Raadsvoorstel mandaat griffier AVG

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller B.R. van Henten-Meijer Portefeuillehouder M.A. Fokkens-Kelder Kenmerk Z.24.462579/D.24.1868891 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Mandateren besluitvorming AVG-verzoeken Voorgesteld besluit De griffier en bij diens afwezigheid de plaatsvervangend griffier mandaat te verlenen om: Te besluiten op verzoeken van betrokkenen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die gericht zijn aan de raad. Inleiding De raad is als bestuursorgaan verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG. Dit betekent dat de raad moet besluiten op AVG-verzoeken die aan de raad worden gericht. De beslistermijn op een AVG-verzoek is in beginsel één maand. Wordt er niet op tijd besloten, dan kan de verzoeker recht hebben op een dwangsom wegens niet tijdig beslissen. Om tot efficiënte besluitvorming te komen bij AVG-verzoeken gericht aan de raad wordt voorgesteld een mandaatbesluit te nemen waarbij de griffier (en bij afwezigheid de plaatsvervanger) het mandaat krijgt dergelijke verzoeken af te doen. Beoogd effect Een efficiënte en tijdige uitvoering van AVG-verzoeken die gericht zijn aan de raad. Argumenten 1.1 Termijn reactie verzoek is te kort voor besluitvormingsproces raad De griffie verwerkt persoonsgegevens.

Het betreft bijvoorbeeld e-mailberichten die als ingekomen stuk zijn opgenomen op de lokale schijf, het zaaksysteem en bij de vergaderstukken van de raad in het Raadsinformatiesysteem. Dit betekent dat de gemeenteraad verwerkersverantwoordelijke zoals bedoeld in de AVG is. Dat houdt in dat de gemeenteraad een besluit moet nemen op basis van de artikelen 15-22 van de AVG, zoals inzageverzoeken, rectificatieverzoeken en verzoeken om wissing van

persoonsgegevens. De termijn daarvoor is in beginsel (binnen) een maand. Die tijd is te krap voor het besluitvormingsproces door de raad zelf, gelet op de procedurele stappen die voor afwikkeling van een verzoek gezet moeten worden en inhoudelijke toets die ook moet plaatsvinden. Het mandateren van deze bevoegdheden aan de (plaatsvervangend) griffier is efficiënt en pragmatisch. 1.2 De Awb biedt basis voor mandaat Op grond van artikel 10.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan de gemeenteraad overeenkomstig afdeling 10.1.1 van de Awb mandaat verlenen aan de griffier. In de delegatie- en mandaatregeling van de gemeente Heerenveen staat dat, als het nemen van een besluit is gemandateerd, ook alle voorbereidende handelingen zijn gemandateerd om te komen tot het besluit, het toekennen, afwijzen, wijzigen, verdagen en het verbinden van beperkingen, voorschriften en/of voorwaarden aan/van het een besluit, tenzij hierover in het register anders is bepaald. Risico’s en kanttekeningen Inherent aan mandaatverlening is het risico op een gebrekkig of (achteraf) niet toereikend mandaat. Het voorgestelde besluit is echter opgesteld volgens de regels uit de Algemene wet bestuursrecht die gelden voor mandaatverlening. Overigens zijn eventuele mandaatgebreken vaak achteraf te herstellen in de bezwaarfase of bijvoorbeeld door bekrachtiging.

Een mandaat aan de griffier om te mogen beslissen op een AVG-verzoek overeenkomstig dit voorstel heeft geen gevolgen voor de normale gang van zaken rond bezwaar en beroep. De griffier wordt namens de raad de primaire beschikker. De raad neemt zelf een beslissing op het bezwaarschrift. Communicatie en participatie Het mandaatbesluit wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Bijlagen - AVG artikelen 15-22, en Awb artikel 10.3 - Mandaatbesluit griffier AVG Presidium Heerenveen de griffier,

de voorzitter,

{{SIGNER2}}

{{SIGNER1}}

L. Roest-Jonkers

M.A. Fokkens-Kelder