Raadsvoorstel Nota Reserves en voorzieningen 2026

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Jong, Jaap de Kenmerk Z.25.518492 / D.25.2077575 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Nota reserves en voorzieningen 2026-2029

Voorgesteld besluit 1. De Nota Reserves en Voorzieningen 2026-2029 inclusief toetsingskader met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 vast te stellen. 2. De bestemmingsreserve Baggeren te hernoemen naar Overdracht watergangen Wetterskip Fryslân. 3. De bestemmingsreserve Leegstand Kompenije/MFG Jubbega op te heffen.

Inleiding Voor u ligt de geactualiseerde Nota Reserves en Voorzieningen 2026-2029. Als uw raad de nota vaststelt, is deze met terugwerkende kracht geldig vanaf 1 januari 2026. We hebben met deze nota gemeend tevens een toetsingskader op te stellen die een objectieve keuze mogelijk maakt voor het instellen en beëindigen van bestemmingsreserves. We verwachten met deze spelregels de behoefte van het bestuur te hebben ingevuld voor een objectieve afweging ten aanzien van bestemmingsreserves: het behoort tot het budgetrecht van de raad bestemmingsreserves in te stellen, op te heffen en vrij te laten vallen. Bij de jaarstukken heeft de raad verschillende bestemmingsreserves ingesteld. Die voldoen niet volledig aan het nieuw vast te stellen toetsingskader. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat er geen specifiek (genoeg) bestedingsdoel is vastgesteld, of omdat er geen concreet bestedingsplan aan ten grondslag ligt. Deze bestemmingsreserves zullen we nader onderbouwen uiterlijk bij het vaststellen van de jaarstukken 2025. Door de informatie conform het toetsingskader aan te vullen, voldoen alle reserves aan de minimaal voorgestelde criteria. Ten aanzien van de voorzieningen zijn alle voorzieningen toegelicht op basis van hun wettelijke oorsprong.

Bij de onderhoudsvoorzieningen die gebaseerd zijn op een meerjarig onderhoudsplan (MJOP) is tevens het jaartal van het MJOP weergegeven, zodat duidelijk is per wanneer de voorzieningen komen te vervallen als de MJOP's niet tijdig worden geactualiseerd. Voor alle duidelijkheid: een gemeente hoeft geen onderhoudsvoorzieningen te treffen; een onderhoudsvoorziening kan alleen gehandhaafd blijven als er een actueel MJOP is van maximaal 5 jaar oud, conform BBV.

Beoogd effect

Een duidelijk en transparant gemeentelijk reserve en voorzieningenbeleid, waarin bestedingsdoel, bestedingsplan, duur en hoogte duidelijk en consequent is omschreven. Het toetsingskader voor het instellen en het vrij laten vallen van (bestemmings)reserves is eenduidig vastgelegd.

Argumenten 1.1 op grond van de Financiële Verordening ontvangt de raad 1x per 4 jaar een actualisatie van het beleid. De uitgaande nota reserves en voorzieningen loopt tot en met 2025. Met het vaststellen van de nota reserves en voorzieningen 2026-2029 komt deze uitgaande nota te vervallen. 1.2 de bestemmingsreserve frictiekosten concern qua duur te beperken gelijk aan de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling. Deze reserve bestaat al lang en heeft al voor meerdere organisatiewijzigingen de frictie bekostigd. Met de recente organisatiewijziging en het instellen van de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling, ligt het voor de hand dat deze reserve een beperkte looptijd krijgt. We adviseren deze looptijd te beperken tot dezelfde drie jaar als de organisatieontwikkeling. De reserve kan daarna worden opgeheven; eventuele restmiddelen gaan via vrijval in de exploitatie naar de Algemene Reserve. 1.3 de overige bestemmingsreserves aan te passen en/of de duur van de bestemmingsreserves te beperken. In de nota zijn voor veel (bestemmings)reserves expliciet doel, duur en hoogte vastgelegd. In de meeste gevallen hebben we de duur beperkt naar 4 jaar (de duur van een raadsperiode). Voor een aantal bestemmingsreserves heeft de raad recent de duur vastgesteld: deze zijn ongewijzigd overgenomen.

Een aantal andere reserves hebben een duur die afwijkt omdat daar een specifieke overeenkomst of doel aan ten grondslag ligt, ook deze zijn ongewijzigd overgenomen. 1.4 alle bestaande bestemmingsreserves leggen we uiterlijk bij vaststelling van de jaarstukken 2025 langs het nieuwe toetsingskader. Het college heeft de ambtelijke organisatie opgedragen voor alle bestemmingsreserve uiterlijk bij vaststelling van de jaarstukken 2025 het toetsingskader toe te passen. Dat vraagt voor een aantal bestemmingsreserves nog een nadere onderbouwing. 2.1 de middelen die in de reserve zitten zijn afhankelijk van overdracht van taken aan Wetterskip Fryslân. Ten aanzien van deze reserve is het wachten tot overdracht van verschillende watergangen aan Wetterskip Fryslân. De verwachting is dat dit in 2027 plaats zal vinden, want er vinden nog baggerwerkzaamheden plaats, zodat geschoonde wateren kunnen worden overgedragen. Daarom adviseren we de reserve tot 2027 in stand te houden en te hernoemen naar Bestemmingsreserve Overdracht watergangen Wetterskip Fryslân. 3.1 de bestemmingsreserve Leegstand Kompenije/MFG Jubbega dient te worden opgeheven wegens het niet meer voldoen aan de doelstelling van de reserve. Deze reserve lijkt niet gebruikt te worden voor het doel waarvoor deze dient.

De reserve is ingesteld in 2008 ter dekking van de gemeentelijke bijdrage in de toegenomen jaarlijkse exploitatie voor scholen, bibliotheek en Caleidoscoop. De reserve wordt al enkele jaren ongewijzigd voortgezet. Nota bene: er is nog een ontvlechting aan de gang van het construct rondom het MFG. We adviseren daarom deze reserve op te heffen omdat het doel is komen te vervallen en -indien nodig- een nieuwe bestemmingsreserve in te stellen voor de incidentele middelen die nodig kunnen zijn voor de afwikkeling van het construct. Structurele bijdragen vanuit de gemeente die nodig zijn voor exploitatie van het MFG lopen inmiddels via de exploitatie. Het opheffen van deze bestemmingsreserve heeft geen negatieve impact op de organisatie en de gemeentelijke begroting. Het saldo van de reserve valt vrij in het exploitatieresultaat om daarna te worden toegevoegd aan de Algemene Reserve.

Risico’s of kanttekeningen 1.1 de bestemmingsreserves zonder afdoende onderbouwing zullen opgeheven worden bij het vaststellen van de jaarstukken 2025. Alle reserves dienen met name een specifiek genoeg bestedingsdoel krijgen en een voorgenomen bestedingsplan, zodat duidelijk is wat wanneer uit de reserves wordt betaald. Afwijken van het bestedingsplan kan gerapporteerd worden in de reguliere Planning en Control cyclus zodat aanpassingen die hieruit voortvloeien ook weer langs het toetsingskader kunnen worden gelegd en de consequenties in kaart gebracht. De impact daarvan kan worden gemitigeerd door middelen die gereserveerd zijn voor specifieke projecten in een nieuwe bestemmingsreserve onder te brengen, mochten die op dat moment nog niet zijn uitgegeven en de onderbouwde noodzaak tot reserveren aanwezig zijn. 2.1 we stellen een nieuwe baggerplanning op in 2026 voor wateren in ons beheer. In de decemberbrief is een materieel bedrag vanuit de bestemmingsreserve baggeren vrijgevallen. Dit komt doordat bij het instellen van deze bestemmingsreserve nog niet duidelijk was hoeveel en waar de baggerwerkzaamheden plaats moesten vinden en is uitgegaan van het worstcasescenario. Daarentegen is in deze Decemberbrief ook aangekondigd dat in 2026 een nieuwe baggerplanning wordt opgesteld voor de wateren die in ons beheer zijn en blijven.

Hiervoor is geen budget opgenomen in de meerjarenraming. De vrijgevallen bedragen zijn hiervoor niet gereserveerd en zullen via de geëigende route aan u worden voorgelegd en integraal worden afgewogen.

Communicatie en participatie Advies Communicatie: n.v.t.

Financiën Advies financiën: akkoord.

Bijlagen 1. Nota reserves en voorzieningen Heerenveen 2026-2029