Raadsvoorstel Oplegger delegatie- en mandaatregister organisatiewijziging

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Graaf - Sixma, Ingrid de Kenmerk Z.24.452492 / D.24.1841285 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Oplegger delegatie- en mandaatregister ihkv organisatiewijziging

Voorgesteld besluit 1. De oplegger van het delegatie- en mandaatregister vast te stellen voor zover het uw bevoegdheden betreft. 2. De gewijzigde delegatie- en mandaatregeling vast te stellen voor zover het uw bevoegdheden betreft, onder intrekking van de huidige delegatie- en mandaatregeling per 1 januari 2025.

Inleiding In verband met de komende organisatieontwikkelingen en de nieuwe organisatiestructuur per 1 januari 2025 is het voor wat betreft delegatie en mandaat noodzakelijk 3 zaken aan te pakken:

1. Aanpassing delegatie- en mandaatregeling Vanwege het verdwijnen van de functies van afdelingshoofd en teamleider en de komst van concerndirecteuren en teammanagers, moeten de volgende 3 artikelen worden aangepast in de delegatieen mandaatregeling: • Aan artikel 3 lid 1 sub d wordt toegevoegd dat de gemandateerde de besluitvorming ook aan het betreffende bestuursorgaan voorlegt als de concerndirecteur(en) dat wenst (wensen); • In artikel 3 lid 2 sub b wordt ‘afdeling’ veranderd in ‘domein’; • Aan artikel 3 lid 4 worden een sub b en c toegevoegd. Vervanging bij afwezigheid geschiedt daardoor naast een eventuele aangewezen plaatsvervanger (sub a), binnen de keten (sub b), binnen het domein (sub c) of hiërarchisch naar boven (sub d), of hiërarchisch naar boven.

Zie voor de nieuwe delegatie- en mandaatregeling bijlage 2.

2. Oplegger bij delegatie- en mandaatregister Er is een oplegger opgesteld voor het delegatie- en mandaatregister. In de oplegger worden de gemandateerde bevoegdheden van de afdelingshoofden per 1 januari 2025 belegd bij de

concerndirecteur. De aan de teamleiders gemandateerde bevoegdheden worden -na het doorlopen van het plaatsingsproces- belegd bij de teammanagers. Deze aanpassingen zijn noodzakelijk, zodat de organisatie zijn bevoegdheden kan blijven uitoefenen in de nieuwe organisatiestructuur. Zie voor de oplegger bijlage 1.

3. Aanpassing delegatie- en mandaatregister Het is niet haalbaar om het gehele delegatie- en mandaatregister al aan te passen aan de nieuwe situatie. Dit is pas mogelijk als de gehele structuur van de organisatie bekend is. Om deze reden wordt er dus eerst tijdelijk gewerkt met een oplegger, zie punt 2. Het register wordt voor de volledigheid wel toegevoegd aan dit raadsvoorstel (bijlage 3). Er vinden in het register echter geen wijzigingen plaats. Zodra de organisatiestructuur definitief is, wordt die verwerkt in een nieuw delegatie- en mandaatregister.

Beoogd effect Een actueel delegatie- en mandaatregister en actuele delegatie- en mandaatregeling, zodat intern en extern duidelijk is hoe de bevoegdheidsverdeling binnen de gemeente is geregeld na de organisatiewijziging.

Argumenten 1.1 en 2.1 Het is belangrijk om deze aanpassingen door te voeren per 1 januari 2025 Als de aanpassingen niet worden doorgevoerd, moeten veel besluiten langs het college of uw raad. Bovendien bestaat het risico dat er onbevoegd besluiten worden genomen.

2.1 en 2.1 De regeling sluit dan aan bij de nieuwe structuur. Delegatie en mandaatregeling dient in overeenstemming te zijn met de nieuwe organisatiestructuur en bijbehorende nieuwe benamingen (zoals concerndirecteur).

Risico’s of kanttekeningen 1.1 en 2.1 Het is belangrijk om deze aanpassingen tijdig door te voeren Als de aanpassingen niet tijdig worden doorgevoerd, moeten bijna alle besluiten langs het college of uw raad. Bovendien bestaat het risico dat er onbevoegd besluiten worden genomen.

1.1/2.1 Om werking te hebben moet een besluit bekend worden gemaakt

Een mandaatbesluit is een besluit van algemene strekking. Volgens artikel 3:42 Awb jo artikel 6 Bekendmakingsblad vindt bekendmaking plaats door publicatie in het (elektronisch) gemeenteblad op www.overheid.nl. Nadat het mandaatbesluit is genomen, moet dit geregeld worden (zie hierna onder communicatie).

1.1/2.1 Het is noodzakelijk dat de gemandateerden op de hoogte zijn van de voorwaarden waaronder de mandaten zijn verleend Het is verstandig om de gemandateerden op de delegatie- en mandaatregeling te wijzen en op de eventuele opmerkingen in het delegatie- en mandaatregister bij afzonderlijke mandaten.

Communicatie en participatie nvt

Financiën Afgestemd met de teamleider financiën: Deze veranderingen zijn nodig om de bestaande delegatie- en mandaatregeling gereed te maken voor de nieuwe organisatiestructuur per 1 januari 2025. De wezenlijke veranderingen volgen later.

Bijlagen Namens B&W

Bijlage 1 Oplegger Delegatie- en mandaatregister Bijlage 2: Delegatie- en mandaatregeling Bijlage 3: Delegatie- en mandaatregister