Raadsvoorstel Reglement van orde 2026

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller B.R. van Henten-Meijer Portefeuillehouder M.A.Fokkens-Kelder Kenmerk D.26.2106714 / Z.26.534474 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2026 Voorgesteld besluit Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2026 vast te stellen. Inleiding Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2024 (kortweg: Reglement van orde) bevat afspraken over de werkwijze van de gemeenteraad. Het reglement zorgt ervoor dat de vergaderingen op een ordelijke en transparante manier verlopen. Het reglement van orde dateert uit mei 2024. De afgelopen periode is gebleken dat op verschillende punten een actualisatie gewenst is. Die punten zijn verwerkt in het voorliggende reglement. Beoogd effect Doel is een gestructureerde en transparante werkwijze die voldoet aan de huidige werkwijze van de raad en de geldende wet- en regelgeving. Argumenten 1.1.

Aanpassen aan huidige praktijk en nieuwe inzichten De huidige praktijk en voorstellen en onderwerpen die de afgelopen tijd ter sprake zijn gekomen of genoemd zijn vanuit de raad zijn verwerkt. Het reglement geeft alle belangrijke afspraken rondom de werkwijze van de raad en de door haar ingestelde commissies weer. Uiteraard op zodanige wijze dat het reglement aan de wet- en regelgeving met name de Gemeentewet voldoet. 1.2.

Digitale raadsvergadering wettelijk niet toegestaan

Op dit moment is het wettelijk niet toegestaan dat de raad digitaal vergaderd. Een raadsvergadering moet fysiek plaatsvinden. De vergaderingen van de raad zoals informatiesessies, dialoogsessies en raadscommissies kunnen wel digitaal gehouden worden. De artikelen over digitaal vergaderen en stemmen in het reglement van orde zijn hierop aangepast. 1.3. Nieuwe benaming raadscommissies De namen van de commissie zijn aangepast in commissie Mens en Maatschappij, Leefomgeving en Algemene Zaken (artikel 37). Daarmee past de naam beter bij de breedte van de onderwerpen die besproken worden in de raadscommissie en sluit het ook aan bij de domeinen in de organisatie. 1.4. Ruimte voor gesprek in raadscommissie De raadscommissie is bedoeld om met elkaar en het college in gesprek te gaan en argumenten en standpunten naar voren te brengen. Ook ideeën over mogelijke amendementen en moties kunnen besproken worden. Dat voedt meningsvorming en helpt afstemming en juiste formulering voor uitvoerbaarheid. Daarnaast bevordert het samenwerking en draagvlak. De tekst van artikel 44 is aangepast. 1.5. Raadsmarkt Sinds najaar 2025 kent Heerenveen de raadsmarkt als nieuwe vorm van beeldvorming. Tijdens de raadsmarkt kunnen raadsleden zich informeel laten informeren door inwoners, ondernemers of organisaties die een onderwerp onder de aandacht willen brengen.

Daarnaast kunnen raadsleden technische informatie vragen aan ambtenaren over onderwerpen die binnenkort besluitvormend worden behandeld. De raadsmarkt is opgenomen in het reglement van orde artikel 31. 1.6. Geheimhoudingsregister Openbaarheid is het uitganspunt. In beginsel zijn de vergaderingen van de gemeenteraad en de voorliggende raadsvoorstellen met bijbehorende informatie openbaar. Bij uitzondering is beslotenheid of geheimhouding mogelijk. De Gemeentewet artikel 87,88 en 89 bevat bepalingen over het opleggen en opheffen van geheimhouding. Daarnaast stelt de WOO artikel 5.1 dat een bestuursorgaan moet motiveren waarom informatie niet openbaar is. In het reglement van orde is naast de bestaande artikelen over geheimhouding artikel 70 opgenomen over het bijhouden van een geheimhoudingsregister. In dit register worden onderwerpen van informatie waarop geheimhouding is opgelegd vermeld. Het register is openbaar. Met het register wordt transparantie en rechtszekerheid gewaarborgd, een gelijke informatiepositie binnen de raad gegarandeerd en het kan risico’s op onrechtmatige openbaarmaking en integriteitsproblemen verkleinen. Op regelmatige basis zal aan de raad een voorstel worden voorgelegd met besluiten die voor het opheffen van de geheimhouding in aanmerking komen. 1.7.

Ingekomen stuk ‘ índividueel geval’ niet openbaar De raad ontvangt regelmatig brieven van inwoners die persoonsgegevens bevatten en gaan over persoonlijke situaties. Publicatie van deze stukken, zelfs na anonimisering, kan ertoe leiden dat de afzender of andere betrokkenen herkenbaar zijn. De Wet Openbaarheid Bestuur (WOO) artikel 3.3. lid 2 sub a biedt de mogelijk om ingekomen stukken die gaan over individuele gevallen niet openbaar te maken. Dit is verwerkt in het reglement van orde artikel 55 lid 2. De afzender krijgt vooraf de keuze om het stuk als ingekomen stukken voor de hele raad, maar ‘niet openbaar’ beschikbaar te stellen of het stuk zelf met de raad te delen via de mailadressen van raadsleden op de website. 1.8.

Gedragscode

De gedragscode voor raads- en commissieleden en de gedragscode voor burgemeester en wethouders zijn wettelijk verplichte documenten. Het verwijst naar de zorgvuldigheid die politieke ambtsdragers moeten betrachten bij het invullen van hun rol. Omdat het ook belangrijke documenten zijn met het oog op transparantie en betrouwbaarheid is artikel 71 in het reglement van orde opgenomen. Risico’s en kanttekeningen 1.1. Regels kunnen wijzigen De praktijk kan in de loop van de tijd anders worden dan in het reglement neergelegd. Daarnaast kan nieuwe wet- en regelgeving vragen om aanpassingen. Voorbeeld daarvan het wetsvoorstel digitaal vergaderen dat op dit moment bij de Tweede Kamer ligt. Dit wetsvoorstel maakt digitaal vergaderen in een raadsvergadering in bijzondere omstandigheden, zulks ter beoordeling van de raad, mogelijk. De raad kan het reglement op ieder gewenst moment aanpassen. 1.2. Mores De gemeenteraad kent ook manieren en gebruiken, de zogenaamde ‘mores’ die zich minder goed lenen om in een reglement van orde vast te leggen, maar die wel van belang zijn voor een goede gang van zaken rond en tijdens de vergaderingen. Deze mores zijn aangevuld en als bijlage bijgevoegd. Communicatie en participatie Na vaststelling wordt dit reglement op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Financiën Het wijzigen van dit reglement heeft geen financiële gevolgen. Bijlagen - Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de door de raad ingestelde commissies van de gemeente Heerenveen 2026 - Was-wordt tabel reglement van orde 2024-2026 - Overzicht mores Presidium gemeenteraad Heerenveen

mevrouw L. Roest-Jonkers secretaris

mevrouw M.A. Fokkens-Kelder voorzitter