Voorstel Programma digitalisering softwarepakket Wmo en Participatiewet

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Sloothaak, Jochem Kenmerk Z.23.391913 / D.23.1626235 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Programma digitalisering: softwarepakket Wmo en Participatiewet

Onderwerp Programma digitalisering: softwarepakket Wmo en Participatiewet

Voorgesteld besluit 1. Voor het kalenderjaar 2023 een incidenteel budget beschikbaar te stellen ter hoogte van in totaal € 197.275,- en voor het kalenderjaar 2024 een incidenteel budget beschikbaar stellen van € 437.660 ter vervanging van de vak-applicatie voor de Participatiewet en de Wmo; 2. Het totaal benodigde incidentele budget te onttrekken uit de algemene reserve; 3. De te verwachten structurele stijging van € 47.955,-van de licentiekosten in mindering te brengen op het structurele begrotingssaldo; 4. De bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen.

Inleiding De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) heeft momenteel een softwarepakket dat door de leverancier wordt vervangen door een SAAS-oplossing. Het gaat om het pakket van Centric: Suite Sociaal Domein. Deze omzetting betekent dat voor zowel de Participatiewet als de Wmo de afdeling MO een noodzakelijke aanbesteding uitvoert voor de aanschaf van een nieuwe vak applicatie voor beide vakgebieden. Parralel hieraan worden de processen geoptimaliseerd en lean gemaakt. De werkzaamheden die nodig zijn om dit allemaal succesvol te kunnen doorlopen en de extra inzet van ambtelijke ondersteuning is via het raadsbesluit van 9 juni 2022 financieel afgedekt. De aanschaf van nieuwe vak applicatie(s) brengt extra investeringen met zich mee voor zowel de aanschaf, implementatie en voor koppelingen met andere pakketten. Omdat de aanbesteding nog in uitvoering is, is de exacte investering nog niet te geven. Genoemde bedragen zijn gebaseerd op huidige contracten incl. indexering, koppelingen, geschatte implementatiekosten en beheerkosten.

Beoogd effect Primair is dit advies bedoeld om wederom een softwarepakket te krijgen dat ondersteunt bij het uitvoeren van onze wettelijke taken. Conform eerdere aanbevelingen van de rekenkamercommissie, het plan van aanpak bejegening en terugvorderingen en uw raadsbesluit van 9 juni 2022 leggen we hiermee prioriteit

bij het op orde brengen van onze systemen. Dit komt de bedrijfsvoering en de dienstverlening richting onze inwoners ten goede.

Argumenten 1.1 Hiermee dragen we bij aan het realiseren van de doelen zoals die zijn gesteld in het plan van aanpak bejegening en terugvorderingen en boetes, digitalisering sociaal domein. Via uw besluit van 9 juni 2022 heeft uw raad extra middelen ter beschikking gesteld voor de inzet van extra ambtelijke capaciteit, de uitvoering van het plan van aanpak bejegening en terugvorderingen en boetes en in bijzonder de digitalisering (procesoptimalisatie) van het sociaal domein. Hiermee is extra capaciteit ingezet ter verbetering van de digitale dienstverlening, de bedrijfsvoering en de dienstverlening binnen het sociaal domein. Naast deze middelen zijn nu middelen nodig ter vervanging van de bestaande applicatie voor de Participatiewet en de Wmo. 1.2 De huidige leverancier komt volgend jaar met een SAAS-oplossing voor het huidige softwarepakket. De leverancier heeft aangegeven dat de huidige applicatie vanaf volgend jaar in een SAAS-omgeving wordt geleverd. De huidige omgeving is hiermee aan vervanging toe en daarvoor zal een Europese aanbesteding worden uitgevoerd. 1.3 Eenmalig is € 634.935,- nodig uit de algemene reserve om het nieuwe softwarepakket te kunnen implementeren. Het gaat hierbij om de eenmalige implementatiekosten van € 197.275,- voor 2023 en € 437.660,- voor 2024.

In deze kosten zijn dubbele licentiekosten gedurende de implementatiefase en implementatiekosten die vanuit de leverancier in rekening worden gebracht, alsmede de eenmalige kosten voor de aanschaf en inrichting van diverse koppelingen. De prijs is een schatting op basis van een marktconsultatie. Voor deze software is geen investering nodig omdat we de software af gaan nemen als een dienst. 1.4 Structureel is € 47.955,- op jaarbasis nodig om het nieuwe softwarepakket te kunnen afnemen. Het gaat hierbij om een structurele verhoging wat nodig is om de licenties, onderhoud en het beheer het softwarepakket te kunnen afnemen als dienst. Dit bedrag is op basis van een globale kostenindicatie van de leveranciers uit de marktconsultatie. Deze kosten komen op de bestaande licentiekosten van € 115.000 op jaarbasis Hierbij gaan we uit van een contract voor de looptijd van 4 jaar met de optie 3 x met 2 jaar te verlengen. De totale looptijd kan daarmee uitkomen op 10 jaar. 1.5 Europese aanbesteding Het doorlopen van een Europese aanbesteding helpt ons overwogen keuzes te maken met betrekking tot de nieuw aan te schaffen applicatie(s). Door de opdracht naar de markt te brengen kunnen we een juiste prijs en kwaliteit balans behalen.

Risico’s of kanttekeningen 1.1 De implementatie van een nieuw softwarepakket leidt tijdelijk tot hogere kosten. Bij de implementatie van een nieuw softwarepakket moeten medewerkers worden ingewerkt. Hierdoor draaien er tijdelijk twee applicaties. Dit wordt zoveel mogelijk ondervangen door de training van de medewerkers gelijk op te laten lopen met de implementatie van het nieuwe softwarepakket, om zodoende de termijn van het draaien van twee applicaties kort te houden. Wel voorkomen we hiermee onnodige risico’s binnen onze bedrijfsvoering. De wekelijkse betalingen moeten namelijk wel plaatsvinden. 1.2 Onzekerheid uitkomst Europese aanbesteding De Europese aanbesteding is net van start gegaan. Ten tijde van het opstellen van dit raadsvoorstel is er nog geen duidelijkheid te geven over de exacte aanbestedingsomvang. Mogelijk zijn de hier opgenomen bedragen niet toereikend. De raad zal daarover, indien daar aanleiding toe is, nader worden geadviseerd in het betreffende verzamelbesluit.

1.3 De incidentele middelen en een deel van de structurele middelen zijn dit jaar al nodig. De benoemde financiële middelen zijn gedurende de huidige jaarschijf al nodig en bepaalt ook de snelheid waarmee de aanbesteding en de conversie vorm kan worden gegeven. Door dit via een raadsvoorstel te doen wordt het meteen afgedekt voor deze jaarschijf en de komende jaarschijven.

Communicatie en participatie Boodschap Doelgroep Raad vragen om Gemeenteraad, betrokken budget voor nieuw medewerkers systeem Aankondiging nieuw Betrokken medewerkers systeem Uitleg nieuw systeem

Betrokken medewerkers

Via welk middel E-mail, intranet, werkoverleg

Door wie Programmaleider

E-mail, intranet, werkoverleg

Programmaleider

Training

Key users, softwareleverancier

Wanneer Vooraf aan implementatie nieuw systeem Vooraf aan implementatie nieuw systeem Implementatie nieuw systeem

Financiën Voor de implementatie van de software is een eenmalig bedrag van € 635.000,- nodig en jaarlijks € 48.000,- extra voor het structurele budget voor de levering van de software. Gezien het feit dat de implementatie van de Wmo en de Participatiewet volgordelijk wordt opgepakt zijn de benodigde middelen verdeeld oer de jaarschijf 2023 en 2024. Voor 2023 is incidenteel een bedrag van € 197.000,- voor de dekking van de implementatiekosten nodig en in 2024 komt het incidentele budget neer op € 438.000,-Voor beide bedragen wordt een beroep gedaan op de algemene reserve. Dit betekent een daling van de beschikbare weerstandscapaciteit. Licenties, onderhoud en het beheer van het huidige softwarepakket kost nu jaarlijks € 115.000,-. De structurele lasten van het nieuwe softwarepakket stijgen naar verwachting jaarlijks met € 47.955,-. Dit bedrag loopt op. In 2023 betreft dit € 7.195 en vanaf 2024 structureel € 47.955. Dit bedrag wordt in mindering gebracht op het structurele begrotingssaldo.

Bijlagen 1. Begrotingswijziging.