Raadsvoorstel Benoeming accountant

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller B.R. van Henten-Meijer Portefeuillehouder Auditcommissie Kenmerk Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Benoeming accountant Voorgesteld besluit Inschrijver A te benoemen tot accountant van de gemeente Heerenveen voor de controle van de jaarrekeningen 2024-2027 Inleiding Het contract met Deloitte loopt tot en met de controle van het boekjaar 2023. Voor de controle van de boekjaren daarna is een nieuwe aanbestedingsprocedure uitgezet. De auditcommissie bereidt conform artikel 3 van de verordening gemeente Heerenveen 2023 de besluitvorming in de raad voor een voordracht van een te benoemen accountant. In oktober heeft de raad het programma van eisen en het beoordelingskader met de selectiecriteria vastgesteld. Met dit voorstel doet de auditcommissie een voordracht voor een te benoemen accountant. Beoogd effect Een accountant die de jaarrekeningen 2024 tot en met 2027 controleert. Argumenten 1.Benoeming accountant is wettelijke bevoegdheid van gemeenteraad De benoeming van de accountant is een wettelijke bevoegdheid van de gemeenteraad en daarom wordt de uitkomst van de aanbesteding ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. De voordracht is voorbereid door een beoordelingscommissie. Deze beoordelingscommissie bestaat uit drie leden van de auditcommissie, de strategisch

adviseur financiën fysiek domein, de strategisch adviseur auditing, de concerncontroller en de griffier. De beoordelingscommissie staat onder voorzitterschap van de inkoopadviseur en is ondersteund door een raadsadviseur. 2. Procedure volgens Europese aanbesteding Op 23 oktober 2023 heeft de gemeenteraad het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten vastgesteld. Ook is het beoordelingsprotocol vastgesteld. De opdracht is Europees aanbesteed, omdat het bedrag de gestelde Europese aanbestedingsdrempel overschrijdt. De procedure is op 24 oktober 2023 gestart met de publicatie van de vereiste stukken op Tenderned. Een verandering in de eisen heeft gezorgd voor rectificatie waardoor de inschrijvingstermijn verzet diende te worden. Op 30 januari 2024 heeft de opening van de inschrijvingen plaatsgevonden. De procedure heeft geresulteerd in 3 inschrijvingen. De inschrijvingen zijn ontvankelijk bevonden en vervolgens op kwaliteit beoordeeld door de beoordelingscommissie. Op 7 februari 2024 hebben presentaties van de inschrijvingen plaatsgevonden. Partijen hebben hun inschrijving gepresenteerd en verdiepende vragen van de beoordelingscommissie beantwoord. Daarna is de beoordelingscommissie plenair tot een beoordeling per inschrijver gekomen. Op basis van beste prijs-kwaliteit is de opdracht voorgenomen gegund aan Inschrijver A.

De voorlopige gunning wordt gepubliceerd op Tenderned op 14 februari 2024. Risico’s en kanttekeningen Vanuit Aanbestedingswet volgt automatische gunning In de Gemeentewet is opgenomen dat het aanwijzen van de accountant een bevoegdheid van de raad is. Vanuit de Aanbestedingswet volgt een gunning echter automatisch op basis van het doorlopen van de aanbestedingsprocedure. Standstillperiode Tot 4 maart is sprake van de verplichte stand-stillperiode. De naam van het accountantskantoor en de geoffreerde prijs kan tot die datum niet openbaar worden. De stukken liggen onder geheimhouding voor uw raad ter inzage bij de griffier. Communicatie en participatie Na het besluit van de raad zal de aankondiging van de gegunde opdracht via Tenderned bekend gemaakt worden. De overeenkomst met inschrijver A wordt voor een periode van vier jaar aangegaan met de mogelijkheid om met tweemaal twee jaren te verlengen. Financiën In de begroting is uitgegaan van een geraamd bedrag van € 120.134 per jaar De inschrijfprijs ligt onder geheimhouding ter inzage. De begroting wordt via de vastgestelde procedure aangepast. Bijlagen: 1. Offerteaanvraag 27 november 2024 Tenderned 2. Offerte Aanbieder A (onder geheimhouding ter inzage bij de griffier) 3. Gunningsbrief Aanbieder A (onder geheimhouding ter inzage bij de griffier)