Raadsvoorstel ambitie en fasering implementatie Wet open overheid (Woo)

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Wijnholds, Erik Kenmerk Z.22.366834 / D.22.1578679 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Ambitieniveau en fasering actief openbaar maken van informatie

Onderwerp Ambitieniveau en fasering actief openbaar maken van informatie voor de implementatie van de Wet open overheid (Woo)

Voorgesteld besluit 1. De implementatie van de Wet open overheid op het ambitieniveau Basis vast te stellen. Met de mogelijkheid om situationeel meer te publiceren volgens de niveaus Medium en Plus vanuit het oogpunt van efficiency en effectiviteit. 2. De fasering bij koninklijk besluit als leidraad te nemen. 3. Het beschikbare budget door het Rijk als uitgangspunt voor de financiering te nemen

Inleiding Het college van burgemeester en wethouders heeft in een brief, dd. 28 april 2022, uw raad geïnformeerd over de invoering van de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022. Hierin staat dat u dit jaar van het college nog een voorstel ontvangt voor het vaststellen van het ambitieniveau en de snelheid van invoeren. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In de Wob stond passieve openbaarmaking van informatie centraal. Dus informatie verstrekken op verzoek. De Woo gaat hierin verder door sommige informatie actief openbaar te maken. Als overheid willen we onze inwoners en ondernemers goed van dienst zijn. Dit doen we onder andere door ervoor te zorgen dat zij relevante informatie snel en digitaal kunnen vinden. Hierdoor kunnen zij beter met ons meedenken en meebeslissen. Openheid en transparantie zijn essentieel voor het vertrouwen tussen de samenleving en de overheid. De Woo draagt bij aan onze ambitie om een duidelijke en betrouwbare overheid te zijn. De nieuwe verplichtingen van de Woo zijn: 1. Het actief openbaar maken van documenten in 11 informatiecategorieën: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, jaarplannen en -verslagen, stukken van adviescolleges, bestuursstukken, Woo-verzoeken, convenanten, onderzoeken, beschikkingen en klachten. 2. Deze documenten te publiceren via het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). 3.

Het op orde brengen van de informatiehuishouding. Ambities De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onderscheidt vier ambitieniveaus: 1. Beneden-basis. De gemeente voldoet niet aan in de Woo gestelde eisen. Uitgangspunt zou bij elke gemeente moeten zijn dat de gemeente voldoet aan de wet.

Momenteel zijn er geen sancties in de wettekst opgenomen wanneer gekozen wordt voor het ambitieniveau beneden-basis. Wel is de verwachting dat op de lange termijn wel sancties worden opgelegd bij ambitieniveau beneden-basis. 2. Basis. Wanneer het basis ambitieniveau wordt gekozen, dan volgt de gemeente de wettelijke fasering van de Woo. Voor elke fase worden de documenten uit de betreffende categorie vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar gemaakt. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van overheidsstukken uit de categorieën, opgenomen in artikel 3.3 van de Woo, in de daartoe behorende fase. 3. Medium. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente al een aantal extra stukken actief openbaar waarvoor openbaarmaking (nog) niet wettelijk is verplicht. 4. Plus. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum conform de Woo (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente ook alle stukken uit de nog niet in werking getreden fases al actief openbaar. En ook maakt de gemeente stukken openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt. Er kan bijvoorbeeld onderliggende informatie openbaar gemaakt worden. Fasering De actieve openbaarmaking van de 11 informatiecategorieën wordt gefaseerd ingevoerd bij koninklijk besluit. In een brief, d.d.

8 juli 2022, is de Tweede Kamer geïnformeerd over de implementatiestrategie van de Woo. Er is besloten om de volgende informatiecategorieën als eerste op te pakken: Bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend; Vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden; Convenanten; Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie. Het publiceren zal uiteindelijk plaatsvinden via PLOOI. Naar verwachting wordt PLOOI begin 2023 opengesteld voor aansluiting en aanlevering van een of meer van deze informatiecategorieën. Gemeenten die technisch en organisatorisch klaar zijn worden aangesloten in volgorde van aanmelding. De fasering gebeurt stapsgewijs op basis van informatiecategorie. Pas wanneer de aanlevering van een informatiecategorie zich in de praktijk heeft bewezen, wordt een verplichtingsdatum bij koninklijk besluit vastgesteld. Het is dus nog niet duidelijk wanneer de verplichting precies gaat gelden.

Beoogd effect Het doel is om te bepalen hoe transparant we willen zijn en hoe snel onze gemeente de implementatie van de Woo wil realiseren. De minimale wettelijke vereiste is om te voldoen aan het ambitieniveau Basis. Als blijkt dat bijvoorbeeld in specifieke delen van onze gemeentelijke organisatie veel Woo-verzoeken binnenkomen. Dan kan dat aanleiding zijn om het ambitieniveau op te schalen met als doel de administratieve lastendruk zo laag mogelijk te houden. Andere redenen kunnen zijn: Veel informatie-/ Woo-verzoeken over een bepaald werkproces; Omdat onze organisatie zelf in een ontwikkeling naar digitaal werken zit, kunnen er kansen voorbijkomen om quick wins te verzilveren rondom de actieve openbaarmaking; De wens vanuit een team/het college om meer openheid te geven over een bepaald onderwerp of rondom een bepaalde situatie (crisis) binnen de gemeente. Daarom wordt voorgesteld om, als de situatie daarom vraagt, waar mogelijk meer te publiceren volgens de niveaus Medium en Plus.

Argumenten 1.1 We voldoen hiermee aan de wettelijke verplichting. Daarmee geven we aan hoe transparant we willen zijn als gemeente Heerenveen. 1.2 We sluiten aan bij wat we al doen. Via onze website maken we al informatie actief openbaar, zoals organisatiegegevens, raadsstukken en collegebesluiten. Verordeningen, omgevingsvergunningen en verkeersbesluiten publiceren wij op de website Overheid.nl. Door te kiezen voor ambitieniveau Basis gaan we nog meer informatie actief openbaar maken. 2.1 Er wordt gezorgd voor een zorgvuldige invulling van de kantelingsopgave van analoog naar digitaal werken. De Woo gaat om veel meer dan het technisch mogelijk maken van actieve publicatie. Het digitaal opslaan van informatie wordt leidend. Ook moet het publiceren van informatie op een standaard werkwijze worden ingericht in onze werkprocessen. Er wordt daarom ingezet op proces- en cultuurverandering. Door aandacht te besteden aan informatiebewustzijn willen we medewerkers uitrusten om deze omslag te kunnen maken. Hier moeten we de tijd voor nemen.

Risico’s of kanttekeningen 1.1 Wat zijn de consequenties wanneer gekozen wordt voor ambitieniveau Beneden-basis. Belangrijke ambities in de "Raadsagenda 2022" zijn onder andere transparante communicatie en het actief informeren van inwoners. Maar ook het nemen van goede besluiten voor, en waar mogelijk, met inwoners. Verder is "Dienstverlening" één van de opgaven uit deze raadsagenda. Dienstverlening moet betrouwbaar, eenvoudig, toegankelijk en eenduidig zijn voor alle inwoners. Het ambitieniveau Beneden-basis sluit hierbij niet aan. We leveren in dat geval minder informatie dan wettelijk verplicht is. Dit sluit niet aan bij de transparante en participerende gemeente die Heerenveen wil zijn. Tot slot is de verwachting dat op de lange termijn sancties worden opgelegd aan gemeenten die kiezen voor ambitieniveau Beneden-basis. 3.1 Op dit moment staan de exacte middelen en kosten voor de invoering van de Woo nog niet vast. Het Rijk heeft voor de uitvoering van de Woo budget beschikbaar gesteld. Op dit moment is nog onduidelijk of dit voor onze gemeente voldoende is. Dit heeft ook te maken met de complexiteit van de invoering van de Woo. De tot stand koming van deze wet heeft niet voor niets zo’n 10 jaar geduurd. Wanneer gedurende de invoering van de Woo blijkt dat de middelen van het Rijk niet afdoende zijn, dan volgt een verzoek aan uw raad om extra budget, inclusief onderbouwing.

Communicatie en participatie De implementatie van de Woo wordt projectmatig opgepakt vanuit een integrale aanpak met vier hoofdclusters: Cultuur en gedrag; Doelen en beleid; Systemen en informatie; Processen en sturing. Bij deze vier hoofdclusters wordt onder andere gekeken naar de meerwaarde en gevolgen voor de inwoners en organisatie. Afdelingen/teams worden meegenomen tijdens de verschillende faseringen voor het openbaar maken van informatie van hun werkprocessen. Tijdens deze sessies wordt besproken om welke werkprocessen en documenten het gaat, waar rekening mee te houden, te kijken waar deze documenten zijn opgeslagen en hoe deze openbaar gemaakt moeten worden. Hierbij zullen ook tips en adviezen worden gegeven over de inhoud van teksten en welke zaken volgens wet- en regelgeving, zoals de Woo en de AVG, niet openbaar

mogen worden gemaakt.

Financiën In de begroting van 2023 is het volgende opgenomen over de Woo: Wet open overheid (incidenteel hogere lasten van € 383.000) Per 1 mei 2022 is, na jaren van uitstel, de nieuwe Wet open overheid in werking getreden. Deze wet richt zich op het verbeteren van de dienstverlening van overheden, door het verplicht vergroten van transparantie en openbaarheid. Overheden krijgen enkele jaren de tijd om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. Het Rijk compenseert gemeenten voor de invoering van de nieuwe wet. De huidige insteek is om deze tegemoetkoming als kader te gebruiken. De incidentele middelen zijn nodig van 2023 tot en met 2025. Vanaf 2025 is rekening gehouden met een structureel budget van € 108.000. De bedoeling van de Woo sluit goed aan bij de digitaliseringsslag die we in Heerenveen al opgestart hebben. Het projectbudget van € 383.000,-- is opgebouwd uit de bedragen: De incidentele bedragen voor 2023 t/m 2025, respectievelijk € 71.000, € 72.000 en € 74.000. De structurele bedragen voor 2023 en 2024, respectievelijk € 75.000 en € 91.000.

Bijlagen