Raadsvoorstel aanbesteding accountantsdiensten

Voorstel aan de gemeenteraad Opsteller Van Henten-Meijer, Betske Namens auditcommissie Kenmerk Vertrouwelijkheid Openbaar Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten Voorgesteld besluit 1. Het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten vast te stellen. 2. Het beoordelingskader met de selectiecriteria voor de aanbesteding van de accountantsdiensten vast te stellen. Inleiding De afgelopen jaren heeft Deloitte de controle van de jaarrekening van de gemeente Heerenveen verzorgd. Dit contract is een aantal maal verlengd en loopt nu af. Voor de controle van de jaarrekening 2024 en volgende jaren moet een aanbesteding van de accountantsdiensten plaatsvinden. Deze aanbesteding moet gebeuren via een Europese aanbesteding, omdat het bedrag dat hiermee gemoeid is de daarvoor gestelde drempel overschrijdt. De aanbesteding vindt plaats op grond van de Controleverordening gemeente Heerenveen 2023. De gemeenteraad heeft de auditcommissie de taak gegeven om de besluitvorming over de aanbesteding van de accountant in de raad voor te bereiden. Dit voorstel betreft de vaststelling van het programma van eisen en het beoordelingskader met de gunningscriteria. Beoogd effect De planning van de aanbesteding is erop gericht dat er eind maart een accountant kan worden aangewezen, die belast wordt met de controle van de jaarrekening vanaf boekjaar 2024. Argumenten

1.1. Aanwijzen accountant is een bevoegdheid van de raad. In de Gemeentewet staat dat het aanwijzen van de accountant een bevoegdheid van de raad. De gemeenteraad heeft de voorbereiding van de besluitvorming van de raad belegd bij de auditcommissie. Die voorbereiding betreft, zo beschrijft artikel 3 van de Verordening Auditcommissie Heerenveen 2023: a. het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; b. de selectie en de (verlenging van) aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant; c. de commissie doet een voordracht aan de raad voor een te benoemen accountant. 1.2 Inhoud programma van eisen In het programma van eisen is vastgelegd welke werkzaamheden verwacht worden en aan welke voorwaarden daarbij voldaan moet worden. Het Programma van eisen bevat volgens artikel 2 lid 3 en 4 van de Controleverordening gemeente Heerenveen 2023 in ieder geval: Lid 3 a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e.

de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; Lid 4 In afwijking van het derde lid, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. Naast de wettelijke eisen en de eisen uit de verordening zijn bijvoorbeeld voorwaarden opgenomen over procedures, transparantie van verslaglegging, de natuurlijke adviesfunctie aan de raad en de organisatie en de evaluatie. Het programma van eisen vindt u in de bijlage ‘Programma van eisen’. 2. Vaststellen van het beoordelingskader met de selectiecriteria is een bevoegdheid van de raad In artikel 2.5. van de Controleverordening is bepaald dat in geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole de raad de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vaststelt.

De criteria zijn onderverdeeld in vier categorieën: controle aanpak, adviespotentieel, controleteam en samenwerking met de organisatie. De uitwerking van de criteria zijn weergegeven in de bijlage ‘Beoordelingskader’.

Inschrijvingen die voldoen aan de gestelde voorwaarden en minimum eisen worden beoordeeld aan de hand van het gunningscriterium beste prijs kwaliteitsverhouding zoals weergegeven in onderstaande tabel. Gunningscriterium

Percentage

Maximale score

Prijs

30%

30

P1 Prijzenblad

30%

30

Kwaliteit

70%

70

G1 Controle aanpak

20%

20

G2 Adviespotentieel

20%

20

G3 Controleteam

15%

15

G4 Samenwerking met de organisatie

15%

15

Totaal

100%

100

Vervolg Behalve de voorbereiding van de besluitvorming over het programma van eisen heeft de auditcommissie ook de taak om de selectie van de accountant voor te bereiden. De auditcommissie doet een voordracht aan de raad. Dit wordt voorbereid door een beoordelingscommissie bestaande uit een drietal leden van de auditcommissie. Deze commissie wordt aangevuld met uit de medewerkers uit de organisatie, die met de accountant moeten werken: de teamleider financiën, de adviseur auditing, de concerncontroller en de griffier. De commissie wordt ondersteund door een adviseur inkoop. Activiteit Publicatie aankondiging van opdracht via TenderNed Uiterste datum stellen vragen Publicatie nota van inlichtingen 1 en 2 Uiterste datum indienen inschrijven Opening kluis TenderNed Presentaties Besluitvorming raad Verzenden bekendmaking gunning via TenderNed

Datum 20 oktober 2023 13 november 2023 27 november en 14 december 2023 10 januari 2024 11.00 uur 10 januari 2024 11.01 uur 16 januari 2024 29 februari 2024 4 maart 2024

Risico’s en kanttekeningen 1.1. Vanuit Aanbestedingswet volgt automatisch gunning In de Gemeentewet is opgenomen dat het aanwijzen van de accountant een bevoegdheid van de raad is. Vanuit de aanbestedingswet volgt een gunning echter automatisch op basis van het programma van eisen en het beoordelingskader met de gunningscriteria. De benoeming van de accountant zal nog wel aan de raad worden voorgelegd maar heeft vanuit de aanbestedingswet geen functie meer. 1.2. Strakke planning Om de geldende termijnen bij de inkoopprocedure in acht te nemen en om voor de aanvang van de werkzaamheden een nieuw contract af te sluiten is de planning cruciaal.

Het is essentieel om het programma van eisen en het beoordelingskader vast te stellen in de raadsvergadering van 19 oktober. 1.3. Aanbod Het aanbod van accountants die gemeenten bedienen is de afgelopen jaren beperkt geweest. In welke mate de aanbesteding tot een geschikte kandidaat leidt, is hierdoor onzeker.

Financiën In hoeverre een nieuwe aanbesteding past binnen de in de begroting opgenomen post voor accountantsdiensten is pas inzichtelijk nadat de inschrijvingen zijn ontvangen.

Bijlagen: -

Bijlage 1: Programma van eisen Bijlage 2: Beoordelingskader