Raadsvoorstel Rekenkamerrapport Burgerparticipatie in de fysieke leefomgeving

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Van Henten-Meijer, Betske Kenmerk Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Rekenkamerrapport Burgerparticipatie in de openbare ruimte Voorgesteld besluit

1. In te stemmen met de conclusies van het rapport ‘Burgerparticipatie in de fysieke leefomgeving’ en de aanbevelingen over te nemen. 2. Het college de opdracht te geven om de raad bij majeure projecten (grootschalig en/of met forse impact) in de fysieke leefomgeving voorafgaand aan het participatieproces een proceskader (incl. financiën) voor te leggen. 3. Het college opdracht te geven om participatieprocessen te evalueren en bij de jaarlijkse evaluatie van het beleid ook op te nemen hoe de leerervaringen geborgd zijn en tot uitvoering worden gebracht. Inleiding De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar burgerparticipatie in de openbare ruimte. Doel van het onderzoek is om in kaart te brengen wat de ambities zijn van de gemeente en wat de huidige werkwijze en ervaringen zijn met burgerparticipatie. Uiteindelijke doel is om de raad richting mee te geven om participatie in de Omgevingswet goed tot z’n recht te laten komen. Het rapport is aan de raad toegestuurd. Het is aan de raad om over dit rapport te besluiten. Hoofdconclusie De hoofdconclusie uit het rapport is: Met het recent vastgestelde beleidskader ‘Participatiebeleid Omgevingswet gemeente Heerenveen’ stelt de gemeente kaders voor participatie in de fysieke leefomgeving.

Daarmee wordt niet alleen voldaan aan de wettelijke eisen, het biedt ook een handvat om participatie professioneler toe te passen, rollen en verantwoordelijkheden bij de start van een ontwikkeling duidelijk te krijgen en verwachtingen over en weer af te stemmen. Ondanks het feit dat er tot voor kort geen uitgeschreven participatiebeleid was, spanden medewerkers zich in om participatie bij gemeentelijke initiatieven vorm te geven en kansrijke burgerinitiatieven verder te brengen. Uit de onderzochte casussen blijkt dat er

grote tevredenheid is over de inspanningen van de gemeente. Toch wordt ook duidelijk dat participatie organiseren niet eenvoudig is en dat er stappen gezet kunnen worden als het gaat om professionaliteit van handelen. Dan gaat het om een meer eenduidige werkwijze ontwikkelen, evalueren van participatietrajecten en ervan leren, scholen van medewerkers om participatie vorm te geven, durven loslaten/de regie meer overlaten aan bewoners/initiatiefnemers. De raad geeft met het nieuwe participatiebeleid richting, maar kan aanvullende kaders op participatie stellen vooral bij grote ontwikkelingen. Vanuit de controlerende rol is het van belang om toe te zien op uitvoering van voorgenomen activiteiten van het college, zoals het maken van een handreiking en de uitvoering van evaluaties. Tot slot, professionalisering van participatie is niet gratis. De financiële kaders om participatie proportioneel uit te voeren zijn nog niet inzichtelijk gemaakt.

Aanbevelingen Op basis van de conclusie komt de rekenkamer tot de volgende vier aanbevelingen: 1. Besteed bij de implementatie van het participatiebeleid in de organisatie voldoende aandacht aan training en scholing van de medewerkers om tot een succesvolle participatie te komen; 2. Zorg voor voldoende evaluatie van participatieprocessen om daar als organisatie van te leren en te borgen dat leerervaringen in het beleid worden opgenomen en tot uitvoering worden gebracht. 3. Maak als raad gebruik van de generieke mogelijkheden die de Participatie- en inspraakverordening biedt om bij majeure projecten richting te geven aan participatie. 4. Geef als raad financiële kaders mee om participatie op een passende en proportionele wijze uit te voeren

Beoogd effect De raad handvatten te bieden voor verdere vormgeving van participatie bij de invoering van de Omgevingswet. Argumenten 1. Rekenkamer is een hulptroep van de raad De rekenkamer werkt primair voor de raad. De uitkomsten van de onderzoeken ondersteunen de raad bij het uitvoeren van de controlerende en kaderstellende taak, waarbij het accent ligt op het mogelijk lerend effect dat van de uitgebrachte onderzoeken kan uitgaan. De rekenkamer trekt op grond van het verrichte onderzoek conclusies en verstrekt vervolgens aanbevelingen aan de raad voor de toekomst. De raad besluit over het rapport. Het is aan de raad om vanuit zijn rol als opdrachtgever aan te geven hoe hij wil omgaan met de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer. 2. Proceskader bij participatieprocessen in majeure (grootschalig en/of met forse impact) projecten In februari 2023 heeft de raad de nota ‘Participatiebeleid Omgevingswet gemeente Heerenveen’ vastgesteld. Voor de kerninstrumenten van de Omgevingswet, zoals omgevingsvisie, programma, omgevingsplan en omgevingsvergunning ligt daarmee de wijze van participatie vast. De rekenkamer concludeert echter dat de raad geen gebruik

maakt van de mogelijkheden die de Participatie- en inspraakverordening 2016 biedt en stelt dat de raad daarmee geen spelregels stelt om de mate van burgerparticipatie bij fysieke projecten te duiden en het speelveld in te kaderen. De rekenkamer geeft de raad als aanbeveling om bij majeure en/of impactvolle projecten aanvullende kaders te stellen daarbij gebruikmakend van de mogelijkheden die de participatie- en inspraakverordening biedt. Naast deze kaders adviseert de rekenkamer om ook financiële kaders aan te geven zodat de participatie op een passende en proportionele wijze uitgevoerd kan worden. 3. Evaluatie participatieprocessen en terugkoppeling aan de raad De rekenkamer geeft als aanbeveling te zorgen voor voldoende evaluatie van participatieprocessen om daar als organisatie van te leren en die leerervaringen ook zo te borgen dat die leerervaringen in het beleid worden opgenomen en tot uitvoering worden gebracht. Daarbij vraagt zij ook aandacht voor voldoende scholing en training van de medewerkers. Participatie, ‘samen met de samenleving’ is een belangrijk onderwerp in de raadsagenda. De raad wil leren over participatie en participatie verder ontwikkelen. Een middel daarvoor is de evaluatie van participatieprocessen. Het college wordt opdracht gegeven om hier vorm aan te geven.

De rekenkamer beveelt ook aan om voldoende aandacht te geven aan training en scholing van de medewerkers. In de nota “Participatiebeleid Omgevingswet gemeente Heerenveen’ is al afgesproken om de eerste twee jaar een jaarlijkse evaluatie van het beleid uit te voeren. Het college wordt verzocht om in deze jaarlijkse evaluatie ook op te nemen hoe de leerervaringen zijn geborgd en tot uitvoering worden gebracht. Hiermee geeft de raad ook invulling aan haar controlerende rol. Risico’s en kanttekeningen De reactie van het college is onderdeel van dit rapport en terug te vinden in bijlage 3. De participatie- en inspraakverordening dateert uit 2016. Sinds die tijd zijn er veel ontwikkelingen op het gebied van participatie, ook in Heerenveen. Communicatie en participatie De rekenkamer Heerenveen plaatst het onderzoeksrapport op de website. Financiën N.v.t. Bijlagen Rapport Burgerparticipatie in de fysieke leefomgeving Aanbiedingsbrief aan raad rapport Burgerparticipatie in de fysieke leefomgeving