Raadsvoorstel reglement van orde gemeenteraad Heerenveen 2024

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller B.R. van Henten-Meijer Portefeuillehouder M.A.Fokkens-Kelder Kenmerk Z.24.430496 - D.24.1762017 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2024 Voorgesteld besluit Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2024 vast te stellen. Inleiding Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2023 (kortweg: Reglement van orde) dateert uit maart 2023. De afgelopen periode is gebleken dat op verschillende punten een actualisatie gewenst is. Die punten zijn verwerkt in het voorliggende reglement. Beoogd effect Voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en de huidige praktijk Argumenten 1.1. Aanpassen aan huidige praktijk en nieuwe afspraken Het reglement is tot stand genomen met inbreng van de raads- en commissieleden. Zowel de huidige praktijk als voorstellen en onderwerpen die de afgelopen tijd ter sprake zijn gekomen of genoemd zijn vanuit de raad zijn verwerkt. Het reglement geeft alle belangrijke afspraken rondom de werkwijze van de raad en de door haar ingestelde commissies weer.

Uiteraard op zodanige wijze dat het reglement aan de wet- en regelgeving met name de Gemeentewet voldoet.

1.2. Inhoudelijke wijzigingen De belangrijkste wijzigingen worden hieronder benoemd. Daarnaast zijn er veel wijzigingen die een verduidelijking betreffen. Alle wijzigingen zijn weergegeven in de was-wordt tabel die als bijlage is bijgevoegd. 1.2.1. In principe geen 2e termijn college in debat raad en raadscommissie Het oude reglement biedt geen ruimte voor het college om antwoord te geven op in tweede termijn ontstane vragen tijdens de raadscommissie en raadsvergadering. In de praktijk blijkt hier soms wel behoefte aan. In het voorliggend reglement is hierover een lid in de artikelen 43 en 55 van het reglement opgenomen. De raadscommissie is bedoeld om met elkaar en het college in debat te gaan en argumenten en standpunten naar voren te brengen. Een tweede termijn voor het college kan bijdragen aan het in beeld hebben van alle argumenten die nodig zijn voor een goede besluitvorming door de raad. Ook kan het een goede formulering van amendementen en moties bevorderen met name als het gaat om uitvoerbaarheid. In het reglement is in artikel 43 lid 12 toegevoegd: Het college kan de gelegenheid krijgen om kort antwoord te geven op in de tweede termijn ontstane vragen van de commissie. De raadsvergadering is bedoeld voor besluitvorming door de raad.

De eerste termijn wordt gebruikt voor het toelichten van standpunten door de fracties (met de nadruk op nieuwe feiten en inzichten die zijn ontstaan na de commissiebehandeling) en voor het indienen en toelichten van amendementen en moties. Na de eerste termijn krijgt het college de gelegenheid te reageren op amendementen en moties, een advies te geven en eventueel een enkele vraag te beantwoorden die nog aanwezig is. De tweede termijn is bedoeld voor een debat tussen de raadsleden onderling over amendementen en moties. In artikel 55 is lid 11 toegevoegd: In beginsel is er geen tweede termijn voor het college tenzij korte beantwoording van een vraag door de raad gewenst is. 1.2.2. Verduidelijking spreekrecht insprekers bij raadscommissie De raad ontvangt ingekomen stukken van inwoners en organisaties over onderwerpen die zich in verschillende fases bevinden. Het kan gaan over een niet of nog niet geagendeerd onderwerp of over een geagendeerd onderwerp. De raad vindt het belangrijk om het gesprek met inwoners en organisaties zo te organiseren dat inwoners zich echt gehoord voelen en dat de raad op het juiste moment haar rol (volksvertegenwoordigend, kaderstellend of controlerend) kan vervullen. Het spreekrecht voor insprekers tijdens de raadscommissie is verhelderd in artikel 42. Een inspreker kan het woord voeren over een geagendeerd onderwerp.

De vergadering behandelt het onderwerp vervolgens inhoudelijk. Daarnaast wordt er een mogelijkheid gecreëerd om met inwoners en organisaties in gesprek te gaan over (nog niet) geagendeerd onderwerpen. De raad gaat fractiebezoeken houden. Op deze maandelijkse momenten zijn alle fracties aanwezig in een ruimte op het gemeentehuis. Een inwoner of organisatie kan in gesprek gaan met één, meerdere of alle fracties over aan de raad gestuurde brieven over een (nog) niet geagendeerd onderwerpen. Ook kan input gegeven worden over ieder onderwerp. Raadsleden kunnen een vervolg geven aan hetgeen besproken is door gebruik te maken van haar instrumenten zoals het stellen van vragen of het indienen van een motie. 1.2.3. Besluitvorming in de raadscommissie (artikel 45) Er is een artikel toegevoegd over besluitvorming in de raadscommissie. De besluitvorming beperkt zich tot het verloop van de vergadering, zoals een voorstel van orde. Dan geldt het ‘one man, one vote’ principe. In alle andere gevallen waar advisering aan de orde is, brengen woordvoerders namens de fractie advies uit aan het college en raad.

1.2.4 Volgorde stemming amendement – motie – voorstel (artikel 58 lid 6) De volgorde van stemming is aangepast aan de praktijk. Er wordt eerst gestemd over een amendement, vervolgens over een motie en tenslotte over het voorstel. Hiermee wordt meer recht gedaan aan de moties betreffende het besproken onderwerp. 1.2.5 Raadsvergaderingen niet digitaal Het is op dit moment niet mogelijk om raadsvergaderingen digitaal te houden. De tijdelijke wetgeving is niet meer geldig. Op dit moment is de Wet Digitaal vergaderen decentrale overheden in voorbereiding. Of digitaal vergaderen met de gemeenteraad weer mogelijk wordt gemaakt is nog niet duidelijk. De mogelijkheid voor het houden van een digitale raadsvergadering is daarom uit het reglement gehaald. Daarmee voldoet het reglement van de huidige wetgeving. Raadscommissies, informatiesessie en dialoogsessies kunnen wel digitaal plaatsvinden. Of deze mogelijkheid wordt gebruikt is ter beoordeling van de agendacommissie. Risico’s en kanttekeningen 1.1. Regels kunnen wijzigen De praktijk kan in de loop van de tijd anders worden dan in het reglement neergelegd. Daarnaast kan nieuwe wet- en regelgeving vragen om aanpassingen. De raad kan het reglement op ieder gewenst moment aanpassen. 1.2.

Mores De gemeenteraad kent ook manieren en gebruiken, de zogenaamde ‘mores’ die zich minder goed lenen om in een reglement van orde vast te leggen, maar die wel van belang zijn voor een goede gang van zaken rond en tijdens de vergaderingen. Deze mores zijn verzameld en als bijlage bijgevoegd. Communicatie en participatie Na vaststelling wordt dit reglement op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Financiën Het wijzigen van dit reglement heeft geen financiële gevolgen. Bijlagen - Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2024 - Was-wordt tabel reglement van orde 2023-2024 - Overzicht mores Presidium gemeenteraad Heerenveen

mevrouw L. Roest-Jonkers secretaris

mevrouw M.A. Fokkens-Kelder voorzitter