Raadsvoorstel operationaliseren verantwoordingsgrens

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Pal, Jan Kenmerk Z.22.360854 / D.22.1516475 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Operationaliseren verantwoordingsgrens 2022

Onderwerp Operationaliseren verantwoordingsgrens voor boekjaar 2022.

Voorgesteld besluit 1. Vaststellen van de de verantwoordingsgrens voor boekjaar 2022 voor rechtmatigheidsfouten en – onduidelijkheden op 1% van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves). 2. In te stemmen om in 2023 de nieuwe ontwikkelingen en de daarin gemaakte keuzes te evalueren.

Inleiding Vanaf het boekjaar 2022 moet de gemeente een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig vaststelt of, rekening houdend met de verantwoordingsgrens, wordt voldaan aan het normenkader waarin de relevante wet- en regelgeving is opgenomen. De reden om nu al met de vaststelling van de verantwoordingsgrens te komen is het kunnen starten met de controles over 2022. De accountant bepaalt aan de hand van onze data de steekproeven op de verschillende processen rekening houdend met het verantwoordingspercentage.

Beoogd effect Rechtmatig handelen houdt voor de gemeente in het voldoen aan wet- en regelgeving. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet verantwoord worden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Vanaf 2022 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, welke in de jaarstukken wordt opgenomen. Het doel van de verandering is versterking van de rol van het college in de verantwoording over de financiële rechtmatigheid door het gesprek hierover primair tussen raad en college te laten plaatsvinden, in plaats van dat de raad hierover met de accountant in discussie gaat. Beoogd wordt de verantwoording ook nadrukkelijk te richten naar de toekomst: “wat kunnen wij als gemeente er aan doen om rechtmatigheidsfouten te voorkomen”. Om een rechtmatigheidsverklaring af te kunnen geven, zal de gemeente de verantwoording moeten toetsen op het Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O)

criterium. De resterende zes rechtmatigheidscriteria (Calculatiecriterium, Valuteringscriteria, Leveringscriteria, Adresseringscriteria, Volledigheidscriteria en Aanvaardingscriterium) zien eveneens toe op de getrouwheid en blijven wel onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. De accountant controleert en geeft alleen een verklaring af bij het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordingsgrens, deze geeft aan vanaf welke omvang het totaal van de onrechtmatigheden, verantwoordt moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording door het College.

Argumenten 1. Om een advies voor te bereiden op deze wijziging, vooruitlopend op de aanpassing van de wetgeving, is eind 2020 een stappenplan voorgelegd aan college, auditcommissie en raad. Onderdeel hiervan is de vaststelling van de verantwoordingsgrens. De raad kiest één percentage voor zowel fouten als onduidelijkheden. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Voor de rechtmatigheidsverantwoording moet de tolerantie liggen tussen de 0% en 3% voor fouten en onduidelijkheden. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte een percentage te kiezen, er geldt een afweging tussen enerzijds de informatiebehoefte van de raad en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn aan het detecteren en rapporteren van de fouten en onduidelijkheden. We stellen voor de verantwoordingsgrens te stellen op 1%. Dit mede op advies van onze accountant. De onderbouwing hiervoor is om aan te sluiten bij percentages die reeds herkend worden binnen en buiten de gemeente. Deze keuze van 1% sluit aan bij de huidige wetgeving, waarbij de grens voor fouten op 1% ligt, en de wijze waarop onze gemeente tot nu toe gecontroleerd wordt. 2. De commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) onderstreept dat er na de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording, sprake zal zijn van een groeiproces.

Dit zal voor zowel gemeenten als accountants een leerproces zijn. Iedereen moet gaan ervaren hoe dit in de praktijk werkt. Daarom stellen wij voor om in 2023 tot een evaluatie van de keuzes.

Risico’s of kanttekeningen Benadrukt wordt dat het college geen accountantscontrole uitvoert, maar kan vanuit interne toetsingen en monitoring informatie krijgen over fouten en onduidelijkheden. Onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring gaan wij uit van invoering per 2022 (vanaf boekjaar 2022).

Communicatie en participatie

Financiën

Bijlagen