Was getekend Gemeente Heerenveen - Accountantsverslag 2023
Tekst van het document
Afbeelding wordt voor iedere gemeente gemaakt en dient hier aangepast te worden.
Accountantsverslag 2023 Gemeente Heerenveen, 4 juni 2024
Deloitte Accountants B.V. Sophialaan 24-26 8911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Heerenveen Postbus 15000 8440 GA HEERENVEEN Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 4 juni 2024 Ons kenmerk 240628A757/DD Behandeld door K.B. Bakker RA Senior Manager 06 8333 0130 kbakker@deloitte.nl
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerenveen. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerenveen. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen. Bij deze jaarrekening zijn wij voornemens om op 4 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld te verstrekken. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging gedateerd op 13 november 2023 en met ons auditplan, dat op 4 oktober 2023 is besproken in uw auditcommissie. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag besproken met de wethouder, concerncontroller en met de betrokken medewerkers van Financiën en Concern op 13 mei 2024. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 28 mei 2024 hebben wij het concept van dit rapport toegelicht. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: C.V. Loeff RA
C.V. Loeff RA Partner 06 5338 8254 cloeff@deloitte.nl
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting • Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Bevindingen jaarrekening • De financiële positie van uw gemeente
4
8
• Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing • Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing Bijlagen • Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen • Bijlage A3 - Onzekerheden in de controle • Bijlage A4 - Tekortkomingen in de toelichtingen • Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 • Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
22 24
Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
4
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid
Rechtmatigheid
Welke verbeteringen zien wij?
Welke aandachtspunten zien wij?
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
•
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 2,1 miljoen respectievelijk € 6,3 miljoen.
•
Naast onze opdrachtbevestiging zijn het Bado en controleprotocol dat door uw raad is vastgesteld d.d. 19 oktober 2023 bepalend (geweest) voor onze controle.
•
Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.
•
De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 2,1 miljoen respectievelijk € 0,1 miljoen.
•
Het college van B&W heeft in haar rechtmatigheidsverantwoording wel fouten en geen onduidelijkheden gerapporteerd groter dan de verantwoordingsgrens. Hierdoor heeft het college van B&W geconcludeerd dat zij onrechtmatig hebben gehandeld. In de paragraaf bedrijfsvoering zijn de bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie toegelicht door het college.
•
Wij hebben de conclusies van het college in ons getrouwheidsoordeel betrokken waaruit geen materiële tekortkomingen zijn gebleken.
•
Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage die als bijlage bij de jaarstukken is opgenomen. In Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 is de voorgeschreven tabel met fouten en onzekerheden opgenomen.
Wij zien dat uw gemeente de volgende verbeteringen heeft gerealiseerd: •
De verantwoording over en interne controle van de SiSa-bijlage zijn sterk verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Ondanks een sterke toename van het aantal regelingen is het controleproces soepel verlopen. Het proces, de uitvoering en de (interne) controle zijn van een voldoende gedegen niveau om onze externe controle te kunnen verrichten.
•
De communicatie met ons omtrent verslaggeving technische vraagstukken en bijzonderheden binnen de jaarrekening, zoals de grondexploitaties en voorzieningen, wordt tijdig opgestart door uw gemeente. Verder is de ambtelijke organisatie alert op bijzonderheden en zorgt voor tijdige afstemming met ons.
•
De gemeente Heerenveen besteedt op een goede manier aandacht aan de thema’s fraude en integriteit, en treedt daarover tijdig met ons in contact.
Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •
Wij constateren dat binnen uw gemeente het vier-ogenprincipe in mindere mate wordt toegepast op de aanlevering van aanvullende controle-informatie welke wij gedurende de controle opvragen. Het versterken van het vier-ogenprincipe draagt bij aan een kwalitatieve verantwoording en onderbouwingen in het balansdossier. Eventuele onduidelijkheden bij de aanlevering, en mogelijke afwijkingen, worden hiermee eerder gesignaleerd.
•
Tijdens de controle van het huidige boekjaar hebben wij voor een aantal posten eenzelfde soort afwijking als voorgaand jaar geconstateerd. Om soortgelijke afwijkingen richting de toekomst te voorkomen is het raadzaam om de kwalitatieve interne controle te versterken voor deze jaarrekeningposten. Dit betreft een aanvullende waarborg om zowel tot een juiste verantwoording te komen als tot een soepeler jaarrekeningtraject.
•
Wij adviseren u onderhoudsplannen periodiek te actualiseren om de vergelijkbaarheid tussen de plannen en de realisatie te verhogen. Daarnaast adviseren wij uw gemeente om de voorgenomen onderhoudswerkzaamheden in de jaarplannen op gedetailleerd niveau op te stellen. De aansluiting en herleidbaarheid tussen het jaarplan en de gerealiseerde werkzaamheden (onttrekkingen) wordt hiermee vergroot.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
5
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Welke aandachtspunten zien wij? (vervolg)
•
De tijdige aanlevering van de documentatie ten aanzien van de grondexploitatie en de hieraan gelieerde assumpties.
•
Wij hebben een position paper van de grondexploitaties ontvangen waarin de belangrijkste ontwikkelingen en assumpties door de gemeente zijn toegelicht en onderbouwd. Wij hebben geconstateerd dat in de position paper onvoldoende aandacht was voor de effecten van de ontwikkelingen binnen de grondexploitatie op de relevante verslaggevingsvereisten en toelichtingen in de jaarrekening. Wij doen de aanbeveling om deze elementen onderdeel te laten uitmaken van de betreffende position paper.
Interne beheersing
•
Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn besproken in de auditcommissie van 1 februari 2024. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zijn er geen nieuwe significante bevindingen geconstateerd ten aan zien van de interne beheersing.
•
Wij hebben werkzaamheden ten aanzien van uw IT-omgeving uitgevoerd, waarover wij in onze managementletter aan uw organisatie hebben gerapporteerd. Wij hebben diverse tekortkomingen in de IT-omgeving geconstateerd. Als gevolg van deze conclusie konden wij tijdens onze controle 2023 niet steunen op de IT-omgeving en (informatie uit) de applicaties en hebben wij een volledig gegevensgerichte aanpak gehanteerd. Deze aanpak is overeenkomstig voorgaande jaren.
•
Ook over het boekjaar 2023 is sprake van een onderschrijding ten opzichte van de gewijzigde begroting in het sociaal domein. Dit is te verklaren door het feit dat het aantal aanvragen energietoeslag lager is dan vooraf ingeschat. Daarnaast zijn de lasten omtrent de gemeentelijke opvang Oekraïne lager uitgevallen dan begroot. Wij hebben vernomen dat het college voor 2024 heeft getracht de ramingen van het sociaal domein en specifiek de zorguitgaven nog beter te begroten.
•
Op basis van de door ons uitgevoerde controle hebben wij geconstateerd dat uw gemeente een schatting van de nog uit te betalen energietoeslag 2023 heeft verantwoord in de jaarrekening. Deze schatting is gebaseerd op de verwachte toekenningen en is geraamd op € 450.000. Op balansdatum zijn de betreffende gelden nog niet beschikt en is er op balansdatum nog geen sprake van een feitelijke verplichting. De verantwoorde verplichting en hieraan gerelateerde lasten zijn daarmee ten onrechte verantwoord in 2023. Voorgaande afwijking rapporteren wij als niet-gecorrigeerd controleverschil.
•
Ten aanzien van de geleverde zorg in natura (Jeugd en WMO) onderkennen wij een onzekerheid van € 2,5 miljoen. Dit komt door het – vooralsnog – ontbreken van (goedgekeurde) verantwoordingsinformatie door zorginstellingen.
•
Voor de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere de realisatie en de geactualiseerde schattingen ultimo 2023 versus de schattingen in de jaarrekening 2022 geanalyseerd (‘backtesting’). Bij deze analyse hebben wij ook gebruik gemaakt van de beoordeling van het prijzenboek door een ingeschakelde externe deskundige.
•
In lijn met de afspraak met de organisatie hebben wij in januari/februari 2024 – gelijktijdig met de het actualiseren van de grondexploitaties door uw organisatie – onze werkzaamheden voor de waardering van de grondexploitatie ultimo 2023 opgestart. Hierdoor waren onze vragen en observaties vroegtijdig in het opstelproces van de jaarrekening bekend en zijn deze vervolgens tijdig door de organisatie opgevolgd. Door de constructieve opstelling van en samenwerking met uw organisatie hebben wij de controle van de grondexploitaties tijdig kunnen afronden.
•
U heeft tot en met boekjaar 2022 ervoor gekozen om op de geraamde opbrengsten een afslag van 15% (risicobuffer) toe te passen in diverse grondexploitaties. Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 is ervoor, in lijn met ons advies in het accountantsverslag 2022, gekozen deze afslag op de grondopbrengsten uit de grondexploitatie te nemen. Met name om de marktconformiteit te kunnen blijven garanderen. Het positieve effect van de wijziging op de projectenresultaten (contante waarde) van de grondexploitaties ultimo boekjaar 2023 bedraagt € 6,3 miljoen. Dit heeft ook een direct positief effect op het resultaat van de grondexploitatie over 2023 en is overeenkomstig verwerkt in de winstneming of bijstelling van de verliesvoorziening. Het effect op het resultaat in 2023 is niet te kwantificeren omdat het resultaat over boekjaar 2023 afhankelijk is van meerdere factoren. Het uitnemen van deze afslag classificeert volgens de verslaggevingsvereisten als een ‘schattingswijziging’. Wij hebben vastgesteld dat in de jaarrekening hiervoor een adequate toelichting is opgenomen.
•
Een andere belangrijke ontwikkeling is de herziening van de verkoopprijzen voor Skoatterwald fase 1-2 en fase 3. De gemeente heeft, o.a. als gevolg van de macro-economische ontwikkelingen, bij het opstellen van de jaarrekening 2023 een nieuwe taxatie laten uitvoeren voor de kavelprijzen binnen deze complexen. De geactualiseerde prijzen op basis van deze taxatie zijn overeenkomstig verwerkt in de herziene grondexploitaties. Dit heeft geleidt tot een positieve resultaatontwikkeling voor beide projecten.
•
Wij zijn van mening dat de waardering van de grondexploitatie op basis van de hiervoor beschreven werkzaamheden en bevindingen redelijk zijn en kunnen instemmen met de huidige verantwoording van de grondexploitatie in de jaarrekening 2023.
Sociaal domein
Grondexploitatie
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
6
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Voorzieningen
Financiële positie
Frauderisicoanalyse
•
In het huidige Waterplan 2021-2024 en de gerelateerde tariefstelling is het onderscheid tussen onderhouds- en vervangingsinvesteringen niet aanwezig. In overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen is de voorziening voor toekomstige vervangingsinvesteringen vrijgevallen ten gunste van de voorziening van derden verkregen middelen. Uw gemeente heeft kenbaar gemaakt het Watertakplan (GRP) te actualiseren en in het komende jaar voor goedkeuring aan uw raad voor te leggen.
•
In de initiële steekproef op de onttrekkingen van de onderhoudsvoorzieningen hebben wij een afwijking geconstateerd. Onderhoudswerkzaamheden zijn onttrokken van de voorziening welke niet zijn opgenomen in het onderliggende onderhoudsplan. De geconstateerde afwijking is kleiner dan onze rapporteringstolerantie. Wij hebben vanuit de additionele steekproef geen aanvullende afwijkingen geconstateerd.
•
De financiële positie ultimo 2023 is verbeterd ten opzichte van 2022.
•
De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2023 bedraagt € 50,2 miljoen (2022: € 56,6 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Heerenveen onderkende en aanwezige risico’s van € 13,8 miljoen (2022: € 22,1 miljoen).
•
Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en realisatie (circa € 18,0 miljoen), en kent een relatief hoog voordelig rekeningresultaat 2023 ad € 18,9 miljoen (2022: voordelig € 4,9 miljoen).
Wij hebben kennis genomen van de geactualiseerde frauderisicoanalyse van uw gemeente. Met deze analyse heeft de gemeente (net als in voorgaande jaren) aangetoond zich bewust te zijn van mogelijke frauderisico’s. Wij constateren dat zij daar risicogerichte maatregelen voor treft. Aanvullend hebben wij met kernleden van ons auditteam en met een afvaardiging van uw organisatie een gezamenlijke fraudediscussie gevoerd, waarbij frauderisicofactoren zijn overwogen om mogelijke additionele frauderisico te ondertekenen. Ook hebben wij met uw gemeente voorbeelden gedeeld om de frauderisicoanalyse verder te versterken en in te bedden in uw organisatie. Uw gemeente heeft aangegeven de input uit deze sessie mee te nemen in de actualisatie van de frauderisicoanalyse. Uw gemeente heeft bevestigd dat er afgelopen jaar geen integriteitsmeldingen hebben plaatsgevonden. Tijdens onze controle over 2023 zijn door ons geen fraudegevallen geconstateerd.
Kwaliteit verslaggeving
Overige
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces om tot schattingen te komen, zoals bij de grondexploitatie en de voorzieningen. Wij onderkennen in het kader van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken de volgende aandachtspunten: •
Een nieuwe ontwikkeling binnen de jaarrekening van uw gemeente is de rechtmatigheidsverantwoording. Uw ambtelijke organisatie heeft de implementatie adequaat opgepakt. Ondanks het feit dat de wet- en regelgeving niet gereed was bij de start van controle, was een gedegen rechtmatigheidsverantwoording aanwezig. De ambtelijke organisatie heeft een overzichtelijk controleprogramma opgesteld over het rechtmatig handelen van de gemeente.
•
Zoals reeds is benoemd bij de verbeterpunten is een interne controle op de onderbouwing en risicogebieden raadzaam om te implementeren. Hiermee wordt de eerste kwaliteit van de jaarrekening en de aanvullende controle-informatie vergroot.
•
Vanuit de controle van de reserves blijkt een overheveling van exploitatiebudgetten naar het opvolgende jaar via een dotatie aan de algemene reserve. Hierdoor is sprake van een verkapte reservering (gelieerd aan de voorgenoemde budgetten) binnen de algemene reserve, terwijl deze reserve toeziet op het vrij te besteden deel van het eigen vermogen en tevens onderdeel uitmaakt van het weerstandsvermogen. Wij adviseren u om bij soortgelijke transacties, met een specifieke bestemming zoals een resterend budget, een bestemmingsreserve te vormen.
•
Zie de bijlagen A bij dit accountantsverslag waaruit blijkt welke niet-gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen wij hebben geconstateerd.
•
In bijlage C is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
7
Bevindingen jaarrekening
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
8
Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te worden verwerkt. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2023 bedraagt € 8,5 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 10,4 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 circa € 18,9 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen over de afgelopen vier jaar opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 30 % van het balanstotaal (ultimo 2022: 28 % van het balanstotaal) en is daarmee toegenomen ten opzichte van 2022. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat.
Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is derhalve mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming. Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Eigen vermogen (in € 1.000)
2023
2022
2021
2020
Eigen vermogen per 1 januari
63.759
57.016
42.588
42.629
-/- 10,397
1.806
3.182
-/- 2.744
Gerealiseerd resultaat
18,899
4.937
11.246
2.703
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
8,502
6.743
14.428
-41
Eigen vermogen per 31 december
72,260
63.759
57.016
42.588
Tussentijdse resultaatbestemming
Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten
215.161
Totale lasten
-/- 206.660
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
8.502
Af: stortingen in reserves
-/- 5.229
Bij: onttrekkingen aan reserves
15.626
Saldo mutaties reserves
10.397
Gerealiseerd resultaat
18.899
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
9
Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 8,5 miljoen zien, ten opzichte van een begroot voordelig saldo van € 0,7 miljoen (begroting na wijziging).
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen)
20 15
De jaarrekening 2023 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een voordelig/nadelig gerealiseerd resultaat van circa € 18,9 miljoen.
10 5
In de themaverantwoording geeft het college per thema op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college de rechtmatigheid van de begrotingsafwijkingen nader toegelicht.
(5) 2020
2021
2022
2023
Mutaties in reserves (x € 1 miljoen)
12 10 8 6 4 2 (2) (4) 2020
2021
2022
2023
Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 20 15 10 5 2020 Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
2021
2022
Interne beheersing
2023
Bijlagen
10
Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Heerenveen (begroot en werkelijk over de periode 2020-2023)
Solvabiliteit De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente. De solvabiliteit van de gemeente laat de afgelopen jaren een positieve ontwikkeling zien.
35%
Grondexploitatiequote
20%
10%
15%
8%
De grondexploitatiequote geeft aan hoe groot de grondpositie (waarde van de grond) is ten opzichte van de totale baten van de gemeente. In de regel geldt: hoe hoger de grondexploitatiequote, hoe groter het risico dat de gemeente loopt. In 2023 is sprake van een toename van deze quote als gevolg van een omvangrijke toename van de netto-boekwaarde van de grondexploitatie in relatie tot 2022.
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van de financiële positie is ook van belang te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerende zaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken.
16%
30%
14%
25%
12%
12,2%
11,80% 6,60%
4%
5%
2%
0%
0% 2020
2021
2022
Begroot
Werkelijk
2023
2020
2021
2022
Begroot
Werkelijk
2023
Structurele exploitatieruimte
Netto schuldquote 8%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
6% 4% 2% 0% -2% -4% 2020
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
10,3%
6%
10%
Netto schuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie. De netto schuldquote laat over de afgelopen jaren een neerwaartse ontwikkeling zien, hetgeen positief is.
Grondexploitatiequote
Solvabiliteit
Bestuurlijke samenvatting
2021
2022
Begroot
Werkelijk Bevindingen jaarrekening
2023
2020
Interne beheersing
2021
2022
Begroot
Werkelijk
Bijlagen
2023
11
Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Voorspellende waarde van uw begroting
Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen)
De jaarrekening 2023 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 18,9 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college haar beleid en doelen kan realiseren.
20 10 (10)
De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.
(20) Begroting 2021
Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek. In dit licht adviseren wij u dit nader te onderzoeken en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen.
Begroting 2022
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 300
Tevens is er sprake van incidentele resultaten welke tot uitdrukking komen in de realisatie van de jaarrekening (o.a. via de grondexploitatie). Het is van belang dat uw gemeente, bijvoorbeeld via actieve informatie, de gemeenteraad tijdig informeert over dergelijke ontwikkelingen. Wij hebben geconstateerd dat dit gedurende boekjaar 2023 niet in alle gevallen heeft plaatsgevonden.
200 100 Begroting 2021
Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2023 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben bij onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.
Realisatie 2021
Begroting 2022
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 300 250 200 150 100 50 Begroting 2021
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Realisatie 2021
Bestuurlijke samenvatting
Realisatie 2021 Bevindingen jaarrekening
Begroting 2022
Realisatie 2022
Begroting 2023
Interne beheersing
Realisatie 2023
Bijlagen
12
Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Wij onderkennen in het kader van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken de volgende aandachtspunten: 1. Een inhoudelijke interne controle op de risicogebieden in de jaarrekening wordt niet uitgevoerd. Hierdoor is de kwaliteit voor bepaalde jaarrekeningposten, overlopende activa en crediteuren, niet op het juiste niveau. Het is ons opgevallen dat deze jaarrekeningposten eenzelfde afwijking als voorgaand jaar bevatten. Dit ziet toe op het opnemen van vooruitbetaalde bedragen en verplichtingen die niet aanwezig zijn per 31 december 2023. 2. Gedurende de controle zijn significant meer afwijkingen geconstateerd dan eerdere jaren. Dit heeft impact op de kwaliteit van de jaarstukken in de eerste aanlevering. Het toepassen van een vier-ogen principe bij het opstellen van de onderbouwingen van de jaarrekening zal helpen de kwaliteit van het eerste conceptstuk te vergroten. 3. Uw gemeente hevelt budgetten over naar het volgende boekjaar via de algemene reserve. Hierdoor is een deel van de algemene reserve niet vrij te besteden, gezien dit betrekking heeft op een overgeheveld budget. Dit heeft impact op uw weerstandsvermogen en de mogelijkheid om risico’s financieel op te vangen.
Door het vormen van een bestemmingsreserve voor overgehevelde budgetten wordt op een transparante wijze het beschikbare weerstandsvermogen weergegeven.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
13
Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)
Het weerstandsvermogen is toegenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beiden zijn gemuteerd in 2023; de ratio weerstandsvermogen is met 1,0 toegenomen. Beschikbare weerstandscapaciteit De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 50,2 miljoen (2022: € 56,6 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Benodigde weerstandscapaciteit De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s. Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is.
Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 13,8 miljoen (2022: € 22,1 miljoen). Ten opzichte van 2022 is hiermee sprake van een afname. Uw weerstandscapaciteit van € 50,2 miljoen is ruim toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 13,8 miljoen. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.
85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10
2021
2022
Benodigde weerstandscapaciteit
2023
Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandscapaciteit
4,00 3,75 3,50 3,25 3,00 2,75 2,50 2,25 2,00 1,75 1,50 1,25 1,00 0,75 0,50 0,25 -
2020
2021
2022
2023
Ratio weerstandscapaciteit Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
14
Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 is het college verplicht in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin zij zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief begrotingsrechtmatigheid). Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden en de vervolgacties om deze op te lossen/te voorkomen is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Verantwoordings- en rapportagegrens Via het controleprotocol heeft de gemeenteraad de verantwoordings- en rapportagegrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens heeft het college gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het college waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering. De verantwoordingsgrens bedraagt € 2,1 miljoen en de rapporteringsgrens bedraagt € 0,1 miljoen. Het college is van mening dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutatie niet rechtmatig tot stand zijn gekomen.
De afwijkingen overstijgen de verantwoordingsgrens welke het college heeft gehanteerd. Wij zijn van mening dat het college een juist oordeel heeft geveld over het rechtmatig handelen. Normenkader Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht via het controleprotocol. Dit normenkader is door de gemeenteraad vastgesteld in haar vergadering d.d. 19 oktober 2023. Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader leidend is geweest voor het college om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het college de financiële verordening en controleverordening heeft geactualiseerd. Deze zijn door de gemeenteraad vastgesteld in haar vergadering d.d. 29 februari 2024. In de financiële verordening zijn eveneens specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze en diepgang van rapporteren over rechtmatigheid en de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod. Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, laste en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting.
De gemeenteraad en het college hebben afspraken gemaakt in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). Dit is door de gemeente Heerenveen ook gedaan in de financiële verordening. Het uitgangspunt in de financiële verordening is dat iedere afwijking van de themabegroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: •
A. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
•
B. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
•
C. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
De eventuele onderschrijdingen die worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording zijn niet als uitzondering benoemd in de financiële verordening. Om deze reden zijn onderschrijdingen van de baten en lasten onrechtmatig en niet-acceptabel voor zover deze de rapporteringsgrens overstijgen. Wij adviseren de gemeente om een passage op te nemen in de financiële verordening inzake het tijdig melden aan de gemeenteraad van zowel onderschrijdingen als overschrijdingen van de baten en de lasten. Hiermee kunnen eventuele onrechtmatigheden voorkomen worden. Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, zijnde controle op programmaoverschrijdingen en kredietoverschrijdingen. Kredietoverschrijdingen Gedurende 2023 zijn een aantal investeringskredieten overschreden. Het totaal aan overschrijdingen bedraagt € 3.109.000. Een bedrag van € 1.969.000 is als acceptabel aangemerkt en de overige overschrijdingen zijn voor zover noodzakelijk toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze werkwijze ligt in lijn met de financiële verordening. Begrotingsrechtmatigheid Gedurende 2023 hebben zich geen lastenoverschrijdingen ten opzichte van de begroting voorgedaan. Wel hebben baten overschrijdingen en baten- en lasten onderschrijdingen plaatsgevonden.
Dit leidt tot een totale onrechtmatigheid van € 10.171.000 welke allen als niet-acceptabel zijn aangemerkt. Voor zover noodzakelijk zijn de afwijkingen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze werkwijze ligt in lijn met de financiële verordening.
Interne beheersing
Bijlagen
15
Rechtmatigheidsverantwoording Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Gemeenten stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen gemeentelijke kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Ook voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Hierbij kan worden gedacht aan het niet naleven van voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag bij bijvoorbeeld bijstandsverlening, maatschappelijke ondersteuning, inkomensoverdrachten en het opleggen van belastingen dat tot gevolg heeft dat de bijhorende lasten of opbrengsten onjuist of onvolledig zijn. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. Díe onderwerpen die niet onder het getrouwheidsoordeel van de accountant vallen, hebben wij onderstaand nader toegelicht inclusief de wijze waarop het college deze in haar werkzaamheden heeft.
Aanbestedingen Uw gemeente voert in het kader van de controle op de naleving van de aanbestedingsregels jaarlijks een ‘spendanalyse’ uit. Wij constateren over 2023 een toename in de omvang van de onrechtmatigheden door het niet naleven van de aanbestedingsregels. Uit de controle blijkt een fout van € 737.000 terwijl over 2022 nog sprake was van een fout van € 323.000. De onrechtmatigheden zien toe op de inhuur van personeel en het onrechtmatig verlengen van lopende IT contracten. In 2023 is een start gemaakt met de implementatie van een contractmanagementsysteem. Hiermee wordt de monitoring op contracten binnen de gemeente vergroot. Het is noodzakelijk dat dit systeem breed wordt gedragen door de gehele organisatie en alle afdelingen worden betrokken bij de implementatie. Tevens zal een periodieke interne controle moeten plaatsvinden op de nauwkeurigheid en volledigheid van het contractmanagementsysteem.
Lasten sociaal domein Binnen de lasten van het sociaal domein is een onduidelijkheid geconstateerd inzake de bestedingen van zorgaanbieders. Voor deze zorgaanbieder zijn namelijk geen gecontroleerde productieverantwoording aanwezig. Hierdoor zijn de bestedingen onduidelijk in het kader van rechtmatigheid. Dit heeft impact op de rechtmatige bestedingen van deze zorgaanbieders en daarmee ook op de rechtmatigheidsverantwoording. Er is een bedrag van € 2,5 miljoen opgenomen voor deze onduidelijkheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik Uw gemeente heeft een nota misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. Hierin zijn de vereisten opgenomen waaraan uw gemeente dient te voldoen. Gedurende 2023 zijn geen zaken geconstateerd welke impact hebben op het naleven van deze nota.
Door uw gemeente is nog een belangrijke vervolgstap te zetten naast de implementatie van het contractmanagementsysteem: •
De onrechtmatigheden hadden vooral betrekking op de inhuur van personeel en het onrechtmatig verlengen van deze inhuur of een onjuiste inschatting van de benodigde uren. Dergelijke verlengingen zijn onrechtmatig, omdat de contracten op deze wijze aan de marktwerking zijn onttrokken doordat andere marktpartijen geen kans krijgen hierop in te schrijven c.q. een aanbieding te doen. Binnen uw gemeente zal een actieve monitoring moeten plaatsvinden op de inhuur van het personeel en de onderliggende ureninschatting.
Wij dringen erop aan om voorgaande aanbevelingen op te volgen om soortgelijke fouten in de toekomst te voorkomen.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
16
Sociaal domein Actualiteiten Binnen het zorgdomein (WMO en Jeugd) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag zien we in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg behoeven. Deze zelfde ontwikkeling is zichtbaar voor de gemeente Heerenveen en heeft financiële consequenties. Het is van belang dat de gemeente Heerenveen acties onderneemt om deze kosten richting de toekomst nauwkeurig in te schatten, bijvoorbeeld door het gebruik van data-analyse en dashboards. Complicerende factor bij het inschatten van de ontwikkeling van zorgkosten in de komende jaren is de verwachte ontwikkeling van de tarieven van zorgaanbieders. Zorgaanbieders hebben op dit moment te maken met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat financiële posities van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komen te staan wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de tarieven.
Daarnaast zijn er landelijk reeds jeugdzorgaanbieders die niet meer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen waarbij aan gemeenten op basis van het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een (verplichte) bijdrage aan deze instellingen wordt opgelegd.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Sociaal domein | PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGB-verantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2023 een controleverklaring met beperking verstrekt. Uw organisatie heeft de voorgaand jaar getroffen aanvullende interne beheersmaatregelen en interne controles ook over 2023 gehandhaafd c.q. uitgevoerd. Hiermee is voldoende zekerheid verkregen over de prestatielevering en rechtmatigheid van de PGB-bestedingen. In dit kader is onder andere nader onderzoek uitgevoerd bij een representatief aantal gebruikers van deze PGB-gelden. Met de getroffen beheersmaatregelen en uitgevoerde interne controles is voor de PGB-bestedingen over 2023 voldoende zekerheid verkregen wat betreft zowel de getrouwheid als rechtmatigheid van deze bestedingen. Sociaal domein | Zorg in Natura Net als voorgaande jaren dienen de zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer de gemeente te voorzien van deugdelijke verantwoordingsinformatie. Er hebben 4 zorgaanbieders (nog) niet aan deze verplichting voldaan. Dit leidt voor de Wmo tot een onzekerheid van € 279.000 en Jeugd tot een onzekerheid van € 2.231.000. Sociaal domein | Energietoeslag Uw gemeente heeft een schatting van de nog uit te betalen energietoeslag 2023 verantwoord in de jaarrekening 2023.
Deze schatting is gebaseerd op de verwachte toekenningen en is geraamd op € 450.000. Op balansdatum zijn de betreffende gelden nog niet beschikt en is er op balansdatum nog geen sprake van een feitelijke verplichting. De verantwoorde verplichting en hieraan gerelateerde lasten zijn daarmee ten onrechte verantwoord in 2023. Voorgaande afwijking rapporteren wij als niet-gecorrigeerd controleverschil.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
17
Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) De voorraad onderhanden werk De balanspost met de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is door het saldo ultimo 2023 ad € 25,3 miljoen relevant voor de accountantscontrole, maar ook door de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de in 2024 e.v. nog te realiseren baten ad € 75,2 miljoen en lasten ad € 36,4 miljoen. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij afsluiting van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien het college verwacht dat het project verlieslatend is en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Voor de waardering van grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of de gemeente de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar beste schatting, terugverdient. Ultimo 2023 gaat het om 13 individuele projecten. De gemeente Heerenveen schat ultimo 2023 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 4,4 miljoen bedraagt (2022: € 11,0 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen.
Deze voorziening is geheel in mindering gebracht op de bouwgronden in exploitatie. Dit is in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording. Het controleproces van de waardering van de voorraad onderhanden werk De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot vijf P’s: •
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
•
Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen?
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
•
Parameters: zijn de parameters voor kosten en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?
Analyse grondexploitaties (vervolg) -
Een andere belangrijke ontwikkeling is de herziening van de verkoopprijzen voor Skoatterwald fase 1-2 en fase 3. De gemeente heeft, o.a. als gevolg van de macro-economische ontwikkelingen, bij het opstellen van de jaarrekening 2023 een nieuwe taxatie laten uitvoeren voor de kavelprijzen binnen deze complexen en heeft deze prijzen overeenkomstig verwerkt in de herziene exploitaties. Dit heeft geleidt tot een positieve resultaatontwikkeling voor beide complexen.
Totale (netto) boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen) 30 25 20
De 5 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’.
15
Analyse grondexploitaties
10 2020
Uit nevenstaande figuren blijkt dat de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie in 2023 fors is toegenomen. Dit is met name een gevolg van een positieve resultaatsontwikkeling op diverse complexen, waardoor de voorziening aanzienlijk is verlaagd als ook een hogere winstneming (POC-methode) heeft plaats gevonden. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn: -
Voor een zestal complexen, waaronder KNO, IBF en Skoatterwald (fase 1-2 en 3), geldt dat de tot boekjaar 2023 ingerekende afslag van 15% (risicobuffer) op de nog te maken opbrengsten uit de grondexploitatie is genomen. Dit heeft geleidt tot een toename van de nog te maken opbrengsten van € 6,6 miljoen en een verbetering van het resultaat (contante waarde) van € 6,3 miljoen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
2021
2022
2023
Ontwikkeling boekwaarde Overzicht nog te realiseren baten en lasten per project (x € 1 miljoen) 15 10 5 -
Nog te realiseren baten
Nog te realiseren lasten
Interne beheersing
Bijlagen
18
Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties – vooral de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: •
•
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd. Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd) en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is.
Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2023 voor € 2,7 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie (2022: € 3,6 miljoen).
Van deze projecten hebben wij de aannemelijkheid van de nog te realiseren kosten en opbrengsten getoetst en is tevens de getroffen verliesvoorziening of de verantwoorde (tussentijdse) winstneming gecontroleerd.
Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag of niet). Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol. Zo zorgt binnenstedelijke herstructurering normaliter voor een grotere complexiteit, doordat de gemeente de bestaande ruimte herontwikkelt en dit type projecten hierdoor (financieel gezien) gevoeliger is voor risico’s dan volledig nieuw uit te leggen locaties. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever is naarmate de doorlooptijd toeneemt. Op grond van onze risicoanalyse hebben wij geconcludeerd dat de grondexploitaties Skoatterwald fase 1-2 + fase 3, KNO, Stadiongebied en IBF de belangrijkste projecten binnen uw gemeente zijn.
Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente: •
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties.
•
Externe deskundigheid (Metafoor, Antea, STEC) heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde kosten en grondopbrengsten.
•
Een aannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt. Verder merken wij volledigheidshalve op dat wij voor de waardering van de grondexploitatie per 31 december 2023 de per die datum vastgestelde projectkaders en genomen besluiten betrokken hebben bij de controle van de waardering. Er is geen rekening gehouden met de effecten van eventuele toekomstige, nog vast te stellen, ambities van uw gemeente.
Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POC-methode) moeten toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten nemen. Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat betrouwbaar kan schatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
19
Voorzieningen Voorzieningen Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of in eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen. Binnen de voorzieningen maakt u, conform het BBV, onderscheid naar: voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (groot onderhoud) en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’. Wij hebben het schattingsproces beoordeeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden ten aanzien van de voorzieningen uitgevoerd. Voorziening ‘verplichtingen, verliezen en risico’s Met name de voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s is naar zijn aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben het schattingsproces beoordeeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Hieruit zijn geen bevindingen naar voren gekomen. Voorziening ‘ter egalisatie van kosten’ Het BBV biedt de mogelijkheid tot het vormen van een egalisatievoorziening voor onderhoudslasten.
Eén van de voorwaarden voor het vormen en in stand houden ervan is dat er een actueel (maximaal 5 jaar oud) meerjarenonderhoudsplan ten grondslag ligt aan de voorziening. Voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte en gemeentelijk gebouwen heeft uw gemeente in 2022 de Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027 opgesteld en deze is vastgesteld door uw raad op 19 december 2022. De vastgestelde nota ligt ten grondslag aan de vorming en aanwending van de egalisatievoorziening voor onderhoudslasten.
Accountantsverslag 2023 – 240628A757/DD
In het accountantsverslag 2022 hebben wij uw gemeente geadviseerd de monitoring van de realisatie van het onderhoudsplan in te bedden in uw organisatie. Daarnaast hebben wij met uw gemeente besproken en gerapporteerd in de managementletter 2023 dat bij de jaarlijkse actualisatie uw ambtelijke organisatie zorgvuldig dient beoordelen of de onderhoudswerkzaamheden wel of niet opgenomen moeten worden. Voor de instandhouding van de onderhoudsvoorziening is het noodzakelijk dat de aansluiting en volgbaarheid tussen de realisatie en het plan eenduidig kan worden vastgesteld. Het plan betreft namelijk de basis voor het vormen en de instandhouding van de onderhoudsvoorziening. Bij de onderhoudsvoorzieningen constateren wij – door verschillende oorzaken - verschillen tussen de voorgenomen onderhoudswerkzaamheden en de daadwerkelijke realisatie. Wij hebben vastgesteld dat de verschillen verklaarbaar zijn, bijvoorbeeld door verschuiving in tijd. In de initiële steekproef op de onttrekkingen van de onderhoudsvoorzieningen hebben wij een afwijking geconstateerd. Onderhoudswerkzaamheden zijn onttrokken van de voorziening welke niet zijn opgenomen in het onderliggende onderhoudsplan. De geconstateerde afwijking is kleiner dan de onze rapporteringstolerantie. Wij hebben vanuit de additionele steekproef geen aanvullende afwijkingen geconstateerd.
Wij adviseren u onderhoudsplannen periodiek te actualiseren om de vergelijkbaarheid tussen de plannen en de realisatie te verhogen. Daarnaast adviseren wij uw gemeente om de voorgenomen onderhoudswerkzaamheden in de jaarplannen op gedetailleerd niveau op te stellen. De aansluiting en herleidbaarheid tussen het jaarplan en de gerealiseerde werkzaamheden (onttrekkingen) wordt hiermee vergroot.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Voorziening ‘middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’ Als de gemeente op grond van wet- en regelgeving of contractuele afspraken verplicht is ontvangen middelen aan een bepaald doel te besteden, dan is sprake van zogenaamde ‘beklemde middelen’. Op grond van het BBV vormt de gemeente in dat geval een voorziening middelen derden (met uitzondering van de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die de gemeente verantwoord onder de overlopende passiva). De afgelopen jaren hebben wij in het accountantsverslag een aantal aandachtspunten gerapporteerd omtrent de voorzieningen voor het rioleringsproduct. Daarnaast hebben wij de afgelopen twee jaar ten aanzien van de gehanteerde rubricering voor de voorziening voor toekomstige vervangingsinvesteringen een controleverschil gerapporteerd (bedrag: PM). In het onderliggende Watertakenplan (GRP) is namelijk geen onderscheid gemaakt tussen onderhouds- en vervangingsinvesteringen en het hieraan gerelateerd onderscheid in de tariefstelling. Op basis van de verslaggevingsrichtlijnen ‘Notitie Lokale heffingen (belastingen, heffingen en rechten)’ is het onderscheid een vereiste voor het vormen van een voorziening voor toekomstige vervangingsinvesteringen.
Uw gemeente heeft kenbaar gemaakt het Watertakplan (GRP) te actualiseren en in het komende jaar voor goedkeuring aan uw raad voor te leggen. Het onderscheid tussen onderhouds- en vervangingsinvesteringen wordt in het plan zichtbaar opgenomen alsmede het onderscheid in de gerelateerde tariefstelling. Op basis van het huidige Waterplan 2021-2024 en de gerelateerde tariefstelling is onderscheid ultimo 2023 nog niet aanwezig. In overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen is de voorziening voor toekomstige vervangingsinvesteringen vrijgevallen ten gunste van de voorziening van derden verkregen middelen.
Interne beheersing
Bijlagen
20
Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Wij hebben kennis genomen van de geactualiseerde frauderisicoanalyse van uw gemeente. Met deze analyse heeft de gemeente (net als in voorgaande jaren) aangetoond zich bewust te zijn van mogelijke frauderisico’s. Wij constateren dat zij daar risicogerichte maatregelen voor treft. Wij hebben in onze managementletter 2023 een aantal aanbevelingen benoemd welke bijdragen aan het verder verhogen van de kwaliteit van de frauderisicoanalyse. Wij raden uw gemeente aan om de betreffende aanbevelingen mee te nemen bij de eerstvolgende actualisatie.
Aanvullend hebben wij met kernleden van ons auditteam en met een afvaardiging van uw organisatie een gezamenlijke fraudediscussie gevoerd, waarbij frauderisicofactoren zijn overwogen om mogelijke additionele frauderisico te ondertekenen. Ook hebben wij met uw gemeente voorbeelden gedeeld om de frauderisicoanalyse nog meer te versterken en in te bedden in uw organisatie. Uw gemeente heeft aangegeven de input uit deze sessie mee te nemen in de actualisatie van de frauderisicoanalyse.