Notulen Infomarkt Begroting 21 oktober 2024-tafel 4 - aangevuld

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

GL

Us minsken en middels

66

Dienstverlenende overheid

Loopt dit programma? In welke fase is het?

Volgend jaar komt de visie op de dienstverlening naar de raad toe. Afgesproken is om in de eerste twee jaar vooral de basis op orde te brengen. Het gaat daarbij om het op orde brengen van processen en het verbeteren van de bereikbaarheid. Dat is onderdeel van het programma. Beneden staat een kartonnen wasmachine, waar inwoners een brief in kunnen doen. Het afgelopen jaar is vooral aan de achterkant gewerkt om die sneller en actueler te maken. De digitale toegankelijkheid loopt in het programma mee. Het gaat om de begrijpelijkheid van de tekst en de visuele toegankelijkheid. Daarin wordt veel geïnvesteerd. Hieraan wordt nu al gewerkt, de visie is voor de lange termijn. De ambitie vanuit het hoofdlijnenakkoord en de raadsagenda is in de visie vertaald. In de raadsagenda staat bijv. dienstverlening in wijken en dorpen. Binnenkort gaan we kijken of we een onderzoek kunnen starten van wat wel en niet kan gezien de wetgeving. De visie gaat meer over welk niveau de gemeente wil halen qua service- en kwaliteitsnormen. Er zijn een aantal quick wins die we oppakken. Voor de zomer hebben we vier keer een avondopenstelling gedaan. Binnenkort komt er een brief naar de raad toe met de evaluaties en conclusies. We willen de dienstverlening continu

Is de folder ‘Helder communiceren’ daar onderdeel van? Krijgen de websites een update?

De visie komt naar de raad toe en dit deel wordt al uitgewerkt.

Er is een tijd geleden een proef gedaan met de openingstijden van het gemeentehuis. Is dat onderdeel van de visie?

1

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

67

Onderwerp

Nieuw financieel systeem

Vraag

Antwoord

Bij de auditcommissie deze week werd het nieuw financieel systeem heel kort belicht en werd gezegd dat het best een opgave kan zijn om daar naartoe te schakelen. Wat voor winst hoopt de gemeente te behalen met het nieuwe systeem?

Dat bevordert ook de controle bij de accountant.

Leges

Lopen jullie dan ook aan tegen de indeling die er nu is in de begroting in thema's en programma's? Vallen de leges ook onder de lokale heffingen? Zijn ze ook onderdeel van het DGFP? Kostendekkend maken van de leges valt daar toch ook onder? Is dat al in de begroting verwerkt?

2

verbeteren. De visie is de stip op de horizon. Binnenkort krijgen we een nieuwe telefooncentrale. Dat geeft de kans om de dienstverlening op dat gebied te verbeteren. We hopen op meerdere fronten daar voordelen uit te halen. Er zijn een aantal onderzoeken geweest, die ook met de raad gedeeld zijn in een eerder stadium, als het gaat om de bedrijfsvoering en efficiënter werken op het gebied fan financiën. Met het huidig financieel systeem is er nog veel handmatig werk. Daar hoopt men veel winst in te halen. Het nieuw financieel systeem voldoet meer aan de eisen van nu, en is makkelijker informatie uit te halen. Dit soort documenten maken gaat ons daarbij zeker helpen. Volgend jaar is er een flinke effort nodig vanuit het team financiën voor de invoering. Het systeem moet daarop ingericht worden. Voor de implementatie van het nieuwe systeem verwacht ik niet dat de indeling een probleem is. Ja. Er wordt onderzoek gedaan of de gemeente daar meer kostendekkendheid uit kan halen. Nee, dat komt bij de perspectiefnota volgend jaar.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Algemeen

PvdA

Dienstverlenende overheid

Onderwerp

Vraag

Leesbaarheid begroting

Ik miste de streepjes in de tabellen. Persoonlijk loop ik aan tegen de indeling in thema's en programma's. Ik vind het wel prettig dat de 3 W's door de hele begroting te volgen zijn. In het begin van het stuk worden de doelen genoemd. Maar soms mis ik wat er nu gebeurt. Dat staat wel bij de kosten, maar daar is dan niet direct een koppeling met waarvoor het is. Het stuk moet niet dikker worden. Het is wel logisch opgebouwd en volgt het MJP. Het kan mooi vergeleken worden met vorig jaar. Het stuk over indexatie is niet makkelijk te begrijpen.

8/9

Indexatie

30

Dienstverlening

Antwoord

Wat is het huidige percentage van inwoners en ondernemers dat tevreden is over de dienstverlening? Hoe wordt dit gemeten?

3

Dat snap ik, dat is hogere wiskunde. Het zijn meerdere methodieken door elkaar. Dat is een goede vraag voor tafel 5. Dat moeten we nazoeken. We hebben wel de ambitie in de programma's gezet, maar ik weet zo niet wat het huidige percentage is. Het onderzoek is een paar jaar geleden door Motivaction uitgevoerd en daar kwamen de percentages uit. Aanvulling 04-11-24: De waardering was bij de vorige meting gemiddeld een 7 (Inwoners: 6,8, Maatschappelijke organisaties: 6,9, Bestuurders en medewerkers: 7,4). Deze meting is in 2020 door Motivaction uitgevoerd. Begin 2021 is dit

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

31

Onderwerp

Personeel

Vraag

Antwoord

Hier wordt een doel uitgelegd van 75 tot 80% waar de gemeente in 2025 wil zijn. Wat is dan nu het percentage en wat is het verschil? Hoeveel medewerkers heeft de gemeente zelf in dienst op het gebied van de banenafspraken? Welk percentage van het totaal is dit? Zit daar een doel in dat het aantal banen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt wordt uitgebreid? Je noemde diversiteit en inclusie. Hoe is het daarmee gesteld, even los van de begroting?

Hoe divers is het personeelsbestand nu?

4

aan de raad gepresenteerd. In 2025 volgt een nieuwe meting. Verwezen wordt ook naar de bijlagen. Het onderzoek van Motivaction zal ook voor de nieuwe metingen gebruikt worden. Dan kan ook een vergelijking gemaakt worden. Ik kom hier later op terug. Rond medio november komt er een raadsbrief met het sociaal jaarverslag over vorig jaar. Daar staat dit in. Er komt een stuk in over diversiteit en inclusie. Het sociaal jaarverslag blikt in principe terug op vorig jaar. Daar staat in hoeveel mensen op dat moment werk hadden. Volgens mij hebben we geen concreet doel gesteld. Ook daarover komt een stuk in de raadsbrief rondom het sociaal jaarverslag. Er is eerder een vraag over geweest vanuit de raad en daar komt het antwoord op. Er gebeuren een aantal dingen op, maar het is nog niet zo ver dat de gemeente daar een breed beleid op heeft of enorme ambities op dat vlak heeft. Met de portefeuillehouders is net afgesproken op welke manier dit naar de raad gekoppeld wordt, om daarover het gesprek aan te gaan. Daar kan ik je niet zomaar antwoord op geven.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

31

KCC

Hier wordt geschreven over een andere werkwijze van het KCC. Wat moet ik me daarbij voorstellen?

Dat heeft vooral te maken met het organiseren van bereikbaarheid van de organisatie. Als men belt, krijgt men eerst het KCC aan de lijn. We werken eraan om de bereikbaarheid te vergroten. Het kan zijn dat er deel-KCC-teams komen: voor het sociaal domein, fysiek domein enzovoort. Het nummer blijft hetzelfde, maar het kan zijn dat in het begin een keuze gemaakt moet worden, zodat men sneller geholpen wordt. Dat wordt meegenomen in de afweging. Bekeken wordt hoe vaak mensen moeten worden doorverbonden om een antwoord te krijgen. Vooral de wachttijden, maar ook de kwaliteit van de antwoorden. Dat blijft een doorlopende aanpak, maar we willen dat op een hoger niveau hebben. Er wordt gestreefd naar de percentages die hierin genoemd staan. 75 tot 80% is een doel voor 2025.

Is dat wel klantvriendelijk?

Wat is aanleiding hiertoe geweest?

Dienstverlening

De tevredenheid over de dienstverlening is 75 tot 80%. Wat is dan het streven van de gemeente? Is 75 tot 80% goed genoeg? De gemeente boekt voor 2025 een overschot in. Tegelijk zijn er achterstanden op bepaalde dossiers. Moet dan niet een deel van het overschot gebruikt worden om de organisatie tijdelijk op te hogen om een stuk achterstand weg te werken?

5

Dit komt een beetje op het terrein van de politieke vragen.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Digitalisering

Vraag

Antwoord

Zijn er notoire achterstanden op het gebied van dienstverlening?

Bijvoorbeeld de bereikbaarheid. Die wordt nu opgepakt. We zorgen dat de kwaliteit omhoog gaat en dat mensen niet twee of drie keer hoeven terug te bellen om een antwoord te krijgen. Er is wel een achterstand op het gebied van digitalisering. We kiezen er bewust voor om daar op natuurlijke momenten wat aan te doen. Bij een aanbesteding wordt dit meteen voor langere tijd vastgelegd. Veranderingen worden niet naar voren gehaald, want dat kan de organisatie niet aan. De dagelijkse dienstverlening gaat gewoon door. Qua cultuur wordt met elkaar aan de organisatieontwikkeling gewerkt. Niet dat het nu slecht gaat, maar soms kan het een tandje beter. In het najaar van 2025 wordt het gesprek met de raad gevoerd over de visie op dienstverlening. Op blz. 30 staat een toelichting. De nota dienstverlening staat op de planning voor najaar volgend jaar. In het voorjaar komt er een informatiebrief. En voor de zomer wordt er een informatiesessie met de raad georganiseerd over de dienstverleningsvisie. We zijn aan het kijken wat de mogelijkheden zijn om die app in te voeren. Ik verwacht dat er binnenkort informatie jullie kant op komt. Het is de bedoeling dat dit op 1 januari 2025 los gaat. Er is nog wel het vraagstuk welke gegevens uitgewisseld kunnen worden met de

Is de digitalisering up-to-date?

Wat zijn op dit moment de grootste uitdagingen op het vlak van dienstverlening?

CU

Dienstverlenende overheid

30/ 31

Dienstverlening

Wat is de status van de nota dienstverlening?

Onze fractie heeft een motie over de app Grafzoeker ingediend. Het idee van een welkomsttasje met spullen gaat een beetje uit. Mensen kunnen digitaal gaan

6

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Bedrijfsvoering

Blz.

85

Onderwerp

Personeelszaken

Vraag

Antwoord

aanvragen wat ze willen.

partners die meedoen.

In het stuk wordt meerdere keren binden en boeien genoemd. Hoe is de stand van zaken nu? Is er voldoende personeel voor alle vacatures bij de gemeente?

Er zijn best nog wel een aantal vacatures die moeilijk in te vullen zijn. Op sommige vakgebieden zijn gekwalificeerde mensen lastig vindbaar, bijv. op het gebied van financiën. We kijken of we mensen kunnen opleiden, maar er zijn ook ervaren mensen nodig. Dat is soms het alternatief, dat op een vacature iemand ingehuurd wordt. Dat is in principe niet wat we willen, maar wel een manier om de tijd te overbruggen totdat iemand gevonden wordt. Sinds ruim een jaar heeft de gemeente een recruiter in huis om actief mee te zoeken. Eens in de drie maanden is er een introductiebijeenkomst voor nieuwe collega's. Te merken is dat er best veel nieuwe collega's uit de buurt komen. We kijken of we meer mensen uit de buurt kunnen enthousiasmeren om bij de gemeente Heerenveen te komen werken. Nee, dat klopt.

Er worden ook bureaus en consultants ingehuurd. Daar hangen wel hoge kosten aan.

Volgens mij heeft de gemeente geen reiskostenvergoeding voor mensen die verder weg wonen. Zou dat het aantrekkelijker maken als de gemeente dat wel zou hebben? Het zou aantrekkelijk zijn als mensen in werktijd kunnen reizen.

7

Het helpt ongetwijfeld als dat in de secundaire arbeidsvoorwaarden wordt opgenomen. Dat zou wel heel luxe zijn. Veel dingen kunnen helpen, maar bepaalde afstanden en gaten zijn niet te vullen. Op het gebied van bepaalde grote specialisaties is het moeilijk om geschikte consultants te vinden. Dat

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Is het thuis werken goed geregeld ook met beveiliging?

is met reistijdvergoeding niet op te lossen. Op de afdeling ict werken mensen die vroeger consultant waren en nu kinderen hebben en dichter bij huis willen werken. Ja, dat is goed geregeld. Veel mensen kunnen nu thuiswerken.

Elke organisatie is in beweging. Hoe zorg je ervoor dat de mensen die hier werken ook blijven? Is daar een programma voor?

Mensen moeten zich in eerste instantie gewaardeerd voelen, los van salaris of secundaire arbeidsvoorwaarden. Mensen zoeken steeds meer naar zingeving. Levert ‘het goede gesprek’ wat op? De beste dienstverlening komt waarschijnlijk van mensen die echt passie voor hun werk hebben. Hoe vaak wordt ’het goede gesprek’ gevoerd?

8

Dat heet bij ons ‘het goede gesprek’. De leidinggevende heeft met een collega van het team een gesprek over hoe het nu gaat en waar de collega in de toekomst naartoe wil. Dit jaar wordt het opleidingsbudget maximaal ingezet. Het is belangrijk dat mensen zich goed kunnen blijven ontwikkelen. Dat is ook belangrijk om mensen te binden. Ze kunnen ook relatief makkelijk ergens anders een baan vinden. Dat is niet het enige dat werkt, maar het is wel een middel om vooral met elkaar in gesprek te zijn. Het is van belang om bewust stil te staan bij de mensen achter het werk.

Als je het naar je zin hebt op je werk, helpt dat enorm. De afspraak is in principe eens in de twee jaar, maar soms vindt het vaker plaats. Een nietleidinggevende kan ook aan de leidinggevende vragen om zo'n gesprek te hebben.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Huisvesting

Inhuur

CDA

Us minsken en middels

67

IAM Security/ nieuw financieel systeem

Vraag

Antwoord

Je veilig voelen op je werk is tegenwoordig ook belangrijk.

Ja, die zaken horen erbij. Het gaat vaak niet om één persoon, maar om het hele team.

Er is wel een vertrouwenspersoon waar mensen terecht kunnen.

Als er echt iets aan de hand is, zeker.

Werken van jullie ook op Werkstate? Of zitten jullie in het gemeentehuis? Op het industrieterrein is de werkplaats, waar mensen van de buitendienst zijn. Denk je dat het uitmaakt voor collega's wanneer alles op één plek zou zitten? Er wordt nagedacht over de visie voor het nieuwe gemeentehuis. Veel mensen werken thuis.

Af en toe voor overleg zijn we op Werkstate.

Kunnen we zicht krijgen in de externe inhuur en wat de kosten daarvan zijn? Is daar een ontwikkeling in? Hoeveel procent van het werk wordt uitgevoerd door het eigen personeel en hoeveel door externe bureaus? Zijn deze zaken als extra risico's opgenomen, omdat projecten nog wel eens uitlopen in tijd en kosten?

9

Dat klopt. En ook daar gaan we wel eens heen voor overleg. De huisvesting is het onderwerp voor de raadsvergadering komende donderdag. Veel mensen werken twee, drie dagen in de week thuis. We kunnen nu heel gemakkelijk samenwerken via Teams. Nu wordt ook op meerdere locaties gewerkt. Het is wel goed als de teamleden bij elkaar zitten. Postcorona is het zo dat de ontmoeting echt georganiseerd moet worden op bepaalde dagen in de week. Op pagina 118 staat dat het percentage externe inhuur 8,59% is. Op pagina 86 staat dat de gemeente Heerenveen 25% van de loonsom besteedt aan externe inhuur. Het landelijk gemiddelde is 22% van de loonsom. IAM is het toekennen van digitale rechten aan personen. Het is niet de verwachting dat dat uitloopt. Er wordt extra personeel aangenomen

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Kan de aanbesteding binnen de huidige middelen gedaan worden?

68

Reisdocumenten

Er staat een stuk in over de opvang van pieken bij het verstrekken van reisdocumenten, omdat de geldigheidsduur aangepast is. Is er daarmee ook een piek in het aantal spoedaanvragen? Kost dat extra geld? Of draait dat quitte omdat er extra kosten bij de burger gerekend worden? Leidt dat alsnog tot een langere verwerkingsduur van een spoedaanvraag?

10

om dat te kunnen regelen. Bij security gaat het om 1 fte CISO, een specialist op het gebied van beveiliging, die nodig is voor het huidige beheer. Op beide vlakken is te zien dat alle organisaties langzaamaan steeds meer nodig hebben. Daarin verschilt Heerenveen niet van andere gemeenten. Voor IAM en Siem & Soc kan dat binnen de huidige middelen. Het financieel systeem is een ander verhaal. Bij de perspectiefnota is al incidenteel geld toegekend voor volgend jaar. Nu we de aanbesteding doorlopen hebben en weten wat de aanbiedingen zijn, blijkt dat de mutatiekosten hoger worden. In gesprek met het college wordt gekeken hoe daarmee omgegaan wordt. Mogelijk komt dit in de najaarsrapportage terug bij de raad. Dat moet ik navragen. Aanvulling 04-11-2024: Een spoedaanvraag betekent dat de levertijd verkort wordt. Reden is meestal dat men er op het laatste moment achter komt een reisdocument nodig te hebben. Daarom schrijven we ook op tijd aan om spoedaanvragen (+extra kosten) te voorkomen. De inwoner betaalt de extra kosten voor de spoedaanvraag zelf en dit bedrag is volledig voor het Rijk. Wij zijn niet meer/minder tijd kwijt bij spoedaanvragen. Ondanks de sterke toename in aanvragen, zien we geen opvallende toename in

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Dienstverlenende overheid

Blz.

30

Onderwerp

Us minsken en middels

70

Antwoord

Dienstverlening

De visie op dienstverlening wordt al lang verwacht en lijkt nu weer door te schuiven, terwijl in de begroting veel zaken staan die uitgevoerd moeten worden. Hoe zeker is het dat de visie op dienstverlening er in 2026 is?

Telefooncentrale

Te lezen is dat de telefooncentrale vernieuwd wordt in het kader van het verbeteren van de bereikbaarheid. Zit dat in de techniek of meer in houding en gedrag? Is het te doen, al het werk? Er staan ambitieuze doelen in de begroting. In de perspectiefnota stond dat de kosten van het bestuur omhoog zouden gaan. Bij de infomarkt over

Personeel VVD

Vraag

Kosten bestuur

11

de spoedaanvragen. • 2024 t/m september: 127 spoedaanvragen op totaal 7015 aanvragen • 2023: 118 spoedaanvragen op totaal 4210 aanvragen • 2022: 153 spoedaanvragen op totaal 5791 aanvragen De visie op dienstverlening staat in het najaar van 2025 gepland. In het voorjaar en juni staan momenten gepland om de raad bij te praten en input op te halen. De zaken die er nu in staan zijn vooral de quick wins van zaken die dagelijks nodig zijn en snel geregeld kunnen worden, zoals een welkomstpakket of procesverbetering. In het voorjaar is een brief met acht punten gestuurd, waarmee de basis van de dienstverlening eerst op orde gebracht wordt. Dat loopt parallel aan het schrijven van de nieuwe visie. Dat was zorgelijk, want onze telefooncentrale is technisch heel oud, maar dat gaat opgelost worden. Daarnaast moeten andere zaken geregeld worden, zoals nieuwe werkafspraken met collega's, bewustwording. Het is een totaalpakket dat nodig is. Er ligt meer dan genoeg. Het vraagt zeker om balans. Je bedoelt de ondersteunende kosten aan het bestuur. Hierin staat het algemene geheel aan kosten voor bestuur.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Bedrijfsvoering

Blz.

85

Onderwerp

Vraag

Antwoord De besluiten die genomen zijn bij de P-nota, waar de raad mee ingestemd heeft, zijn verwerkt in deze begroting.

Organisatieontwikkeling

de P-nota hebben we een vraag gesteld over de vijf wethouders, maar daarvan werd gezegd dat die politiek was. Maar in de begroting is te zien de kosten voor bestuur gelijk gebleven zijn. Kunnen jullie ons meenemen in de organisatieontwikkeling? De gemeentesecretaris gaat weg. Er zijn veel vacatures. Daarbij komt een nieuwe dienstverleningsvisie en digitalisering. Dat lijkt me een grote uitdaging voor het personeel. Loopt het wel door?

Gaat de dienstverleningsvisie daardoor langer duren?

118

Algemeen

Formatie

Begroting/ perspectiefnota

Of komt er een keer een verzoek naar de raad vanwege alles wat er gebeurt? Hoe komt het dat er verschil zit tussen bezetting en formatie?

We kunnen steeds beter overweg met het document. De infographics zijn mooi voor het grote overzicht. We hebben het verzoek neergelegd om ze ook in de P-nota op te

12

We verbouwen met de winkel open. Dat kost veel energie en tijd, dus ook in de organisatie. De raad krijgt binnenkort een update over de organisatieontwikkeling middels een raadsbrief. Er word toegewerkt naar een concerndirectie met ingang van 1 januari 2025. Dat betekent dat de laag van afdelingshoofden komt te vervallen. Dat brengt reuring met zich mee. Het werk moet anders georganiseerd worden. De dienstverlening naar de inwoners en ondernemers heeft daarbij de prioriteit. Die staat nog steeds gepland voor najaar volgend jaar. Dat zou kunnen, maar dat hebben we nu nog niet zo in beeld. De formatie is het aantal stoelen en de bezetting het aantal mensen. Bij parttime werken kan het zijn dat twee mensen op één stoel zitten en dan wordt het budget anders verdeeld.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

nemen. Het is lastig om uit de begroting te halen waar het geld wel en niet wordt uitgegeven. De volgende P-nota wordt spannender. Dit is nog een vrij conservatief document van wat moet worden gedaan. Pauze GBH/HL

Us minsken en middels

67

Dienstverlening

Hier staat dat per 1 januari 2026 een nieuw financieel systeem wordt ingevoerd. Het zou inclusief nieuwe gestandaardiseerde financiële processen zijn. Ligt de gemeente nog op schema?

Kijken jullie ook naar andere gemeenten? 66

Dienstverlening

In het rapport van Twijnstra & Gudde is te lezen dat de publiekszone niet meer voldoet. Maar het systeem voldoet toch wel? Vinden jullie dat ook? Wat moet er dan anders?

13

Qua project liggen we op schema. Het afgelopen halfjaar hebben we gekeken wat er inhoudelijk precies nodig is, hoe de processen lopen en wat de verwachtingen van het systeem en de afdelingen zijn. Richting einde jaar weten we wat voor systeem het wordt, wie de leverancier is en hoe we het gaan opzetten. Volgend jaar is het hele jaar voorbereiding voor implementatie en livegang. Op 1 januari 2026 gaan we live. We hebben naar andere gemeenten gekeken als het gaat om de functionele eisen en wat de gemeente met het systeem zou willen. We zetten een Europese aanbesteding in de markt. Dat rapport gaat over de huisvesting. Het sloeg niet op de systemen, maar primair op de ruimte.

Een paar jaar geleden is bedacht dat de gemeente een aantal balies nodig heeft, maar in de praktijk is daar maar een derde van in gebruik. We zouden meer toe willen naar een

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

68

Onderwerp

Organisatieontwikkeling

Vraag

Antwoord

Hoe gaat de organisatie het personeel binden en boeien? Dat is een speerpunt voor 2025.

Wat is er dan nodig? Dit is nog heel algemeen. Hoeveel geld is er gereserveerd in deze begroting voor het binden en boeien van onze medewerkers?

Het is gezelliger worden.

69

Werkbelevingsonderzoek

Dit jaar is er een nulmeting uitgevoerd naar het werkbelevingsonderzoek. Wat is daar uitgekomen?

14

flexibele balievorm om snel te kunnen schakelen. Ook rondom privacy: als mensen zitten te wachten, moet een bezoeker er rekening mee houden wat hij aan de balie zegt. In de volgende huisvesting moet dat verbeterd worden. Dit is een belangrijk onderwerp voor alle gemeenten. In ons HR-beleid gaan we steeds meer inzetten op het ondersteunen van medewerkers en leidinggevenden in het werk, hoe men het beste met collega's gesprekken daarover kan voeren, opleidingen, leren uit exitgesprekken. Het wisselt enorm. Het zit vooral in werkplezier, ook in uitdaging, of mensen zich kunnen ontwikkelen binnen het werk. Dit jaar maken we maximaal gebruik van het opleidingsbudget. Er is niet specifiek voor binden en boeien geld gereserveerd als onderwerp in deze begroting. Het komt in meerdere aspecten terug. Het staat niet specifiek in een budget, maar door een andere inrichting is het nu veel prettiger werken in het gemeentehuis dan anderhalf jaar geleden. Ja, dat is heel concreet en praktisch, maar ik merk in gesprekken terug dat men dit prettiger werken vindt. Het interne onderzoek heeft van de zomer gelopen. De uitslagen worden dit najaar met de collega's gedeeld.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Bedrijfsvoering

Blz.

114

Onderwerp

Organisatieontwikkeling

HR

Vraag

Antwoord

Er wordt geld gereserveerd voor een vervolgmeting.

Ja, we hebben dit jaar een nulmeting gedaan. Volgend jaar in de zomer wordt een vervolgmeting gedaan, ook omdat we bezig zijn met een organisatieverandering. Er is nu één directeur en er zijn afdelingshoofden en teammanagers. De managementlaag van tien afdelingshoofden komt te vervallen per 1 januari 2025 en daarvoor in plaats komen de concerndirecteuren. Dat is onderdeel van de structuurverandering, waarbij de organisatie platter en compacter wordt.

De gemeente gaat naar een compacte topstructuur met één gemeentesecretaris en vier concerndirecteuren, ondersteund door teammanagers. We hebben nu ook één gemeentesecretaris, dus dat wordt niet compacter. Hoeveel concerndirecteuren zijn er nu? Medewerkers vinden de balans tussen privé en werk steeds belangrijker. Hoe kan de organisatie daarop inspelen? Blijven teams dan goed in verbinding?

154

WOO

Hoeveel WOO-verzoeken krijgt de gemeente per jaar?

15

De faciliteiten zijn dusdanig geworden dat mensen goed thuis kunnen werken. Je ziet dat veel medewerkers, die dat kunnen qua werk, de helft van de week thuis werken. Dat geeft flexibiliteit. Dat is de uitdaging. Daarop moet heel bewust gestuurd worden. Je kunt mensen niet verplichten om bijv. drie dagen per week bij elkaar te zitten, maar verbinding moet georganiseerd worden. Bij veel vacatures wordt ingezet op de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals thuiswerken. Soms is er sprake van bijzondere gezinssituaties waardoor mensen niet vijf dagen per week op kantoor kunnen werken. Dat antwoord zal ik uitzoeken en wordt in iBabs gezet. Aanvulling 04-11-2024: Sinds begin van de WOO in mei 2022 zijn er in

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Bedrijfsvoering

D66

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord totaal 96 WOO-verzoeken gedaan. Per jaar: • 2022 (vanaf mei): 29 stuks • 2023: 39 stuks • 2024 t/m september: 28 stuks Dat is bij de gemeente niet anders dan bij andere organisaties.

114

HR

De tendens is dat vooral jonge mensen gauw van baan switchen.

118

Indicatoren

Wat is formatie en wat is bezetting?

Bedrijfsvoering

114

Bestuur

Dienstverlenende overheid

30

Dienstverlening

Hier staat dat de gemeente 8,59% van de loonsom aan externe inhuur heeft. Op blz. 86 lees ik 25% van de loonsom. Daar staat dat het ziekteverzuim 6,8% is, terwijl bij de indicatoren staat dat die <5 is. Wat is de totale loonsom? In de perspectiefnota werd structureel budget gevraagd voor extra bestuursondersteuning. In de begroting komt dat niet terug. Hoe zit het met de volgorde van het digitaal aanbieden van info? Wordt er rekening mee gehouden dat er toch een ambtenaar fysiek geconsulteerd kan worden? Bijv. bij een andere gemeente kwam iemand met een digitaal gemaakte afspraak te laat binnen en moest die een nieuwe afspraak maken.

16

Formatie is het aantal fte's, het aantal stoelen. En bezetting is het aantal mensen dat erop zit. Als bijv. twee mensen achttien uur werken, dan delen ze één formatieplaats. De percentages op pagina 85 en 86 komen uit de landelijke personeelsmonitor. Dat zijn de gemiddelden van gemeenten. Het verschil is wel interessant. Een terechte vraag. We komen hier per mail op terug.

Als het goed is, is datgene dat in de perspectiefnota besloten is, verwerkt in de begroting. De vraag wordt schriftelijk beantwoord. Het hangt er vanaf hoe laat iemand binnenkomt. Na sluitingstijd gaat het moeilijker, maar overdag stroomt het gewoon door. Het is niet zo dat we zeggen: kom morgen of volgende week maar terug. Mensen die zo binnen komen lopen en geen afspraak hebben, proberen we ook meteen te helpen. We werken wel op afspraak, maar dat is meer om het personeel te plannen.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Lokale heffingen

150

Ozb/woz

Hier staat een tabel met wozwaarden van woningen. In 2023 is die met 18% gestegen. In het vervolg is een waardestijging van 2% te zien. Hoeveel meer heeft dit opgebracht in 2024? En is de inschatting voor 2025/2026 dan wel realistisch?

Deze gegevens komen uit een marktanalyse. Er wordt gekeken ten opzichte van 1 januari het jaar ervoor wat de gemiddelde stijging is geweest in waarde economisch verkeer. We hebben een gekke tijd gehad, die 18% is inderdaad hoog. Dat wil niet zeggen als je huis met 20% stijgt, dat de aanslag ook met 20% stijgt. Op basis van de waarde wordt een tarief voor de ozb berekend. De inflatie wordt daarbij meegenomen. Ja, dat klopt. Echter zit de woz niet aan de inflatie, dat is echt op marktniveau.

Dienstverlenende overheid

30

Dienstverlening

Us minsken en middels

66

Organisatieontwikkeling

De totale opbrengt van woz wordt geïndexeerd op basis van inflatie. Het belastingtarief wordt naar rato aan de stijging van de woz-waarde aangepast, zodat het doel gehaald wordt. Zo zit het toch? Is er in de begroting ook rekening gehouden met het oppakken van de aanbevelingen van de Rekenkamer?

Hoe gaat het met de organisatieontwikkeling?

17

Rondom de dienstverlening komen de aanbevelingen terug in de visie op dienstverlening. Ze worden wel doorverwerkt in diverse plannen. De Rekenkamer kijkt eens in de zoveel tijd terug of aanbevelingen wel of niet al zijn opgepakt. Van de dienstverleningsonderzoeken weet ik dat ze in de visie op dienstverlening al dan niet terechtkomen of in de dagelijkse praktijk al worden uitgezet. De laatste raadsbrief is medio mei verstuurd. Toen is de raad geïnformeerd over het besluit dat genomen was om de hoofdstructuur te wijzigen. De gemeente koerst nog steeds op 1 januari 2025. Dat wordt momenteel voorbereid.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Je komt de harde zaken tegen in het gemeentehuis. Hoe wordt het softe gedeelte over het algemeen ervaren door de medewerkers?

HR

Het viel me op dat de vacatures van de gemeente Heerenveen moeilijk te vinden zijn, terwijl we wel veel vacatures hebben. Wordt er ook gekeken naar het breder uitzetten van vacatures?

18

Er komt een compactere hoofdstructuur van een gemeentesecretaris en een concerndirectie. De managementlaag van afdelingshoofden komt te vervallen en de teamleiders worden teammanagers. Dit zal voor een deel op 1 januari ingaan en verder ingevoerd worden gedurende de eerste helft van het jaar. Ondertussen wordt ook gewerkt aan gedrag, werkwijze, samenwerking, processen, leiderschap, wat ook na de zomer zal doorlopen. Er zijn verschillende onderdelen. In het gemeentehuis zijn ondertussen veel dingen verbeterd en veranderd. Er zijn huiskamers ontstaan en de digitalisering is enorm verbeterd. We hebben nu het werkcafé. In het gemeentehuis hangen ook posters over de werkwijze voor samenwerking. Ik denk dat het wisselend ervaren wordt door collega's. Sommige collega's zeggen dat ze er nog niet veel van merken en andere merken er juist wel veel van. Voor de meeste collega's is van belang wie hun leidinggevende wordt. De nieuwe werkwijze en processen zullen uiteindelijk iedereen raken. Dat wordt 1e helft volgend jaar. Er wordt nu wel gekeken om dat breder te doen. We hebben nu een recruiter in dienst, die hiermee bezig is. Per vacature wordt bekeken waar de doelgroep zit en hoe die het beste bereikt kan worden.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

SP

Bedrijfsvoering

112

Modernisering huisvesting

Wat betreft het nieuwe gemeentehuis hebben wij in 2022 al gezegd dat voor ons de OR leidend is en wij voor scenario 3 willen gaan. Tijdens corona werkten veel mensen thuis. Is dat nog steeds zo of zijn meer mensen terug op kantoor? Is het thuiswerken te behappen met de ict?

50/50% is ongeveer mijn inschatting. Globaal gezien zijn collega's voor ongeveer 50% op het werk en voor ongeveer 50% thuis. Dat is ongeveer het gemiddelde over alle afdelingen heen. Burgerzaken is 100% hier aan het werk, andere afdelingen zijn meer thuis.

ICT

Werken mensen dan via het framework? En werkt dat goed?

HR

Raad, college en organisatie zijn heel ambitieus, maar de medewerkers moeten het werk doen. Lukt dat allemaal met de bestaande menskracht? Lukt het de organisatie om de mensen vast te houden? Bijv. bij de griffie is veel verloop geweest.

19

Voor mijn gevoel wel. Vanaf vorig jaar hebben wij iedereen die dat wil thuiswerkfaciliteiten aangeboden, dus een monitor en docking station en dat bevalt veel collega's goed. Dat is een structurele maatregel. De monitoren die al afgeschreven zijn, worden daarvoor gebruikt. Medewerkers werken thuis in dezelfde omgeving als hier, op afstand via internet. Dat werkt op zich goed. In het voorjaar is een sessie geweest. Op dit moment wordt gewerkt in de cloud. Vanaf medio volgend jaar wordt met de nieuwe werkwijze gewerkt en dan moet het nog beter gaan. Je probeert een realistische inschatting te maken van wat je kan doen. Maar gedurende het jaar kunnen collega's vertrekken die je misschien niet kunt vervangen. Als vacatures blijven openstaan is er wel een probleem. Lukt het niet, dan wordt het gesprek aangegaan. Het verloop verschilt wel per afdeling. Dat heeft misschien met het type werk of mens te maken of hoe lang iemand hier al werkt. Bij team financiën zijn vacatures soms moeilijk in te

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Als je in de begroting ziet wat de plannen zijn.

vullen, omdat het specialistische functies zijn. Dat heeft effect op de uitvoering. Ik heb het idee dat er voor de bedrijfsvoering geen grote problemen ophopen omdat we te weinig mensen hebben. Je kan het ook omdraaien. Het is belangrijk dat alle medewerkers veilig en tevreden zijn en zij hebben behoefte aan scholing en uitdaging. Het is balanceren in het vasthouden van mensen. Maar dat is voor onze gemeente niet anders dan voor andere organisaties. Het is belangrijk om op werkdruk te letten.

Geld is niet heilig in deze, want het gaat om goede menskracht.

FNP

Us minsken en middels

66

ICT

De ict-investering heeft daar in de afgelopen jaren ook in meegewerkt.

HR

Je ziet tegenwoordig dat mensen liever meer werkvreugde dan meer salaris willen hebben.

Organisatieontwikkeling

Er wordt gewerkt aan de organisatieontwikkeling met een nieuwe teamstructuur die per 1 juli 2025 gereed moet zijn. Vervolgens moet ook een vervolgmeting van het werkbelevingsonderzoek gedaan worden in 2025. Heeft het nut om dat direct te doen?

20

Het afgelopen anderhalf jaar is er zichtbaar het een en ander gebeurd. Alle vergaderzalen zijn nu standaard uitgerust met apparatuur voor hybride vergaderen. In de ict werken veel mensen die eerder consultant zijn geweest en nu kinderen hebben en dichter bij huis willen werken. Die gaan niet meer voor het salaris, maar voor de combinatie met thuiswerken. Dat is wel de inschatting. We hebben als einddatum 1 juli volgend jaar staan, maar het streven is wel dat dat eind eerste kwartaal al gebeurd is en anders gebeurt er al veel. De structuurverandering is gaande, maar het gaat ook over de werkwijze, de samenwerking, processen. Dat loopt de komende maanden ook al. We willen wel volgend jaar een meting doen, ook om te kijken of bijsturing nodig is.

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Dat is ons als raad wat ontgaan. Zou de raad dit moeten weten?

De laatste raadsbrief over de organisatieverandering is half mei verstuurd. Er was een besluit genomen door het college om de structuur aan te passen, met name de managementstructuur. Daarvan is een presentatie geweest voor de raad. Begin volgende maand komt er een raadsbrief met een update. Ja, hij gaat, helaas voor ons, iets anders doen.

De sturing is weg met gebrek aan een gemeentesecretaris. Is de procedure voor een opvolger al gestart?

Financiën Bedrijfsvoering

85/ 86

Frysk taalbelied

Wêr kin ik it budzjet foar Frysk taalbelied yn ’e begrutting fine?

In eerste instantie heeft het college gekozen voor een interim-invulling, omdat we niet zo snel iemand vast kunnen vinden. Er is een opdracht uitgezet voor ongeveer een half jaar. Eind dit jaar, begin volgend jaar kan dan gestart worden met een vaste invulling. Onderdeel van de opdracht van de interim-secretaris is om dat proces te begeleiden. Het college gaat uiteindelijk over het aanstellen van de gemeentesecretaris. Dat is een vraag voor tafel 1. Of de vraag kan technisch gesteld worden.

HR

We zien nog steeds een hoog ziekteverzuim en een hoog percentage inhuur van externen. Dat heeft te maken met te weinig capaciteit intern, neem ik aan. Eigenlijk is het voor de continuïteit van de organisatie beter als iemand voor langere termijn aan

Ja, soms huren we in omdat we vacatures niet ingevuld krijgen omdat we mensen niet kunnen vinden. Soms is dat omdat we specialistische kennis nodig hebben. Of omdat er tijdelijk geld beschikbaar is. Als het een tijdelijke opdracht is, is het niet erg. Als het structureel werk is, kijken we of we toch mensen kunnen aantrekken die dat kunnen

21

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Azc

Bedrijfsvoering

118

Algemeen

Bedrijfsvoering

Indicatoren Infomarkt

112

Huisvesting

Vraag

Antwoord

het werk is.

doen.

Te zien is dat een externe voor een half jaar en een interne voor een jaar ongeveer even duur zijn. En der komt hieltyd mear druk op de organisaasje? Bygelyks mei de azc's en grutte plannen foar it sintrum. Wordt dat betaald door het Rijk of zijn dat voornamelijk gemeentelijke kosten? Er wordt nu onderzoek gedaan naar vijf locaties. Wat is de formule efter de organisaasjekosten fan € 1.202 de ynwenner? Underfine jim dizze ynfomerk posityf?

Ja, dat klopt.

Willen jullie straks samen in één gemeentehuis blijven werken? Hoe ûnderfine jim dat?

22

Dat is een grote opgave. Voor een azc is een apart projectteam, want dat is te complex. Het wordt deels gedekt door het Rijk tot een bepaald bedrag op het moment dat er daadwerkelijk een azc gerealiseerd wordt. Dus als het niet doorgaat, zijn de kosten voor de gemeente. Die vraag kunnen we technisch per mail beantwoorden. Ja, dit vinden wij leuke momenten, omdat je toch op een andere manier met elkaar in gesprek bent over de begroting. Het geeft ook aan wat de fracties belangrijk vinden. Volgens mij is dat een politieke vraag. We zitten nu ook niet allemaal op één plek, maar op verschillende locaties. Het zal verschillend zijn per persoon hoe dat ervaren wordt. Nu zitten in Werkstate de collega's van één team bij elkaar. Als mensen op verschillende plekken zitten, moet wel gezorgd worden dat de teams bij elkaar zitten, dan wel dat teams die met elkaar samenwerken bij

Technische vragen Begroting 2025 - Infomarkt 21 oktober 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur, dienstverlenende overheid, bedrijfsvoering, lokale heffingen en WOO Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Organisatiestructuur

Vraag

Antwoord

Is de gemeentesekretaris der úteinlik ferantwurdlik foar hoe't it rint? Of sjogge dêr ek ôfdielingshaden op?

elkaar zitten. Tegenwoordig kan samengewerkt worden met thuiswerkers via MS Teams. Het moet wel georganiseerd worden dat men elkaar blijft ontmoeten. Nu hebben we de structuur met één gemeentesecretaris, één directeur en afdelingshoofden. Vanaf 1 januari hebben we één gemeentesecretaris en een concerndirectie, en geen afdelingshoofden meer, maar wel teamleiders. Dat is een compactere managementstructuur, die bij veel gemeenten is of komt.

23