raadsvoorstel verordening auditcommissie gemeente Heerenveen 2023

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Van Henten-Meijer, Betske Kenmerk Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Verordening auditcommissie Heerenveen 2023

Voorgesteld besluit De verordening auditcommissie Heerenveen 2023 vast te stellen.

Inleiding De huidige verordening auditcommissie dateert uit 2014. In oktober 2022 is er een bijeenkomst gehouden waarin raad en auditcommissie gesproken hebben over 'Wat verwacht de raad dat de auditcommissie gaat doen?’. Uitgangspunt voor het gesprek waren de aanbevelingen uit het overdrachtsdocument. Een van de aanbevelingen in het overdrachtsdocument van de auditcommissie 2018-2022 was een duidelijk basisniveau te kiezen voor de taken van de auditcommissie, eventueel met structurele uitbreiding of specials. Naar aanleiding van die bijeenkomst is de auditcommissie aan de slag gegaan. Enkele raadsleden is gevraagd om mee te lezen. Na bespreking in de auditcommissie wordt de verordening u, namens de auditcommissie, ter besluitvorming voorgelegd. Argumenten Doel auditcommissie De auditcommissie is een politiek neutrale adviescommissie, die met haar advies de gehele raad ondersteunt bij de invulling van zijn kaderstellende en controlerende rol. Zij heeft als doel een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door de raad politiek neutraal te adviseren over de financiële sturing en verantwoording van de gemeenteraad. In de auditcommissie kan, doordat het een niet-politieke commissie is, het inhoudelijke gesprek met de accountant, portefeuillehouder financiën en organisatie plaatsvinden.

Daar kan bijvoorbeeld gesproken worden over de kwaliteit van de stukken (leesbaarheid, consistentie) en het proces. Er is een heldere taakomschrijving gewenst

Zowel voor de auditcommissie zelf als voor de raad is het belangrijk dat er duidelijkheid is over het takenpakket van de auditcommissie. Waar is de commissie wel van en waar is deze niet van. Deze duidelijkheid is ook gewenst als het gaat om de rol van de auditcommissie ten opzichte van de rekenkamer. Met het vaststellen van de verordening auditcommissie 2023 is duidelijk welke werkzaamheden de commissie wel en welke ze niet tot haar taken rekent. Taken auditcommissie Er liggen geen wettelijke bepalingen over de taken van een auditcommissie. Er bestaat daarom ook geen modelverordening van de VNG. De raad is vrij om zelf vast te leggen op welke punten zij een adviestaak en bevoegdheden ziet voor de auditcommissie. In de voorliggende verordening is er voor gekozen om de commissie taken toe te kennen met betrekking tot een vijftal taakvelden: accountant, college, P&C documenten, financieel beheer en rekenkamer. Over al deze onderwerpen adviseert de auditcommissie de raad. Zo bereidt de commissie de aanbesteding van de accountantscontrole, voert zij overleg met de accountant over het controleprotocol, bespreekt het auditplan, de controlebevindingen en het verantwoordingsverslag. Daarnaast behoort inzicht in de samenhang van de P&C-producten en de planning en uitvoering van onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a) tot haar taak.

Ook bevordert zij de afstemming van de diverse onderzoeken door college, accountant en rekenkamer. Advisering over de P&C documenten, de jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording behoort ook tot haar taak De auditcommissie wil ook verdieping mogelijk maken. Wanneer een special opgepakt wordt, kunnen daar ook andere raadsleden bij betrokken worden. Daarbij is het wel van belang dat er een duidelijke opdracht voor zo’n special geformuleerd wordt. Wat betreft de rekenkamer heeft de commissie een adviserende rol aan de raad bij de (her)benoeming van de leden en wordt door de rekenkamer gehoord bij het reglement van orde, de gedragscode, het onderzoeksprotocol en het jaarplan. Beoogd effect Met het vaststellen van de verordening en de politiek neutrale adviezen van de auditcommissie wordt beoogd om (met name) de controlerende maar ook de kaderstellende rol van de gemeenteraad te versterken. Risico’s en kanttekeningen n.v.t.

Communicatie en participatie Na vaststelling wordt de verordening op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Financiën Het vaststellen van deze verordening heeft geen financiële gevolgen. Bijlagen - Verordening auditcommissie Heerenveen 2023 - Verordening op de auditcommissie gemeente Heerenveen 2014