Voorstel Afronding verbetertraject P&C cyclus en aanbieden verordeningen artikel 212 en 213 Gemeentewet

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Derksen - Zondervan, Mariska Kenmerk Z.23.401019 / D.23.1658366 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Afsluiten verbeteren P&C proces en aanbieden financiële en controle verordeningen

Onderwerp Afronding verbetertraject P&C cyclus en aanbieden verordeningen artikel 212 en 213 Gemeentewet

Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van bijgevoegde raadsbrief met bijlage over de afronding van het verbetertraject van de P&C cyclus 2. In te stemmen met de Financiële verordening gemeente Heerenveen 2024 3. In te stemmen met de Controleverordening gemeente Heerenveen 2023

Inleiding Met bijgaande raadsbrief informeert het college de gemeenteraad over de uitkomsten van de afronding van het verbetertraject van de P&C cyclus. Daarnaast zijn in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet geactualiseerd. Deze worden ter besluitvorming voorgelegd.

Beoogd effect De afgelopen periode is gewerkt aan de verbeteringen in het Plan en Controlproces. Als laatste onderdeel hiervan is in bijgevoegde raadsbrief ingegaan op de opdrachten uit het verbetertraject P&C-cyclus. Dit zijn de volgende opdrachten: 1. Sturing op de samenwerking in de P&C-cyclus door, rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen o.a. directie, concerncontrol, budgethouders, kredietbeheerders en de financieel adviseurs vast te leggen. 2. Benodigde kennis over de gemeentefinanciën en schrijfvaardigheden ontwikkelen en borgen bij alle medewerkers 3. Doelen en middelen explicieter verbinden in de begroting en de jaarrekening. 4. Er is een cultuur waar openheid, aanspreken, leren van fouten, samenwerking en eigenaarschap. 5. Uitvoeren en een ‘high level review’ door concerncontrol op de P&C-documenten

Opdracht 3 was onderdeel van het raadstraject waarvoor in de afgelopen 1,5 jaar een werkgroep bestaande uit raadsleden en de organisatie samen gewerkt is. Dit heeft geleid tot een advies over de nieuwe thema inrichting van de begroting en de koppeling van doelen en middelen binnen het MJP. Mede door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2023 zijn de Financiële verordening (op basis van artikel 212 van de Gemeentewet) en de Controleverordening (op basis van artikel 213 van de Gemeentewet) geactualiseerd. In de Financiële verordening conform artikel 212 die ingaat per 1 januari 2024 wordt de actualisatie van de rechtmatigheidsverantwoording meegenomen en daarnaast wordt voorgesteld om de verantwoordingsgrenzen en autorisatiegrenzen aan te passen. Tevens wordt de rapportage op taakvelden (was producten) voorgesteld en wordt voorgesteld om de verzamelbesluiten te vervangen door 2 tussentijdse rapportages en een decemberrapportage. Hierna wordt dat uitgebreider toegelicht en in de bijlage is ook een overzicht opgenomen van de verschillen tussen de huidige en nieuwe verordeningen. In de Controleverordening worden aanpassingen voorgesteld waarmee wordt voldaan aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Ook van deze verschillen tussen de huidige en nieuwe verordening is een overzicht opgenomen in de bijlage.

Argumenten

Risico’s of kanttekeningen 1.1. De raadsbrief geeft informatie over de afronding van het verbetertraject Met deze raadsbrief informeert het college de gemeenteraad over de uitkomsten van de afronding van het verbetertraject van de P&C cyclus 2.1. De Financiële verordening 2024 is geactualiseerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording Vanaf 1 januari 2023 rechtsmatigheidsverantwoording ingevoerd. Dit is een schriftelijke verklaring die het college afgeeft bij de themarekening. Middels deze verantwoording verklaart het college dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Dit rechtmatig handelen bestaat uit de drie deelaspecten: voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) criterium. Deze drie criteria vind u terug in de artikelen 10, 11 en 12 van de financiële verordening. 2.2. In de Financiële verordening 2024 wordt voorgesteld om de verantwoordingsgrenzen en autorisatiegrenzen aan te passen.

De volgende wijzigingen voor de verantwoordingsgrenzen en autorisatiegrenzen worden voorgesteld: Omschrijving Huidige verordening Nieuwe verordening Verantwoording over > € 50.000 > € 50.000 budgetoverschrijding Verantwoording over > € 50.000 > € 100.000 investeringsoverschrijding Instemmen met nieuwe investeringen Vooraf goedkeuring door raad <€ 100.000 achteraf< span> (autorisatie) > € 100.000 vooraf Overschrijding budgetten Vooraf goedkeuring door raad <€ 50.000 achteraf< span> (autorisatie) > € 50.000 vooraf

De reden om dit voor te stellen is om meer slagkracht te creëren voor het college. Met deze wijziging blijft de controlerende taak van raad ongewijzigd, omdat er achteraf instemming wordt gevraagd. De reden waarom gekozen is voor € 100.000 bij investeringen in plaats van de opgenomen € 50.000 bij budgetten is dat investeringen uitgespreid worden over meerdere jaren via de afschrijvingen. Deze afschrijving die ten laste van het resultaat wordt gebracht, is altijd lager dan de genoemde € 50.000. Wanneer bijvoorbeeld een investering in ICT benodigdheden wordt gedaan van € 96.000, dan wordt deze in 3 jaar afgeschreven. De jaarlijkse afschrijvingslast is dan € 32.000. Daarmee is de jaarlijkse last lager dan € 50.000.

2.3. In de Financiële verordening 2024 wordt voorgesteld om de indeling te wijzigen van producten naar taakvelden. De afgelopen jaren rapporteerden we in de gemeente Heerenveen in de themabegroting en themarekening op het niveau van thema’s en producten. In de geactualiseerde financiële verordening stellen wij voor om dat te wijzigen naar thema’s en taakvelden. Het rapporteren op taakvelden is al een wettelijke verplichting (opgenomen in het BBV (Besluit Begroten en Verantwoorden)) en dat werd gedaan via een separaat overzicht als bijlage bij de themabegroting en themarekening. Door het nu te besluiten zal dat als onderdeel van de thema’s inzichtelijk worden. De taakveld indeling is in het leven geroepen om de vergelijkbaarheid tussen de gemeenten onderling te vergroten en betreft een landelijk voorgeschreven indeling. 2.4. In de Financiële verordening 2024 wordt voorgesteld om de verzamelbesluiten met ingang van 2024 te laten vervallen en daarvoor in de plaats 2 tussentijdse rapportages en een decemberrapportage in te voeren. Op dit moment wordt via Verzamelbesluiten de begrotingswijzigingen van budgetten en kredieten voorgesteld. Dit besluit heeft alleen betrekking op het huidige begrotingsjaar (structurele mutaties worden meegenomen in de Meerjarenperspectief (MJP) en de Themabegroting van het jaar erop).

Daarnaast vindt er ook geen tussentijdse verantwoording plaats over de doelen die zijn opgenomen in de themabegroting. Voorgesteld wordt om 2 tussentijdse rapportages op te stellen. De eerste rapportage zal een financiële prognose geven over het lopende boekjaar en de komende drie jaren gebaseerd op de ontwikkelingen in de eerste vier maanden van het lopende jaar. De tweede rapportage zal een financiële prognose geven over het lopende boekjaar en de komende drie jaar gebaseerd op de ontwikkelingen in de eerste acht maanden van het lopende jaar. In deze beide rapportages zal ook over afwijkingen op de beleidsdoelen worden gerapporteerd. Daarnaast zal een decemberrapportage in december aan de raad worden aangeboden. In dit voorstel zullen in ieder geval de overhevelingen worden aangevraagd en kunnen nog budgetten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid worden verwerkt. Wij verwachten hiermee dat het college en de raad meer inzicht krijgen in de financiële ontwikkeling en de gestelde doelen. 3.1. De controleverordening 2023 is geactualiseerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording Conform hetgeen is opgenomen in artikel 213 van de Gemeentewet stelt de raad een controleverordening vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

Vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt de rol van de accountant, waardoor deze verordening aangepast moest worden.

Communicatie en participatie n.v.t.

Financiën n.v.t.

Bijlagen 1. Raadsbrief afronding verbetertraject P&C cyclus 2. Uitwerking verbetertraject P&C cyclus 3. Financiële verordening gemeente Heerenveen 2024 (art. 212) 4. Was-wordt Financiële verordening gemeente Heerenveen 2024 5. Controleverordening gemeente Heerenveen 2023 (art. 213)

6. Was-wordt Controleverordening gemeente Heerenveen 2023