Raadsvoorstel Deelopdracht 1 Optimalisatie P&C-Cyclus

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Oosterwoud, Anneke Kenmerk Z.25.517505 / D.25.2047595 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Deelopdracht 1 Optimalisatie P&C-Cyclus

Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van de notitie Deelopdracht 1: Herijking P&C-Cyclus; 2. De volgende wijzigingen door te voeren in de P&C-Cyclus: 1. De huidige voor- en najaarsrapportage te wijzigen in één tussentijdse rapportage; 2. De Perspectiefnota in jaren van gemeenteraadsverkiezingen te wijzigen in een Perspectiefbrief; 3. De P&C-documenten niet langer via de agendacommissie te laten agenderen.

Inleiding Project Optimalisatie P&C-Cyclus De afgelopen jaren heeft de gemeente Heerenveen gewerkt aan de ontwikkeling van het begrotingsproces. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders (B&W) en de ambtelijke organisatie hebben belangrijke stappen gezet om de financiële huishouding te versterken. Dit is onder andere gedaan door het uitvoeren van onderzoeken, het mitigeren van risico’s in het proces en het op orde brengen van de financiële basis, in lijn met de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Er zijn al belangrijke stappen gezet in het verbeteren van de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus), maar er liggen nog duidelijke kansen om deze verder te versterken. Zo is er behoefte aan een betere aansluiting tussen doelen, middelen en effecten, meer inzicht tussen nieuw en bestaand beleid en een strakkere inrichting van de programma’s in de begroting. Ook de opzet van de P&C-cyclus, zoals de frequentie en inhoud van P&C-documenten, kan efficiënter en effectiever worden ingericht. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 is dit hét moment om verdere verbeteringen voor te bereiden. Dit stelt de nieuwe gemeenteraad om een goede start te maken en biedt tegelijkertijd de ambtelijke organisatie meer mogelijkheden om relevante en actuele managementinformatie te benutten.

De recente invoering van de nieuwe organisatiestructuur per 1 mei 2025 maakt het bovendien logisch om ook de bijbehorende sturings- en verantwoordingsinformatie tegen het licht te houden. Om deze ambities te realiseren is het project Optimalisatie P&C gestart. Deelopdracht 1

De eerste deelopdracht van dit project richt zich op het herzien van de P&C-cyclus en de resultaten van deze deelopdracht worden in dit document beschreven. De focus ligt hierbij op het verbeteren van de samenhang en opbouw van de cyclus, het aantal en de timing van P&C-documenten. Daarbij is ook gekeken naar de planning, zowel vanuit de organisatie als vanuit de griffie, zodat het gehele proces (van opstellen tot besluitvorming) beter op elkaar aansluit. De uitkomsten van de eerder uitgevoerde evaluaties bij de directie, het college en de auditcommissie zijn bij de uitwerking betrokken. De uitkomsten van deelopdracht 1 zijn ook besproken met de auditcommissie en de nieuwe indeling is ook oriënterend besproken tijdens de dialoogsessie op 27 november 2025. Het gaat bij deelopdracht 1 nadrukkelijk om de P&C-documenten die in de cyclus zijn opgenomen, niet om de wijze waarop deze P&C-documenten tot stand zijn gekomen of worden vormgegeven. De optimalisatie daarvan maakt deel uit van deelopdracht 2, die later wordt uitgevoerd. Voorgestelde P&C-Cyclus Indien de gemeenteraad akkoord gaat bestaat de nieuwe P&C-cyclus van de gemeente Heerenveen in het vervolg uit een samenhangend geheel van vijf documenten. De cyclus loopt van de strategische kaderstelling tot en met de uiteindelijke verantwoording over de bereikte resultaten. 1. De perspectiefnota vormt de start van de cyclus.

Hierin worden de financiële en beleidsmatige kaders voor de komende jaren geschetst en worden keuzes voorbereid richting de begroting. Eens in de vier jaar, na de gemeenteraadsverkiezingen, wordt de perspectiefnota een perspectiefbrief. 2. Vervolgens wordt dit uitgewerkt in de themabegroting, waarin beleid en middelen structureel met elkaar verbonden zijn. 3. Halverwege het jaar wordt de uitvoering gemonitord en gerapporteerd in de tussentijdse rapportage. Dit document geeft inzicht in de voortgang, zowel inhoudelijk als financieel, en maakt bijsturing mogelijk. 4. Aan het eind van het jaar wordt de raad met de decemberbrief de laatste financiële bijstellingen voorgelegd, waaronder in ieder geval de over- en onderschrijdingen en de overhevelingen naar het volgende jaar. 5. De cyclus wordt afgesloten met de jaarstukken, waarin verantwoording wordt afgelegd over de bereikte resultaten en de inzet van middelen. Voor meer informatie over de nieuwe indeling en de onderbouwing hiervan wordt verwezen naar de bijlage.

Beoogd effect Een overzichtelijke en gedragen P&C-cyclus die de (bestuurlijke) sturing en verantwoording versterkt, beter aansluit bij de behoefte van de gemeenteraad, het college en de organisatie, en rekening houdt met een werkbare balans in tijdsinvestering voor de ambtelijke organisatie en gemeenteraads- en commissieleden.

Argumenten 1.1 De deelopdracht is opgesteld op basis van eerder uitgevoerde evaluaties. De uitvoering van deze deelopdracht is gebaseerd op inzichten uit eerder gevoerde evaluaties van de P&C-cyclus. In die evaluaties zijn knelpunten en verbetermogelijkheden gesignaleerd op het gebied van timing, werkdruk en de bruikbaarheid van P&C-documenten voor sturing en politieke duiding. De voorstellen uit deelopdracht 1 bouwen hierop voort en geven invulling aan de aanbevelingen om de P&Ccyclus efficiënter, overzichtelijker en beter afgestemd op de praktijk te maken. De uitkomsten zullen ook bij de volgende deelopdrachten gebruikt worden.

2.1 Integrale rapportage halverwege het jaar biedt meer sturingsruimte en vermindert werkdruk Wij stellen voor om de Voorjaars- en Najaarsrapportage te vervangen door één integrale tussentijdse rapportage, met peildatum rond juni en behandeling in september. Dit biedt meer actualiteit en ruimte voor bijsturing binnen het jaar, vermindert de werkdruk voor de organisatie en maakt een inhoudelijker bespreking in de raad mogelijk. Verdere optimalisatie van de rapportagevorm wordt onderzocht in deelopdracht 2. 2.2 Overslaan agendacommissie levert tijdswinst op P&C-documenten maken onderdeel uit van een vaste, voorspelbare planning binnen de P&C-cyclus en worden structureel op vaste momenten en in afgesproken formats aangeboden aan de gemeenteraad. Omdat deze documenten altijd behandeld moeten worden en geen inhoudelijke toetsing ondergaan door de agendacommissie, is de toegevoegde waarde van een extra stap via de agendacommissie beperkt. In overleg met de griffie wordt daarom voorgesteld deze stap over te slaan, wat een tijdswinst van circa één week oplevert. Deze extra ruimte draagt bij aan een zorgvuldige inhoudelijke voorbereiding en versterkt de kwaliteit van de stukken. Naar aanleiding van de dialoogsessie op 27 november 2025 wordt voorgesteld het concept-raadsvoorstel, zoals gebruikelijk, wel met de agendacommissie te delen.

2.3 Gemeenteraadsverkiezingen maken het niet mogelijk om een Perspectiefnota op te stellen In verkiezingsjaren wordt, vanwege de noodzakelijke coalitieonderhandelingen en de totstandkoming van een nieuw Hoofdlijnenakkoord, pas later duidelijk wat het beleidsmatige en financiële perspectief voor de komende periode is. Omdat deze processen tijd kosten, is op het gebruikelijke moment van de Perspectiefnota nog geen volledig uitgewerkt kader beschikbaar. Om de gemeenteraad toch tijdig op hoofdlijnen te informeren over actuele ontwikkelingen, wordt in plaats daarvan een Perspectiefbrief opgesteld. Deze brief geeft inzicht in trends, financiële kaders en beleidsontwikkelingen, maar bevat nog geen formele beleidskeuzes. De uiteindelijke keuzes en de vertaling van het Hoofdlijnenakkoord worden vervolgens verwerkt in de Themabegroting. In het verleden werd om deze redenen ook gewerkt met een Perspectiefbrief, maar met deze deelopdracht wordt het nu formeel vastgesteld.

Risico’s of kanttekeningen 1.1 De Financiële Verordening wordt in 2026 aangepast Waar aanpassingen in de P&C-cyclus normaliter worden meegenomen bij een wijziging van de financiële verordening, is er in dit geval bewust voor gekozen om de voorstellen uit deelopdracht 1 afzonderlijk voor te leggen. Dit sluit aan bij de doelstellingen van het project Optimalisatie P&C-Cyclus en bij de uitdrukkelijke wens van de gemeenteraad om actief betrokken te zijn bij de gemaakte keuzes. Zo is de raad expliciet aangehaakt bij de herziening van de P&C-cyclus.

Communicatie en participatie Niet van toepassing

Financiën Het besluit heeft geen financiële gevolgen.

Bijlagen 1. Notitie deelopdracht 1: herziening P&C-Cyclus