Raadsvoorstel Controleprotocol en normenkader 2025

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Pal, Jan Kenmerk Z.25.513890 / D.25.2036205 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Controleprotocol en normenkader jaarrekening 2025

Voorgesteld besluit 1. Het controleprotocol, inclusief het normenkader jaarrekening 2025 vast te stellen; 2. De verantwoordingsgrens vast te stellen waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording, zijnde 2%; 3. De rapporteringsgrens vast te stellen waarboven het college de bevindingen opneemt en toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, zijnde 5% van de materialiteitsgrens.

Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De controleverordening is door de raad vastgesteld op 13 juli 2023. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens burgemeester en wethouders. Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor de begroting, verantwoording en accountantscontrole. De wijzigingen hebben vooral gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop de accountant de jaarrekening beoordeelt. Aanleiding is de aanpassing van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%) van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves). Die worden nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (exclusief toevoeging aan reserves). De nieuwe regels zijn verwerkt in dit protocol.

Beoogd effect Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van 2025 van de gemeente Heerenveen.

Argumenten 1.1 Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2025. De voorgestelde percentages zijn afgestemd met onze accountant PwC. 1.2 Het college van B&W rapporteert nu over fouten én onduidelijkheden (bij elkaar opgeteld) die boven de gekozen verantwoordingsgrens uitkomen. Tot en met verslagjaar 2024 was de vastgestelde grens 1%. Voorgesteld wordt om de verantwoordingsgrens (college) vast te stellen op 2%. Hierbij vindt aansluiting plaats met de materialiteitsgrens van 2% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring. 1.3 Voorgesteld wordt om de rapporteringsgrens (college) vast te stellen op 5% van de materialiteitsgrens. Tot en met verslagjaar 2024 was de grens vastgesteld op €100.000,-. Het vaststellen van een berekeningswijze in plaats van een hard getal heeft als voordeel dat de fluctuatie (groei/daling) van de omvang van de gemeentelijke uitgaven steeds automatisch wordt vertaald in een passend berekende rapporteringstolerantie. De norm van 5% voor de rapporteringstolerantie is een professionele praktijkrichtlijn vanuit de accountancy.

Risico’s of kanttekeningen 1. Samengevat betekent de wijziging van de materialiteit een aanpassing van de diepgang van de controle door onze accountant. Het aantal posten en stromen die in de reikwijdte vallen van de controle neemt af, het aantal deelwaarnemingen van gegevensgerichte werkzaamheden kan over het algemeen verminderen tenzij de omvang van de fouten en onzekerheden dichtbij de materialiteitsgrens komt. Aanvullende (extra) werkzaamheden kunnen nodig zijn indien de fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld dichtbij de materialiteitsgrens komen. Door het optellen van de afwijkingen en onzekerheden is het mogelijk dat de bevindingen eerder materieel worden. 2. Vanuit de commissie BBV komt er een Kadernota rechtmatigheid 2025, de publicatie wordt verwacht in het najaar van 2025. Deze wijzigingen verwerken wij in onze rechtmatigheidsverantwoording 2025. 3. De wijzigingen in wet- en regelgeving (normenkader) gedurende het controlejaar 2025 zullen separaat aangeboden worden aan de raad.

Communicatie en participatie Het Controleprotocol (inclusief normenkader) is besproken met de auditcommissie op 13 oktober 2025. Het Controleprotocol (inclusief normenkader) is vooraf gedeeld met onze accountant voor afstemming en de vastgestelde versie wordt verstrekt voorafgaand aan de controle van de jaarrekening.

Financiën Dit voorstel heeft geen directe financiële gevolgen.

Bijlagen 1. Controleprotocol 2025 en het normenkader rechtmatigheid behorende bij dit protocol.