Raadsvoorstel terugkoppeling voortgang en uitvoering raadsagenda aan de gemeenteraad en aan de samenleving

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Van Henten-Meijer, Betske Kenmerk

Z.23.397289/ D.23.1644026 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Terugkoppeling voortgang en uitvoering Raadsagenda aan de gemeenteraad en aan de samenleving

Voorgesteld besluit Instemmen met het voorgestelde proces van terugkoppeling van de voortgang en uitvoering van de raadsagenda aan de gemeenteraad en naar de samenleving. Inleiding In de Raadsagenda 2022-2026 staat: “Als raad vinden we het belangrijk om op de hoogte te worden gehouden van de voortgang van de uitvoering van de Raadsagenda 2022-2026. De Raadsagenda 20222026 wordt daarom één keer per kwartaal geagendeerd op de raadsagenda.” Op dit moment wordt er gewerkt aan een meerjarenplanning waar de onderwerpen uit de raadsagenda in zijn opgenomen. De begeleidingscommissie heeft als taak om de voortgang en uitvoering van de raadsagenda te bewaken en procesmatig te monitoren. De begeleidingscommissie kan de raad procesvoorstellen voorleggen. En monitoren; hoe gaat het? Zijn de opdrachten voldoende verwerkt? Zijn er knelpunten? De begeleidingscommissie is als het ware de regisseur. Doel is om de raad in positie te houden, zodat de raad de inhoud kan monitoren en waar nodig kan bijstellen. In deze memo doet de begeleidingscommissie een voorstel voor de wijze waarop de raad in positie kan blijven. Daarnaast wordt een voorstel gedaan voor de communicatie over de raadsagenda naar de samenleving. In de raadsagenda 2022- 2026 staat ook: “De raad is er voor alle inwoners van Heerenveen.

“ en “Vanuit onze rol als uitlegger van besluiten willen we regelmatig terugkoppelen aan de samenleving.” Dat geldt ook voor de raadsagenda.

Voorgesteld proces terugkoppeling naar de gemeenteraad De begeleidingscommissie stelt voor om de onderwerpen uit de raadsagenda thematisch te laten landen bij de raad, via de commissie. Op deze manier kan de raad opdracht geven aan zichzelf of aan het college. Voorstel is om ieder van de vijf thema’s periodiek te agenderen en bij te praten. Er wordt dan een stand van zaken gegeven en de knelpunten worden gedeeld. Wat is er gebeurd? Wat is de planning? Is herprioritering nodig? De begeleidingscommissie doet een procesvoorstel op basis waarvan de raad een discussie kan voeren. De begeleidingscommissie stuurt de informatie samen met door de begeleidingscommissie aan het college gevraagde informatie aan de commissie en raad. Dit doet de begeleidingscommissie schriftelijk voorafgaand aan de commissie- én raadsbehandeling. Dat kan ook gevisualiseerd worden in bijv. een infographic of tijdsbalk. Als het nodig is, kan de raad bijsturen. Zo blijft de agenda van de gehele raad. Als frequentie wordt voorgesteld 1 keer per kwartaal een thema te agenderen. Terugkoppeling naar de samenleving Het is de taak van de begeleidingscommissie om materiaal aan te leveren voor communicatie over de raadsagenda. Het voorstel is om 4 keer per jaar vanuit de raad een terugkoppeling naar de samenleving te doen.

Deze terugkoppeling wordt voorbereid door de begeleidingscommissie en komt voort uit de commissie- en raadsbehandeling. Kanttekening Dit samenspel zijn we als raad en college niet gewend. Het is een zoektocht die we als raad met het college en de ambtelijke organisatie lopen. Hoe geven we dit vorm, waarbij ieder vanuit zijn rol een bijdrage levert. Daarbij houden we vast aan de hoofdrollen van raad, college en organisatie: de raad als volksvertegenwoordiger en van daaruit kaderstellen en controleren, het college als beleidsvoorbereider en uitvoerder, de organisatie als adviseur vanuit professie en uitvoerder. Bij de vorige raadsagenda hebben studenten van de NHLStenden de monitoring voor hun rekening genomen. De bedoeling is om dat ook nu weer vorm te geven. Dit wordt verder uitgewerkt met NHLStenden. De uitkomsten van de monitoring kunnen gebruikt worden om verbeteringen aan te brengen. Financiën Dit proces van terugkoppeling past binnen de begroting. Bijlagen de griffier,

de voorzitter,

{{SIGNER1}}

{{SIGNER2}}

mevrouw L. Roest-Jonkers

de heer T.J. van der Zwan