Raadsvoorstel Rekenkamerrapport externe inhuur

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Van Henten-Meijer, Betske Kenmerk

Z.26.556754 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Rekenkamerrapport Externe inhuur Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met de conclusies van het Rekenkamerrapport ‘Externe inhuur’. 2. De aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen en het college opdracht te geven om over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen te rapporteren via : a. de raadsbrief ‘strategisch personeelsbeleid’ die voor de zomer verschijnt; b. de P&C-documenten. Inleiding De rekenkamer heeft een onderzoek gedaan naar externe inhuur binnen de gemeente Heerenveen in de periode 2021–2024. Het rapport is door de rekenkamer toegelicht in de commissie gezamenlijk op 11 mei 2026. In diezelfde commissie heeft de raad het rapport besproken. Er is met het college van gedachten gewisseld over de aanbevelingen en het bestuurlijk wederhoor. Ook is met elkaar besproken hoe om te gaan met de conclusies en aanbevelingen. De raadscommissie onderschrijft de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer en adviseert de raad hiermee in te stemmen. Daarbij benadrukt zij de gezamenlijke verantwoordelijkheid van raad en college en vraagt zij het college om via de raadsbrief strategisch personeelsbeleid en de P&C-documenten te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen.

Samenvatting rekenkamerrapport De Rekenkamer heeft onderzocht in hoeverre de externe inhuur binnen de gemeente Heerenveen in de periode 2021–2024 doelmatig, rechtmatig en goed geborgd is. Er is specifiek gekeken naar: •

De aanwezigheid en kwaliteit van beleidskaders;

• • • • •

De besluitvormingsprocessen en interne controle; De omvang en aard van de externe inhuur; De wijze van contractbeheer en monitoring; De informatievoorziening aan het college en de raad; De ervaren knelpunten en mogelijke verbetermaatregelen.

De volledige bestuurlijke samenvatting is te lezen op pagina 6 van het rekenkamerrapport. Hoofdconclusie De rekenkamer trekt de volgende hoofdconclusie: De gemeente Heerenveen zet externe inhuur noodzakelijk en op onderdelen steeds rechtmatiger in (met name via DAS), maar de inzet is te weinig strategisch gestuurd en onvoldoende beheerst. Door het ontbreken van een concrete visie, toetsbare doelen en uniform proces is de organisatie kwetsbaar voor: hoge en oplopende kosten, onrechtmatigheden, langdurige afhankelijkheid van externen en verlies van kennis en continuïteit. De deelconclusies zijn te lezen op pagina 7.

Aanbevelingen Op basis van de conclusie komt de rekenkamer tot de volgende aanbevelingen voor het college: 1. Stel een strategische koers voor externe inhuur vast als onderdeel van strategisch personeelsbeleid. 2. Organiseer centrale regie en uniforme besluitvorming, met strikte naleving van inhuurroutes. 3. Versterk grip op uitvoering door professioneel contractmanagement en een integrale inhuurmonitor. Beoogd effect Verbetering van beleid, uitvoering en verantwoording, zodat externe inhuur op een transparante, efficiënte en strategisch verantwoorde manier kan plaatsvinden. Argumenten 1.1. Rekenkamer is een hulptroep van de raad De rekenkamer werkt primair voor de raad. De uitkomsten van de onderzoeken ondersteunen de raad bij het uitvoeren van de controlerende en kaderstellende rol, waarbij het accent ligt op het mogelijk lerend effect dat van de uitgebrachte onderzoeken kan uitgaan. De rekenkamer trekt op grond van het verrichte onderzoek conclusies en verstrekt vervolgens aanbevelingen aan de raad voor de toekomst. De raad besluit over de aanbevelingen uit het rapport. 1.2. Advies commissie: overnemen conclusies en aanbevelingen De raad is een pilot gestart voor de behandeling van de rekenkamerrapporten. Doel is dat raad en college ruimte krijgen om van gedachten te wisselen over de aanbevelingen en het bestuurlijk wederhoor.

De raadscommissie adviseert de raad over de conclusies en aanbevelingen en de opvolging daarvan. De uitkomst van het gesprek in de raadscommissie wordt door de griffie verwoord in een raadsvoorstel met concept besluit.

Het rekenkamerrapport externe inhuur is het eerste rapport dat op deze wijze behandeld wordt. De commissie gezamenlijk herkent en onderschrijft de conclusies en de aanbevelingen. Ook is de raadscommissie content met de bestuurlijke reactie waarin het college aangeeft de conclusies en aanbevelingen te onderschrijven. De raadscommissie adviseert de raad om in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen over te nemen. 2.1. Borging uitvoering aanbevelingen in opdracht aan college In de bestuurlijke reactie geeft het college aan op welke wijze het college invulling wil geven aan de aanbevelingen. Het college onderkent in lijn met de bevindingen van de rekenkamer dat verdere stappen nodig zijn. De recente organisatieverandering en aangepaste governance dragen bij aan een sterkere aansturing. Daarnaast werkt het college aan het verder ‘in control’ komen op rechtmatigheid. Ook kondigt het college strategisch personeelsbeleid, centralere regie op inhuur, professioneel contractmanagement en een integrale inhuurmonitor aan. De raadscommissie benadrukt de gezamenlijke verantwoordelijkheid van raad en college en wil de vinger aan de pols houden.

Daarom adviseert de commissie de raad om opdracht te geven aan het college om in de raadsbrief over strategische personeelsbeleid terug te komen op de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer en daarnaast ook via de P&C documenten de raad mee te nemen en te informeren. Risico’s en kanttekeningen 2.1. Niet eerst plan van aanpak In de Verordening gemeentelijke rekenkamer Heerenveen 2023 artikel 14 staat de werkwijze bij de besluitvorming over een rapport: ‘De raad besluit over het rapport en geeft het college zo nodig opdracht om binnen drie maanden te komen met een plan van aanpak.’ Dit voorstel bevat geen opdracht om met een plan van aanpak te komen. Reden is de pilot, waarin is afgesproken de uitkomst van het gesprek met het college te woorden in een raadsvoorstel. Bovendien vraagt eerst een plan van aanpak maken capaciteit en tijd en het zou vertraging van de uitvoering betekenen. Door het voorgestelde besluit geeft de raad invulling aan zijn rol als opdrachtgever en wordt de opvolging van de aanbevelingen geborgd in een opdracht aan het college. 2.2. Jaarlijkse terugkoppeling voortgang aanbevelingen Naast de in dit besluit gevraagde terugkoppeling ontvangt de raad jaarlijks voor de zomer in een raadsbrief terugkoppeling over de voortgang van de aanbevelingen van alle rekenkamerrapporten.

Communicatie en participatie De rekenkamer Heerenveen plaatst het onderzoeksrapport op de website. Financiën N.v.t. Bijlagen 1. Rekenkamerrapport ‘Externe inhuur’

I. Warnaar,

A. Hartsuiker,

secretaris commissie gezamenlijk

voorzitter commissie gezamenlijk