Raadsvoorstel Verantwoording fractievergoeding 2024
Tekst van het document
Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller I. Warnaar Portefeuillehouder M.A. Fokkens-Kelder Kenmerk Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Verantwoording fractievergoedingen 2024 Voorgesteld besluit 1. Vast te stellen voor het verantwoordingsjaar 2024 zoals opgenomen in bijlage 1: a. de definitieve fractievergoeding 2024 aan de fracties van de gemeenteraad van Heerenveen; b. de stand van het saldo reserve per 31 december 2024 per fractie; c. de te verrekenen bedragen zijnde het teveel ontvangen voorschot over 2024. 2. Het restitutiebedrag van € 12.613,05 toe te voegen aan de post Faciliteiten raad. Inleiding De fracties die zitting hebben in de gemeenteraad ontvangen op grond van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heerenveen 2021 een jaarlijkse fractievergoeding voor hun werkzaamheden. De fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Jaarlijks leggen de fracties verantwoording af over de besteding van het geld. De raad stelt na advies van het presidium de definitieve vergoeding vast. Beoogd effect Met het vaststellen van de verantwoording fractievergoeding 2023 wordt het boekjaar 2024 afgesloten, waarmee tevens de hoogte van de reserve per 31-12-2024 wordt vastgesteld. Die reserve wordt meegenomen naar het fractiebudget 2025.
Controle en bevindingen Rol van de raad De raad kan zelf regels over de besteding en verantwoording van de fractievergoeding opstellen (Gemeentewet artikel 33 lid 3). De gemeenteraad van Heerenveen heeft dat vastgelegd in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerenveen 2021.
Artikel 13 van de verordening bepaalt dat de raad de verantwoording van de fractievergoeding vaststelt. Per fractie dient vastgesteld te worden: de uitgaven in het vorige kalenderjaar de mutatie in de reserve de verrekening met het ontvangen voorschot. Verantwoording en toetsing De fracties hebben het verzoek ontvangen de gelden van het afgelopen jaar te verantwoorden. Deze verantwoording dient voorzien te zijn van onderliggende stukken, zoals bonnen, facturen, declaraties en bankafschriften. Daaruit wordt duidelijk waaraan de bedragen zijn besteed, zodat toetsing kan plaatsvinden. Voor de besteding is een richtlijn opgesteld met concrete voorbeelden waar het budget wel en niet aan kan worden besteed. Hieraan wordt getoetst door de griffie. De bevindingen worden voorgelegd aan het presidium in een verantwoordingsverslag. Het presidium adviseert de raad de fractievergoeding vast te stellen, evenals de reserves en de terug te vorderen bedragen. Budget meenemen naar het volgend jaar en terugvordering Wanneer er een overschot blijkt te zijn aan het einde van het kalenderjaar mag iedere fractie maximaal 30% van de bijdrage, die de fractie in het voorafgaande jaar toekwam, behouden als reserve. Deze reserve kan in een volgend jaar worden ingezet. Deze reserve wordt in mindering gebracht op de terugvordering. Er wordt dit jaar een bedrag van € 12.613,05 teruggevorderd.
Voorgesteld wordt om dit bedrag zoals gebruikelijk toe te voegen aan de post Faciliteiten raad. Bevindingen De verantwoordingen zijn beoordeeld op onderbouwing door bonnen, facturen en bankafschriften. Enkele fracties hebben deze alsnog aangeleverd en/of verduidelijkt. De aanlevering en compleetheid van onderliggende stukken vraagt blijvende aandacht, net als zorgvuldigheid bij het invullen van het formulier. Ook is op basis van de aangeleverde stukken niet altijd een duidelijk onderscheid te maken tussen partij- en fractieactiviteiten, bijvoorbeeld als er sprake is van (verkenningen tot) samenwerking. Benadrukt wordt dat giften en donaties net als lief en leed, niet vanuit het fractiebudget dienen te worden betaald hoe sympathiek de intentie ook is. Verder valt het verschil in opgevoerde bankkosten op. Zeker als fracties verder vrijwel geen gebruik maken van de fractievergoeding, wordt geadviseerd om het wisselen van bank als fractie eens te onderzoeken. Financiën De verantwoorde bedragen passen binnen de begroting. Het restitutiebedrag wordt zoals gebruikelijk toegevoegd aan de post Faciliteiten raad. Bijlagen Bijlage 1 Overzicht verantwoording bedragen fractievergoeding 2024 Bijlage 2 Verantwoordingsverslag Bijlage 3 Verantwoording per fractie (ter inzage bij de griffie) Namens het presidium, de griffier,
de voorzitter,
mevrouw L. Roest-Jonkers
mevrouw A. Fokkens-Kelder