Raadsvoorstel Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen 2024

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller B.R. van Henten-Meijer Portefeuillehouder M.A. Fokkens-Kelder Kenmerk <Zaak ID DECOS> Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen 2024 Voorgesteld besluit 1. De Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen 2024 vast te stellen. 2. De klankbordcommissie in te stellen en als leden van de commissie de volgende personen te benoemen: Mevrouw W.L. Ottens, (PvdA) De heer R. Tromp (VVD) De heer A. Eijer (FNP) De heer A.B.J. Hartsuiker (HL) De heer J. Naber (GL) De heer B. Hoekstra (CDA) Mevrouw Y.J. Chang (D66) Mevrouw D. van Ruth (SP) De heer M.A. van der Ven (GBH) Mevrouw C. de Heij- Nap (CU) Inleiding In lijn met de voorbereiding voor de selectie van de burgemeester is het raadzaam om de gehanteerde werkwijze rondom het voeren van gesprekken over het functioneren van de burgemeester vast te leggen in een ‘Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad’. Op deze manier wordt aan de klankbordgesprekken gestructureerd inhoud gegeven en wordt regelmaat geborgd. De gemeenteraad beoordeelt het functioneren van de burgemeester niet in de rol van werkgever, maar als bestuurlijk partner van de burgemeester, die afspraken maakt met de burgemeester over het wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren.

Daarom is gekozen voor de term ‘klankbordgesprekken’.

De verordening volgt wat is aangereikt in de “Handreiking burgemeesters; benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het ministerie van BZK”. Beoogd effect Gemeenteraad en burgemeester hebben een gedeeld beeld van de wijze waarop beiden functioneren. Er zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop het functioneren van beide organen verbeterd kan worden. Argumenten 1.Heldere afspraken leveren belangrijke bijdrage aan creëren van onderling vertrouwen Het is belangrijk dat klankbordgesprekken zijn afgestemd op de behoeften van de gemeenteraad en de burgemeester en dat er duidelijkheid is over de wijze waarop de klankbordgesprekken worden voorbereid, ingevuld en afgewikkeld. Voor de vorm en inrichting van klankbordgesprekken gelden geen wettelijke verplichtingen. De term ‘klankborden’ past bij een cultuur van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder. Zorgvuldigheid, respect en vertrouwelijkheid dienen hierin voorop te staan. Klankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers committeren zich aan de periodieke feedback en de afspraken die hieruit volgen. Cruciaal voor een goed klankbordgesprek tussen gemeenteraad en burgemeester is dat er voldoende vertrouwen bestaat om open en kritisch te zijn.

Dat vertrouwen is niet afdwingbaar via formele regels, maar wordt bepaald door de manier waarop men met elkaar omgaat. Wel kunnen voorspelbaarheid en duidelijkheid een belangrijke bijdrage leveren aan het creëren van onderling vertrouwen. Om die reden is het goed de gemaakte afspraken voor het houden van de klankbordgesprekken vast te leggen. Dit helpt ook om te voorkomen dat er later discussie over ontstaat. Bovendien bieden heldere afspraken een basis om de geheimhouding van deze gesprekken te regelen. Alleen de burgemeester en leden van de commissie hebben toegang tot de verslagen.

2.1. Iedere fractie kan een raadslid afvaardigen voor voeren klankbordgesprekken Een klankbordgesprek is een gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad. In de praktijk betekent dat een gesprek tussen de burgemeester en een afvaardiging van de gemeenteraad. Wie en hoeveel raadsleden worden afgevaardigd is een keuze. Er zijn verschillende invullingen mogelijk, zowel in aantal als in persoon. Bij voorkeur zijn een of enkele leden van de vertrouwenscommissie ook betrokken bij de klankbordgesprekken. Op die manier is niet alleen de burgemeester zelf degene die vanaf het begin betrokken is. Verder is een evenwichtige afspiegeling van de gemeenteraad belangrijk. Gezien voorgaande is in voorliggende verordening de keuze gemaakt om de klankbordgesprekken te voeren met een commissie, bestaande uit een raadslid uit iedere fractie. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

2.2.Vertrouwelijke setting en beslotenheid gesprek belangrijk Gelet op de vertrouwelijke setting van de gesprekken vinden de gesprekken in beslotenheid plaats. Er worden daarom geen plaatsvervangers benoemd. Alleen in het geval van langdurige afwezigheid kan hiervan afgeweken worden. De commissaris van de Koning voert, net als de gemeenteraad, gesprekken met de burgemeester. Deze gesprekken worden vaak aangeduid als voortgangsgesprekken. Om een goede indruk te krijgen van het wederzijdse functioneren is het voor commissaris

van de Koning van zwaarwegend belang dat hij over de verslagen van de gesprekken tussen raad en burgemeester beschikt. Risico’s en kanttekeningen n.v.t.

Communicatie en participatie De verordening wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Bijlagen - Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen 2024 - Handreiking burgemeesters; benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het ministerie van BZK Presidium gemeenteraad Heerenveen L. Roest-Jonkers, secretaris

M.A. Fokkens-Kelder, voorzitter