Rekenkamercommissie rapport Implementatie Omgevingswet

Rekenkamercommissie Heerenveen

Klaar voor de Omgevingswet Rapport van bevindingen

Rom Afman, onderzoeker 1-6-2021

Uitkomsten Quick scan onderzoek implementatie Omgevingswet per 1 januari 2022

Inleiding De Rekenkamercommissie Heerenveen (hierna: rekenkamer) heeft tot doel om de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad te versterken. Daartoe voert de rekenkamer onderzoek uit naar het gevoerde beleid. De rekenkamercommissie legt zijn bevindingen vast in een Nota van bevindingen en de daarop gebaseerde conclusies en aanbevelingen in een raadsbrief. De raad bespreekt het rekenkameronderzoek en stelt de rapportage en raadsbrief vast, waarbij doorgaans de voorgestelde aanbevelingen worden overgenomen. Deze aanbevelingen moeten vervolgens tot uitvoering worden gebracht. De rijksoverheid voert per 1 januari (thans per 1 juli) 2022 de Omgevingswet in1 2. De Omgevingswet vervangt 26 bestaande wetten en zorgt voor één wet op het gebied van de fysieke leefomgeving. De wet staat voor een goede balans tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. De Omgevingswet geeft gemeenten de mogelijkheid om met overzichtelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten. Het biedt daarnaast meer ruimte voor lokaal maatwerk en leidt tot een betere en snellere besluitvorming. De wet is ook veelomvattend en vergt voor gemeenten een forse inspanning om zich hierop voor te bereiden. Leeswijzer De rapportage start met het noemen van de onderzoeksvragen: de hoofdvraag en de deelvragen.

Daarna volgt het normenkader waar de bevindingen aan getoetst worden voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Vervolgens komt er een beschrijving van de bevindingen en beantwoording van de onderzoeksvragen. De conclusies en aanbevelingen staan weergegeven in de bijbehorende raadsbrief.

1 Op 23 april 2021 heeft minister Ollongren de Kamers geïnformeerd over de voortgang van

de implementatie van de Omgevingswet 2021. Uit deze brief komt naar voren dat er extra tijd nodig is om tot definitieve besluitvorming te komen over de datum waarop de Omgevingswet verantwoord in werking kan treden (brief met kenmerk 2021-0000222462). 2 Op 27 mei 2021 heeft minister Ollongren de Kamers geïnformeerd over de uitkomsten van

het Bestuurlijk Overleg Omgevingswet van 26 mei 2021. Uit deze brief komt naar voren dat de datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet is verplaatst naar 1 juli 2022. Er is meer tijd nodig om het Digitale Stelsel Omgevingswet opgeleverd, ingeregeld en stabiel werkend te krijgen.

Onderzoeksvragen De onderzoeksvragen zijn beperkt gehouden om tot een snelle afronding van het onderzoek te komen. De meerwaarde van het onderzoek is om op basis van de bevindingen de raad te ondersteunen in zijn controlerende taak, d.w.z. is de gemeente voorbereid op een adequate invoering. De uitkomst van de vraag geeft ook antwoord op de vraag of eventueel bijsturing gewenst is.

Hoofdvraag Is de gemeente Heerenveen voorbereid om op 1 januari 2022 de Omgevingswet te implementeren?

Subvragen a. Wat moet de gemeente minimaal hebben gedaan om op 1 januari 2022 voorbereid te zijn op de Omgevingswet? b. Waar liggen nog risico’s en kunnen deze risico’s vóór 1 januari 2022 worden opgelost? c. Hoe wordt de raad (nog) betrokken bij de invoering van de Omgevingswet? d. Is de gemeentelijke digitale werkomgeving op orde om documenten (aanvragen en meldingen) vanuit de landelijke voorziening te ontvangen? e. Wat zijn de financiële consequenties (o.a. legesinkomsten, veranderingen financiële effecten) die de Omgevingswet meebrengt en hoe houdt de gemeente hier rekening mee? f. Hoe worden medewerkers getraind (in kennis en kunde maar ook in houding en cultuur) om de nieuwe wetgeving toe te passen? Normenkader Door de VNG is het document “Route 2022 voor gemeenten en uitvoeringsdiensten” 3 opgesteld. Deze roadmap geeft de belangrijkste mijlpalen (minimale acties) weer voor gemeenten die genomen moeten worden voor invoering van de Omgevingswet per 1 januari (thans per 1 juli) 2022. De roadmap gebruiken gemeenten als leidraad voor hun planning en gemeenten kunnen daarin ook eigen afwegingen maken. De opgenomen mijlpalen zijn grofweg geordend langs de fases uit de beleidscyclus: -

Spoor A: ambitie, strategie en beleid (algemene lijn) Spoor B: omgevingsvisie en programma Spoor C: omgevingsplan Spoor D: initiatieven, dienstverlening en behandelproces Spoor E: monitoring, toezicht en handhaving

3https://vng.nl/onderwerpenindex/omgevingswet/veranderopgave-

omgevingswet/publicaties/roadmap-en-minimale-acties-omgevingswet

Binnen elke fase dient een aantal minimale acties te worden uitgevoerd ten behoeve van de invoering van de Omgevingswet. De gemeente Heerenveen maakt gebruik van deze roadmap. De rekenkamercommissie hanteert dit document als normenkader om haar bevindingen te toetsen aan de resultaten van haar onderzoek en hieruit conclusies te trekken en aanbevelingen te doen.

Ontvangen documenten en afstemming ambtelijke organisatie Op 22 maart 2021 heeft de rekenkamercommissie het onderzoek formeel aangekondigd bij het college en verzocht om documenten beschikbaar te stellen om het onderzoek uit te voeren. Op 29 maart 2021 heeft de rekenkamer een groot aantal documenten ontvangen (zie bijlage 1). Aanvullend zijn op 20 april 2021 vragen voorgelegd aan de ambtelijke organisatie; deze vragen zijn op 29 april, 3 mei en 27 mei 2021 beantwoord. Op 20 mei 2021 is de Nota van bevindingen in concept voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor een feitenverificatie. Op 31 mei 2021 is het resultaat van de feitenverificatie ontvangen en verwerkt in de definitieve Nota van bevindingen.

Bevindingen Projectorganisatie Heerenveen startte in een vroegtijdig stadium met de voorbereiding op de Omgevingswet. Op 18 april 2016 werd de Projectopdracht Voorbereiding Omgevingswet door het college vastgesteld. Het project beoogt in twee fasen de gevolgen van de Omgevingswet in beeld te krijgen en elke fase in onderverdeeld in deelprojecten met bijbehorende resultaten. De deelprojecten gaan o.a. in op de achtergronden van de Omgevingswet, instrumenten (omgevingsvisie en omgevingsplan) en juridische gevolgen, betrokkenheid van de raad bij de voorbereiding Omgevingswet, communicatie, gevolgen ICT, een directieadvies over de gevolgen voor de organisatie en een analyse van de financiële gevolgen van de Omgevingswet. Verder is er een projectorganisatie ingesteld met een bestuurlijke opdrachtgever (portefeuillehouder ruimtelijke ordening), ambtelijke opdrachtgevers (één voor DSO en Klantreizen en één voor omgevingsvisie en -plan) en een coördinerend projectleider. Door de brede impact van de Omgevingswet zijn de consequenties voor de meest betrokken afdelingen in beeld gebracht. Verder komen er afspraken met de griffie over de betrokkenheid van de raad bij deze projectopdracht. Uit de raad is een stuurgroep gevormd die tot en met de vaststelling van de Beleidskoers fysieke leefomgeving in 2020 heeft gefunctioneerd.

De functie van deze stuurgroep was vooral afstemming en klankborden over het participatieproces voor de Omgevingsvisie. Daarnaast is de raad in verschillende sessies geïnformeerd over ontwikkelingen in het kader van de Omgevingswet. Recentelijk nog over het omgevingsplan en de klantreizen. Voor de uitvoering van fase 1 van de projectopdracht zijn 1725 uren ingepland waarvoor een krediet van € 125.000 benodigd is. Vier wekelijks is er overleg met de portefeuillehouder respectievelijk projectgroep en tweewekelijks met de ambtelijk opdrachtgever.

Vanaf de start van het Programma Invoering Omgevingswet bestaan er vier deelprojecten met een eigen projectorganisatie, waarin medewerkers van de gemeente samenwerken. Deze deelprojecten zijn Omgevingsvisie, Omgevingsplan, Klantreizen (werkprocessen), en Digitaal Stelsel. Deze deelprojecten kennen een eigen projectleider en leggen verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever. De programmamanager draagt zorg voor de verbinding tussen de deelprojecten en de Stuurgroep omgeving. Een gedetailleerde kwartaalplanning bewaakt de realisatie van de verschillende tussenproducten (mijlpalen) en het beoogde eindresultaat: een verantwoorden invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2021. Het deelproject Programma’s is nog niet in uitvoering. Organisatieontwikkeling is in het kader van de implementatie van de Omgevingswet niet als deelproject benoemd, maar wordt gezien als een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Het Programma Invoering Omgevingswet heeft vooral een aanjaagfunctie gehad bij het bewust maken van en voorbereiden van de organisatie op de implementatie van de Omgevingswet.

Schematische weergave projectstructuur Organogram Programma Omgevingswet bevoegd gezag

college

gemeenteraad

college

college

Jaap van Veen

Jaap van Veen

Jaap van Veen

Jaap van Veen

?

?

Jos Kleinheerenbrink

Jos Kleinheerenbrink

Sjoerd Talstra

Sjoerd Talstra

Afdelingshoofd

Marion Mulder

OMGEVINGSVISIE

OMGEVINGSPLAN

KLANTREIZEN

DIGITAAL STELSEL

PROGRAMMA'S

projectleider Evert Stellingwerf

projectleider Gerard Huttinga

projectleider Sonja Zeeman

projectleider Sonja Zeeman

trekker Evert Stellingwerf

Stuurgroep Omgeving Jos Kleinheerenbrink

tekst & kaarten Evert Stellingwerf

Handboek Steven Doelman

snelservice wie nu?

verwerven software Erik Wijnholds

PM uitwerking

directie

digitalisering Evert Stellingwerf

Pilot Akkrum Steven Doelman

ontwerpformule Tineke Span

inrichten software Jerah Jellema?

Financien John vd wiel

monitoring & evaluatie Evert Stellingwerf

Bruidsschat Gerard Huttinga

ontwikkelformule pm

training gebruik onderdeel van proces

inv/APV/milieu gereed

toezichtformule Sonja ism ??

zaakgericht werken?

opdrachtgever bestuurlijk

Jaap van Veen

opdrachtgever ambtelijk

Jos Kleinheerenbrink

opdrachtnemer programma manager

gemeenteraad

college

college

Harry Mengers

deelprojecten projectleiders

opleiding/training MT leden

praktijk oefeningen Sonja Zeeman

communicatie

houding & gedrag

communicatieteam Joan, Annemarie, Harry

Joan

Joan

Joan

Joan

Janina Loef (en René Wennekers)

Janina Loef (en René Wennekers)

Janina Loef (en René Wennekers)

Janina Loef (en René Wennekers)

Janina Loef (en René Wennekers)

WERKEN VD BEDOELING trekker René Wennekers

Spoor A: Ambities, strategie en beleid De gemeente Heerenveen is een fijne plek om te wonen, te werken en te recreëren. Een gemeente met kernkwaliteiten: een (top)sportgemeente, uitstekende bereikbaarheid, nabijheid van regionale voorzieningen, aanwezigheid en herkenbaarheid van de verschillende landschapstypen, de historie en zichtbaarheid van de (veen)ontginningsgebieden en een robuust netwerk met natuur- en bosgebieden, waterstructuren en openbaar groen. Maar waar liggen de ambities van de gemeente? De Omgevingswet met zijn omgevingsvisie biedt het juridisch instrument om uitwerking te geven aan deze ambities. De gemeente Heerenveen bereidt een omgevingsvisie voor die past in

de kaders van de Omgevingswet. In de ontwerp-Omgevingsvisie4 heeft de raad zijn ambities vastgelegd voor 2040. In een notendop houdt dit in: “In 2040 is Heerenveen een gezonde, ondernemende en duurzame gemeente waar het prettig wonen, werken en recreëren is. We hebben ons onderscheidende profiel als (top)sportgemeente verder versterkt en verbreed. We koesteren de landschappelijke kwaliteit en diversiteit, de uitstekende bereikbaarheid en de (regionale) voorzieningen als reden om hier te wonen en te werken. En we zijn in 2040 een flink eind op weg om de gemeente samen met inwoners en bedrijven klimaatbestendig en neutraal te maken”5. Om deze ambities ook waar te maken moeten er concrete resultaten worden geboekt. De strategie die tot 2030 deze ambitie moet bewerkstelligen bestaat uit vier kernopgaven en aanpak.6 De vier kernopgaven in de Omgevingsvisie bestaan uit: 1. Werken aan Heerenveen als (boven)regionaal centrum voor (top)sport, werk en voorzieningen; 2. Bouwen aan toekomstbestendige woningen; 3. Zorgen voor gezonde, klimaatbestendige en leefbare wijken en dorpen; 4. Versterken van de kwaliteit en veerkracht van het landelijk gebied.

De ontwerp-Omgevingsvisie is vastgesteld door college en raad. Dit stuk heeft tussen 18 februari en 1 april 2021 ter inzage gelegen voor zienswijzen. Op dit moment wordt de vast te stellen versie van de Omgevingsvisie opgesteld. Uitvoering van de Omgevingsvisie zal plaatsvinden volgens de geest van de Omgevingswet. Zo wordt er gewerkt volgens het “ja, mits”-principe, dus denken in mogelijkheden voor initiatiefnemers, investeren in afstemming vooraf, met ruimte voor dialoog en proces, grotere rol voor inwoners bij totstandkoming en evaluatie van het omgevingsbeleid en de opgave bepaalt hoe en met wie de gemeente samenwerkt.

Stand van zaken met betrekking uitvoering Route 2022: Actiepunten: 1. Ambitie en strategie bepaald 2. Programma ingericht 3. Uitgangspunten VTH en Wkb7 afgestemd met de raad

stand 1 april uitgevoerd uitgevoerd in voorbereiding

Toelichting: Eind 2019 is een Plan van Aanpak opgesteld voor de actualisatie van het VTH-beleid, op basis van een nieuwe risicoanalyse. Uitwerking heeft vertraging opgelopen (personeelswisseling, corona), maar de nota zal eind 2021 worden afgerond.

4 Ontwerp-Omgevingsvisie, vastgesteld op 28 januari 2021Beleidskoers fysieke leefomgeving

van 18 mei 2020, vastgesteld door de raad op 22 juni 2020 5 Zie blz. 4 van de ontwerp-Omgevingsvisie 6 Zie blz. 5 van de ontwerp-Omgevingsvisie 7 Wet kwaliteitsborging bouwen

Bij de risicoanalyse en de benoeming van prioriteiten wordt ook de raad betrokken. In Heerenveen lopen proefprojecten in het kader van de Wkb, met private kwaliteitsborgers. Het rijk heeft hierbij de ambitie uitgesproken dat er met 10% van het bouwvolume wordt geoefend conform de nieuwe procedures en handelwijzen. De gemeente geeft aan open te staan voor initiatieven voor proefprojecten, maar deze komen niet in de hoeveelheden binnen zoals gehoopt. Dit heeft tot gevolg dat Heerenveen, maar dat geldt ook voor de rest van Nederland, niet in de volledige breedte en diepte zal zijn voorbereid op de Wkb, met als gevolg dat projecten niet goed zullen verlopen en wellicht extra bouwstops nodig zijn. Tevens vormt de gemeente samen met de gemeente SWF een ambassadeursnetwerk Kwaliteitsborging. Omliggende gemeenten en andere geïnteresseerden kijken mee bij de proefprojecten en starten waar mogelijk ook zelf met nieuwe proefprojecten. Richting de raad is dit gecommuniceerd via de Jaarrekening 2020 en via verslaglegging over de pilots in Perspectiefnota 2021. 4. Uitgangspunten omgevingsplan afgestemd met de raad 5. Financiële en organisatorische effecten in beeld (2022 en verder)

uitgevoerd mei 2021

Toelichting: In de loop van het jaar wordt landelijk duidelijkheid verwacht over de financiële kaders. Uitgangspunt is een terugverdientijd van tien jaar waarin overheden de transitiekosten moeten kunnen terugverdienen, maar er zijn vragen in hoeverre dit uitgangspunt reëel is. 6. Start communicatie inwoners en bedrijven

in uitvoering

Toelichting: Rondom de Omgevingsvisie is uitgebreid gecommuniceerd met inwoners en bedrijven. Er zijn in totaal 12 dialoog- en informatie bijeenkomsten georganiseerd (2019-2021), er is een enquête uitgevoerd (2020), er zijn zeven nieuwsbrieven verstuurd (2019-2021) en de mogelijkheid geboden om zienswijzen in te dienen (2021).8 In het najaar volgen meer communicatieacties met betrekking tot het omgevingsplan, vergunningenloket, (aangepaste) werkwijze van de gemeente, etc. 7. Contract en financieel arrangement met FUMO

juli 2021

Toelichting: het contract en financieel arrangement met de FUMO is nog niet aangepast, omdat nog onduidelijk is welke gemeentelijke taken worden overgedragen.

8 Zie voor meer informatie de projectwebsite: www.mijnkijkopheerenveen.nl

8. Raadsbesluiten genomen over processen en leges

in uitvoering

Toelichting: Na de zomer volgt nog een aantal raadsbesluiten waaronder het instellen van de Commissie fysieke leefomgeving en het vaststellen van de legesverordening. 9. Aanpak/Programma 2022 en verder ingericht

voor P-nota 2022

De meeste actiepunten liggen op schema. Voor wat betreft actiepunt 5 is eerst duidelijkheid vanuit het rijk noodzakelijk en voor actiepunt 6 is gemeentelijke besluitvorming nodig welke taken worden overgedragen. Daarna kunnen contract en financieel arrangement met FUMO worden uitgewerkt.

Spoor B: omgevingsvisie en programma Voor het deelprojectplan Omgevingsvisie ligt er een plan van aanpak voor de ontwikkeling van de omgevingsvisie, inclusief projectorganisatie. De route om te komen tot een volwaardige omgevingsvisie startte met de Discussienota Omgevingsvisie.9 Dit document gaf een beschrijving van trends, ontwikkelingen, opgaven en dillema’s voor de dialogen voor de Omgevingsvisie Heerenveen. Inwoners en belangenorganisaties dragen bij aan het uitwerken van de ambities, doelstellingen en te maken keuzes. In 2019 zijn veel ideeën en meningen opgehaald bij inwoners, andere betrokkenen en buurgemeenten. Met deze grote hoeveelheid aan inbreng is het van belang dat het gemeentebestuur een koers voor de verdere uitwerking bepaalt om te voorkomen dat de omgevingsvisie richting en zeggingskracht gaat missen. Dit is gebeurd met het opstellen van de Beleidskoers fysieke leefomgeving10 waarin de ambities, kernopgaven en uitgangspunten van het gemeentelijk beleid voor de fysieke leefomgeving zijn opgenomen. Vervolgens is er een vertaling gemaakt naar de ontwerp-Omgevingsvisie Heerenveen.

De omgevingsvisie heeft twee belangrijke functies: het geeft de visie op hoofdlijnen voor de fysieke leefomgeving en is daarbij bindend voor de gemeente en is richtinggevend kader bij concrete ontwikkelingen en vooral relevant bij ontwikkelingen die niet passen binnen de kaders van het omgevingsplan. De raad heeft op 28 januari 2021 het ontwerp-Omgevingsvisie Heerenveen vastgesteld. Het is de bedoeling dat de definitieve Omgevingsvisie ook haar geldigheid behoudt onder de Omgevingswet11. De vaststelling van de definitieve Omgevingsvisie is voorzien in juni 2021. Uitwerking van het beleid op hoofdlijnen kan plaatsvinden in programma’s. Voor de gemeente Heerenveen zijn er geen verplichte programma’s onder de Omgevingswet (zoals

9 Discussienota Omgevingsvisie d.d. 27 november 2018 10 Beleidskoers fysieke leefomgeving d.d. 18 mei 2020, vastgesteld door de raad op 22 juni

2020 11 Zie art. 11.6, lid i Invoeringswet Omgevingswet waarin deze mogelijkheid wordt geboden

na expliciete besluitvorming door de raad

het programma Luchtkwaliteit of het Actieprogramma Geluid). In de ontwerpOmgevingsvisie wordt wel een aantal vrijwillige programma’s aangekondigd, maar nog niet concreet benoemd. Ook het deelproject programma’s is nog niet in uitvoering.

Stand van zaken met betrekking uitvoering Route 2022: Actiepunten 1. Aanpak visie en programma’s bepaald

Stand per 1 april 2021 afgerond

Toelichting: er is nog geen definitieve keuze gemaakt of er nog specifieke programma’s komen 2. Programma luchtkwaliteit vastgesteld

niet verplicht

3. Omgevingsvisie in voorbereiding

in afronding

Actiepunt 1 is afgerond; actiepunt 2 niet verplicht en actiepunt 3 loopt voor op het landelijk schema; vaststelling van de omgevingsvisie is voorzien in juni 2021.

Spoor C: omgevingsplan Voor het deelproject Omgevingsplan ligt er een projectplan Handboek en Pilot Omgevingsplan (7 mei 2020). Vanuit het overgangsrecht bestaat er vanaf 1 januari 2022 van rechtswege een gemeente dekkend tijdelijk omgevingsplan. Hierin gaan de bestaande bestemmingsplannen, beheersverordeningen, gemeentelijke verordeningen met betrekking tot de fysieke leefomgeving en de met de bruidsschat verkregen rijksregels volledig op 12. Bedoeling van het projectplan is om per 1 januari 2022 te beschikken over een Handboek Omgevingsplan als hulpmiddel voor het opstellen en aanpassen van een omgevingsplan. Dit betekent dat het Handboek later verder wordt uitgebouwd (o.a. keuze rijksregels), ook op basis van praktijkervaring. Verder zal er een pilot Omgevingsplan (Akkrum e.o.) worden doorlopen om daarmee kennis te genereren en ervaring op te doen voor het opstellen van een omgevingsplan. Dit pilotplan maakt de juridische vertaling van kaderstellende wet- en regelgeving expliciet evenals de samenhang tussen omgevingsvisie en -plan en levert input voor scholing en training van medewerkers en maakt mogelijk organisatieaanpassing noodzakelijk.

12 Onder de Omgevingswet verhuizen veel onderwerpen uit de regelgeving van het Rijk naar

de regelgeving van de gemeente. Het Rijk zorgt er met het Invoeringsbesluit Omgevingswet voor dat deze regels automatisch in het omgevingsplan komen. Dit heet ook wel de 'bruidsschat'. De gemeente kan daarbij ook de tijd nemen om zelf een afweging te maken hoe zij deze onderwerpen wenst te regelen. De gemeente Heerenveen neemt deel aan het project Handreiking Bruidsschat Milieu Omgevingswet

Verder neemt de gemeente deel aan het Friese samenwerkingsproject Handreiking Bruidsschat Milieu Omgevingswet. In dit project wordt duidelijk hoe de milieu-issues van de bruidsschat, zoals bodem, geluid en geur, vertaald kunnen worden in omgevingsplannen, wat hiervan de impact is voor de gemeente en welke ruimte aanwezig is voor bestuurlijk maatwerk. Het project is in november 2020 gestart en de hiervoor genoemde onderwerpen zijn inmiddels opgeleverd. In de komende periode vindt ook de oplevering van de andere onderwerpen plaats. Stand van zaken met betrekking uitvoering Route 2022: Actiepunten

Stand van zaken per 1 april 2021

1. Start opleiden en oefenen

loopt

2. Verwervingsvraag -en aanpak bepaald t.b.v. software

in uitvoering

3. Plan van aanpak omgevingsplan en pilot gereed

afgerond

4. Plansoftware verworven

afgerond

5. Start urgente planwijzigingen

actie benoemd

6. Plansoftware operationeel

in uitvoering

Toelichting: de plansoftware Tercera Go is aangeschaft en WRO-gedeelte in november 2020 in productie genomen. Het Omgevingswet-gedeelte wordt nu gevuld met begrippen en activiteiten. De DSO-koppelingen zijn gerealiseerd. 7. Start oefenen plansoftware

loopt

8. Eerste wijzigingsbesluiten voorbereid

deels opgepakt

Toelichting: eerste wijzigingsbesluit betrof participatieplicht bij de uitgebreide procedure (afd. 3.4 Awb). Andere besluiten zullen nog volgen. Deels in 2021 en verder de jaren daarna. 9. Planproces beschreven 10. Ruimtelijke plannen opgeschoond

afgerond in ontwikkeling

Toelichting: gemeente geeft aan dat er landelijk onduidelijkheid bestaat over afronding van dit actiepunt. Alle actiepunten zijn in uitvoering. Bij actiepunt 8 bestaat landelijk onduidelijkheid welke besluiten m.b.t. invulling van de beleidsruimte in 2021 afgerond moeten zijn. De roadmap geeft aan de ruimtelijke plannen vóór 2022 moeten zijn opgeschoond.

Spoor D: Initiatieven, dienstverlening en behandelproces Op 24 februari 2020 is het (deel)projectplan Klantreizen Omgeving vastgesteld. Met dit plan wordt beoogd aan te sluiten op de andere gewenste manier van werken zoals de Omgevingswet bedoelt. De gemeente Heerenveen heeft ervoor gekozen om aansluiting te zoeken bij het project “Aan de slag met de Omgevingswet” en dan specifiek hoe de dienstverlening kan worden geoptimaliseerd. In dat verband is het begrip “klantreis” relevant. Dit begrip staat voor een weergave van alle interacties die een specifieke klant met een dienst heeft om zijn of haar doel te bereiken. Uit het onderzoek is een viertal serviceformules naar voren gekomen dat handvatten biedt en helpt om de gewenste veranderopgave andere wijze van dienstverlening die aansluit op de Omgevingswet- te versnellen. Deze vier serviceformules zijn: -

-

-

-

Snelserviceformule: een snelle eenvoudige aanvraag of melding bij veel voorkomede standaardproducten en diensten (ca. 70% van het totaal). Als voorbeeld: op een innovatieve wijze kan via een webapplicatie een particulier vergunning aanvragen voor kleine bouwwerken (bijv. dakkapel). Is de particulier in staat om alle vragen te beantwoorden dan ontvangt hij direct uitslag. En is de aanvraag vergunningvrij dan ontvangt hij hiervan verklaring die hij kan downloaden. Bij een goedgekeurde aanvraag ontvangt de particulier binnen vijf werkdagen zijn vergunning; Ontwerpformule: dit betreft een complexe vergunningaanvraag (ca. 30% van het totaal). Hierbij is het doel om de initiatiefnemer beter te begeleiden bij de vergunningsaanvraag door een betere interactie met alle belanghebbenden. Vanuit de gemeente is hiervoor een casemanager aangewezen die het aanspreekpunt is voor de ondernemer. Hij verzorgt de communicatie, zet de lijnen uit binnen de gemeentelijke organisatie, draagt bij aan een soepel proces en grijpt in als dit nodig is. Zeker nu de Omgevingswet inzet op een behandeltermijn van acht weken 13 is zo’n “omgevingstafel” wenselijk om alle partijen aan te laten zitten. Dit moet de initiatiefnemer aan het eind van het traject een integraal advies opleveren, waarmee hij in staat is om zijn aanvraag op te stellen en in te dienen.

Het doel is dan dat binnen acht weken het behandelproces kan plaatsvinden; Ontwikkelformule: een vorm van samenwerking waarbij alle deelnemers invloed hebben op het proces met als gewenst resultaat van dit proces: een visie, plan of advies; Toezichtformule: de insteek van de toezichtformule is iets anders. Voor alle werkprocessen die onder de toezichtformule vallen (controle uitvoeren, handhavingsbesluit, verzoek om handhaving, last onder bestuursdwang/dwangsom etc.) wordt in kaart gebracht hoe het huidige werkproces loopt en hoe het werkproces valt te verbeteren (gezien vanuit de Omgevingswet, maar bijvoorbeeld ook grotere administratieve lasten en het stakeholdersonderzoek). Er is gestart met het interviewen van de medewerkers over het werkproces ‘controle uitvoeren’. Als het nieuwe werkproces duidelijk is wordt deze in Centric Leefomgeving ingebouwd.

13 De uitgebreide voorbereidingprocedure (afd. 3.4 Awb) komt alleen in incidentele gevallen

nog voor. Zie art. 10.24 Omgevingsbesluit.

Deze vier serviceformules zijn samengevat in formuleplaten (overzichtsgraphics) en geven de wensen van de klant weer over de gevraagde dienstverlening. De gemeente is voornemens om per serviceformule met bijbehorende formuleplaat een plan van aanpak te maken dat aansluit bij de ambities van Heerenveen en past in de transitie die Omgevingswet vraagt. De plannen van aanpak Snelservice en Ontwerpformule zijn opgeleverd. De plannen van aanpak Toezichtsformule en Ontwikkelformule (nog) niet. De brainstormfases lopen nog om een juiste aanpak te vinden. Deze nieuwe wijze van dienstverlening vraagt ook aangepaste houding en gedrag van medewerkers die hierop zal moeten aansluiten. Met de medewerkers hebben er inmiddels oefeningen plaatsgevonden met intaketafels en omgevingstafels, o.a. onder leiding van de specialisten van de VNG. De competenties die een medewerker nodig heeft worden in beeld gebracht. Sturing op houding en gedrag speelt organisatie-breed en heeft aandacht vanuit het project werken vanuit de bedoeling.

Stand van zaken met betrekking uitvoering Route 2022: Actiepunten

Stand van zaken per 1 april 2021

0. Start oefenen vergunningen, meldingen en TR

in uitvoering

Toelichting: Bij klantreizen en het oefenen met DSO, samen met de ketenpartners wordt door groepen aan gewerkt en geoefend aan de hand van concrete casuïstiek.

1. Plan van aanpak VTH-TR gereed (incl. Wkb)

in uitvoering

2. VTH en TR software verworven

afgerond

Toelichting: benodigde software is aangeschaft. Het gaat om Centric Leefomgeving (VTH), Berkeley Bridge (TR) en Tercera GO (plansoftware)

3. Uitgangspunten proces bepaald

in ontwikkeling

4. Leer- en oefenaanpak uitgewerkt

in uitvoering

Toelichting: in ontwikkeling. De gemeente oefent met Omgevingstafels, intake-tafels om daarmee ook input te krijgen voor het plan van aanpak Wkb.

5. Plan van aanpak Wkb gereed

niet gereed

Toelichting: nog niet gereed. De gemeente Heerenveen Werkt samen met alle andere Friese gemeenten en de provincie aan de hand van de VTH-Kwaliteitscriteria Frysk Peil F2 (onlangs geactualiseerd).

6. Starten proefprojecten WKB

loopt

7. VTH-, Zaak- en TR-software operationeel en aangesloten

afgerond

Toelichting: alle omgevingssoftware is aangesloten op het DSO.

8. Dienstverlenings-, zaaks- en behandelprocessen gereed (ontwerp)

in ontwikkeling

Toelichting: er komt een handreiking participatie (raadsbesluit) en lijst snelservice moet nog aangepast worden. Criteria Snelservice-producten worden in kaart gebracht. Hierna wordt bepaald of de snelservice gerealiseerd kan worden door vragenbomen of door het proces via werkafspraken.

9. Start digitaal oefenen in eigen omgeving en met FUMO

loopt

10. Afspraken FUMO gereed

nog niet afgerond

Toelichting: inmiddels zijn er vanuit de gemeenten en FUMO Werkgroepen gevormd om consequenties Omgevingswet op milieugebied in kaart te brengen.

11. Gevolgen leges bepaald

nog niet afgerond

Toelichting: op landelijk niveau is een werkgroep gevormd om de gevolgen leges in beeld te brengen, ook voor milieu.

12. Vergunningenproces beschreven en IT operationeel

in ontwikkeling

13. Besluit nemen wanneer werken conform nieuwe processen onbekend Toelichting: hierover is nog geen besluit genomen.

14. Eigen TR geladen (checks en formulieren)

in ontwikkeling

Toelichting: op dit moment zijn er twee meldingsformulieren en vijf vergunningenchecks.

15. Dienstverlening, KCC en balieprocessen ingeregeld

in ontwikkeling

16. Configuratie digitale VTH-keten volledig

in ontwikkeling

17. Datamigratie

in ontwikkeling

Toelichting: in juli wordt migratieplan opgeleverd en na de zomer vindt de migratie plaats.

18. Medewerkers opgeleid

in ontwikkeling

De meeste actiepunten zijn in uitvoering; er is nog geen (integraal) opleidingsplan, maar er vinden wel op onderdelen opleidingen en interne trainingen plaats. Daarnaast zijn er nog geen afspraken gemaakt met FUMO; deze actie loopt achter t.o.v. roadmap (actiepunten 9 en 10). Dit geldt ook t.a.v. gevolgen leges (actiepunt 11). Wanneer besluit wordt genomen om te werken conform de nieuwe processen is (nog) onbekend.

Spoor E: Monitoring, toezicht en handhaving Dit spoor loopt samen met Spoor D. Als de keuzes vanuit de omgevingsvisie en daarna omgevingsplan bekend zijn kunnen die worden vertaald naar beleid en instrumenten, waarop gemonitord en gehandhaafd kan worden. Op dit moment is er nog weinig tot geen inhoudelijk beleid beschikbaar. Schematisch ziet de beleidscyclus Omgevingswet er als volgt uit:

Stand van zaken met betrekking uitvoering Route 2022: Actiepunten 1. Uitgangspunten T&H-beleid vastgesteld

Stand van zaken per 1 april 2021 loopt

Toelichting: eind 2019 is een Plan van Aanpak opgesteld voor de actualisatie van het VTH-beleid (op basis van een nieuwe risicoanalyse. Uitwerking heeft vertraging opgelopen (personeelswisseling, corona), maar de nota zal eind 2021 worden afgerond. Bij de risicoanalyse en de benoeming van prioriteiten wordt

ook de raad betrokken. In Heerenveen lopen proefprojecten in het kader van de Wkb, met private kwaliteitsborger. Tevens vormt de gemeente samen met de gemeente SWF een ambassadeursnetwerk Kwaliteitsborging. Omliggende gemeenten en andere geïnteresseerden kijken mee bij de proefprojecten en starten waar mogelijk ook zelf met nieuwe proefprojecten. Richting de raad is dit gecommuniceerd via de Jaarrekening 2020 en verslag over de pilots in Perspectiefnota 2021. 2. Leer- en oefenaanpak uitgewerkt

onbekend

3. T&H-processen gereed (ontwerp)

opgestart

4. Afspraken FUMO gereed

opgestart

5. Start digitaal oefenen in eigen omgeving en FUMO

3e kwartaal 2021

6. T&H-proces beschreven en operationeel

in ontwikkeling

Toelichting: gemeente werkt al vanaf 2005 volgens een cyclisch proces van uitvoeringsprogramma’s en jaarverslagen. Met de invoering van de Wabo (2010) wordt uitvoering gegeven aan de verplichte beleidscyclus (Big-8). De Wet VTH verplicht de gemeente om te werken met VTH-Jaarprogramma’s en VTH-Jaarverslagen die beoordeeld worden door de provincie. Momenteel wordt toegewerkt naar het digitaal kunnen ontsluiten van de data om aan de informatieplicht te kunnen voldoen. 7. Oriëntatie monitoring Toelichting: zie onder 6.

in ontwikkeling

8. Medewerkers opgeleid

loopt

Proces om te komen tot een integraal opleidingsplan start 3e kwartaal 2021

Actiepunten 1, 3, 6 en 7 zijn opgepakt. Actiepunten 4 en 5 lopen achter op het tijdschema. Er is nog geen integraal opleidingsplan. Opleidingen en (interne) trainingen vinden nu incidenteel plaats. Er bestaat geen volledig inzicht in de status van actiepunt 2.

Digitaal Stelsel Omgevingswet Landelijk komt er een digitale voorziening (Digitaal Stelsel Omgevingswet) en gemeenten moeten in staat zijn om daarop te kunnen aanhaken. Op dit moment is het kritisch of het lukt om het landelijk systeem per 1 januari 2022 volledig betrouwbaar beschikbaar te hebben. Dit is wel cruciaal voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2022. Inmiddels is

het besluit genomen om de inwerkingtreding van de Omgevingswet om deze uit te stellen tot 1 juli 2022. In november 2019 is het (deel)projectplan DSO vastgesteld. Doel van dit project is dat de gemeente tijdig aansluit op de DSO en dat de gekozen software de gewenste zaakgerichte werkprocessen en dienstverlening ondersteunt, maar dat ook de medewerkers in staat zijn om de software te gebruiken. Deze werkzaamheden zijn cruciaal voor het kunnen uitvoeren op zaaksniveau van de Omgevingswet. Concreet betekent dit dat de volgende processen uitgevoerd kunnen worden: -

Vooroverleg voeren Advies verstrekken op omgevingsplannen Aanvraag beschikking behandelen (alleen intake, publicatie, archivering en verzenden legesbeschikking) Wijzigingen doorvoeren omgevingsplan op basis van beleidsaanpassingen.

Een ander belangrijk aspect is de digitale aansluiting op de FUMO. Momenteel draait de gemeente Heerenveen een pilot met betrekking tot het zaaksysteem LEEF met de FUMO. Dit systeem biedt inzicht in de stand van zaken omtrent de VTH-taken die de FUMO uitvoert. Half april 2021 blijkt de gemeente op schema te liggen en klaar voor de implementatie van het DSO. Naast aanschaf en implementatie van de benodigde software zijn ook de digitalisering en werkafspraken met de FUMO opgepakt. Verder starten binnenkort de opleidingen voor de medewerkers om te kunnen werken met de nieuwe software.

Financiële consequenties Omgevingswet Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de -incidentele- middelen die nodig zijn om uitvoering van het Projectopdracht Voorbereiding Omgevingswet en zijn deelprojecten en de structurele kosten die verband houden met de uitvoering van de Omgevingswet per 1 juli 2022. a. Programma Omgevingswet t.b.v. implementatie In bijlage 2 staat een gedetailleerd overzicht van de incidentele kosten die samenhangen met het Programma Omgevingswet. Uit dit overzicht blijkt dat in de periode 2016 tot en met 2020 een krediet van € 995.000 is vastgesteld om uitvoering te geven aan het programma en de deelprojecten. Het overzicht geeft aan dat er per ultimo 2020 nog een saldo resteert van € 465.000. In de periode 2018 tot en met 2020 is een bedrag van € 965.000 besteed aan personele kosten voor uitvoering van het programma. Deze kosten zijn gefinancierd uit de afdelingsmiddelen. b. Structurele kosten uitvoering Omgevingswet De gemeente kan nog geen informatie geven over de structurele financiële gevolgen van de Omgevingswet. Zoals hiervoor al is vermeld komt er in de loop van het voorjaar een volledig beeld van de uitvoeringskosten van de Omgevingswet en dan voorzien van een interbestuurlijke waardering. Dit laatste zal inhouden dat ook de standpunten van de VNG,

IPO en Unie van Waterschappen hierin naar voren komen. Dit betekent dat de gemeente Heerenveen pas in de loop van het voorjaar –maar dit geldt voor alle gemeenten in Nederland- inzicht heeft in de structurele kosten van de uitvoering van de Omgevingswet. Wel doet het college in het kader van de Perspectiefnota Omgevingswet14 een aantal voorstellen t.b.v. uitvoering Omgevingswet. Het betreft de volgende onderdelen: -

-

-

Uitvoering en doorontwikkeling Omgevingswet 2022-2025 Gedurende vier jaren een jaarlijs bedrag van € 90.000 t.b.v. Optimalisatie van de werkprocessen (o.a. met de FUMO) en het inregelen/bijstellen van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Omgevingsplannen 2022-2029 Jaarlijks is gedurende deze periode een bedrag nodig van € 100.000 voor het inkopen van personele capaciteit voor het opstellen van omgevingsplannen. Opstellen van dit soort plannen is een wettelijke basistaak en dient in 2029 te zijn afgerond. Omgevingsplan Buitengebied 2022-2023 Het opstellen van het omgevingsplan Buitengebied is meerdere jaren uitgesteld en het huidige bestemmingsplan is inmiddels meer dan tien jaar oud. De ambities van de raad en het mogelijk maken van de transities in het buitengebied krijgen in dit omgevingsplan zijn vorm.

€ 90.000

€ 100.000

€ 300.000

Beantwoording van de onderzoeksvragen Met de hierboven beschreven bevindingen en de toetsing van het normenkader hieraan kunnen de onderzoeksvragen worden beantwoord.

Hoofdvraag: Is de gemeente Heerenveen voorbereid om op 1 januari (nu juli) 2022 de Omgevingswet te implementeren? De gemeente ligt goed op koers om de Omgevingswet met succes te implementeren, zeker nu besloten is om de inwerkingtreding van de Omgevingswet uit te stellen tot 1 juli 2022. Gemeente is in een vroegtijdig stadium (2016) gestart om gefaseerd de Omgevingswet te implementeren met behulp van een projectstructuur Programma Omgevingswet, waarin vijf deelprojecten zijn uitgewerkt: omgevingsvisie, omgevingsplan, klantreizen, digitaal stelsel en programma. Aan dit laatste deelproject is nog geen uitvoering gegeven. De gekozen projectstructuur sluit bijna naadloos aan bij de deelacties, zoals die staan benoemd in het document “Route 2022 voor gemeenten en uitvoeringsdiensten” van de VNG. De uitvoering van de meeste deelprojecten ligt op schema of zijn inmiddels -nagenoeg- afgerond. Slechts een beperkt aantal deelacties loopt achter, maar met de extra tijd die beschikbaar

14 Perspectiefnota Omgevingswet (herziening, 24 maart 2021)

komt kan deze achterstand worden weggewerkt. Het gaat hierbij o.a. om voorbereiding specifieke programma’s, optimaliseren van de werkprocessen, nieuwe legesverordening, herstructureren dienstenpakket FUMO en vaststellen integraal opleidingsplan. De transitie naar de Omgevingswet per 1 juli 2022 is dan in de basis op orde en vanuit deze basis kiest de gemeente ervoor om door te groeien naar een gewenste uitvoering van de Omgevingswet. Wel zal er in 2022 en daarna verder geïnvesteerd moeten worden in de medewerkers om ook tot een volwaardige transformatie (cultuurverandering) te komen om daarmee de Omgevingswet tot een succes te maken.

Subvragen a. Wat moet de gemeente minimaal hebben gedaan om op 1 januari (nu 1 juli) 2022 voorbereid te zijn op de Omgevingswet? De gemeente volgt het spoorboek van de VNG “Route 2022 voor gemeente en uitvoeringsdiensten” en zorgt daarvoor dat daarmee alle minimale acties worden uitgevoerd die nodig zijn voor invoering van de Omgevingswet per 1 januari (nu 1 juli) 2022. b. Waar liggen nog risico’s en kunnen deze risico’s vóór 1 januari (nu 1 juli) 2022 worden opgelost? Een aantal actiepunten dat volgens het spoorboekje in uitvoering dan wel afgerond hadden moeten zijn, loopt (iets) achter maar niet dat dit leidt tot risico’s die niet vóór 1 juli 2022 opgelost zouden kunnen zijn. c. Hoe wordt de raad (nog) betrokken bij de invoering van de Omgevingswet? Uit de raad is een stuurgroep gevormd die tot en met de vaststelling van de Beleidskoers fysieke leefomgeving in 2020 heeft gefunctioneerd. De functie van deze stuurgroep was vooral afstemming en klankborden over het participatieproces voor de Omgevingsvisie. Daarnaast is de raad in verschillende sessies geïnformeerd over ontwikkelingen in het kader van de Omgevingswet, recentelijk nog over het omgevingsplan en de klantreizen. d.

Is de gemeentelijke digitale werkomgeving op orde om documenten (aanvragen en meldingen) vanuit de landelijke voorziening te ontvangen? De gemeente is gekoppeld aan het landelijk Digitaal Stelsel Omgevingswet en medewerkers zijn/worden opgeleid om met de software te kunnen werken. Aanvragen en meldingen kunnen vanuit de landelijke voorziening worden ontvangen. e. Wat zijn de financiële consequenties (o.a. legesinkomsten, veranderingen financiële effecten) die de Omgevingswet meebrengt en hoe houdt de gemeente hier rekening mee?

Op dit moment bestaat er nog geen inzicht in de structurele kosten die de Omgevingswet na 2022 meebrengt. In de loop van dit jaar kan de minister van BZK pas duidelijkheid bieden en

dan zijn ook de standpunten hierover van VNG, IPO en Unie van Waterschappen bekend. Dit betekent dat de gemeente pas daarna1 inzicht heeft in de structurele kosten van de Omgevingswet na 2021. In de Perspectiefnota Omgevingswet 2011 staan voorstellen gepresenteerd voor extra financiële ruimte voor Uitvoering en doorontwikkeling Omgevingswet (gedurende vier jaren € 90.000 per jaar), voor het opstellen van Omgevingsplannen (€ 100.000 per jaar tot 2029) en voor het opstellen van het Omgevingsplan Buitengebied (in totaal € 300.000. Hierover moet nog besluitvorming plaats vinden in de raad. f.

Hoe worden medewerkers getraind (in kennis en kunde maar ook in houding en cultuur) om de nieuwe wetgeving toe te passen?

Er mist nog een integraal opleidingsprogramma Omgevingswet dat een totaalbeeld geeft van de gewenste competenties en vaardigheden en voorziet in een opleidingstraject daarvoor. De medewerkers zijn wel incidenteels opgeleid (omgevingsplan, toepassen nieuwe software, nieuwsbrieven, Omgevingswetdagen) en er wordt gewerkt aan een integraal opleidingsprogramma Omgevingswet (3e kwartaal 2021). Naast inhoudelijke kennis en vaardigheden vraagt de Omgevingswet ook een cultuuromslag van medewerkers: van “nee, tenzij…” naar “ja, mits…”en naar lokaal maatwerk. Het is erg belangrijk om ook hier expliciet aandacht aan te besteden, bijvoorbeeld vanuit het kader Werken vanuit de Bedoeling.

Bijlage 1 Geraadpleegde bronnen 1. Discussienota Omgevingsvisie raad, 27 november 2018 2. Besluitvormingspunten in kader Omgevingswet raad, 7 april 2020 3. Kaders vanuit de raad voor de Omgevingswet raad, 8 september 2020 4. Uitstel planning ontwerp-omgevingsvisie raad, 5 oktober 2020 5. Diverse voorstellen raad raad, 5 januari 2021 6. Projectopdracht Voorbereiding Omgevingswet college, 18 april 2016 7. Aanvraag uitvoering communicatieplan c.a. college, 4 juni 2019 8. Projectplan DSO c.a. college, november 2019 9. Beleidskoers fysieke leefomgeving college, ongedateerd 10. Projectplan Klantreizen Omgeving college, 24 februari 2020 11. Handboek en Pilot Omgevingsplan college, 7 mei 2020 12. Beleidskoers fysieke leefomgeving college, 18 mei 2020 13. Handreiking Bruidsschat Milieu college, 10 november 2020 14. Ontwerp-Omgevingsvisie college, 19 november 2020 15. Ontwerp-Omgevingsvisie college, 3 december 2020 16. Tussentijdse besluiten Omgevingswet college, 16 december 2020 17. Bijpraatsessie Omgevingsvisie memo, 26 mei 2020 18. Toelichtend memo ontwerp-Omgevingsvisie memo, 23 november 2020 19. Diverse urenraming werkgroepen Omgevingswet intern 20. Programma planning (diverse) intern

Bijlage 2 Programma Omgevingswet