Raadsbrief inzake OR advies Heroverweging scenario's huisvesting

Aan de gemeenteraad

Uw brief:

Kenmerk

bijlage(n):1

datum: 10 oktober 2024

Onderwerp: advies OR scenariokeuze gemeentelijke huisvesting \

Beste raad, Op 7 oktober 2024 ontvingen wij het advies van de Ondernemingsraad op het voorstel over de scenariokeuze gemeentelijke huisvesting. Graag doen wij uw raad hierbij dit advies van de Ondernemingsraad toekomen zodat u dit bij de besluitvorming over de scenariokeuze gemeentelijke huisvesting kunt betrekken Hierbij geven wij ook een reactie op het advies van de Ondernemingsraad. Algemeen De OR geeft aan dat het belangrijk te vinden dat we werken in een cultuur waarin vertrouwen in en waardering voor centraal staan. Wij delen de uitgangspunten zoals de OR deze in de brief heeft verwoord. Ook zijn wij blij met de samenwerking met de OR bij de gemeentelijke huisvesting. De OR heeft actief geparticipeerd ook in dit onderzoek, naast de formele rol die de OR in dit proces heeft. Programma van eisen is basis voor alle scenario’s Uw raad heeft op 29 februari 2024 besloten tot een aanvullend scenario-onderzoek. Aanleiding voor dit scenario-onderzoek is de financiële positie van de gemeente. Het scenario-onderzoek is vooral bedoeld om verschillende scenario’s (locaties) met elkaar te vergelijken vanuit verschillende perspectieven. Alle scenario’s hebben als uitgangspunt dat ze moeten voldoen aan de eisen uit de vastgestelde visie op huisvesting en het vastgestelde Programma van Eisen. Hierin zijn alle eisen en wensen voor de gemeentelijke huisvesting opgenomen.

Dit is een traject geweest met zorgvuldige én intensieve participatie van zowel inwoners, ondernemers, medewerkers, OR en college en raad. Deze basis staat vast en is een randvoorwaardelijk kader dat geldt voor alle scenario’s. Integrale afweging door uw raad Bij uw afweging en besluit voor een van de scenario's weegt u alle relevante belangen af, waaronder die van onze medewerkers.

Ons kenmerk: [ons nummer]

Pagina 1 van 3

Wij memoreerden al dat de belangen van de gebruikers, vertaald in het Programma van Eisen, een basis eis is voor elk scenario. En wij onderschrijven volledig het belang van adequate huisvesting voor medewerkers. Deze huisvesting draagt bij aan het fijn samen kunnen werken, het welzijn en het werkplezier van onze medewerkers. Participatie Gezien de aard van het onderzoek, namelijk scenario-keuze is gekozen voor een compact traject. Medewerkers uit de organisatie hebben vanuit verschillende expertises hun input kunnen leveren op de scenario’s en de perspectieven. Ook de OR was hierbij betrokken zowel bij de start als tijdens het proces. Belangen van medewerkers Omdat de basis van eisen en wensen voor de gemeentelijke huisvesting vaststaat en uitgangspunt is voor elk scenario, is in de scenario-studie geen aanvullend onderzoek gedaan naar de eisen en wensen van de medewerkers. Wel is ingegaan op de verschillen tussen de scenario’s op basis van de perspectieven. Het perspectief van de gebruikers (waaronder medewerkers) is één van de perspectieven. Alle scenario’s voldoen in de basis aan het Plan van Eisen. Waar in de scenario’s wel verschil is in de perspectieven voor gebruikers, is dit ook benoemd in de scenario studie.

In het raadsvoorstel hebben we aangegeven dat in het vervolgonderzoek naar scenariokeuze voor de nieuwbouw ABC-locatie in combinatie met óf nieuwbouw + renovatie Crackstate óf renovatie Werkstate, goed gekeken zal moeten worden wat dit betekent voor medewerkers en welke functies waar moeten worden ingericht. Hierbij zal gekeken worden naar functionele verbanden, samenhang en efficiency. Ook zal gekeken worden wat de impact is op het gevoel van verbinding en het werkplezier van medewerkers. Uiteraard betrekken wij medewerkers en de OR bij dit nadere onderzoek over welke functies waar moet worden ingericht. Scenariokeuze De OR geeft aan dat scenario 3 (sloop/nieuwbouw op de huidige locatie) nog niet volledig losgelaten moet worden. Dit vooral vanuit de behoefte aan een unilocatie. Hoewel wij deze wens begrijpen, wijzen wij u graag op het volgende. Richting de ontwikkelende partijen en bibliotheek is het zaak om duidelijkheid te verschaffen. Ook voor hen heeft de mogelijke komst van het gemeentehuis impact op de ontwikkeling van het nieuwe complex. Zij zullen zekerheid en duidelijkheid vanuit de gemeente wensen, om het gemeentehuis als onderdeel van der herontwikkeling mee te nemen. Anders is het risico te groot dat het gemeentehuis er niet komt, en de planvorming opnieuw moet. Door diverse scenario’s open te laten, wordt deze zekerheid niet geboden.

Daarnaast is het voor de projectvoortgang en projectkosten gewenst om de vervolgopdracht zo concreet mogelijk te maken. Meerdere opties open houden leidt tot extra kosten en inzet. Overigens wordt scenario 3 nog niet volledig losgelaten. Op het moment dat uw raad tot een NO-GO besluit komt – vanwege financiële of functionele redenen – dan is scenario 3 het terugvalscenario. Programma van Eisen Een zorg van de OR is dat het Programma van Eisen al enige tijd geleden tot stand is gekomen. De OR denkt dat dit Programma van Eisen niet meer aansluit bij de eisen en verwachtingen van de medewerkers. Wij delen dit beeld niet. Het Programma van Eisen is tot stand gekomen na een intensief en zorgvuldig proces, waar ook een correctie heeft plaatsgevonden op de verwachtingen na Corona.

Ons kenmerk: [ons nummer]

Pagina 2 van 3

Het Programma van Eisen is de basis voor ons werkconcept. Dit werkconcept maken we, voor zover mogelijk, ook nu al werkend in onze huidige huisvesting. Op het gebied van de huisvesting ondervinden we daarbij vanzelfsprekend beperkingen in de huidige huisvesting. Op het gebied van informatievoorziening en digitale voorzieningen hebben we grote vooruitgang geboekt waardoor thuiswerken en hybride vergaderen goed worden gefaciliteerd. Daarnaast zijn we allemaal individueel en als collectief verantwoordelijk om fijn samen te werken. Dit is een continu aandachtspunt in de organisatieontwikkeling. De nieuwe huisvesting moet het “fijn samen werken” verder ondersteunen. Het Programma van Eisen voldoet nog steeds op dit moment in het proces. Op het gebied van de benodigde ruimte in verband met formatie-ontwikkeling én op het gebied van ruimtelijke inpassing stellen we het Plan van Eisen bij indien dit wenselijk blijkt. Voortzetten constructieve samenwerking Tot slot: zoals gezegd zijn wij verheugd met de betrokkenheid van de OR en vertrouwen wij op een voortzetting van de constructieve samenwerking met de OR. We hebben dezelfde doelen voor ogen: een toekomstbestendige en adequate huisvesting voor onze medewerkers, bestuurders en inwoners die ontmoeting, verbinding en fijn samen werken faciliteert.

Mocht u naar aanleiding van deze brief én de bijlage nog vragen hebben, kunt u contact opnemen met mevrouw Marion Mulder via telefoonnummer 0513-617617. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Heerenveen. De gemeentesecretaris, De burgemeester,

J. van Leeuwestijn

Ons kenmerk: [ons nummer]

M.A. Fokkens-Kelder

Pagina 3 van 3