Raadsbrief monitoring aanbevelingen rkc

Gemeenteraad van Heerenveen

uw brief van: 2 maart 2021

ons kenmerk:

bijlage(n):

datum: 2 maart 2021

Onderwerp: Reactie rapport Op Scherp

Beste gemeenteraad, In 2020 heeft de algemeen directeur opdracht gegeven onderzoek te doen hoe de aanbevelingen van de rekenkamercommissie (rkc) in de toekomst het beste gemonitord kunnen worden. Via deze brief informeren wij u over de uitkomsten van dit onderzoek en ontvangt u een voorstel op welke wijze het college en de organisatie om willen gaan met de aanbevelingen uit het rapport. Aanleiding In 2019 en 2020 heeft de rkc onderzoek gedaan op welke wijze de aanbevelingen van drie rekenkamerrapporten zijn opgevolgd. Op 2 april 2020 heeft de rkc de resultaten van deze monitoringsonderzoeken aan de gemeenteraad gestuurd. Het blijkt dat er onvoldoende gemonitord wordt op welke wijze de aanbevelingen worden opgepakt. Het gaat dan om de implementatie/uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen en de (beoogde) resultaten daarvan. Ook is er onduidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende bij rekenkameronderzoeken betrokken partijen. Het college herkent de conclusies Het college herkent de conclusies van dit rapport en heeft daarom zelf onderzoek gedaan hoe de aanbevelingen in de toekomst beter gemonitord kunnen worden.

Het onderzoek is intern opgepakt en heeft zich gericht op een documentenanalyse en het voeren van interviews met raadsleden, leden van het college, de voorzitter van de rekenkamercommissie, de griffie en met medewerkers van de ambtelijke organisatie. Ik verwijs u voor het gehele rapport ‘Op scherp’ naar de bijlage bij deze brief. Onze visie De rkc speelt een belangrijke rol in ons democratisch proces. De rkc doet in opdracht van de gemeenteraad onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid. Dat is niet alleen belangrijk voor de gemeenteraad als kaderstellend en controlerend orgaan, maar is ook van groot belang voor het college en de ambtelijke organisatie.

1

De taak van de rkc is misschien volbracht bij het opleveren van een gedegen rapport, maar het geven van een goede opvolging aan dit rapport is vervolgens aan de gemeenteraad, het college en de organisatie. En pas daarmee kunnen we de uitvoering van ons beleid doelmatiger en doeltreffender inzetten. Ons voorstel: bijsturen van het proces In het rapport Op Scherp worden diverse aanbevelingen gedaan om meer duidelijkheid te scheppen over de rolverdeling tussen raad, college en organisatie. Ook staan in het rapport meerdere aanbevelingen die moeten bijdragen in een betere rolverdeling waarbij met name de raad als opdrachtgever van het rkc en kaderstellend orgaan beter in positie wordt gebracht. Het college heeft het rapport tot zich genomen en herkent de rode draden uit het rapport: ‘er is onduidelijkheid over ieders rol’, ‘de raad kan meer in positie’ en ‘de raad wordt onvoldoende in staat gesteld te sturen’. Wij stellen daarom voor het proces aan te passen zodat het college en de gemeenteraad meer helderheid hebben over de rolverdeling wat ten goede komt van de onderlinge samenwerking. Hieronder lichten we het nieuwe proces kort toe. De rkc als onderzoeker, de raad als opdrachtgever Bij het moment van hoor- en wederhoor wordt het college enkel gevraagd te reageren op feitelijke onjuistheden en de conclusies en niet te reageren op de aanbevelingen en eventuele oplossingen.

De gemeenteraad is -als opdrachtgever van de rkc en als kaderstellend orgaan- namelijk eerst aan zet. Herkent de gemeenteraad zich in de getrokken conclusies in het rapport? Is er een probleem dat opgelost moet worden? Wanneer de gemeenteraad het probleem erkent en wil oplossen, zal de raad het college de opdracht geven een plan op te stellen hoe om te gaan met de conclusies en aan te geven welke oplossingen er zijn en welke consequenties hierbij horen. De aanbevelingen in het rkc rapport kunnen hierbij als basis dienen, maar zijn niet meer leidend. Er kunnen immers andere oplossingen zijn die ook bijdragen aan het geschetste probleem. De gemeenteraad stemt vervolgens in met dit plan waarna de uitvoering opgepakt kan worden. In het kort komt dit proces op het volgende neer: 1. De raad geeft de rkc opdracht onderzoek te doen 2. De rkc levert een concept rapport aan bij het college voor hoor- en wederhoor 3. Het college reageert op feitelijke onjuistheden en ondersteunt de getrokken conclusies wel of niet 4. De gemeenteraad krijgt het rkc rapport ter bespreking aangeboden, samen met de reactie van het college 5. De gemeenteraad besluit over het rapport en geeft het college zo nodig opdracht te komen met een plan van aanpak 6. Het college laat in een plan zien op welke wijze de conclusies van het rkc rapport opgepakt kunnen worden 7.

De gemeenteraad stemt met het plan in of past het plan aan 8. De uitvoering van het plan begint Op 17 mei 2021 gaan we graag met de gemeenteraad en het rkc in gesprek hierover.

2

Tot slot Het college heeft als doel de rolverdeling tussen gemeenteraad, college en organisatie duidelijker vast te leggen en de gemeenteraad meer in positie te brengen en te kunnen sturen. Met de wijzingen in het proces verwachten wij dit te bewerkstellingen. Heeft u vragen over deze brief? Stel ze tijdens het gesprek op 17 mei, of bel ons eerder. U kunt dan contact opnemen met Jeroen van Leeuwestijn via telefoonnummer 14 0513. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Heerenveen. De gemeentesecretaris, De burgemeester,

Jeroen van Leeuwestijn

Tjeerd van der Zwan

{{Signer1}} {{Signer2}}

3