Reactie RKC rapport monitoring 'op scherp'

REKENKAMERCOMMISSIE

Reactie RKc Heerenveen op het rapport “Op scherp”. Heerenveen, 12 mei 2021

1. Inleiding Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van een drietal monitoringsonderzoeken, waarbij de RKc heeft ondergezocht in hoeverre er uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen van drie eerder uitgevoerde onderzoeken naar de Jeugdwet, Sportstad en Wmo. Rode draad uit de onderzoeken is dat de aanbevelingen niet structureel worden geborgd in de gemeentelijke organisatie waardoor veel aanbevelingen niet tot uitvoering worden gebracht. Dit heeft ertoe geleid dat in opdracht van de gemeentesecretaris onderzoek is uitgevoerd om de monitoring van de door de raad vastgestelde aanbevelingen beter te verankeren in de organisatie.

2. Reactie RKc Bij het opstellen van de reactie volgt de RKc de paragrafen van het rapport “Op Scherp”. Puntsgewijs luidt de reactie als volgt: Algemeen: a. De RKc heeft met belangstelling kennisgenomen van de inhoud van het rapport en ziet het als een positief signaal dat de door de raad vastgestelde aanbevelingen worden geborgd in de gemeentelijke organisatie. Hiermee wordt voorkomen dat aanbevelingen -onbedoeld- van de radar verdwijnen. Rode draden (hoofdstuk 2 van het rapport) b. De RKc is graag bereid om onderdeel uit te maken van het inwerkprogramma van nieuwe raadsleden, zodat zij goed op de hoogte zijn van rol en taken van de rekenkamercommissie (zie par. 2.2); c. Geconcludeerd wordt dat de aanbevelingen -in het algemeen- te weinig sturend zijn en dat het college de ruimte krijgt/neemt om eigenstandig uitvoering te geven aan de aanbevelingen. Om de raad beter in positie te brengen wil de RKc de raad voortaan ondersteunen door duidelijk aan te geven tot wie een aanbeveling is gericht, een aanbeveling actief formuleren en -indien gewenst- ondersteuning geven hoe uitvoering kan worden gegeven aan een aanbeveling (zie par. 2.2.1); d. De voorzitter van de RKc heeft structureel overleg met de griffier en gemeentesecretaris, maar niet met de burgemeester en raadscommissie.

De RKc heeft sterke behoefte aan een vast aanspreekpunt binnen de raad, bijvoorbeeld auditcommissie of andere raadscommissie om daarmee goed in verbinding te zijn en blijven met de raad (zie par. 2.2.2); 1

REKENKAMERCOMMISSIE

e. De RKc herkent zich in de bevinding dat het college te veel nadruk legt op feitenverificatie. Een concept-rekenkameronderzoek wordt standaard -zonder conclusies en aanbevelingen- al voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor een feitenverificatie. Een bestuurlijke feitenverificatie lijkt daarmee overbodig en er is veel meer behoefte aan een bestuurlijk inhoudelijke reactie op de conclusies en aanbevelingen die daarmee ook het (politieke) debat in raad kan voeden (zie par. 2.2.2); f. Dat er geen zicht is op de uitvoering van aanbevelingen heeft de RKc reeds geconcludeerd n.a.v. de monitoringsonderzoeken. De RKc herkent zich dan ook in deze bevindingen (zie par. 2.3). Zie verder onder c, waarin ingegaan wordt om de formulering van de aanbevelingen; g. De RKc overweegt om standaard als aanbeveling bij een rekenkameronderzoek op te nemen om na een bepaalde tijdsperiode een monitoringsonderzoek uit te voeren dat gericht is op de uitvoering van de door de raad vastgestelde aanbevelingen (zie par. 2.4); h. De RKc stemt zowel de groslijst als het jaarlijks onderzoeksprogramma af met de raad. De fracties krijgen vooraf ruimte en gelegenheid om onderwerpen aan te dragen voor onderzoek of hun voorkeur uit te spreken over onderwerpen die op de groslijst staan.

Het onderzoeksvoorstel wordt besproken in een raadscommissie, waarin gelegenheid bestaat om vragen te stellen of aanvullingen naar voren te brengen. De RKc staat graag open voor verbetering van dit proces om daarmee de raad (nog) meer mee te nemen in het vullen van de groslijst, onderzoeksprogramma en formuleren onderzoeksvoorstel (zie par. 2.5.1); i. De groslijst en onderzoeksprogramma worden in samenspraak met de raad opgesteld en daarbij is ook ruimte voor onderzoeken naar het gevoerde beleid. Kanttekening daarbij is dat effectmetingen van het gevoerde beleid lastig is te operationaliseren omdat er in veel gevallen (nog) geen prestatie-indicatoren aan het beleid zijn gekoppeld (zie par. 2.5.2); j. De RKc neemt kennis van de opmerkingen m.b.t. dualisme en biedt aan om mee te denken om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken (zie par. 2.5.3); k. De RKc neemt kennis van de opmerkingen m.b.t. kwaliteit van de aanbevelingen en verwijst naar wat onder c staat aangegeven (zie par.2.5.4). Aanbevelingen voor de rekenkamercommissie (hoofdstuk 3 van het rapport) Het rapport geeft een aantal concrete aanbevelingen aan de RKc. Deze luiden als volgt: 1. Maak werkafspraken over vaste contactmomenten met het college als tijdens het onderzoek; Reactie RKc: tijdens het onderzoek is er al een vast contact moment.

Tijdens het onderzoek krijgt het college altijd de mogelijkheid voor bestuurlijk wederhoor. Daarnaast krijgt het college/portefeuillehouder de mogelijkheid om de 2

REKENKAMERCOMMISSIE

2.

3.

4.

5.

6.

startbijeenkomst bij te wonen van het onderzoek. Bij diepgaande onderzoeken vindt er standaard een startbijeenkomst plaats; bij een quick scan onderzoek niet. De RKc zou verder graag gevolg geven aan de werkafspraak om jaarlijks een vast contactmoment te hebben met het college; Organiseer nog meer verbinding met de raad door laagdrempelige communicatie en presentatie; Reactie RKc: deze aanbeveling is te onbepaald en maakt niet concreet duidelijk wat van de RKc wordt gevraagd. RKc brengt twee keer per jaar een nieuwsbrief uit aan de raad, groslijst en onderzoeksprogramma worden afgestemd met de raad, onderzoeksvoorstel wordt besproken met de raad en het rekenkameronderzoek wordt met een presentatie toegelicht aan de raad; Maak een heldere samenvatting of korte presentatie/infographic bij de oplevering van een rapport, de uitgebreide bevindingen in de bijlagen; Reactie RKc: de RKc kan zich vinden in deze aanbeveling en zal zich beraden op welke wijze hieraan kan worden tegemoetgekomen; Zoek naar andere mogelijkheden/manieren van om te komen tot de groslijst van onderwerpen en de onderzoeksvraag/opzet waarbij de raad en/of bewoners meer invloed krijgen zoals burger-wissel speler (zie ook onder 6); Reactie RKc: de RKc neemt goed kennis van deze aanbeveling en gaat na hoe het proces om te komen tot een groslijst, onderzoeksprogramma en onderzoeksvoorstel kan worden versterkt;

Faciliteer de ontwikkeling van de sturende rol van de raad door gerichte aanbevelingen, het werken met een checklist die de raad ondersteunt bij de besluitvorming (zie voorbeeld Assen). Dit is ook behulpzaam voor het lerend effect (doel rekenkamercommissie); Reactie RKc: de RKc neemt goed kennis van deze aanbeveling en gaat na op welke wijze de redactie/formulering van de aanbevelingen kunnen worden verbeterd (meer sturend) en of een checklist de raad kan ondersteunen bij de besluitvorming; Neem kennis van de Handreiking good practices rekenkamerwerk, april 2018, van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissie (NVRR). Hier worden -samengevat- praktische voorbeelden genoemd die het rekenkamerwerk kunnen verbeteren; Reactie RKc: de RKc is lid van de NVRR en op de hoogte van deze handreiking. De RKc streeft ernaar om zich te blijven verbeteren en zal de suggesties in deze aanbeveling graag tot zich nemen.

Rekenkamercommissie Heerenveen Rom Afman, voorzitter

3