Raadvoorstel voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen

Voorstel aan de gemeenteraad

Portefeuillehouder Rinkes Datum collegebesluit 30 april 2021 Opsteller W. Kalma Registratie 21.341759 Agendapunt

Onderwerp Voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen Voorgesteld besluit Instemmen met het eenmalig verlengen van de richttermijn voor een recent beheerplan gemeentelijke gebouwen van vijf naar zes jaar. Inleiding In 2015 is bij de bestuursrapportage een voorziening gevormd voor het in stand houden van alle gemeentelijke gebouwen. Het doel van deze voorziening is om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren en te voorzien in voldoende middelen voor de (onderhoud)opgaven. Het is de bevoegdheid van uw raad om een dergelijke voorziening in te stellen. Ter onderbouwing van de voeding van de voorziening, dient een beheerplan door uw raad vastgesteld te worden. Dit beheerplan mag maximaal vijf jaar oud zijn, wat betekent dat in 2020 een nieuw beheerplan had moeten worden vastgesteld. Dit is niet gebeurd.

Motivering Beoogd effect In stand houden van de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen ten behoeve van het geprognosticeerde beheer en onderhoud. Argumenten De voorziening voor het groot onderhoud van de gemeentelijke gebouwen is in 2015 gevormd met als doel de gemeentelijke gebouwen duurzaam in stand te houden. De hoogte en dotatie aan de voorziening wordt jaarlijks bepaald op basis van de meerjarige onderhoudsopgaaf uit het beheersysteem voor de gemeentelijke gebouwen. Deze systematiek volstaat inhoudelijk, echter mist hierin de besluitvorming door uw raad. Volgens de BBV behoort uw raad het benodigde beheerplan - wat dient ter onderbouwing van de voeding van de voorziening – vast te stellen. Dat is in 2015 gebeurd. Een beheerplan mag echter maximaal 5 jaar oud zijn. De vaststelling door uw raad van een recent beheerplan had daarmee uiterlijk eind 2020 moeten plaatsvinden ter voorkoming van vrijval van de voorziening. Er kan en mag worden afgeweken van de gestelde termijn van 5 jaar, wat naar onze mening wenselijk is. Op deze wijze houden we de voorziening in stand en gebruiken we de tijd, tot oktober, om een recent en onderbouwd beheerplan te schrijven wat aan uw raad wordt aangeboden. De BBV geeft hierover het volgende aan: “Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar.

Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken”. Het is voor het beheer en onderhoud in 2021 nodig dat de voorziening in stand blijft zodat er in 2021 voldoende middelen beschikbaar zijn om noodzakelijk onderhoud uit te voeren. Ons voorstel om de termijn éénmalig van vijf naar zes jaar te verlengen impliceert dat wij uiterlijk eind dit jaar met een voorstel naar uw raad komen voor de vaststelling van een recent beheerplan voor de gemeentelijke gebouwen. Een dergelijk plan geeft inzicht in de meerjarige bestedingen op basis van de gebouwenbeheersystematiek (onder andere normeringen op basis van de NEN).

Risico’s of kanttekeningen Het ontbreken van een recent beheerplan is in het kader van de controle van de jaarrekening 2020 door de accountant gesignaleerd. Voornoemde aanpak is in overleg met de accountant besproken en akkoord bevonden. Zonder verlenging (raadsbesluit) van de termijn van vijf naar zes jaar moet de voorziening vrijvallen. In het BBV is een richttermijn van 5 jaar aangegeven. In onze eigen financiële verordening is een richttermijn van 4 jaar opgenomen. Met de uitstel voldoen we aan het wettelijke kader en kan de voorziening in stand blijven.

2

Communicatie en participatie n.v.t. Boodschap Doelgroep

Via welk middel

Door wie

Wanneer

Financiën Er zijn geen financiële consequenties voor de begroting 2021. Bij het verlengen van de termijn voor het beheerplan van vijf naar zes jaar blijven de beschikbare middelen in de begroting 2021 beschikbaar. Het beheerplan met financiële doorvertaling in de begroting 2022 dient uiterlijk november 2021 door uw raad te zijn vastgesteld.

Bijlagen n.v.t. Het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen, de secretaris,

de burgemeester,

de heer J. van Leeuwestijn

de heer T.J. van der Zwan

3

Registratie

Onderwerp

De raad van de gemeente Heerenveen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 30 april 2021 gelet op, de bepalingen uit de notitie materiële vaste activa van de commissie BBV

Besluit In te stemmen met het eenmalig verlengen van de richttermijn voor een recent beheerplan gemeentelijke gebouwen van vijf naar zes jaar. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 10 juni 2021. de griffier,

de voorzitter,

mevrouw L. Roest-Jonkers

de heer T.J. van der Zwan

4