zelfbediening staan). Dit verklaart ook het relatief grote aantal aanvragen in Heerlen: dat zijn voornamelijk bezoekers die op zoek zijn naar een bouwvergunning. ln de 16.5oo aangevraagde inventarisnummers zitten naast 1.5oo digitaliseringsaanvragen ook iets minder dan z.ooo inventarisnummers die door de bij het HCL aangesloten overheden zijn "teruggeleend".

Aantal aan zorgdragers uitgeleende dossiers 100

200

400

300

500

Kwrtl.

nÈÈænùtÈnÈfi+o:

Kwrt2

nEÈÈnÞEnnùnntutulssz

a!

O

N

Kwrt3

600

pl ns sF ' r^ì .nF rì .-F lì .*F -'\ -

ÈnnnÈùÈÐnnùÈ .*FBFpFpF ùÈÈùnùnnÈÈnùf

445

1s8

Kv,/rt4

r¿ Aantal

u+

inventarisnummers ; Aantal aanvragen

Kijkend naar de archieven waar de meeste inventarisnummers uit aangevraagd zijn, dan staat Landen van Overmaas (toegang or.o75) bovenaan met krap 8oo aanvragen, waarvan 362 digitaliseringsaanvragen. Als tweede op de lijst staan de bouwvergunningen van Heerlen (toegang o16-NT3) met net geen 75o aanvragen. De derde op de lijst is het Frans Archief (toegang o3.or) met 378 aanvragen, waarvan 47 digitaliseringsaðnvragen. Opvallend is verder dat 6 van de ro meest aangevraagde archieven bewaard worden op de HCL-locatie in Heerlen.

Top 10 meest aangevraagde archieven in 2024

0 01.075 !-;;n.Jen,;an Or,,ermi:.ls 016 - Gcmeente Heerlen (gedeelle), 1919 - 1981 û3.01 - Frans Archief T209 - Gc]mccnte Vocr€ìndaal I9B7-10f4 C'7 ..)2 7 - H u I

preÍlistùrs

i n

sch ri j','i¡ g Hypotheke n

T202 - Gcmcente Klimmr:n 1954-1981

04.01 ' Prr:';inciaal Be:;tuur rran Limburg, 181.1-1926

100 2t0 300 400

-P.-r)-rt_P lQFYPlD l- 4t-+4-4t41zot 746 -p -p -p "g ry'44 tfÅ[Ått]'t^"f F T F X ÈÈ DlllllD

'4',q'4'4 rG lG 378 -p up,-p "p QÇ zt+

ÈÈ ,4 14r4 t4 -!>:Þ lLa\ tL^ iLõ tL^ /xvÈ

4

334

Ê zgz

'4',q'4'.q È zgo

T302 - Gcrneente Brunssum, 1938-1981

Lø Lø fxP

T406 - Gíjrneentc Wijlre, 1933-1981 T203 - Genret-.ntc VocreneJaal, i798 - 1950

500 600 700 800 900

LA

l¿ zeE

LA'Lø'L?,

LA

245

LO, Lø'Lø --t+l-a

L

L 31

LA

^

; HCL lleerlen ç HCL Maastricht

3.2 Digitale dienstverlening Afgelopen jaar heeft het HCL meer dan 4.ooo informatieverzoeken ontvangen en afgehandeld. ln ruim driekwart van de gevallen ging het hierbij om vragen die via het mailadres info@hclimburg.nl binnenkwamen Gemiddeld genomen werden al deze vragen binnen 3 werkdagen afgehandeld.

3.3 Dig¡talisering ln mei zoz4 werd de eerste fase van Digitalisering op Verzoek (DoV) gerealiseerd. Via DoV kan iedereen kosteloos via de HCL-website een verzoek indienen om een dossier te laten digitaliseren. Enige beperkingen daarbij zijn dat het dossier ouder dan roo jaar moet zijn en dat de materiële staat digitalisering toelaat. Vanaf het moment van introductie van DoV was de belangstelling overweldigend, wat het HCL er gezien de beschikbare scancapaciteit toe noopte om grenzen te stellen aan het maximaal aantal te verwerken stukken: per dag kunnen maximaal 6 aanvragen worden gedaan, waarbij individuele indieners maximaal 2 aanvragen

perweek mogen indienen. Tussen mei en eind december hebben digitaliseringsmedewerkers r5r4 digitaliseringsverzoeken afgehandeld. Dat komt per maand neer op zo'n :i7o verzoeken en rond de 4o.ooo scans. ln totaal zijn er in deze 8 maanden januari tot en met 3S2.675scans gemaakt. ln aanvulling op de scans gemaakt via DoV zijn er in de maanden zijn daarmee meer dan ln zoz4 (168.246 bulk'gedigitaliseerd. scans)'in inventarisnummers nog april ook

448

een half miljoen scans gemaakt en online gezet. Het totaal aantal nieuwe scans dat in zoz4 online is gezet, bedraagt bijna anderhalf miljoen. ln de loop van februari kwamen de ruim Too.ooo scans die reeds eerder zijn gemaakt online beschikbaar. ln oktober werden daarnaast een kleine loo.ooo scans van doop- trouw- en begrafenisboeken online gezet. En in de laatste week van 2024 kwamen daar nog eens ruim 15o.ooo scans van het archief van het Milita¡r Gezag in Limburg bij. ln totaal stonden eind zoz4 bijna 4,5 miljoen scans online, verdeeld over 45.ooo inventarisnummers.

3.4 Beeldbank Een deel van de collectie van het HCL bestaat uit foto's, prenten en kaarten. Omdat het hierbij om bijzondere formaten en materiaalsoorten gaat, gelden voor deze documenten aparte bewaar- en

beschikbaarstel lin gseisen. Het afgelopen jaar zijn in totaal meer dan 65.ooo keer afbeeldingen uit de beeldbanken van beide HCL locaties gedownload. Ongeveer z/3 van de aanvragen waren uit de Heerlense collectie. Daarnaast zijn in zoz4va n in totaa I 354 afbeeldingen hoge -resolutie scans aangevraagd voor publ icaties of ander gebruik.

3.5 Publieksactiv¡teiten Afgelopen jaar heeft het HCL een bijdrage geleverd aan verschillende publieksactiv¡teiten, naast de jaarlijkse openstelling van de HCL-binnenplaats ten behoeve van Jeker Klassiek. ln het kader van het Oqlk!n_de_b_qe_k!!þUg is ten behoeve van het event voor de sponsors en deelnemers van de Stichting Limburgse Oorkonden op ro april in het voormalige Sint-Andriesklooster in Maastricht een mini-expositie ingericht met enkele middeleeuwse charters en archiefstukken die te maken hadden met het

voormalige klooster. Op z4 september presenteerde de stichtin g'De oorkonden van de abdii Kloosterrade ttoS-tjoo. Vertalingen van de oorkonden van de abdij Ktoosterrade'in Rolduc. Ook b¡ die gelegenheid is een mini-expositie ingericht met enkele originele charters die in het oorkondeboek getranscribeerd en vertaald zijn.

t4

Op verzoek van het Consortium Oorlog voor de Rechter was het HCL op I november gastheer voor een openbare voorlichtingsbijeenkomst over de voorgenomen openbaarmaking en digitale beschikbaarstelling van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleglng door het Nationaal Archief. ln totaal waren ongeveer 50 mensen aanwezig.

3.6 Website Na een aanlooptijd van ruim een jaar is in oktober zoz4 de nieuwe website www.historischcentrumlimburg.nl live gegaan. De nog resterende kinderziektes zullen naarverwachting begin zoz5 zijn verholpen.

hiStOriSCh Centrum limbUfg

I Dienste¡r a A.chieven&oôde¡¿oek O overo¡¡s

ZOeke n door onze bronnen Zoek

3.7 Openbaarheidsdag Op z januari 'vierde'het HCL net als veel andere archiefdiensten weer Openbaarheidsdag. Dat is elk jaar de eerste dag waarop een nieuwe lichting archieven openbaar wordt. De meeste archieven die door het HCL worden beheerd zijn volledig openbaar en direct in te zien. Voor een klein deel echter geldt een beperking op de openbaarheid, meestal vanwege de privacy van nog levende personen. Daarnaast is er soms sprake van speciale afspraken met de schenkers van particuliere archieven inzake beperking van de beschikbaarheidstelling. Alle beperkingen op de openbaarheid gelden voor een vastgestelde periode en duren steeds tot het eind van een bepaald jaar. ln zoz3 is een lijst opgesteld van de inventarisnummers die in zoz4 openbaar zijn geworden. Deze lijst bevat ongeveer 2.65o inventarisnummers uit ongeveer z4o verschillende archieven. De lijst werd wereldkundig gemaakt via een persbericht en op de website van het HCL geplaatst.

3.8 Wie Was Wie Ook in zoz4 werkte de vaste groep vrijwilligers verder aan de data invoer van de doop-, trouw- en overlijdensakten per gemeente, bestemd voor publieksontsluiting via de website Wiewaswie (www.wiewaswie.nl). Daarnaast zijn enkele nieuwe vrijwilligers bezig met de controles en correcties van de ingevoerde gegevens.

15

4.

Bedrijfsvoering

4.r Gebouwen Het HCL is gevestigd op drie locaties, een locatie in Maastricht en twee locaties in Heerlen

Locatie Heerlen, Christus Koningkerk (CKK) De archiefbewaarplaats Heerlen is gevestigd in de verbouwde Christus Koningkerk (CKK), die van de gemeente Heerlen wordt gehuurd. Het onderhoud vindt plaats door dan wel in opdracht van de gemeente Heerlen, waarbij er door het HCL een locatiebeheerder als verbindingspersoon is aangesteld.

Locatie Heerlen, Belastingdienst De HCL-medewerkers van het Atelier Materiële Voorbereiding, welke in opdracht van het Nationaal Archief materiële voorbereidingswerkzaamheden verricht ten behoeve van digitalisering van archiefstukken, zijn

werkzaam vanuit de locatie Belastingdienst, Kloosterweg r te Heerlen. Deze locatie wordt door het Nationaal Archief rechtstreeks van de Belastingdienst gehuurd.

Locatie Maastricht De locatie en archiefbewaarplaats Maastricht is gevestigd in een kloostercomplex met kerk, gelegen Sint Pieterstraat 7 in Maastricht. Het HCL huurt dit rijksmonumentale gebouw van het Rijksvastgoedbedrijf. Per r januari zoeg heeft het HCL de onderhoudsplicht van locatie Maastricht overgenomen van het Rijksvastgoedbedrijf. Ten behoeve van het monitoren van de te plegen onderhoudsinspanningen wordt gebruik gemaakt van diverse applicaties, waardoor een goed beeld bestaat van de technische en bouwkundige staat van zowel gebouw als installaties. Hierdoor is het HCL in staat om de vereiste onderhoudsinspanningen op zowel korte als lange termijn te monitoren en te sturen. Ten aanzien van de regievoering op onderhoudstaken werd in het verslagjaar gebruik gemaakt van de expertise van CoSource, dat gespecialiseerd is in het beheer van gebouwen en gebouwgebonden installaties in onder andere de archiefsector. ln het najaar van 2c24 is het onderhoud van locatie Maastricht voor de periode 2025-2027 meervoudig onderhands aanbesteed. De huidige managing agent CoSource is daarbij uit de bus gekomen als de winnende regiepartner, terw¡l het reguliere E&W onderhoud de komende drie jaar zal worden verzorgd door CroonWolter&Dros (CWD) in plaats van Unica en Lejeune.

Op locatie Maastricht zijn in zoz4 een aantal kleinere en grotere onderhoudsprojecten uitgevoerd, waarvan de herinrichting van de tuin en het aanleggen van een nieuwe, tweede fietsenstalling het meest in het oog springen. Daarnaast zijn in de gang van het kloostergebouw nieuwe glas-in-lood-ramen aangebracht, zijn op een aantal plaatsen dakgoten en dakbedekkingen vervangen, is ervalbescherming aangebracht aan de Zuidbeuk van de kerk en is besloten om begin zoz5 de vloerbedekking in een groot aantal kantoorruimten te

vervangen.

Mergelproblematiek De mergelproblematiek blijft onderwerp van aandacht. Met het Rijksvastgoedbedrijf zijn afspraken gemaakt over de kosten van het repareren van gevolgschade van uitvallend mergel, ook na de wijziging van het Rijkshuisvestingstelsel. Zowel kerk, kapel als Commandantswoning worden blijvend gemonitord op uitvallend mergel en scheurvorming. ln zoz3 is op basis van monitoring verdergaande scheurvorming geconstateerd in de Commandantswoning. ln het verslagjaar uitgevoerd nader onderzoek wijst uit dat de oorzaak ligt in verzakking van de overkluizing van de Jeker, het stadsriviertje van Maastricht. lnmiddels is opdracht gegeven tot herstel, wat in zoz.5 door de firma Woudenberg zal worden uitgevoerd. Over vergoeding van de kosten is het HCL in overleg met het Rijk,

dat eigenaar is van de overkluizing. L6

4.2 Facilitaire zaken ln de zomer van zoz4zijn met behulp van Solido, het voormalige Parkstad-lT, de printers op alle HCL-locaties vervangen. Met de nieuwe printers kan, in tegenstelling tot de oude situatie, plaats- en locat¡eonafhankelijk worden geprint.

Aan het einde van het verslagjaar is het HCL tevens gestart met een telefonieproject, waarbij de volledige telefoniecommunicatie vernieuwd zal worden. De telefooncentrale wordt vervangen door een systeem van cloudtelefonie, waarbij iedere medewerker een eigen mobiele werktelefoon krijgt. Verwante systemen als het pagersysteem voor de bedrijfshulpverlening en de aanwezigheidsregistratie zullen in zoz5 ook vernieuwd worden. Om het gebruik van smartphones door het gehele pand mogelijk te maken zal tevens wifi worden aangelegd in de depots. Daadwerkelijke uitvoer van dit project vindt voor het merendeel begin zoz5 plaats. 4

4.3 ICT en lnformatiemanagement

I

ln zoz4zijn de informatievoorzieningen verder verbeterd op gebied van stabiliteit en beheersbaarheid: naast het vervangen van de printers is er voor de bezoekers van de studiezalen een verbeterde versie van de KIOSK pc's ontwikkeld en geìnstalleerd. Op het gebied van privacy en veiligheid hebben er z oefeningen plaatsgevonden: een phishing oefening en een cyberoefening. Beide kunnen worden gezien als een nulmeting en hebben geleid tot verdere maatregelen Zozijn er instructies gepubliceerd die moeten worden gevolgd in geval van vermoeden tot phishing, en zijn er phishing trainingen binnen de online leeromgeving Awaretrain aangeboden. Daarnaast heeft de adviseur ICT een opleiding tot Certified lnformation Security Officer gevolgd, waardoor het HCL eigen kennis in huis heeft om toe te zien op het verder verbeteren van de informatieveiligheid van HCL. Naar aanleiding van het inspectierapport van de HCL-archivaris eind zoz3, is in het verslagjaar een plan van aanpak opgesteld om verder in control te komen op het eigen informatiebeheer. Dit plan van aanpak bestaat uit 3 sporen. Spoor r richt zich op het verder op orde brengen van de eigen organisatie op het gebied van informatiebeheer, en is in het verslagjaar voor een groot deel afgerond.

Zo is er een specialistisch medewerker informatiebeheer aangenomen, hebben er interne trainingen plaatsgevonden, is er een Strategisch lnformatie Overleg (SlO) opgericht en zijn de archiefuerordening en beheerregeling vastgesteld. Daarnaast is in het verslagjaar gestart met Spoor z: het volledig digitaal gaan werken, daarbij ondersteund door een zgn. Document Management System (DMS). Na een uitgebreide marktconsultatie is in het vierde kwartaal het aanbestedingstraject voor het DMS gestart. Dit wordt in Or van zoz5 afgerond.

Tenslotte is er in zoz4 een DPIA uitgevoerd op het cameratoezicht in de locatie Maastricht.

4.4 AVG Sinds z6 mei zorS is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het HCL maakt gebruik van een externe Functionaris Gegevensbescherming, die toeziet op de naleving van de AVG. Daai'naast is binnen het HCL een Privac.¡ Officer werkzaam.

Het HCL beschikt in het kader van de AVG onder andere over een vastgestelde procedure Meldplicht datalekken. ln het verslagjaar zijn er geen meldingen geweest van datalekken of privacy-schendingen. ln het kader van de AVG-implicaties met een mogelijke relatie met de Archiefwet, volgt het HCL zoveel mogelijk de beleidslijnen vanuit het Nationaal Archief. Op de (vernieuwde) website zijn de richtlijnen t.a.v. privacy toegankelijk gemaakt voor het publiek, zodat ook naar buiten toe helder en transparant is hoe het HCL omgaat met de - al dan niet in archiefuorm - aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

17

4.5 Personeel ln het kader van doorontwikkeling van de organisatie is in het verslagjaar fors geïnvesteerd op het gebied van HR, arbo en interne communicatie. Een veelheid aan initiatieven is in gang gezet, waaronder het structureren van het onboarding proces, het op orde brengen van het personeelshandboek, het effectiever gebruik maken van het intranet, het houden van een MTO en een Rl&E, alsmede het instellen van een HCl-interne vertrouwenspersoon en een HCL-interne preventiemedewerker.

Personele opbouw (per 3r-ez-zoz4)

Vaste dienst

58

46ß6

Aanstelling voor bepaalde tijd

aI

ror58

Vrijwilliger

25

Detachering

1

Waarvan u voor'Wie Was Wie' o,6o

Aanstellingen ln het verslagjaar zijn in totaal elf personen in dienst getreden van het HCL. U itdiensttreding

ln het verslagjaar is één medewerker van het HCL met pensioen gegaan. Twee medewerkers hebben op eigen verzoek ontslag genomen, in verband met het aanvaarden van een andere functie. Van één medewerker is vanwege langdurige ziekte afscheid genomen.

Jubilea ln het verslagjaar vierde één medewerker haar 4o-jarig overheidsjubileum.

Ziekteverzuim ln zoz4 is het ziekteverzuim in vergelijking met 2023 gedaald van tz,oo/o naar 7,40/0. De meldingsfrequentie is gedaald van 1,43 naar 1,32. Uit de verzuimcijfers blijkt dat ten opzichte van 2023 vooral het langdurig verzuim, langer dan 4r dagen, sterk is gedaald: van 8,60/o naar 4,go/0.

Kort

r - 8 dagen

tt!

Middellang

I - 4r dagen

!,3

Lang

4r-365 dagen

3,4

Extra lang

> 365 dagen

!,5

Totaal

7'4

r'32

P&O ondersteuning

ln zoz4bedraagt de inzet van personeelsadvies via inhuur vanuit de gemeente Maastricht evenals in voorafgaande jaren o,z fte. Daarnaast draagt de gemeente Maastricht zorg voor de personeels- en

18

salarisadministratie, en maakt het HCL op het gebied van vitaliteit en verzuim gebruik van DPOz en de medewerkers van SamenBeter. Voor de personeels- en salarisadminstratie maakt HCL gebruik van AFAS als onderdeel van de Pdienstverlening van gemeente Maastricht .ln zoz4 heeft daarbr.¡ een migratie en herimplementatie plaatsgevonden, waardoor AFAS voor HCL vanaf r januari zoz5 in een eigen omgeving is ondergebracht. Daardoor kunnen ook diverse onderdelen van het personeelsproces worden verbeterd en aangepast op de specifieke HCL-situatie. Het functioneel beheer van AFAS bl¡jft daarbij belegd bij de gemeente Maastricht.

Personeelsbijeenkomsten HCL ln het verslagjaar zijn drie integrale personeelsbijeenkomsten georganiseerd waarin het beleid en de actuele ontwikkelingen van de organisatie werden toegelicht en er ruimte was voor uitwisseling en discussie met medewerkers. Er werden verslagen opgesteld van deze bijeenkomsten die op de V-schijf toegankelijk zijn voor alle personeelsleden. De personeelsbijeenkomsten vonden tegelijkertijd plaats in Maastricht en Heerlen, met mogelijkheid tot aansluiten online. ln zoz4 hebben zowel de jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst, de gezamenlijke personeelsdag, als de afsluitende kerstbijeenkomst plaatsgevonden. Daarnaast is er in het verslagjaar door alle afdelingen een

afdelingsspecifiek uitstapje georganiseerd.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) ln juni zoz4 heeft het tweejaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) plaatsgevonden. Bijna 9o% van de medewerkers heeft aan het MTO meegedaan. De uitkomsten zijn positief: op zaken als samenwerking, het hebben van inhoudelijk leuk wer( het op het werk zichzelf kunnen zijn en de mate waarin medewerkers zich brj het HCL thuis voelen kwamen hoge scores uit de bus. Ook op de MTO-verbeterpunten van het vorige MTO, zoals informatievoorziening, heeft een duidelijke verbetering plaatsgevonden.

Voor de komende jaren verdienen zaken als medewerkerparticipatie in zowel menings- als besluitvorming, het onderling van elkaars werkzaamheden op de hoogte zijn en het gevoel dat het HCL als een eenheid opereert de nodige aandacht. De naar aanleiding daarvan geformuleerde aandachts- en actiepunten worden periodiek besproken in afdelingsoverleggen en maken structureel deel uit van de OR-agenda.

4.6 Cursussen en bijscholing ln het verslagjaar ¡s stevig geìnvesteerd in cursussen en bijscholing. De afdelingshoofden namen deel aan een Leernetwerk van A&O-gemeenten om met collega's vanuit andere decentrale overheden ervaringen uit te wisselen op het gebied van leidinggeven vanuit vertrouwen. Dit leernetwerk loopt ook in zoz5 nog door. Voor de coördinatoren van de afzonderlijke teams, waarvan er een aantal nieuw zijn binnen HCL of in deze rol, is door ICM opleidingen een maatwerk traject Leidinggeven zonder formele macht verzorgd, met als doelstelling hen beter voor deze rol te equiperen. ln het kader van privacy-bewustwording hebben in zoz4 alle medewerkers een online AVG-training gevolgd op het gebied van fishing en spam. Daarnaast hebben meer dan 3o medewerkers een of meerdere cursussen, ti'airiingerr, coae iringsgesprekken, verciiepingsbijeen komsten of opieiciingen gevoigd. in de meeste gevalien betrof dit vakgerichte bijscholing op het gebied van erfgoed, archiefvorming, archiefinspectie, digitale

archivering of digitale veiligheid. ln het kader van bijscholing hebben de medewerkers die zitting hebben in het collectiehulpverleningsteam een training gevolgd over waterschade en het voorkomen daarvan. ln het kadervan voorbereiding op de rol

van security officer, volgde één medewerker een tweetal opleidingen op dit gebied. Een andere medewerker volgde een verdiepende opleiding met betrekking tot de restauratie van oude archieven. Een zestal medewerkers volgden een of meerdere trainingen op maakten gebruik van coaching op het gebied van persoon ijke effectiviteit. I

L9

ln het kader van Bedrijfshulpverlening (BHV) hebben 15 personen een BHV- dan wel EHBO(na)scholingscursus gevolgd en is er op locatie Maastricht een training'veilig bevrijden uit liften'gegeven. Ten behoeve u.n h.t instellen van de ro¡len van preventiemedewerker en intern vertrouwenspersoon, hebben de beide medewerkers die een van deze rollen gaan vervullen een bijbehorende cursus gevolgd' Gekoppeld aan de introductie van een nieuw systeem op het gebied van cloud telefonie, hebben de betrokken receptiemedewerkers een door de leverancier gehouden in-house training op dat gebied gevolgd. Op het gebied van archieven en collect¡es is het HCL actief op het - al dan niet online - bijwonen van kennisuitwisselingsbijeenkomsten met vakgenoten in de archiefsector, onder andere via het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KlA). Aan de jaarlijkse archiefdagen namen in zoz4 twee HCL-medewerkers deel.

4.7 MedezeggenschaP De ondernemingsraad is in het verslagjaar zeven keer met de WOR bestuurder (algemeen directeur) van het HCL bij elkaar gekomen. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de hernieuwde missie en visie van het HCL, de ontwikkelingen bij het AMV, de herinrichting van de afdelingsstructuur, het MTO, het BHV-beleidsplan voorlocatieHeerlen, depubliciteitrondomhetHCLinDeLimburgerenhetinstellenvanderollenvanlntern

Vertrouwenspersoon en Preventiemedewerker. De vergaderingen vonden afwisselend plaats op de drie HCL locaties. De afstemming met de Ondernemingsraad verloopt goed, positief kritisch en constructief. ln het verslagjaar zijn vanwege terugtreden van drie leden tussentijdse OR-verkiezingen gehouden, waarbij twee nieuwe OR-leden zich hebben gemeld. De ondernemingsraad kent daardoor per einde verslagjaar een bezetting van vier personen.

4.8 Arbo en Bedrijfshulpverlening ln het verslagjaar is de tweejaarlijkse Rl&E uitgevoerd voor alle HCL locaties. Daarbij is voor het eerst gebruik gemaakt van de ondersteuning van Effect Veiligheid, onderdeel van de HCL arbodienst DPOz. De daaruit volgende rapportage zal worden gebruikt ter verdere verbetering van de werkgerelateerde veiligheid, geåndheid en welzijn van medewerkers. Hiertoe zijn aan het eind van het verslagjaar, met instemming van de óndernemingsraad, een separate Preventiemedewerker en lnterne vertrouwenspersoon benoemd. Zij gaan in 2025 met de verdere uitwerking en inrichting van het arbobeleid aan de slag. ln het verslagjaar is de inrichting van de BHV-organisatie op locatie Heerlen CKK afgerond. Met de komst van een nieuwe coördinator bedrijfsvoering zijn daarnaast stappen gezet om de BHV-organisatie op locatie Maastricht in lijn te brengen. Deze fase zal begin zoz5 worden afgerond met een actualisering van het BHVbeleidsplan voor deze locatie.

20

5. Bestuur 5.r ANBI De Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL zorg) is een openbaar lichaam. Het HCL staat onder de naam Regionaal Historisch Centrum Limburg geregistreerd als Algemeen Nut Beogende lnstelling (ANBI). Volgens de per r januari zoe5 geldende voorwaarden voor een ANBI instelling publiceren wij onderstaand de benodigde gegevens.

Regionaal Historisch Centrum Limburg fiscaal nummer : 8r4oz945o

5.2 Bestuur en directie Dagelijks bestuur Namens de Gemeente Maastricht: Ma non Fokke (voorzitter) Namens de Gemeente Heerlen: Casper Gelderblom Namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (R¡jk) Hans Teunissen

Algemeen Bestuur (bestuurszetels GR HCL 6) Namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Rijk) Hans Teunissen Jan Pommer (vanaf rz september zoz4)

Namens de Gemeente Maastricht: Manon Fokke Frans Bastiaens Namens de Gemeente Heerlen: Casper Gelderblom Jordy Clemens

Algemeen directeur en adviseur algemeen bestuur: Lita Wiggers De algemeen directeur HCL is gevolmachtigde namens het bestuur HCL en vertegenwoordigt het HCL naar externe relaties in binnen- en buitenland. De directeur is adviseur-secretaris voor het bestuur.

Veftegenwoordiging door de directeur en/of nevenfuncties van de directeur De directeur was in het verslagjaar namens het HCL vertegenwoordigd als Adviseur Bestuur Coöperatie Erfgoed Limbur.g

¡ ¡ . ¡ ¡

Adviseur Stichting Limburgse Oorkonden Voorz¡tter Kring van Archivarissen Limburg (KVAL) tot 1 augustus 2024 Lid van het Bestuur Dr. P.J.M.G. Janssens Stichting Lid van de Leitungskreis voor het internationaal archiefsymposium /archiefdiensten in de Euregio

De directeur had in het verslagjaar de volgende onbezoldigde nevenfuncties (KvK registratie / UBO)

¡ ¡ ¡

Lid van het Algemeen Bestuur van het Algemeen Nederlands Verbond (ANV) Lid van het bestuurvan de Stichting Treckpoel Lid van het bestuurvan de Stichting Openbare Bibliotheek Nuth

2L

5.3 Vergaderingen, besluiten en gebeurtenissen Het Algemeen Bestuur heeft in het verslagjaar drie maal vergaderd. Het Dagelijks Bestuur heeft in het verslagjaar aanvullend vijf maal vergaderd. De vergaderingen hebben zowel digitaal als op locatie HCL Maastricht plaatsgevonden. De openbare besluiten van het Algemeen Bestuur van de GR HCL worden

gepubliceerd op de website van het HCL. Bestuursbesluiten zoz4 AB dd.7-6-zoz4 ¡ Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur GR HCL van r3 december zoz3 en rz april zoz4 worden vastgesteld. ¡ Het algemeen bestuur stemt in met de Jaarrekening 2023 en het Jaarversla g 2023. ¡ Het algemeen bestuur stelt de vacatieregeling HCL zoz4 vast. ¡ Het algemeen bestuur stemt in met de procedure werving en selectie bij vacante functie directeur' ¡ Het algemeen bestuur GR HCL stemt in met de ontwerpbegroting zoz6 en ondernemingsplan zoz6. ¡ Het algemeen bestuur GR HCL stemt in met de re begrotingswijziging begroting zoz4HCl. AB d.d. 27-n-2o24

¡ ¡ r

Vaststellen verslag vergadering Algemeen Bestuur HCL 7 juni zoz4 wordt vastgesteld. Het algemeen bestuur stemt in met de ze begrotingswijziging begroting zoz4 HCL. Het algemeen bestuur stelt de uitgangspunten inzake herziening begroting 2025 en opzet begroting zoz6 HCL vast. ¡ Het algemeen bestuur stelt de Archiefuerordening HCL 2024 vast. ¡ Het algemeen bestuur stelt in het kader van de BBV de volgende nota's en regelingen vast: - Financiële beheersverordening HCL zoz4 - Regeling Controleverordening HCL zoz4 - Regel in g Controleprotocol rechtmati gheidsverantwoord ing HCL zoz4 - Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur zoz4 - Regeling Normenkader rechtmatigheid HCL zoz4 - Regeling lntern controleplan HCL zoz4 - Nota Investerings- en afschrijvingsbeleid HCL zoz4 - Nota Reserves en voorzieningen HCL zoz4 - Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 - Nota Financieringsbeleid en geldmiddelen HCL zoz4 ¡ Het algemeen bestuur benoemt Kalnenek Accountants tot de nieuwe accountant voor HCL ¡ Het algemeen bestuur verleent Kalnenek Accountants opdracht om Kalnenek Accountants de jaarstukken over 2024 te laten controlerenBestuursbesluit opdrachtverlening accountantvaststellen vereiste nota's volgens gemeentewet, BBV, GR en eigen financiële beheersverordening conform het in bijlage bij dit besluit opgenomen overzicht.

Bestuu rlijke activiteiten

r

Gesprekken inzake nadere afstemming rondom de samenwerkingsrelatie met de Stichting Sociaal Historisch Centrum Limburg (SHCL), inwonend op locatie HCL Maastricht, hebben op diverse momenten plaatsgevonden, zowel op directeursniveau als op bestuurlijk niveau

.

Er heeft in het verslagjaar intensieve afstemming plaatsgevonden tussen de besturen en directeuren

van de RHC's met het ministerie van OCW met het oog op de aanstaande uittreding van het Rijk uit de diverse Gemeenschappelijke Regelingen RHC's.

¡

Als gevolg van een wijziging van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) per e juli zoz4, is de tekst van de GR HCL gewijzigd. De gewijzigde tekst is geaccordeerd door de gemeentelijke GR-

partners en was op het einde van het verslagjaar nog niet door de Minister van OCW ondertekend. De voorhangprocedure in de Tweede en Eerste kamerwas inmiddels opgestart.

22

lnzake de beoogde toetreding van nieuwe partners in de GR HCL hebben gedurende het verslagjaar diverse informatiebijeenkomsten plaatsgevonden waaraan ambtenaren, raadslieden en bestuurders van zowel de huidige als de beoogede GR-partners hebben deelgenomen. a

Op r februari heeft het HCL het bestuursconvenant Duurzame samenwerking Ministerie van

Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en de Regionale Historische Centra (RHC's) ondertekend.

5.4 Wet normer¡ng bezoldiging topfunctionar¡ssen (semi)publieke sector (WNT) Per r januari zor3 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. De WNT maximeert de bezoldiging van topfunctionarissen en bestuurders. Voor zoz4 bedraagt het WNT-maximum voor topfunctionarissen € 233.ooo en voor bestuurders € 34.95o (voorzitter) dan wel € 23.3oo (leden). Het beloningsbeleid van het HCL voldoet aan de wet normering topinkomens.

Bestuur Bestuursleden benoemd in de GR HCL ontvangen voor de uitoefening van hun functie geen beloning. Eén Rijksbestuurder ontving in zoz4 een bescheiden vacatiegeld plus reiskostenvergoeding conform de vastgestelde vacatieregeling HCL zoz4. De andere bestuursleden ontvingen in zoz4noch vacatiegeld, noch een reis- en onkostenvergoeding.

Directeur Het HCL personeel en de directeur worden betaald volgens de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO). De directeur, in dienst sedert r april zoro met een fulltime dienstverband, is ingeschaald conform het functieboek HCL in functieschaal r5 cao SGO . De totale bezoldiging van de directeur, inclusief lKB, belastbare onkostenvergoedingen, wettelijke werkgeverslasten en door de werkgever betaalde pensioenpremies bleef bij deze inschaling onder de WNT-maximum norm en voldoet daarmee aan de WNT. Er worden geen aanvullende structurele vergoedingen of bezoldigingen verstrekt. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met dienstbetrekking die in zoz4 een bezoldiging boven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2024 geen ontslaguitkeringen betaald aan overige functionarissen die op grond van de WNT dienen te worden gemeld, of die in eerdere jaren op grond van de WOPT of de WNT vermeld zijn of hadden moeten worden.