Raadsvoorstel Privacybeleid

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Steenstra, Fedde Kenmerk Z.24.440549 / D.24.1846568 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Raadsvoorstel Privacybeleid

Voorgesteld besluit 1. 2.

Het bijgaande Privacybeleid 2025 vast te stellen en te publiceren met ingangsdatum 1 mei 2025. Het Privacyreglement 2021 in te trekken op 1 mei 2025.

Inleiding Binnen de gemeente Heerenveen wordt gewerkt met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en (keten)partners. Deze persoonsgegevens worden verzameld voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. De gemeente moet daarom kunnen aantonen op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. Daarom is in 2021 het privacyreglement vastgesteld. Inmiddels is gebleken dat dit reglement niet meer aan actuele wetgeving voldoet. Om die reden wordt het nieuwe Privacybeleid ter vaststelling voorgelegd. Het doel van dit Privacybeleid is om inzicht te geven hoe wij als gemeente aantoonbaar op een juiste manier omgaan met persoonsgegevens. Met het vaststellen van het Privacybeleid voor de gemeente Heerenveen, voldoet de gemeente aan de plicht uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In het beleid wordt omschreven hoe de organisatie uitvoering geeft aan de verplichtingen die op de organisatie rusten op grond van de AVG en aanvullende wetgeving per specifiek domein bij de verwerking van persoonsgegevens. Het Privacybeleid wordt periodiek, maar ten minste eenmaal in de 36 maanden herzien.

Beoogd effect

Met dit beleid wordt beoogd een consistente en zorgvuldige verwerking en beoordeling van persoonsgegevens binnen de gemeente te waarborgen. De implementatie vindt plaats door een plan van aanpak en een jaarplanning op te stellen, en hier uitvoering aan te geven. Verder wordt beoogd om een geactualiseerd Privacybeleid te publiceren, waarmee aan de vereisten uit de AVG wordt voldaan. Momenteel wordt door de privacy officers nagedacht over hoe het privacy bewustzijn onder de medewerkers kan worden bevorderd, waardoor de privacy binnen de organisatie gewaarborgd blijft.

Argumenten 1.1. Uit de AVG volgt de verplichting voor organisaties om een passend gegevensbeschermingsbeleid op te stellen. In 2021 is daarom het Privacyreglement gemeente Heerenveen vastgesteld. Inmiddels is gebleken dat dit reglement op enkele punten geactualiseerd moet worden. Met dit voorstel wordt hierin voorzien. In bijlage B is een overzicht toegevoegd met de verschillende punten waarop het Privacybeleid is aangepast ten opzichte van het Privacyreglement. 1.2. In het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming van 2023 volgt de aanbeveling om een Privacybeleid op te stellen en te laten vaststellen. Het ‘algemene’ Privacybeleid dient als een ‘kapstokbeleid’, waar vakafdelingen hun eigen privacy beleidsstukken aan toe kunnen voegen. 1.3. Door het Privacybeleid vast te stellen en te publiceren geeft de gemeente Heerenveen transparantie naar de inwoners toe over de wijze waarop zij met diens persoonsgegevens omgaat. 1.4. Het Privacybeleid moet formeel worden vastgesteld door het verantwoordelijke bestuursorgaan. Het Privacybeleid geeft uitleg over hoe het verwerkingsverantwoordelijke bestuursorgaan omgaat met haar bevoegdheden. Omdat zowel het college, de burgemeester en de raad verwerkingsverantwoordelijke zijn, wordt aan alledrie bestuursorganen verzocht om dit beleid vast te stellen.

Op het moment dat het Privacybeleid door slechts één bestuursorgaan zou worden vastgesteld zou dit resulteren in dat de andere bestuursorganen niet over een geldig beleid op privacy beschikken, met oog op de intrekking van het Privacyreglement. 2.1. Het nieuwe Privacybeleid is geactualiseerd aan de hand van de huidige wetgeving. Er is daarom geen reden om het Privacyreglement in stand te laten. Het oude reglement zal worden ingetrokken op lokaleregelgeving.overheid.nl.

Risico’s of kanttekeningen Op het moment dat een geactualiseerd beleid op privacy ontbreekt, brengt dit het risico met zich mee dat de privacyrechten van onze inwoners worden geschonden. Een ander risico is dat niet wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Dat heeft dan mogelijke gevolgen voor de resultaten van audits. Bovendien ontbreekt dan een basis voor de verdere implementatie van informatiebeveiliging en privacy, waardoor onnodige risico's, zoals datalekken en continuïteitsproblemen kunnen ontstaan. Naast de vaststelling van het nieuwe Privacybeleid, is het ook belangrijk om bewustzijn te creëren onder de medewerkers. Vanuit team JZ&I zal er een jaarplanning worden opgesteld. In deze jaarplanning zal

ook aandacht worden besteed om het privacy bewustzijn onder de medewerkers te vergroten en te onderhouden. De naleving van de privacyregels wordt doorgaans getoetst door de functionaris gegevensbescherming. Bewustwording van privacy binnen de organisatie is een blijvend punt van aandacht. In 2025 wordt er binnen de organisatie opnieuw aandacht gevraagd voor privacy om de bewustwording te vergroten en de eerder gemaakte afspraken weer onder de aandacht te brengen en aan te scherpen. JZ&I heeft hierin een stimulerende rol. Het eigenaarschap ligt echter bij de vakafdelingen.

Communicatie en participatie Het Privacybeleid is tot stand gekomen in afstemming met de functionaris gegevensbescherming, de concerncontroller en de Chief Privacy Officer.

Boodschap

Doelgroep

Via welk middel Door wie

Wanneer

De gehele Publicatie van het nieuwe privacybeleid op organisatie overheid.nl.

Verzoek uitzetten Team Juridische Na positief besluit bij Daadkracht Zaken & Inkoop van het College, de Burgemeester en de Raad

De gehele Publicatie van het nieuwe privacybeleid op organisatie intranet

Publiceren op de Team Juridische Na positief besluit ‘AVG – Privacy’ Zaken & Inkoop van het College, de pagina op intranet Burgemeester en de Raad

Financiën Het vaststellen van het nieuwe Privacybeleid brengt geen financiële gevolgen met zich mee.

Bijlagen • Raadsvoorstel • Privacybeleid • Bijlage A Afwegingskader zorgvuldig verwerken en delen van persoonsgegevens • Bijlage B Wijzigingen