Raadsvoorstel Actualisatie van de delegatie- en mandaatregeling

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Bruin, Esther de Kenmerk Z.25.488862 / D.25.1961443 Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Aanpassing delegatie- en mandaatregeling en het bijbehorende register in verband met de organisatieverandering

Voorgesteld besluit 1. De nieuwe delegatie- en mandaatregeling vast te stellen voor zover het de bevoegdheden van de raad betreft, onder intrekking van de huidige delegatie- en mandaatregeling; 2. Van het aan de nieuwe organisatie aangepaste en geactualiseerde delegatie- en mandaatregister kennis te nemen en vast te stellen voor zover het de bevoegdheden van de raad betreft, onder intrekking van de oplegger Delegatie- en mandaatregister.

Inleiding In het delegatie- en mandaatregister (hierna: het register) zijn de gedelegeerde en gemandateerde bevoegdheden tot één overzicht samengebracht. Zo is voor iedereen eenvoudig te zien hoe de bevoegdheidsverdeling binnen de gemeente is geregeld. Het register hoort bij de delegatie- en mandaatregeling (hierna: de regeling) van de gemeente. Het uitgangspunt is dat het register jaarlijks wordt geactualiseerd, vastgesteld en openbaar gemaakt. De regeling wordt alleen aangepast als daar aanleiding voor is. In verband met de organisatiewijziging per 1 januari 2025 heeft uw raad op 19 december 2024 ingestemd met een aantal wijzigingen in de regeling en een actualisatie van het register. Ook is besloten tot een oplegger bij het register, waarmee • de gemandateerde bevoegdheden van de afdelingshoofden per 1 januari 2025 zijn belegd bij de concerndirecteuren en • de gemandateerde bevoegdheden van de teamleiders per 1 mei 2025 zijn belegd bij de teammanagers. Dit gebeurde onder wijziging van de afdeling of het team naar het domein waarin de gemandateerde werkzaam is, tenzij anders is vermeld in het register. De raad stemde op 19 december 2024 in met de wijzigingen en de oplegger, voor zover het de bevoegdheden van de raad betrof.

Omdat in november 2024 de organisatiewijziging nog niet op alle punten was uitgewerkt, kon het register nog niet helemaal worden aangepast aan de nieuwe organisatie. Inmiddels is de nieuwe organisatie per 1 mei 2025 volledig van start gegaan. Daarop is het register nu aangepast. Voor zover het de bevoegdheden van de raad betreft, wordt om vaststelling van het register gevraagd. Het college en de burgemeester hebben al beslist over vaststelling van het register voor zover het hun bevoegdheden betreft.

Voor uw raad zijn de regels met de nummers 28 en 33 t/m 37 van belang. Deze gaan over het niet in behandeling nemen van een aanvraag, de vertegenwoordiging van de raad bij hoorzittingen over ingediende bedenkingen of zienswijzen en het namens de raad voeren van verweer in gerechtelijke procedures. De hoofdlijn bij mandatering is dat de mandaten liggen bij de concerndirecteuren, met een ondermandaat aan de teammanager van het team waar de kernopdracht wordt uitgevoerd. Waar dit nog niet zo was, wordt dat met deze aanpassing geregeld. Hierbij wordt ook voorgesteld om daar waar 'directeuren' stond, te veranderen naar 'algemeen directeur'. Daarmee wordt het onderscheid tussen mandatering aan de algemeen directeur en de concerndirecteuren duidelijk. Tot slot is de regeling opnieuw kritisch bekeken, wat heeft geleid tot een aantal (technische) aanpassingen. Gelet op het aantal wijzigingen is ervoor gekozen de regeling helemaal te vervangen. Aan de bestuursorganen het college, de burgemeester en de heffings- en invorderingsambtenaar is al gevraagd om de nieuwe regeling vast te stellen, voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft. Nu is het de beurt aan de raad.

Beoogd effect Een actuele delegatie- en mandaatregeling met bijbehorend register, zodat intern en extern duidelijk is hoe de bevoegdheidsverdeling binnen de gemeente is geregeld na de organisatiewijziging.

Argumenten 1.1 De regeling is op een aantal technische punten aangepast De technische aanpassingen bestaan uit het aanpassen van terminologie, verwijderen van overbodige begrippen en het toevoegen van een aantal begrippen ter verduidelijking. Ook is de volgorde van sommige artikelleden aangepast. De bedoeling is dat de regeling door de aanpassingen beter leesbaar, juridisch correcter en eenvoudiger toepasbaar is. Gelet op aantal wijzigingen gekozen voor een hele nieuwe regeling in plaats van aanpassing van de huidige regeling. De nieuwe regeling wordt als bijlage 1 bijgevoegd. In bijlage 2 is een was/wordt-lijst opgenomen.

1.2 Door het intrekken van de huidige regeling kan geen misverstand bestaan over de vraag welke regeling geldend is Er geldt geen overgangstermijn, de nieuwe regeling vervangt de huidige regeling. Deze werkt terug tot 1 mei 2025, zodat die aansluit bij de start van de nieuwe organisatie. Dit voorkomt onduidelijkheid en biedt rechtszekerheid aan alle betrokkenen.

2.1 Het zorg voor een duidelijke, rechtsgeldige en efficiënte besluitvorming per 1 mei 2025 Door de organisatiewijziging zijn verschillende functienamen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verschoven. Met de oplegger bij het register, is geregeld dat besluiten niet door onbevoegden worden genomen. Een verder aanpassing van het register aan de nieuwe organisatie is nodig om verwarring en vertraging bij de besluitvorming te voorkomen. Het nieuwe register (bijlage 3) maakt helder wie welke bevoegdheden heeft binnen de nieuwe organisatie. Bij tekst die blauw is, gaat het om een doorgevoerde wijziging in (onder)mandaat. Indien nodig is daarvoor al besluitvorming geweest.

Bij tekst die groen is, gaat het om een nieuwe wijziging waarvoor, voor zover het uw bevoegdheden betreft, instemming wordt gevraagd. Als het om bevoegdheden van de raad gaat, wordt dit meegenomen in het bijgevoegde raadsvoorstel. Tekst die doorgehaald en rood is, is niet meer van toepassing en wordt verwijderd na de vaststelling van het geactualiseerde register.

2.2 Voor uw raad zijn de regels met de nummers 28 en 34 t/m 37 van belang De hoofdlijn is dat de mandaten liggen bij de concerndirecteuren, met een ondermandaat aan de teammanager van het team waar de kernopdracht wordt uitgevoerd. Waar dit nog niet zo was, wordt dat met deze aanpassing geregeld. Hierbij wordt ook voorgesteld om daar waar 'directeuren' stond, dit te veranderen naar 'algemeen directeur'. Daarmee wordt het onderscheid tussen mandatering aan de algemeen directeur en de concerndirecteuren duidelijk.

2.3 De oplegger verliest zijn functie Door de actualisatie is het register aangepast de nieuwe organisatie. Daarmee is de oplegger overbodig geworden, zodat die kan worden ingetrokken. Dit is ook wenselijk om verwarring te voorkomen.

2.4 Het college en de burgmeester voldoen hiermee aan hun algemene inlichtingen- en verantwoordingsplicht Er is geen wettelijke verplichting voor het college of de burgemeester om u toestemming te vragen voor het verlenen van mandaten of aanwijzingsbesluiten als het om hun eigen bevoegdheden gaat. Het college en de burgemeester willen u hierover wel informeren.

Risico’s of kanttekeningen 2.1 Het huidige register op www.overheid.nl is verouderd en moet vervangen worden om verwarring en fouten te voorkomen Als het register niet wordt aangepast en vervangen, kan er verwarring ontstaan. Dit kan leiden tot vertraging in de besluitvorming en/of onbevoegd genomen besluiten. Het geactualiseerde register, lost dit op.

Communicatie en participatie Openbaarmaking van de nieuwe regeling en het geactualiseerde register, vindt na vaststelling plaats in het digitale gemeenteblad. Ook de interne organisatie wordt actief geïnformeerd via fean@work.

Financiën

Er zijn geen directe financiële gevolgen.

Bijlagen 1. nieuw delegatie- en mandaatregeling 2. was/wordt-lijst wijzigingen delegatie- en mandaatregeling 3. geactualiseerd delegatie- en mandaatregister 4. raadsbesluit