Raadsvoorstel Een volgende fase in de doorontwikkeling van de raadsagenda 2022-2026

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller K.P. Derks Portefeuillehouder Kenmerk Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Een volgende fase in de doorontwikkeling van de raadsagenda 2022-2026 Voorgesteld besluit 1. De opdracht aan de begeleidingscommissie raadsagenda 2022-2026 intrekken. 2. De begeleidingscommissie raadsagenda 2022-2026 opheffen, wat de volgende wijziging betekent in de opdracht zoals verwoord staan in de raadsagenda: Raadsagenda 2022-2026

Opdracht aan: raad

a.

Het bewaken van de voortgang van de raadsagenda, zodat de raad de inhoud kan monitoren en waar nodig kan bijstellen;

b.

Het terugkoppelen van de voortgang van de opgaven eens per kwartaal in de raadsvergadering via de P&C documenten;

college

c.

Het adviseren over het raadsagenda en de wisselwerking tussen raad, college en samenleving waarbij wordt gelet op de spelregels en het proces; Het voorbereiden van de procesnotities bij A en B dossiers; (besluit raadsvergadering 22 juni 2023)

griffie

d.

college

Wat betekent dit: De raad zelf bewaakt de voortgang van de raadsagenda, zodat de raad de inhoud kan monitoren en waar nodig kan bijstellen. Dit doet de raad op basis van dat wat het college aanlevert of dat wat de griffie aanlevert. Het college koppelt over de vijf thema’s terug in de P&C documenten. Ook kan het college zich over uitvoering zoals gebruikelijk verwantwoorden via raadsbrieven. De griffie adviseert de raad via het presidium over wisselwerking met de samenleving. Het college legt stappenplannen, startnotities voor aan de raad. Hierin adviseert het college ook over wisselwerking met de samenleving. Bij onduidelijkheden kan het college,

e.

Het stimuleren van de raad in het ontwikkelen van en leren over participatie;

griffie

f.

Het voorbereiden van de evaluatie van de raadsagenda na twee jaar en het zetten van een volgende stap in democratische en bestuurlijke vernieuwing;

griffie

g.

Het voorbereiden en laten organiseren van de rondetafelgesprekken; op bezoek in wijk, dorp en buurt Het aanleveren van materiaal voor communicatie over de raadsagenda via social media;

griffie

h.

griffie

zoals gebruikelijk wordt gedaan, via raadsvoorstellen een heldere opdracht halen bij de raad. De griffie adviseert de raad via het presidium over ontwikkelen van en leren over participatie. De evaluatie vindt plaats onder begeleiding van de griffie. Eventuele raadsvoorstellen worden via het presidium voorgelegd aan de raad. De griffie legt voorstellen voor aan het presidium. De griffie pakt dit op in afstemming met de ambtelijke organisatie.

Inleiding De begeleidingscommissie constateert dat er voor de Raadsagenda een volgende fase is aangebroken in de doorontwikkeling van de Raadsagenda. Borging van de raadsagenda in de P&C cyclus en in de (door te ontwikkelen) Lange Termijn Agenda betekent dat de Raadsagenda een volwassen fase ingaat. Als gevolg van deze positieve ontwikkeling wordt de raad als opdrachtgever van de Raadsagenda, met dit voorgestelde besluit in staat gesteld de voortgang hiervan zelf te bewaken. De inzichten van de kick-off voor de heidag op 16 november en de enquête onder de raadsleden en commissieleden gehouden in december 2023 zijn voor de begeleidingscommissie aanleiding voor dit voorstel. Beoogd effect Met dit besluit wordt recht gedaan aan de staatsrechtelijk bepaalde rolverdeling tussen raad en college. Argumenten 1.De raadsagenda is van de raad als geheel. De raadsagenda is van de raad als geheel. Op deze manier wordt het eigenaarschap belegd bij de raad als geheel. Verwachtingen tussen raad en college over en weer worden verhelderd. Op deze manier kunnen zowel raad als college hun rol in het samenspel met elkaar en met de samenleving goed invullen. 2.1. De opgaven uit de raadsagenda zijn geland in de meerjarenplanning en begroting.

Bij het opstellen van de raadagenda heeft de raad vijf opgaven benoemd die zij belangrijk vindt voor de raadsperiode 2022- 2026 en aangegeven eens per kwartaal over de voortgang geïnformeerd te willen worden in de raadsvergadering. Deze opgaven uit de raadsagenda; wonen en volkshuisvesting, bestaanszekerheid, dienstverlening, duurzaamheid en cultuur hebben een plaats gekregen in de meerjarenplanning en de begroting. Daarmee zijn deze opgaven een transparant onderdeel van de Planning en Controlecyclus geworden. In de P&C- documenten zoals begroting, voorjaarsnota, jaarrekening en najaarsnota wordt over de voortgang van deze onderwerpen verantwoording afgelegd door het college. De verantwoording in de P&C-documenten komt dus in plaats van de verantwoording eens per kwartaal in de raadsvergadering. Daarmee wordt door het college invulling gegeven aan de terugkoppeling van de voortgang van de vijf opgaven uit de raadsagenda. 2.2. Het voorbereiden van procesnotities A-dossiers In de raadsagenda zijn A-dossiers en B-dossiers benoemd. In de raad van 22 juni 2023 heeft de raad besloten dat zowel voor deze A-dossiers als B-dossiers een stappenplan en/of startnotitie wordt voorgelegd door het college. Ook is een volgorde afgesproken

voor het oppakken van de drie A-dossiers in de huidige raadsperiode: 1. cultuur, 2. waarde (vrijwilligers)werk en 3. biodiversiteit. Over deze onderwerpen wil de raad in gesprek met de samenleving. Het college organiseert dit gesprek, nadat vooraf een stappenplan aan de raad is voorgelegd waarin verwoord is hoe het betreffende onderwerp wordt aangepakt. Bij onduidelijkheid kan het college eerst, zoals gebruikelijk, een heldere opdracht ophalen bij de raad. 2.3 Bewaken voortgang, leren en evalueren, samenspel samenleving is taak raad Het bewaken van de voortgang van de raadsagenda, waaronder naast de voortgang van de vijf opgaven (wonen en volkshuisvesting, bestaanszekerheid, dienstverlening, duurzaamheid en cultuur), het leren en evalueren en het samenspel met de samenleving, is de taak van de raad. De formatie van de griffie is uitgebreid en de griffie is nu toegerust om de voorbereiding en uitvoering van deze taken rondom de raadsagenda op zich te nemen. Zo adviseert en ondersteunt de griffie de raad in haar rol als uitlegger van de raadagenda en in het gesprek met de samenleving. Besloten is om als raad als invulling voor rondetafelgesprekken op bezoek te gaan in wijk, dorp en buurt. Voorstellen hiervoor kunnen worden voorbereid door de griffie en via het presidium naar de raad worden gebracht.

Risico’s en kanttekeningen De raad zelf draagt verantwoordelijkheid voor het bewaken van de voortgang van de Raadsagenda zodat deze tot uitvoering kan worden gebracht. Communicatie en participatie Er is geen actieve communicatie met de samenleving nodig over het opheffen van de begeleidingscommissie. Financiën Het opheffen van de begeleidingscommissie heeft geen financiële gevolgen. Bijlagen - Infographic raadsagenda (versie 2022)

Namens de Begeleidingscommissie,

mevrouw L. Roest-Jonkers griffier

de heer R. Tromp voorzitter