Raadsvoorstel Controleprotocol en normenkader jaarrekening 2023

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Pal, Jan Kenmerk Z.23.408807 / D.23.1684201 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Controleprotocol en normenkader jaarrekening 2023

Onderwerp Controleprotocol en normenkader jaarrekening 2023

Voorgesteld besluit 1. Het controleprotocol, inclusief het normenkader jaarrekening 2023 vast te stellen; 2. De verantwoordingsgrens, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheids-verantwoording, vast te stellen; 3. De rapporteringsgrens vast te stellen waarboven het college de bevindingen opneemt en toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De (geactualiseerde) controleverordening is door de raad vastgesteld op 13 juli 2023. In het verlengde van de controleverordening is een controleprotocol opgesteld. Dit controleprotocol, waarbij het normenkader als bijlage is bijgevoegd, heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over: 1. de reikwijdte van de accountantscontrole; 2. de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle; en 3. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Heerenveen. Tevens geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. Het normenkader wordt komend jaar verder aangepast naar de systematiek van de rechtmatigheidsverantwoording.

Beoogd effect

Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is op 31 mei 2023 aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook een onderdeel van dit wetsvoorstel. Vanaf het boekjaar 2023 moet elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheids-verantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van B&W aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over. De controleverklaring omvat vanaf het boekjaar 2023 slechts een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties. Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. Het opstellen van een rechtmatigheidsverklaring vraagt meer nadruk op de (verbijzonderde) interne controle. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van 2023 van de gemeente Heerenveen.

Tevens geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen.

Argumenten 1.1 In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. 1.2 Voorgesteld wordt om aan te sluiten bij de (minimum)eisen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. 1.3 De rapporteringtolerantie (accountant) wordt vastgesteld op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag, voor onze begroting wordt voorgesteld € 100.000. Mocht de begroting sterk fluctueren (groei/daling) in de komende jaren dan is aanpassing mogelijk. 2.1.Voorgesteld wordt om de verantwoordingsgrens (college) vast te stellen op 1%. (Dit is overeenkomstig met het door de raad vastgestelde percentage over boekjaar 2022 en de op 13 juli 2023 door de raad vastgestelde Financiële verordening met ingang van 2024. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 1% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring. 3.1 Voorgesteld wordt om de rapporteringsgrens (college) vast te stellen op € 100.000. Dit is overeenkomstig met de door de raad vastgestelde Financiële verordening met ingang van 2024

Risico’s of kanttekeningen In dit advies wordt verwezen naar de Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet). Enkele nieuwe en aangepaste bepalingen in de Financiële verordening gemeente Heerenveen 2024 hebben grote invloed op het P&C-proces en de P&C-documenten van de gemeente Heerenveen, zoals de themabegroting, de themarekening en de tussentijdse rapportages. Daarnaast heeft de actualisatie ook invloed op de financiële beleidskaders waaraan de organisatie gebonden is. Dit is ook de reden dat gekozen is voor een ingangsdatum per 1 januari 2024, aangezien de themabegroting 2023 is opgesteld op basis van de toen geldende financiële verordening en het eerste halfjaar van boekjaar 2023 al is verstreken op het moment de nieuwe financiële verordening is vastgesteld (juli 2023). Op moment van schrijven zijn er kaderstellende documenten voorgelegd voor consultatie, welke gevolgen kunnen hebben voor de accountantscontrole en ook voor de interne controle. Zo moeten het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) nog aangepast worden. Hiernaast wacht de kadernota rechtmatigheid 2023 op

aanpassing. De wijzigingen in wet- en regelgeving gedurende de controlejaren 2023 - 2026 zullen separaat aangeboden worden aan de raad.

Communicatie en participatie Boodschap Doelgroep Nadere aanwijzingen Accountant controle

Via welk middel Digitaal

Door wie Strategisch adviseur Financiën & Auditing

Wanneer Voorafgaand aan controle jaarrekening 2023

Financiën Het Controleprotocol is afgestemd met de teamleider Financiën en Auditing en de Concerncontroller.

Bijlagen Het Controleprotocol 2023 en het normenkader rechtmatigheid behorende bij dit protocol.