Raadsvoorstel verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Heerenveen 2021

Voorstel aan de gemeenteraad

Portefeuillehouder

Opsteller B.R. van Henten-Meijer

Onderwerp Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Heerenveen 2021 Voorgesteld besluit

Registratie Z.21.353825 / D.21.1494919

De verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Heerenveen 2021 vast te stellen.

Agendapunt 9 en 10

Inleiding In het voorjaar van 2021 heeft de raad gesproken over het samenspel tussen gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en rekenkamercommissie. In deze verordening zijn de door de raad overgenomen aanbevelingen en gemaakte afspraken n.a.v. het rapport ‘Op Scherp’, verwerkt.

Motivering en argumenten Het is van belang dat de aanbevelingen en afspraken goed worden vastgelegd in de verordening, zodat deze ook structureel een plaats krijgen in het proces. De belangrijkste wijzigingen worden hier toegelicht. 1. Aanspreekpunt Er zijn verschillende momenten van overleg tussen de rekenkamercommissie (RKC) en een gremium van de raad. Welk gremium als aanspreekpunt wordt aangewezen is een eigen keuze van de raad. Dat kan zijn het presidium (huidige situatie), de auditcommissie of een raadscommissie. Belangrijk is dat een heldere keus gemaakt wordt. In de voorliggende verordening is gekozen voor de auditcommissie als aanspreekpunt. Voordeel van de auditcommissie is dat het een niet-politiek orgaan is, dat al een taak heeft op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Ook heeft de auditcommissie al de taak afstemming te bevorderen van alle onderzoeken (rekenkamercommissie, accountant, interne audits en zgn. artikel 213a onderzoeken van het college) die plaatsvinden binnen de gemeente. In de overgenomen aanbevelingen en de afspraken n.a.v. het rapport ‘Op Scherp’ is het aantal contactmomenten uitgebreid en benoemd. Deze momenten zijn vastgelegd in de verordening. Zo is opgenomen dat er tenminste 2 keer per jaar een voortgangsoverleg wordt gehouden.

Het overleg is bedoeld om te bespreken of de invulling aansluit bij de verwachtingen van de raad. Aan de orde komen jaarplan met begroting, jaarverslag met financiële verantwoording, evaluatie van gehouden onderzoeken (kwaliteitseisen, samenwerking met klankbordgroepen), functioneren rekenkamercommissie en samenwerking met auditcommissie en gemeenteraad. Ook de andere momenten waarop er een rol is voor de auditcommissie en/of de gemeenteraad zijn vastgelegd. 2. Burgerlid Het rapport ‘Op scherp’ noemt ook het zoeken naar andere manieren waarbij de gemeenteraad en/of de inwoners meer invloed krijgen zoals de burger-wisselspeler. Dit past ook in de wens uit het thematisch raadsakkoord om te experimenteren met nieuwe vormen om inwoners meer bij het lokale beleid te betrekken In artikel 3b. is de mogelijkheid van het benoemen van een burgerlid opgenomen. Een burgerlid is een lid van de rekenkamercommissie dat voor één specifiek onderzoek deel uit maakt van de rekenkamercommissie. Het burgerlidmaatschap staat open voor inwoners die kiesgerechtigd zijn bij de gemeenteraadsverkiezingen. Benoeming vindt plaats door de gemeenteraad op voordracht van de rekenkamercommissie. Het burgerlid is volwaardig lid en ontvangt een vergoeding voor de werkzaamheden.

Als vergoeding bestaat de keuze tussen een maandelijkse vergoeding conform de leden van de rekenkamercommissie gedurende de duur van het onderzoek (vanaf benoeming tot en met behandeling in de gemeenteraad) of een vergoeding per vergadering conform vergoeding voor raadscommissieleden (Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers). Voorgesteld wordt voor de laatste te kiezen. Het doel van het inzetten van een burgerlid is om meer samenlevingsgericht te werken en inwoners meer te betrekken bij rekenkameronderzoek. Anderzijds draagt het bij aan de zichtbaarheid van de rekenkamercommissie in de samenleving. De meerwaarde heeft verschillende aspecten. Er ontstaat een mogelijkheid om kennis en kunde uit de samenleving meer en beter te gebruiken. Burgerleden kijken met een andere blik dan de vaste leden en dat leidt tot andere keuzes in de rekenkamercommissie en nieuwe

2

inzichten. Burgerleden zijn praktischer en minder gericht op beleidsmatige aspecten. Dit zorgt ervoor dat de rekenkamercommissie zeker weet de vraagstukken die behandeld worden onder de inwoners leven. Ook dwingt de aanwezigheid van een burgerlid de rekenkamercommissie ertoe om minder beleidsjargon te gebruiken, helder te formuleren en zo tot toegankelijkere teksten te komen. Burgerleden krijgen tijdens de raadsbehandeling van rekenkamerrapporten de gelegenheid iets over hun ervaringen te vertellen en de gemeenteraad iets mee te geven over het onderzoek. Er zijn wel een aantal aandachtspunten: 1. Niet alle onderzoeksonderwerpen lenen zich er voor. Intern gerichte onderwerpen of onderwerpen die gericht zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering zijn minder geschikt. 2. Belangenverstrengeling is een valkuil. Bij de selectie is het (voor de onafhankelijke rol van de rekenkamercommissie) belangrijk dat het burgerlid geen direct belanghebbende is bij het onderwerp. 3. Daarnaast moet het inzetten van een burgerlid iets toevoegen. Het is alleen van extra waarde als deze persoon complementair is aan de rekenkamercommissie, bijvoorbeeld door zijn netwerk of relevante kennis van het onderwerp. Werving en selectie vragen dus de nodige aandacht. 3.

Instellen klankbordgroep De afgelopen tijd is geëxperimenteerd met een klankbordgroep om de betrokkenheid van de raad bij het onderzoekswerk van de rekenkamercommissie te vergroten. In artikel 5 van de verordening is deze mogelijkheid nu opgenomen. De raad kan een klankbordgroep instellen. Een klankbordgroep is een door de raad per onderzoek ad-hoc ingestelde groep van raads- en raadscommissieleden die een onderzoek van de rekenkamercommissie kritisch en constructief volgt. De klankbordgroep is een nietpolitieke groep. De bemensing van de groep is afhankelijk van het onderwerp van het onderzoek. Doel is om te komen tot een onderzoek dat relevant en bruikbaar is voor de gemeenteraad. Bij de onderzoeksopzet en onderzoeksvragen wordt de kennis en het inzicht van de groep gebruikt om te komen tot een relevante en scherpe vraagformulering. De rekenkamercommissie kan gedurende het onderzoek naast de vastgelegde momenten op ieder moment de klankbordgroep raadplegen of met de groep overleggen. De klankbordgroep wordt automatisch opgeheven als het onderzoek is afgerond. Het rapport van de rekenkamercommissie wordt aangeboden aan de raad. 4. Gedragscode In het verlengde van de gedragscode voor de raads- en raadscommissieleden en voor het college wordt voorgesteld ook van de rekenkamercommissie te vragen een gedragscode vast te stellen (artikel 9), die daarbij aansluit.

Daarmee wordt uitdrukking gegeven aan het belang van een integer en weerbaar openbaar bestuur. 5. Herbenoemen leden rekenkamercommissie In de oude verordening was het mogelijk om leden twee keer te herbenoemen (maximaal 12 jaar lid). Voorgesteld wordt het aantal termijnen voor herbenoeming terug te brengen naar 1 termijn (artikel 3 lid 6). Daarmee komt de maximale termijn voor lidmaatschap van de rekenkamercommissie op 8 jaar. 6. Systematiek vergoeding De wens bestaat om de vergoeding transparanter te maken. Op dit moment wordt de vergoeding gegeven op basis van presentiegeld. Voorgesteld wordt (artikel 13) om een vergoeding per maand te verstrekken afgeleid van de vergoeding voor raadsleden (Rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers) ; 25% voor

3

de leden (€ 340.50) en 30 % voor de voorzitter (€ 408,65). Deze percentages zijn gebaseerd op een vergelijking met andere gemeenten van gelijke grootte en op de hoogte van de huidige vergoeding. Daarnaast worden de reiskosten vergoed. De verordening geeft (en gaf) aan dat de vergoeding bestemd is voor het voorbereiden en bijwonen van de vergadering van de rekenkamercommissie alsmede het verrichten van de hieruit voortvloeiende uitvoerende handelingen. Dat kan bij voorbeeld zijn overleg met de auditcommissie of klankborgroep, een (telefonisch) gesprek met griffier, de presentatie van een onderzoek bij de raad etc. In sommige gevallen doet de rekenkamercommissie zelf onderzoek. De auditcommissie maakt over frequentie en tarief afspraken met de rekenkamercommissie. Het tarief is momenteel 55 euro. Het tarief wordt opgenomen in het onderzoeksprotocol. Daarmee wordt het transparant en voor ieder inzichtelijk. De rekenkamercommissie ontvangt geen onkostenvergoeding, behoudens reiskosten. De rekenkamercommissie wordt wel goed geoutilleerd met een IPad of laptop, een Teamsaccount, toegang tot IBABS etc. 7. Budget Artikel 14 gaat over het budget. In de verordening is de secretariële ondersteuning vanuit de griffie expliciet in uren opgenomen (artikel 7). De omvang van de ondersteuning is niet gewijzigd.

Op dit moment wordt de ondersteuning betaald uit het budget en is vaak de sluitpost, waardoor de inzet niet transparant is. Voorstel is het budget te handhaven op € 43.000 en de secretariële ondersteuning in uren op te nemen. 8. Evaluatie De huidige verordening vermeldt niets over evaluatie. Op dit moment doet de rekenkamercommissie op eigen initiatief regelmatig een evaluatie. Het voorstel is om een tweejaarlijkse evaluatie op te nemen in de verordening (artikel 15). De tweejaarlijkse evaluatie is afwisselend een evaluatie met de auditcommissie en een evaluatie door een extern bureau. De evaluatie met de auditcommissie is een goed reflecterend gesprek met 360 graden feedback. De evaluatie door het externe bureau is uitgebreider. De evaluatie wordt bekostigd uit het budget van de rekenkamer. De eerste evaluatie door een extern bureau zal plaatsvinden in 2024-2025. Communicatie en participatie Na vaststelling wordt deze verordening op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd. Financiën Het wijzigen van de verordening leidt niet tot aanpassing van het budget voor de rekenkamercommissie. de griffier,

de auditcommissie,

mevrouw L. Roest-Jonkers

mevrouw Y.J. de Vries-Chang

4

Registratienummer

Onderwerp

De raad van de gemeente Heerenveen Gelezen het raadsvoorstel registratienummer Gelet op artikel 81oa Gemeentewet Besluit De verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Heerenveen 2021 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 december 2021 de griffier,

de voorzitter,

mevrouw L. Roest-Jonkers

de heer T.J. van der Zwan

5