Raadsvoorstel bij onderzoek PC cyclus.docx

Voorstel aan de gemeenteraad

Onderwerp Onderzoek P&C-processen

Voorgesteld besluit 1. Het college vragen om een plan van aanpak voor verbeteringen aan de hand van de conclusies 1 t/m 5 en de aanbevelingen, met daarin concrete en SMART afspraken en de raad daarover te laten besluiten. 2. De auditcommissie vragen om een plan van aanpak voor verbeteringen aan de hand van de conclusies 5 en 6 en de aanbevelingen, met daarin concrete en SMART afspraken en de raad daarover te laten besluiten.

Inleiding In de raadsvergadering van 5 oktober 2020 heeft de raad ingestemd met het onderzoeksvoorstel dat is voorbereid door de Auditcommissie+. De centrale vraag is als volgt: “Hoe is het proces omtrent het opstellen van P&C-documenten ingericht, welke risico’s en kwetsbaarheden kent dit proces en hoe kan het zicht van de raad hierop worden vergroot?” Aanleiding eerder onderzoek De aanleiding voor het onderzoek zijn de uitkomsten van de onderzoeken naar fouten die werden ontdekt bij het opstellen van de begroting 2021. Uit die onderzoeken blijkt dat de fouten zijn ontstaan bij het wijzigen van de begrotingssystematiek in 2017. Het eerste onderzoek toonde aan dat de fouten drie oorzaken hebben en uit het tweede onderzoek bleek dat de fouten op drie momenten zijn ontstaan. De tekortkoming in de begrotingssystematiek levert een gewijzigd meerjarenperspectief op. Uitkomsten onderzoek raad Het onderzoek van de raad geeft inzicht in waar het precies is misgegaan. Door het onderzoeksbureau zijn hierop conclusies en aanbevelingen geformuleerd zodat in de toekomst fouten worden voorkomen en risico’s inzichtelijk zijn. Daarnaast wordt de raad en het college handvatten geboden om de rollen rondom de P&C cyclus te versterken.

Plan van aanpak voor verbeteringen De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek en de eerder onderzoeken geven aanleiding voor verbeteringen, daarom wordt het college en de auditcommissie met dit voorstel gevraagd om met een plan van aanpak te komen en die voor te leggen aan de raad.

Motivering Beoogd effect Vertalen van de aanbevelingen naar de Heerenveense situatie en het borgen daarvan in de P&C-cyclus en documenten. Daarmee verhelpen van kwetsbaarheden in het proces en organisatie, waardoor risico op herhaling van fouten zoveel mogelijk verkleind wordt. Dit draagt tevens bij aan het verbeteren van de informatievoorziening en de rol van de raad, door een heldere inrichting van de P&C-cyclus en documenten, met duidelijkheid over en versterking van invulling van verschillende rollen. Argumenten 1.1 Door het opstellen van een plan van aanpak kunnen reeds ingezette acties worden verbonden met de aanbevelingen die worden genoemd Een aantal aanbevelingen zijn reeds opgepakt, door het opstellen van een plan van aanpak met daarin alle aanbevelingen uit dit en eerdere onderzoeken kunnen reeds ingezette acties worden verbonden aan de aanbevelingen. Door afspraken te maken in het Plan van Aanpak over proces en organisatie, risico’s en kwetsbaarheden en informatievoorziening, wordt het proces helder en de verantwoordelijkheden duidelijk voor raad, college en organisatie. Dat helpt bij het voorkomen van fouten.

1.2 Bij een aantal aanbevelingen is meer tijd nodig om deze te realiseren, dit verwerken in een plan van aanpak biedt het college en de raad en gedelegeerd de auditcommissie, gestructureerd en gefaseerd te werken aan structurele verbeteringen Conclusie 4 in het rapport is dat de ‘P&C-documenten een beperkte koppeling maken tussen de beleidsdoelen en de bijbehorende financiën en bemoeilijken zo de controlerende rol van de raad.’ De raad gaat over het besluitvormingsproces, de daaraan gekoppelde documenten en de inhoud van de documenten. Het plan van aanpak geeft duidelijkheid over de afspraken voor het verbeteren van het proces en de inhoud en daarmee kan de raad veel beter de regie pakken (conclusie 5) en zelf sturen op betere en heldere informatie. 1.3 Verbeteren van de P&C-cyclus en documenten zorgt voor meer duidelijkheid en kwaliteit. Binnen de raad en met het college is nog geen gezamenlijk beeld van het kwaliteitsniveau dat wordt nagestreefd. Hier helderheid over krijgen met de daarbij behorende personele en financiële inzet zal terug moeten komen in het plan van aanpak Door ook afspraken over (eind)verantwoordelijkheden en controles in het Plan van Aanpak te maken, kunnen raad en college met elkaar afstemmen wat als probleem wordt ervaren, wat de ernst van de problemen zijn en welke oplossingen de juiste zijn voor de gemeente Heerenveen.

Ook ontstaat met het maken van het Plan van Aanpak de mogelijkheid om de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken in het Plan van Aanpak mee te nemen. 2.1 Helderheid verkrijgen over de rol van de auditcommissie en de verwachtingen vanuit de raad als geheel Conclusie 6 in het rapport geeft aan dat de auditcommissie te beperkt in beeld is in het proces en beveelt een nadrukkelijke rol aan in het P&C-proces, door de commissie te gebruiken als klankbord en vooruitgeschoven post. De auditcommissie kan in het plan van aanpak aangeven of en op welke wijze ze hier invulling aan kan geven.

2

Risico’s of kanttekeningen Niet alleen het college is aan zet om de raad beter te bedienen in zijn (regie)rol maar ook de auditcommissie kan hierin van betekenis zijn. Om het meest optimale resultaat te bereiken is het belangrijk dat het college en de auditcommissie met elkaar samenwerken als het gaat om het compacter en concreter maken van de documenten, het verbeteren van de koppeling tussen doelstellingen en budgetten en het inzicht tussen bestaand en nieuw beleid, het voorleggen van meer scenario’s en alternatieven aan de raad. Communicatie en participatie Financiën Bijlagen Onderzoek P&C-processen ‘Een onderzoek naar het opstellen van P&C-documenten, risico’s en kwetsbaarheden van dit proces en de rol van de raad’

Secretaris Auditcommissie,

Voorzitter Auditcommissie

Mevrouw L. Roest-Jonkers

Mevrouw O. de Vries

3

Registratie

Onderwerp Onderzoek P&C-processen De raad van de gemeente Heerenveen Besluit 1. Het college te vragen om een plan van aanpak voor verbeteringen aan de hand van de conclusies 1 t/m 5 en de aanbevelingen, met daarin concrete en SMART afspraken en de raad daarover te laten besluiten. 2.

De auditcommissie te vragen om een plan van aanpak voor verbeteringen aan de hand van de conclusies 5 en 6 en de aanbevelingen, met daarin concrete en SMART afspraken en de raad daarover te laten besluiten.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 20 mei 2021. de griffier,

de voorzitter,

mevrouw L. Roest-Jonkers

de heer T.J. van der Zwan

4